Сімейний фонд (fundacja rodzinna) – відносно нова організаційно-правова форма в польській правовій системі, основна мета якої – накопичення та збереження сімейного майна. Із зростанням популярності цієї форми дедалі більше людей цікавляться, які бухгалтерські обов’язки покладено на сімейний фонд. Ведення бухгалтерських книг сімейним фондом викликає чимало запитань, особливо з огляду на його специфічний правовий характер і обмежений обсяг господарської діяльності. Повні бухгалтерські книги та фінансову звітність ми ведемо й готуємо в межах наших бухгалтерських послуг.
Хоча основне завдання сімейного фонду – управління сімейним майном, він підлягає певним бухгалтерським правилам, що випливають із Закону про бухгалтерський облік (ustawa o rachunkowości). Розуміння цих обов’язків є ключовим для належної роботи фонду та уникнення можливих правових санкцій. У цій статті ми детально розглянемо всі аспекти бухгалтерських обов’язків сімейного фонду, відповідальність правління та процедури звітності.
Правовий статус сімейного фонду з погляду бухгалтерського обліку
Сімейний фонд запроваджено в польський правопорядок як юридичну особу особливого характеру. Згідно із Законом про сімейний фонд (ustawa o fundacji rodzinnej), фонд набуває правосуб’єктності юридичної особи з моменту внесення до реєстру сімейних фондів, який веде Окружний суд (Sąd Okręgowy) у Пйотркуві-Трибунальському (стаття 4 Закону про сімейний фонд). Цей момент є ключовим для бухгалтерських обов’язків, адже відтоді фонд стає юридичною особою. Раніше, з моменту складення установчого акта або оголошення заповіту, він діє як сімейний фонд в організації (fundacja rodzinna w organizacji) (статті 23–24 цього Закону).
Сімейний фонд – це юридична особа, створена з метою накопичення майна, управління ним в інтересах бенефіціарів і надання бенефіціарам виплат. Засновник визначає в статуті детальну мету сімейного фонду, що безпосередньо впливає на обсяг його діяльності
З погляду податкового права сімейний фонд є платником CIT (податку на прибуток). Проте він користується суб’єктним звільненням від податку (стаття 6 частина 1 пункт 25 Закону про CIT), що не означає звільнення від бухгалтерських обов’язків. Звільнення не охоплює, зокрема, податку з виплат бенефіціарам і майна, переданого у зв’язку з ліквідацією фонду, – за ставкою 15% (стаття 24q), а також господарської діяльності сімейного фонду, що виходить за дозволені межі, визначені статтею 5 Закону про сімейний фонд, – до неї застосовується ставка 25% (стаття 6 частина 7 і стаття 24r Закону про CIT).
Правовий статус сімейного фонду як юридичної особи автоматично відносить його до суб’єктів, на які поширюється Закон про бухгалтерський облік. Сімейний фонд підпадає під поняття «інші юридичні особи», а це однозначно означає, що він підлягає Закону про бухгалтерський облік і зобов’язаний вести бухгалтерські книги відповідно до чинних стандартів.
Сімейний фонд як платник CIT користується суб’єктним звільненням від податку. Однак це звільнення не застосовується до господарської діяльності сімейного фонду, що виходить за дозволені межі, визначені Законом про сімейний фонд
Правова підстава обов’язку вести бухгалтерські книги
Обов’язок сімейного фонду вести бухгалтерські книги випливає безпосередньо із Закону про бухгалтерський облік. Згідно зі статтею 2 частиною 1 пунктом 1 цього Закону, його положення застосовуються до комерційних товариств та інших юридичних осіб, що мають місцезнаходження або місце здійснення управління на території Республіки Польща, за винятком Державної скарбниці та Національного банку Польщі.
Сімейний фонд як юридична особа з місцезнаходженням у Польщі автоматично підлягає цим положенням. Не має значення те, що його господарська діяльність обмежена, – самої правосуб’єктності юридичної особи достатньо, щоб на нього поширювалися обов’язки за Законом про бухгалтерський облік.
Закон про бухгалтерський облік покладає на сімейний фонд низку детальних бухгалтерських обов’язків, які треба виконувати постійно та систематично. Вони охоплюють не лише ведення поточних бухгалтерських записів, а й складання фінансової звітності, проведення інвентаризації та належне зберігання бухгалтерської документації.
Закон про бухгалтерський облік застосовується до всіх юридичних осіб із місцезнаходженням у Польщі, за винятком Державної скарбниці та Національного банку Польщі. Сімейний фонд як юридична особа автоматично підлягає цим положенням незалежно від обмеженого обсягу господарської діяльності
Відповідальність правління сімейного фонду
Правління сімейного фонду відіграє ключову роль у виконанні бухгалтерських обов’язків. Згідно із Законом про сімейний фонд, правління є одним з органів фонду і має низку важливих завдань, пов’язаних із його діяльністю. До завдань правління належать ведення справ сімейного фонду та його представництво, реалізація цілей фонду, визначених у статуті, а також дії щодо забезпечення фінансової ліквідності та платоспроможності фонду.
З погляду Закону про бухгалтерський облік правління сімейного фонду є керівником одиниці (kierownik jednostki). Саме на цей орган покладено відповідальність за ведення бухгалтерських книг і виконання всіх обов’язків, що випливають із законодавства про бухгалтерський облік. Ця відповідальність має особистий характер і не може бути повністю перекладена на інших, навіть якщо окремі дії доручено бухгалтерському бюро.
Правління сімейного фонду відповідає за такі сфери бухгалтерського обліку:
- Прийняття облікової політики, адаптованої до специфіки фонду
- Ведення бухгалтерських книг на підставі бухгалтерських документів
- Періодичне проведення інвентаризації активів і пасивів
- Оцінка активів і пасивів та визначення фінансового результату
- Складання фінансової звітності у встановлені строки
- Забезпечення належного збирання та зберігання бухгалтерської документації
- Подання фінансової звітності до відповідного судового реєстру
Правління сімейного фонду є керівником одиниці в розумінні Закону про бухгалтерський облік і несе особисту відповідальність за виконання бухгалтерських обов’язків. Ця відповідальність охоплює нагляд за веденням бухгалтерських книг, навіть якщо окремі обов’язки доручено бухгалтерському бюро
Детальні бухгалтерські обов’язки сімейного фонду
Сімейний фонд як суб’єкт, на який поширюється Закон про бухгалтерський облік, мусить виконувати низку детальних бухгалтерських обов’язків. Ці обов’язки мають постійний характер і вимагають систематичного підходу до управління бухгалтерською документацією та ведення бухгалтерських записів.
Основний обов’язок – ведення бухгалтерських книг на підставі бухгалтерських документів, складених відповідно до чинних правил. Усі господарські операції фонду мають бути підтверджені відповідними бухгалтерськими документами та відображені в бухгалтерських книгах у хронологічному й систематичному порядку.
Сімейний фонд також мусить прийняти відповідну облікову політику, адаптовану до специфіки його діяльності. Облікова політика має враховувати особливий характер сімейного фонду, основна мета якого – накопичення сімейного майна та управління ним, а не ведення господарської діяльності в традиційному розумінні.
Облікова політика сімейного фонду мусить враховувати специфіку його діяльності, зосередженої на накопиченні сімейного майна та управлінні ним. Ця політика має бути адаптована до характеру операцій, які здійснює фонд, і до вимог звітності
Ще один важливий обов’язок – періодична інвентаризація фактичного стану активів і пасивів. Інвентаризація має на меті перевірити відповідність облікових даних фактичному стану і є ключовою для забезпечення достовірності фінансової звітності сімейного фонду.
Фонд також мусить належно оцінювати активи й пасиви відповідно до правил, визначених Законом про бухгалтерський облік. Ця оцінка безпосередньо впливає на визначення фінансового результату фонду та на подання його майнового й фінансового стану у фінансовій звітності.
- Ведення бухгалтерських книг на підставі бухгалтерських документів
- Прийняття облікової політики, адаптованої до специфіки фонду
- Періодичне проведення інвентаризації активів і пасивів
- Оцінка активів і пасивів відповідно до законодавства
- Складання фінансової звітності у встановлені строки
- Збирання та зберігання бухгалтерської документації
Фінансова звітність сімейного фонду
Складання фінансової звітності – один із найважливіших бухгалтерських обов’язків сімейного фонду. Звітність має бути підготовлена відповідно до вимог Закону про бухгалтерський облік і правдиво відображати майновий і фінансовий стан фонду та його фінансовий результат.
Керівник одиниці, яким у сімейному фонді є правління, мусить забезпечити складання річної фінансової звітності не пізніше ніж протягом 3 місяців від дати балансу. Потім звітність треба подати відповідним органам згідно з чинним законодавством і положеннями статуту фонду.
Річну фінансову звітність сімейного фонду треба скласти протягом 3 місяців від дати балансу. Правління фонду відповідає за своєчасну підготовку звітності та її подання відповідним органам згідно з вимогами закону та статуту
Процедура затвердження фінансової звітності в сімейному фонді має свою специфіку. Згідно із Законом про сімейний фонд, засновник у статуті створює збори бенефіціарів (zgromadzenie beneficjentów), до складу яких входять бенефіціари, яким статут надав право брати в них участь. Саме збори бенефіціарів є органом, що затверджує фінансову звітність.
Рішення зборів бенефіціарів потрібні, зокрема, для розгляду та затвердження фінансової звітності сімейного фонду за попередній фінансовий рік. Цей процес має завершитися не пізніше ніж через 6 місяців від дати балансу відповідно до вимог Закону про бухгалтерський облік.
Після затвердження фінансової звітності зборами бенефіціарів правління фонду зобов’язане подати її до відповідного судового реєстру. Фінансову звітність сімейного фонду треба подати до Окружного суду в Пйотркуві-Трибунальському протягом 15 днів від дати затвердження.
Збори бенефіціарів є органом, що затверджує фінансову звітність сімейного фонду. Затвердження має відбутися не пізніше ніж через 6 місяців від дати балансу, а потім звітність треба подати до суду протягом 15 днів від затвердження
Контрольні процедури та аудит у сімейному фонді
Сімейний фонд підлягає особливим контрольним процедурам, що мають забезпечити належне управління активами та відповідність діяльності чинному законодавству. Закон про сімейний фонд передбачає інститут аудиту (audyt) (статті 77–81), який є додатковим механізмом контролю прозорості та правильності функціонування фонду. Аудит у розумінні цього Закону – окремий інститут, відмінний від перевірки фінансової звітності незалежним аудитором (biegły rewident) на підставі Закону про бухгалтерський облік.
Аудит у сімейному фонді проводить аудиторська фірма або група аудиторів, призначені зборами бенефіціарів. Аудит охоплює управління активами сімейного фонду, взяття та виконання зобов’язань, а також публічно-правові зобов’язання. Аудит оцінює ці сфери з погляду правильності, достовірності та відповідності закону, меті й документам сімейного фонду.
Періодичність аудиту залежить від характеру фонду та вимог щодо перевірки фінансової звітності. Основне правило – проводити аудит щонайменше раз на 4 роки (стаття 79 частина 1). Однак якщо фінансова звітність сімейного фонду підлягає перевірці згідно із Законом про бухгалтерський облік, аудит треба проводити щороку до затвердження фінансової звітності (стаття 79 частина 2). Перевірці підлягає звітність фонду, який у попередньому фінансовому році відповідав щонайменше двом із трьох умов: середньорічна чисельність працівників щонайменше 50 осіб, сума активів щонайменше 3 125 000 євро, чистий дохід від продажу товарів і продукції щонайменше 6 250 000 євро (стаття 64 частина 1 пункт 4 Закону про бухгалтерський облік).
Сімейний фонд, що управляв значним сімейним майном, був зобов’язаний проводити щорічний аудит, оскільки в попередньому фінансовому році перевищив два з трьох порогів, визначених Законом про бухгалтерський облік (суму активів і чистий дохід), тож його фінансова звітність підлягала перевірці. Аудит підтвердив правильність управління активами та відповідність усіх операцій вимогам статуту й законодавства, що дало змогу зборам бенефіціарів без проблем затвердити фінансову звітність.
Аудит завершується складенням звіту, який передають правлінню фонду. Правління зобов’язане представити цей звіт наглядовій раді, а якщо наглядову раду не створено, – зборам бенефіціарів на найближчому засіданні.
| Вид аудиту | Періодичність | Орган, що призначає | Строк представлення звіту |
|---|---|---|---|
| Основний аудит | Щонайменше раз на 4 роки | Збори бенефіціарів | На найближчому засіданні |
| Щорічний аудит | До затвердження звітності | Збори бенефіціарів | До затвердження звітності |
| Додатковий аудит | За потреби | Збори бенефіціарів | Згідно з рішенням |
Практичні аспекти ведення бухгалтерських книг
На практиці ведення бухгалтерських книг сімейним фондом вимагає врахування специфіки цієї організаційної форми. Сімейний фонд відрізняється від типових суб’єктів господарювання тим, що його основна мета – не ведення господарської діяльності, а накопичення сімейного майна, управління ним і надання виплат бенефіціарам.
На практиці це означає, що структуру бухгалтерських книг сімейного фонду можна адаптувати до характеру здійснюваних операцій. Фонд здебільшого обліковуватиме операції, пов’язані з управлінням майном, інвестиціями, отриманням пожертв і виплатами бенефіціарам. Типово торговельні чи виробничі операції займатимуть у бухгалтерських книгах значно менше місця.
Правління сімейного фонду мусить забезпечити належний захист бухгалтерських книг і бухгалтерської документації. Це стосується як книг, що ведуться в паперовій формі, так і електронних. Для електронних книг особливо важливо забезпечити захист від несанкціонованого доступу та випадкової втрати даних.
Бухгалтерські книги сімейного фонду можна вести в електронній формі, але їх треба захистити від несанкціонованого доступу та випадкової втрати даних. Правління фонду відповідає за забезпечення належних технічних і організаційних заходів захисту
Бухгалтерські документи сімейного фонду треба зберігати щонайменше 5 років, рахуючи від початку року, що настає після фінансового року, якого вони стосуються (стаття 74 частини 2–3 Закону про бухгалтерський облік); затверджену фінансову звітність – щонайменше 5 років від початку року, що настає після року її затвердження (стаття 74 частина 1). Документи, потрібні для податкових розрахунків, зберігають до спливу строку давності податкового зобов’язання (стаття 86 § 1 і стаття 70 § 1 Податкового кодексу (Ordynacja podatkowa)). Невиконання цього обов’язку може спричинити відповідальність за Кримінально-фіскальним кодексом (Kodeks karny skarbowy) (стаття 60). Строки складання й затвердження звітності ми зібрали в окремому тексті: хто складає фінансову звітність і в які терміни.
Сімейний фонд може доручити ведення бухгалтерських книг бухгалтерському бюро. Проте навіть у такому разі правління фонду не звільняється від відповідальності за правильне ведення обліку. Правління мусить наглядати за роботою бухгалтерського бюро та забезпечити, щоб усі бухгалтерські обов’язки виконувалися згідно з чинним законодавством.
Наслідки неведення бухгалтерських книг
Неведення бухгалтерських книг сімейним фондом або ведення їх із порушенням Закону про бухгалтерський облік може мати серйозні правові та фінансові наслідки. Сімейний фонд як юридична особа, на яку поширюється Закон про бухгалтерський облік, мусить дотримуватися всіх вимог щодо ведення бухгалтерських книг.
Основний наслідок неведення бухгалтерських книг – кримінальна відповідальність осіб, відповідальних за бухгалтерський облік: той, хто всупереч закону допускає неведення книг, ведення їх із порушенням закону або внесення до них недостовірних даних, підлягає штрафу або позбавленню волі на строк до 2 років, або обом покаранням разом (стаття 77 Закону про бухгалтерський облік). До цього додається відповідальність за Кримінально-фіскальним кодексом за неведення або недостовірне ведення книги (статті 60–61 Кримінально-фіскального кодексу) – ці санкції особисто стосуються членів правління.
Крім того, неведення бухгалтерських книг може спричинити проблеми з податковими органами. Хоча сімейний фонд користується суб’єктним звільненням від податку на прибуток, він усе одно мусить виконувати певні звітні обов’язки. Відсутність належної бухгалтерської документації може ускладнити або унеможливити виконання цих обов’язків.
Неведення бухгалтерських книг сімейним фондом може спричинити кримінальну відповідальність членів правління та проблеми з податковими органами. Якщо книг немає або дані з них не дають змоги визначити базу оподаткування, податковий орган визначає її шляхом оцінки (стаття 23 § 1 Податкового кодексу), що може суттєво вплинути на фінансовий стан фонду
Неведення бухгалтерських книг може також вплинути на довіру до сімейного фонду з боку банків, фінансових установ та інших суб’єктів. Відсутність фінансової звітності може ускладнити отримання кредитів, укладення інвестиційних договорів чи налагодження інших ділових відносин.
У крайніх випадках порушення звітних обов’язків можуть призвести до ліквідації сімейного фонду: якщо попри виклик реєстраційного суду не подано річну фінансову звітність за два фінансові роки поспіль, суд з власної ініціативи відкриває провадження щодо припинення фонду без проведення ліквідаційної процедури (стаття 105 частина 1 пункт 4 Закону про сімейний фонд). Хоча це крайня ситуація, вона показує, наскільки важливим є правильне ведення бухгалтерських книг сімейним фондом.
