Підприємці під час ведення господарської діяльності часто мають справу з різними видами облікових документів. Один із найпоширеніших – документ WZ (видаткова накладна), який може з’явитися тоді, коли ми не отримуємо стандартного рахунку-фактури (faktura). Чи може такий документ бути достатнім доказом придбання і чи можна включити його до витрат фірми? Це питання викликає багато сумнівів у підприємців, які ведуть KPiR (книга доходів і витрат).
Знання правил щодо первинних документів є ключовим для правильного ведення обліку. Неправильне документування господарських операцій може спричинити проблеми під час податкової перевірки і унеможливити включення видатків до витрат, що враховуються в оподаткуванні (KUP). Тому варто уважно проаналізувати, які документи законодавець визнає підставою для записів у KPiR. Те саме питання виникає щодо витрат на договори доручення в KPiR.
Документи, що є підставою для запису в KPiR
Законодавець детально визначив, які документи можуть бути підставою для записів у книзі доходів і витрат. З 1 січня 2026 року ці правила визначає розпорядження Міністра фінансів і економіки від 6 вересня 2025 року про ведення книги доходів і витрат (Dz.U. (Вісник законів) 2025 р. поз. 1299), яке замінило попередні розпорядження 2003 і 2019 років. Перелік облікових документів у ньому чітко визначений (§ 6–9) і не підлягає довільному тлумаченню. Коли в цей перелік вписується сам документ WZ, пояснюємо в статті облік документа WZ у KPiR.
Первинні документи, що є підставою для запису в KPiR, перелічено в § 6 частині 3 пункті 1 розпорядження. До них належать рахунки-фактури, рахунки-фактури VAT RR, рахунки (rachunki) і митні документи. Усі ці документи мають бути виставлені відповідно до окремих правових норм
Основними первинними документами, які безсумнівно можуть бути підставою для запису в KPiR, є:
- Рахунки-фактури, виставлені відповідно до правил VAT (ПДВ)
- Рахунки-фактури VAT RR, що документують закупівлю сільськогосподарської продукції у фермера на паушальному режимі
- Рахунки для операцій, що не підлягають обов’язку виставлення рахунку-фактури
- Митні документи (наприклад, митна декларація під час імпорту товарів)
Кожен із цих документів має відповідати певним формальним і змістовим вимогам, щоб його визнали належним обліковим документом. Неповнота або помилки в документах можуть ускладнити включення видатків до витрат, що враховуються в оподаткуванні.
Розпорядження передбачає також документи, що визначають зменшення витрат, які враховуються в оподаткуванні, або збільшення доходів на підставі статті 22p Закону про PIT (§ 6 частина 3 пункт 2). Їх складають, коли платіж за операцією вартістю понад 15 000 zł з іншим підприємцем (стаття 19 Закону «Право підприємців») здійснено без використання платіжного рахунку або – у 2026 році – на рахунок, якого немає в «білому списку» платників VAT; з 1 січня 2027 року (Dz.U. 2026 поз. 1371) за рахунками-фактурами, виставленими від цієї дати, значення має лише платіж без використання платіжного рахунку
Додаткові документи, що підтверджують платежі
Крім основних первинних документів, законодавець передбачив можливість використовувати додаткові документи, які можуть впливати на розмір витрат, що враховуються в оподаткуванні, або доходів. Ці документи особливо важливі тоді, коли потрібно задокументувати оплату або виправити раніше зроблені облікові записи.
Ці документи мають містити чітко визначені елементи, щоб їх визнали належними обліковими документами:
- Дату виставлення документа і місяць, у якому зменшуються витрати, що враховуються в оподаткуванні, або збільшуються доходи
- Зазначення рахунку-фактури, на підставі якого здійснено операцію, а якщо обов’язку виставити рахунок-фактуру не було, – зазначення договору або іншого документа, що був підставою для включення витрати
- Зазначення суми, на яку платник зменшує витрати або збільшує доходи
- Підпис особи, яка склала документ
Документи за статтею 22p Закону про PIT особливо важливі для операцій понад 15 000 zł, оплачених готівкою або на рахунок поза «білим списком». Вони мають містити всі обов’язкові елементи, щоб бути підставою для коригувань в обліку. Відсутність будь-якого з обов’язкових елементів може призвести до того, що документ поставлять під сумнів
Ці додаткові документи доповнюють основні первинні документи і дають змогу правильно задокументувати всі аспекти господарських операцій, особливо пов’язані з платежами.
Інші облікові документи, визнані підставою для запису
Крім документів, прямо названих основними доказами придбання, розпорядження передбачає також інші категорії облікових документів, які можуть бути підставою для записів у KPiR. Ці документи мають допоміжний і організаційний характер, але вони так само важливі для правильного ведення обліку.
Перелік інших облікових документів охоплює:
- Бухгалтерські ноти, складені для виправлення запису щодо господарської події, що випливає із зовнішнього або власного документа, отримані від контрагента платника або передані контрагентові
- Докази поштових і банківських платежів
- Інші докази платежів, зокрема здійснених на підставі платіжних книжок
- Документи, що містять дані, визначені в § 6 частині 3 пункті 3 розпорядження
- Внутрішні документи – виключно у випадках, перелічених у § 8 (наприклад, добові за службові відрядження, судові та нотаріальні збори, частина плати за оренду й комунальні послуги, що припадає на діяльність)
Бухгалтерські ноти особливо важливі під час виправлення облікових помилок. Їх може виставляти як сам платник, так і отримувати від контрагентів. Кожна бухгалтерська нота має містити чітке обґрунтування коригування і зазначення документа, якого вона стосується
Ці додаткові облікові документи дають змогу комплексно задокументувати всі господарські операції, зокрема коригування, окремі внутрішні видатки і різні платежі. Їх правильне застосування є ключовим для безперервності й повноти обліку. Облікові документи наших клієнтів ми перевіряємо й проводимо в межах бухгалтерського обслуговування.
Формальні вимоги до облікових документів
Щоб документ визнали належним обліковим документом і підставою для запису в KPiR, він має відповідати певним формальним вимогам. Ці вимоги детально визначено в § 6 частині 3 пункті 3 розпорядження, і вони стосуються інших документів, перелічених у § 7 і § 8, які не є рахунками-фактурами чи документами за статтею 22p.
Кожен обліковий документ має містити такі елементи:
- Достовірне визначення того, хто виставив документ, або зазначення сторін господарської операції
- Повні ідентифікаційні дані, зокрема назви та адреси всіх сторін операції
- Дату виставлення документа і дату або період здійснення господарської операції
- Предмет господарської операції та його вартість
- Кількісне визначення предмета операції, якщо його можна виміряти в натуральних одиницях
Дати в облікових документах мають ключове значення для правильного відображення операції у відповідному розрахунковому періоді. Якщо дата здійснення господарської операції збігається з датою виставлення документа, достатньо вказати одну дату, але це має бути чітко зазначено
Крім того, документ має бути:
- Підписаний особами, уповноваженими належно документувати господарські операції
- Позначений номером або іншим способом, що дає змогу пов’язати документ з обліковими записами
- Складений розбірливо і в стійкий спосіб
- Захищений від несанкціонованого доступу і змін
Ці вимоги мають забезпечити достовірність і повноту облікової документації та ефективну перевірку правильності обліку.
Що таке документ WZ
Документ WZ (Wydanie Zewnętrzne – зовнішній відпуск) – один із найпоширеніших складських документів на підприємствах. Його основна функція – задокументувати відпуск товарів, матеріалів або інших активів зі складу підприємства за межі організації.
Документ WZ виставляє підприємство, яке відпускає товар, – для нього це власний складський документ, а для отримувача – зовнішній документ. Він слугує для обліку таких операцій:
- Відпуск товарів контрагентам у межах продажу
- Передача допоміжних матеріалів для зовнішнього використання
- Відпуск активів іншим суб’єктам (наприклад, у ремонт або в безоплатне користування)
- Переміщення активів до організаційних підрозділів
- Інші операції, пов’язані з відпуском активів за межі підприємства
Документ WZ зазвичай виставляють у момент фізичного відпуску товару зі складу, що часто передує виставленню рахунку-фактури на продаж. Він є підставою для комерційного або фінансового відділу, щоб підготувати рахунок-фактуру, яка документує розрахункову сторону операції
Типовий документ WZ містить таку інформацію:
| Елемент документа | Опис | Значення |
|---|---|---|
| Дата виставлення | Момент складання документа | Визначає хронологію операції |
| Дата відпуску | Момент фізичного відпуску товару | Ключова для складського обліку |
| Номер документа | Унікальний ідентифікатор WZ | Дає змогу пов’язати з іншими документами |
| Вид товару | Детальний опис відпущеного активу | Ідентифікація предмета операції |
| Дані того, хто виставив | Назва, адреса, NIP (податковий номер) того, хто відпускає | Ідентифікація сторони, що відпускає |
| Дані отримувача | Назва, адреса, NIP отримувача | Ідентифікація сторони, що отримує |
Правовий аналіз документа WZ як облікового документа
Ключове питання – чи можна визнати документ WZ належним обліковим документом, що дає право відобразити операцію в KPiR. Щоб відповісти на нього, потрібно проаналізувати документ WZ з огляду на вимоги розпорядження.
Документ WZ прямо не названо в переліку облікових документів у § 6 частині 3 і § 7 розпорядження. Це означає, що він не належить до документів, які автоматично можуть бути підставою для запису в KPiR без додаткового аналізу їхнього змісту. Виняток передбачає § 9 розпорядження: якщо торговельний товар або основний чи допоміжний матеріал (сировину) доставлено до отримання рахунку-фактури, платник складає детальний опис поставки (ім’я, прізвище або назва та адреса постачальника, кількість і вид, ціна за одиницю і вартість) і на його підставі робить запис у книзі. Опис підтверджує датою і підписом особа, яка прийняла поставку. Опис не потрібно складати, якщо закупівлю задокументовано специфікацією постачальника, що відповідає цим вимогам, – таку роль може виконувати документ WZ із цінами, але лише до отримання рахунку-фактури, з яким його треба поєднати.
Виробниче підприємство отримало від постачальника сировини лише документ WZ без рахунку-фактури. Документ містив дані постачальника, вид і кількість сировини, ціни за одиницю і вартість, а особа, яка прийняла поставку, підтвердила його датою і підписом. Фірма могла відобразити закупівлю в KPiR на підставі цього документа як специфікації постачальника (§ 9 частина 2 розпорядження). Проте документ не замінив рахунку-фактури: після його отримання фірма поєднала його з WZ, можливу різницю у вартості внесла до книги в день отримання рахунку, а VAT змогла відрахувати лише на підставі рахунку-фактури.
Поза ситуацією з § 9 документ WZ мав би входити до переліку облікових документів із § 6 частини 3 і § 7 та відповідати вимогам § 6 частини 3 пункту 3 розпорядження для інших облікових документів. Аналіз цих вимог щодо типового документа WZ показує такі проблеми:
- Документ WZ часто не містить усіх обов’язкових ідентифікаційних даних сторін операції
- Він може неточно визначати характер господарської операції з облікового погляду
- У ньому часто бракує елементів, що підтверджують розрахункову сторону операції
- Він може не містити всіх обов’язкових підписів уповноважених осіб
Розпорядження не називає документ WZ серед облікових документів (§ 6 частина 3 і § 7), тому сам WZ не замінює рахунку-фактури як постійної підстави для визнання витрат у KPiR. Він може лише – під час закупівлі торговельних товарів або матеріалів, доставлених до рахунку-фактури, – виконувати роль специфікації постачальника з § 9 частини 2, якщо містить усі дані, потрібні для опису поставки
Правові та практичні наслідки
Те, що документ WZ не можна визнати належним обліковим документом, має далекосяжні наслідки для підприємців. Якщо рахунок-фактуру не буде виставлено, а WZ не відповідає умовам специфікації постачальника з § 9, видаток, задокументований лише документом WZ, як правило, не можна внести до KPiR чи включити до витрат, що враховуються в оподаткуванні, а це безпосередньо впливає на базу оподаткування. Без рахунку-фактури не можна також відрахувати VAT – право на відрахування виникає не раніше ніж у періоді отримання рахунку-фактури (стаття 86 частина 10b пункт 1 Закону про VAT).
Практичні наслідки охоплюють:
- Неможливість включити видаток до витрат, що враховуються в оподаткуванні
- Збільшення бази оподаткування податком на доходи
- Ризик донарахування податкових зобов’язань у разі перевірки
- Потребу вести додатковий позаобліковий реєстр
- Проблеми зі стягненням заборгованості з контрагентів
Підприємці, які отримали лише документ WZ, мають негайно звернутися до постачальника з вимогою виставити належний обліковий документ. Це може бути рахунок-фактура, рахунок або інший документ, що відповідає вимогам розпорядження. Продавець, який є платником VAT, зобов’язаний виставити рахунок-фактуру при продажу іншому платникові (стаття 106b частина 1 пункт 1 Закону про VAT). Запізнення з отриманням належного документа може спричинити проблеми з відображенням операції у відповідному розрахунковому періоді
Якщо отримати належний документ від контрагента неможливо, підприємці можуть розглянути такі дії:
- Скласти опис поставки (§ 9 розпорядження), якщо товар або матеріал надійшов до рахунку-фактури
- Отримати додаткові документи, що підтверджують операцію
- Зберегти докази оплати і листування з контрагентом
- Проконсультуватися з податковим радником
- Розглянути можливість пред’явлення вимог до контрагента
Альтернативні рішення щодо документування
Коли документ WZ є єдиним отриманим документом, підприємці можуть вжити заходів, щоб доповнити документацію господарської операції. При цьому важливо дотримуватися правил податкового законодавства і розпорядження про KPiR.
Можливі виправні дії охоплюють:
- Звернення до контрагента з проханням виставити рахунок-фактуру або рахунок
- Складання внутрішнього документа, що доповнює прогалини документа WZ
- Отримання від контрагента письмового підтвердження деталей операції
- Збереження додаткових доказів того, що операцію здійснено
- Документування листування з контрагентом щодо доповнення документації
Опис поставки з § 9 розпорядження (або специфікація постачальника) дає змогу відобразити закупівлю торговельних товарів чи матеріалів у KPiR до отримання рахунку-фактури, але має тимчасовий характер – його треба поєднати з рахунком-фактурою, коли той надійде. Інші внутрішні документи, крім випадків із § 8, не замінять обов’язкового облікового документа
Якщо отримати належний документ від контрагента неможливо, підприємці мають:
- Задокументувати всі вжиті заходи для отримання належного документа
- Зберегти копії листування з контрагентом
- Скласти пояснювальну записку про обставини операції
- Зберегти всі докази того, що господарська операція відбулася насправді
- Проконсультуватися з податковим або юридичним радником
