Підприємці, які ведуть KPiR (книга доходів і витрат), іноді мусять зменшити вже облікові витрати, що враховуються в оподаткуванні (KUP), бо оплату за них здійснено з порушенням правил. Найчастіше йдеться про оплату готівкою за угоду з іншим підприємцем вартістю понад 15 000 zł або про переказ на рахунок, якого немає у «білому списку» платників VAT (ПДВ). У таких випадках діє особлива процедура коригування витрат, яка вимагає складення відповідного облікового документа. Документ коригування витрат (dowód korekty kosztu) — ключовий елемент цієї процедури, і він має відповідати визначеним правовим вимогам.
Обов’язок такого коригування випливає зі статті 22p Закону про PIT (податок на доходи фізичних осіб), а перелік даних документа — з § 6 частини 3 пункту 2 розпорядження про ведення податкової книги доходів і витрат (Dz.U. (Вісник законів) 2025 поз. 1299, застосовується з 1 січня 2026 року). Колишній обов’язок коригувати витрати лише через те, що рахунок-фактуру не оплачено вчасно (стаття 24d Закону про PIT), скасовано з 1 січня 2016 року. Сьогодні, якщо зобов’язання не оплачено протягом 90 днів від строку оплати, збільшується дохід під час розрахунку авансового платежу та в річній декларації (стаття 44 частина 17 пункт 2 і стаття 26i частина 1 пункт 2 Закону про PIT), а не коригуються витрати в KPiR.
Підприємець, який зарахував видаток до витрат, але оплатив його з порушенням статті 22p Закону про PIT, зменшує витрати, що враховуються в оподаткуванні, у місяці здійснення такого платежу. Усі записи в книзі мають робитися на підставі належного документа, що підтверджує господарську операцію
Процедура коригування витрат не є добровільною — це правовий обов’язок, що випливає з податкового законодавства. Її недотримання може призвести до податкової заборгованості з пенею за прострочення, а в серйозніших випадках — і до відповідальності за фіскальним кримінальним кодексом. Тому кожен підприємець, який веде книгу доходів і витрат, має добре знати правила складення документів коригування витрат.
Обов’язкові елементи документа коригування витрат
Документ коригування витрат не можна скласти довільно — його зміст визначено в розпорядженні про ведення книги доходів і витрат. Кожен такий документ має містити всі передбачені законом елементи, щоб бути підставою для записів у книзі.
Згідно з § 6 частиною 3 пунктом 2 розпорядження про KPiR, документи, що визначають зменшення витрат, які враховуються в оподаткуванні, або збільшення доходу на підставі статті 22p Закону про PIT, мають містити щонайменше визначені дані. Ці вимоги — не проста формальність: їх виконання є умовою визнання документа належним обліковим документом. Коли обліковим документом у книзі може бути підтвердження оплати з банку, пояснюємо окремо.
Розпорядження про KPiR у § 6 частині 3 пункті 2 визначає, які дані має містити документ коригування витрат. Кожен елемент обов’язковий, а його пропуск може підважити цінність документа й спричинити проблеми під час податкової перевірки
Обов’язкові дані в документі коригування
Кожен документ коригування витрат має містити такі елементи:
- Дату складення документа та місяць коригування — документ має містити чітко зазначену дату його складення та місяць, у якому зменшуються витрати, що враховуються в оподаткуванні, або збільшується дохід
- Зазначення первинного документа — треба точно вказати рахунок-фактуру (faktura) або рахунок, а якщо обов’язку виставляти рахунок-фактуру не було — договір або інший документ, на підставі якого видаток зараховано до витрат, що враховуються в оподаткуванні
- Суму коригування — документ має точно вказувати суму, на яку платник податку зменшує витрати або збільшує дохід
- Підпис особи, яка склала документ — документ має підписати особа, відповідальна за його складення
Дата складення документа і місяць коригування — це два різні елементи, які в документі треба чітко розрізняти. Дата складення — це момент підготовки документа, а місяць коригування — обліковий період, у якому зменшуються витрати згідно зі статтею 22p частиною 2 Закону про PIT
Зазначення первинного документа має бути настільки точним, щоб однозначно ідентифікувати рахунок-фактуру, рахунок чи інший документ, якого стосується коригування. На практиці це означає номер документа, дату виставлення та назву контрагента, а для рахунку-фактури, виставленого в KSeF (Національна система електронних рахунків-фактур), — також його номер KSeF.
Строки коригування витрат
Стаття 22p частина 2 Закону про PIT визначає, у якому місяці підприємець має скоригувати витрати, якщо оплату здійснено з порушенням правил. Цей строк обов’язковий, і його недотримання може мати негативні податкові наслідки.
Момент коригування залежить від виду порушення: враховується місяць, у якому здійснено платіж без посередництва платіжного рахунку, місяць доручення переказу на рахунок поза «білим списком» або місяць платежу в обхід механізму розділеного платежу, коли рахунок-фактура містив слова «mechanizm podzielonej płatności» (механізм розділеного платежу).
Строк коригування витрат випливає безпосередньо із закону і не підлягає продовженню. Його пропуск означає заниження авансового платежу з податку і може призвести до податкової заборгованості з пенею за прострочення
Платіж без платіжного рахунку понад 15 000 zł
Якщо стороною угоди є інший підприємець, а одноразова вартість угоди перевищує 15 000 zł (незалежно від кількості платежів за нею), оплата має відбуватися через платіжний рахунок (стаття 19 Закону «Право підприємців», Prawo przedsiębiorców). Частина витрат, оплачена інакше, наприклад готівкою, не є витратою для цілей оподаткування, а якщо її вже внесено до книги, підприємець зменшує витрати в місяці здійснення такого платежу.
Якщо витрат недостатньо для зменшення, підприємець має відповідно збільшити дохід (стаття 22p частина 2 пункт 2). Цей механізм забезпечує здійснення коригування незалежно від обсягу витрат у певному місяці.
Переказ на рахунок поза «білим списком»
Якщо переказ за рахунок-фактуру від активного платника VAT надійшов на рахунок, якого на день доручення переказу не було в переліку суб’єктів («білий список» платників VAT, стаття 96b частина 1 Закону про VAT), підприємець зменшує витрати в місяці доручення переказу — якщо угода перевищує 15 000 zł. Так є у 2026 році; з 1 січня 2027 року (закон від 18 вересня 2026 року, Dz.U. 2026 поз. 1371) стаття 22p частина 1 охоплюватиме лише платіж без посередництва платіжного рахунку — підстави щодо переказу на рахунок поза «білим списком» і обходу механізму розділеного платежу зникнуть, а частину 4 (зокрема повідомлення ZAW-NR) буде скасовано; до платежів за рахунками-фактурами, виставленими до цієї дати, застосовуються попередні норми.
Коригування через переказ на рахунок поза «білим списком» можна уникнути, подавши начальнику податкової (urząd skarbowy) повідомлення ZAW-NR протягом 7 днів від дня доручення переказу (стаття 22p частина 4 пункт 1 Закону про PIT). Коригування не стосується також, зокрема, оплати з використанням механізму розділеного платежу (стаття 22p частина 4 пункт 3)
Мета цього механізму — обмежити непрозорі готівкові розрахунки та платежі на неперевірені рахунки. Завдяки обов’язку коригування витрата для цілей оподаткування визнається лише тоді, коли оплату здійснено у передбачений законом спосіб.
Порядок складення документа коригування
Складення документа коригування витрат вимагає дотримання певної процедури, яка забезпечить відповідність документа правовим вимогам і його придатність для облікових і податкових цілей. Цей процес слід проводити систематично й сумлінно.
Перший крок — визначити всі платежі, які підлягають коригуванню в певному періоді. Варто проаналізувати рахунки-фактури та рахунки, внесені до витрат, перевіряючи вартість угоди, спосіб оплати та рахунок, на який здійснено переказ.
Платежі, що підлягають коригуванню, варто визначати регулярно, найкраще наприкінці кожного місяця. Це дозволить вчасно складати документи коригування й уникати проблем із пропуском законних строків
Етапи підготовки документа
- Аналіз платежів за угодами понад 15 000 zł (спосіб оплати, рахунок у «білому списку»)
- Визначення конкретних рахунків-фактур і рахунків, що потребують коригування
- Розрахунок точних сум коригування
- Складення документа коригування з усіма обов’язковими даними
- Внесення записів до книги на підставі складеного документа
Під час складення документа особливу увагу слід звернути на правильність усіх даних, особливо сум і дат. Помилки в цих елементах можуть призвести до порушень у книзі доходів і витрат і проблем під час податкових перевірок.
Практичні аспекти обліку коригувань
У бухгалтерській практиці коригування витрат можна відображати по-різному — залежно від методики, обраної підприємцем, і конкретної ситуації. Найважливіше — прозорість і логічність записів.
Коригування витрат можна внести останнім днем місяця на підставі зведеної відомості коригувань за цей період. Зменшення витрат вписується до книги зі знаком мінус (-) або червоним кольором (§ 6 частина 5 розпорядження). Такий підхід дає змогу вести книгу доходів і витрат систематично й упорядковано та полегшує контроль своєчасності коригувань. Поточні записи в KPiR, зокрема зведені відомості коригувань, ведемо для клієнтів у межах бухгалтерського обслуговування.
Облік коригувань останнім днем місяця на підставі зведеної відомості — поширене на практиці рішення. Воно забезпечує прозорість записів і полегшує фінансовий аналіз
Зведена відомість коригувань витрат
Зведена відомість коригувань витрат має містити:
- Перелік усіх скоригованих документів з повними ідентифікаційними даними
- Суми, первісно внесені до витрат
- Суми коригувань з поділом на зменшення витрат і збільшення доходу
- Правові підстави здійснених коригувань
- Дати складення окремих документів коригування
Така відомість — не лише підстава для записів, а й цінний інструмент контролю, що дає змогу відстежувати всі коригування та їхній вплив на фінансовий результат підприємства.
Наслідки недотримання правил
Недотримання правил коригування витрат може мати серйозні наслідки для підприємця. Завищені витрати означають занижені авансові платежі та податок, а податкові органи можуть перевіряти спосіб оплати під час перевірок.
Основний наслідок — потреба скоригувати податкову декларацію за рік, у якому неправильно показано витрати, і доплатити податок. Це може призвести до податкової заборгованості разом із пенею за прострочення.
Зазначення неправдивих даних у податковій декларації може спричинити відповідальність за фіскальним кримінальним кодексом (стаття 56 Kodeksu karnego skarbowego, KKS). Як правило, юридично чинне коригування декларації разом із негайною сплатою заборгованості виключає покарання, якщо раніше не було розпочато підготовче провадження (стаття 16a KKS)
Види санкцій
Підприємець може зіткнутися з такими наслідками:
- Доплата податку за періоди з порушеннями
- Пеня за прострочення, що нараховується від дня виникнення заборгованості
- Відповідальність за фіскальним кримінальним кодексом (штраф)
- Додаткові перевірки з боку податкових органів
- Проблеми з обліковою надійністю в майбутньому
Варто підкреслити, що наслідки можуть бути довготривалими й тривалий час впливати на відносини підприємця з податковими органами. Тому дотримання правил коригування витрат — це не лише правовий обов’язок, а й інвестиція в стабільність і надійність бізнесу.
Зразок документа коригування витрат
Щоб на практиці скласти документ коригування витрат, треба врахувати всі елементи, яких вимагає закон. Нижче наведено приблизну структуру такого документа, яку підприємці можуть використати як ілюстративний зразок (законодавство не встановлює офіційного зразка — лише мінімальний обсяг даних).
| Елемент документа | Приклад змісту | Правові примітки |
|---|---|---|
| Назва документа | Документ коригування витрат № 001/2026 | Нумерація для обліку |
| Дата складення | 31 березня 2026 року | Дата складення документа (§ 6 частина 3 пункт 2 літера a) |
| Місяць коригування | Березень 2026 року | Місяць платежу з порушенням статті 22p |
| Первинний документ | Рахунок-фактура № 123/2026 від 2.03.2026 (номер KSeF), угода на 18 000 zł, з яких 2 500 zł оплачено готівкою 5.03.2026 | Повна ідентифікація документа (літера b) |
| Підстава коригування | Стаття 22p частина 1 пункт 1 і частина 2 Закону про PIT | Допоміжний елемент, полегшує перевірку |
| Сума коригування | 2 500,00 zł | Сума зменшення витрат (літера c) |
| Підпис | Jan Kowalski — бухгалтер | Особа, яка склала документ (літера d) |
Зразок документа коригування можна адаптувати до потреб конкретного підприємства, але всі елементи, яких вимагає розпорядження, мають бути збережені. Можна додати допоміжні елементи, проте не можна пропускати жодного з обов’язкових
Документ можна скласти як у паперовій, так і в електронній формі за умови забезпечення його цілісності та можливості перевірки. В електронній формі особливо важливий захист від несанкціонованих змін.
Особливі ситуації під час коригування витрат
У господарській практиці можуть виникати особливі ситуації, що потребують індивідуального підходу до коригування витрат. Такі випадки часто викликають сумніви в підприємців і вимагають ретельного аналізу законодавства.
Одна з таких ситуацій — оплата рахунку-фактури частково переказом, а частково готівкою. У такому разі коригується лише та частина витрат, за яку платіж здійснено з порушенням статті 22p (наприклад, готівкою), що вимагає точного розрахунку суми коригування та належного документування часткових платежів.
У разі часткових оплат рахунку-фактури коригується лише частина витрат, що відповідає платежу, здійсненому з порушенням правил. Це вимагає детального обліку платежів і точного розрахунку сум коригування для кожного документа окремо. Ці правила відповідно застосовуються до основних засобів і нематеріальних активів (стаття 22p частина 3 пункт 1)
Інша проблемна ситуація — рахунки-фактури, виставлені в іноземній валюті. У таких випадках коригування слід здійснювати за курсом, застосованим у день первісного внесення витрати до книги, що може вимагати додаткових розрахунків і документування курсів.
Коригувальний рахунок-фактура і документ коригування витрат
Документ за § 6 частиною 3 пунктом 2 розпорядження не складається, коли витрата змінюється через коригувальний рахунок-фактуру (наприклад, знижку чи повернення товару). Таке коригування відображається в періоді, у якому отримано коригувальний рахунок-фактуру, а за його відсутності — інший документ, що підтверджує причину коригування; якщо коригування випливає з арифметичної помилки чи іншої очевидної описки, виправляється первісний період (стаття 22 частини 7c–7d Закону про PIT). Коригувальний рахунок-фактура в KSeF містить номер KSeF рахунку, що коригується (стаття 106j частина 2 пункт 2a Закону про VAT), а коригувальної ноти за статтею 106k Закону про VAT з 1 лютого 2026 року не існує.
Практичний приклад: У березні 2026 року сервісна фірма внесла до книги рахунок-фактуру від іншого підприємця за ремонтні послуги на суму 18 000 zł нетто. У квітні 2026 року вона оплатила всю суму готівкою. Оскільки вартість угоди перевищує 15 000 zł, а платіж здійснено без посередництва платіжного рахунку, у квітні 2026 року фірма мусила скласти документ коригування витрат і зменшити витрати на 18 000 zł, а якби витрат у цьому місяці не вистачило — збільшити дохід на суму, якої бракує.
Документування процесів коригування
Належне документування коригувань витрат має ключове значення для порядку в обліку та підготовки до можливих податкових перевірок. Система документації має бути комплексною і дозволяти легко відстежувати всі здійснені операції.
Основний елемент системи документації — реєстр коригувань витрат, у якому обліковуються всі документи коригування разом з їхніми основними даними. Реєстр слід вести в хронологічному порядку з посиланнями на відповідні записи в книзі доходів і витрат. Про те, коли до книги потрапляє документ WZ, пишемо в окремому посібнику.
Реєстр коригувань витрат — ключовий інструмент контролю, і його варто вести систематично протягом усього податкового року. Його відсутність може ускладнити податкову перевірку та підвищити ризик помилок в обліку
Крім того, варто періодично аналізувати наслідки здійснених коригувань, що допоможе краще зрозуміти їхній вплив на фінансовий результат підприємства та покращити управління ліквідністю.
