Отримання авансу (zaliczka) до виконання основної поставки — одна з найпроблемніших сфер, коли йдеться про видачу фіскальних чеків (paragon). За правилами VAT (ПДВ) аванс створює момент виникнення податкового зобов’язання, що викликає питання про правильне документування такої операції. Особливо важливо це тоді, коли аванс сплачує фізична особа, яка не веде господарської діяльності, бо тоді платник податку має застосувати відповідні процедури обліку на касовому апараті (kasa fiskalna). Видані чеки потім треба архівувати – пояснюємо, скільки зберігати чеки.
Документування авансів фіскальним чеком викликає багато сумнівів у підприємців, особливо щодо моменту видачі документа та способу його обліку. Закон чітко регулює ці питання, але їх практичне застосування вимагає глибокого розуміння механізмів VAT і правил щодо касових апаратів. Ключове значення тут має розмежування різних способів оплати авансу та моменту виконання основної поставки.
Правова основа обов’язку видати чек на аванс
Правовою основою обов’язку видати фіскальний чек на отриманий аванс є стаття 111 частина 1 Закону про VAT, яка зобов’язує платників податку, що здійснюють продаж фізичним особам, які не ведуть господарської діяльності, та фермерам на паушальному режимі, вести облік продажу із застосуванням касових апаратів. Ця норма встановлює загальне правило, за яким усі платники податку, що продають товари або надають послуги таким покупцям, мають застосовувати відповідні засоби обліку, якщо тільки вони не користуються звільненням за розпорядженням Міністра фінансів від 17 грудня 2024 року про звільнення від обов’язку вести облік продажу із застосуванням касових апаратів (Dz.U. (Вісник законів) 2024 поз. 1902, звільнення до 31 грудня 2027 року).
Стаття 111 частина 1 Закону про VAT зобов’язує платників податку вести облік продажу із застосуванням касових апаратів у разі операцій із фізичними особами, які не ведуть господарської діяльності, та з фермерами на паушальному режимі. Цей обов’язок стосується всіх форм продажу, зокрема отримання авансів на майбутні поставки
Цю норму доповнює стаття 111 частина 3a пункт 1 Закону про VAT, яка уточнює обов’язки платників податку, що ведуть облік продажу на касових апаратах. Згідно з нею платники податку зобов’язані видавати й вручати покупцеві фіскальний чек або рахунок-фактуру (faktura) з кожного продажу. Документ може бути виданий у паперовій формі або, за згодою покупця, в електронній формі, надісланий погодженим із ним способом. З 1 січня 2027 року ця норма говоритиме вже лише про фіскальний чек — рахунки-фактури за допомогою касового апарата можна виставляти (поза KSeF, Національною системою електронних рахунків-фактур) до 31 грудня 2026 року на підставі статті 145n Закону про VAT.
Для розуміння обов’язку видати чек на аванс ключове значення має визначення продажу для цілей VAT. Згідно зі статтею 19a частина 1 Закону про VAT податкове зобов’язання виникає в момент поставки товарів або надання послуги. Проте стаття 19a частина 8 Закону про VAT суттєво змінює це правило: якщо до поставки товару або надання послуги отримано всю оплату або її частину, податкове зобов’язання виникає в момент її отримання щодо отриманої суми.
Податкове зобов’язання з VAT виникає вже в момент отримання авансу, передоплати, завдатку, внеску частинами або будівельного внеску до виконання основної поставки. Це означає, що платник податку має розглядати отриманий аванс як операцію, що підлягає оподаткуванню і належному документуванню згідно з правилами щодо касових апаратів
Це правило застосовується також тоді, коли аванс сплачує фізична особа, яка не веде господарської діяльності. І в таких обставинах виникає податкове зобов’язання з VAT, що автоматично означає необхідність видати відповідний фіскальний документ. Закон не передбачає жодних винятків із цього правила залежно від правового статусу платника авансу.
Детальні норми розпорядження про касові апарати
Практичні аспекти видачі фіскального чека на отриманий аванс детально регулює розпорядження про касові апарати, а саме § 6 частина 1 пункти 1 і 2. З 1 липня 2025 року це розпорядження Міністра фінансів від 25 червня 2025 року про касові апарати (Dz.U. 2025 поз. 845), яке замінило розпорядження 2019 року. Ці норми визначають момент і спосіб обліку різних форм оплати з урахуванням специфіки авансів, отриманих до основного продажу.
Облік авансів залежно від форми оплати
- Аванс готівкою - фіскальний чек потрібно видати негайно в момент отримання готівки від клієнта
- Аванс банківським переказом - чек потрібно видати невідкладно після зарахування платежу на рахунок, не пізніше ніж наприкінці місяця
- Аванс поштою - застосовуються ті самі правила, що й для банківського переказу
- Аванс на рахунок у SKOK (кредитній спілці) - діють ті самі строки, що й для банківського рахунку
Згідно з § 6 частина 1 пункт 1 розпорядження платники податку, які ведуть облік, мають видавати й вручати покупцеві фіскальний чек під час продажу, не пізніше ніж у момент прийняття оплати, незалежно від форми оплати. Як альтернатива, замість фіскального чека платники податку можуть виставити рахунок-фактуру за допомогою касового апарата і вручити її покупцеві. Це правило стосується стандартних операцій продажу, коли оплата відбувається одночасно з поставкою.
Під час продажу (§ 6 частина 1 пункт 1 розпорядження) платники податку можуть замість фіскального чека виставити рахунок-фактуру за допомогою касового апарата. Норма про оплату, отриману до продажу (§ 6 частина 1 пункт 2), називає вже лише фіскальний чек, а з 1 січня 2027 року стаття 111 частина 3a пункт 1 Закону про VAT передбачає виключно чек
Значно детальніші правила стосуються ситуації, коли до продажу отримано всю оплату або її частину. § 6 частина 1 пункт 2 розпорядження розрізняє два основні сценарії залежно від форми оплати авансу. Якщо аванс отримано готівкою, платник податку має видати й вручити покупцеві фіскальний чек у момент його отримання, без вимоги з боку клієнта.
Складніша ситуація з авансами, отриманими через пошту, банк або кредитну спілку на банківський рахунок платника податку чи на його рахунок у кредитній спілці. У таких випадках платник податку має видати й вручити покупцеві фіскальний чек невідкладно після зарахування платежу на рахунок, але не пізніше ніж наприкінці місяця, у якому його зараховано на рахунок платника податку.
Закон передбачає особливий порядок для авансів, отриманих банківським переказом. Якщо основний продаж здійснено до кінця місяця, у якому аванс зараховано на рахунок, чек потрібно видати не пізніше ніж у момент продажу. Це правило дає змогу спростити документування, коли між отриманням авансу і виконанням поставки минає небагато часу
Момент видачі чека на практиці
Практичне застосування правил щодо моменту видачі фіскального чека на отриманий аванс вимагає розмежування кількох основних сценаріїв. Найпростіший випадок — коли платник податку отримує аванс готівкою безпосередньо від клієнта. Тоді обов’язок видати чек виникає негайно в момент отримання готівки, а документ потрібно вручити клієнтові без зайвої затримки.
Директор Національної податкової інформації (KIS) у листі від 5 травня 2020 року (№ 0114-KDIP1-3.4012.83.2020.2.MT) уточнив, що допускається облік платежів на касовому апараті одразу після отримання інформації про їх надходження. Це означає, що чек можна видати без зайвої затримки наступного дня або в перший робочий день після вихідних, за умови що платник податку отримав інформацію про платіж у спосіб, який унеможливлював негайний облік.
Значно складніші ситуації стосуються авансів, отриманих банківським переказом. Розпорядження про касові апарати передбачає тут два основні сценарії, які мають суттєві практичні наслідки для способу документування операції.
Якщо аванс отримано банківським переказом, ключове значення має часове співвідношення між отриманням авансу і виконанням основної поставки. Якщо обидві події відбуваються в тому самому календарному місяці, платник податку може застосувати спрощену процедуру документування і видати один чек на всю суму в момент продажу
Перший сценарій стосується ситуації, коли поставку оплачено авансом на банківський рахунок і її виконано в межах того самого календарного місяця. У таких випадках платник податку може видати один чек у момент продажу, що документує всю суму, зокрема раніше отриманий аванс. Таке рішення значно спрощує облік і усуває потребу видавати два окремі документи.
Другий сценарій стосується ситуації, коли поставку оплачено авансом на банківський рахунок, але виконано вже після того, як аванс було зареєстровано на касовому апараті. У таких випадках платник податку має видати два окремі чеки - перший, що документує отримання авансу, і другий, що стосується виконання основної поставки. Ця процедура випливає з необхідності зберігати хронологію господарських подій і правильно обліковувати податкові зобов’язання у відповідних розрахункових періодах.
Практичні приклади
Щоб показати, як на практиці застосовуються правила видачі фіскального чека на отриманий аванс, варто розглянути конкретні сценарії, що можуть виникнути в господарській діяльності. Перший приклад — підприємець, який 5 листопада отримав від приватної особи аванс на продаж товару. Аванс зараховано на рахунок фірми 6 листопада, а 29 листопада підприємець поставив товар клієнтові.
У цьому випадку, оскільки отримання авансу і продаж товару відбулися в тому самому календарному місяці, підприємець може видати один чек на всю суму 29 листопада, тобто в день основного продажу. Таке рішення відповідає закону і значно спрощує облік, усуваючи потребу в окремій документації для авансу.
Коли отримання авансу і виконання основної поставки відбуваються в тому самому календарному місяці, платник податку може застосувати спрощену процедуру документування. Видача одного чека на всю суму в день продажу повністю відповідає закону і рекомендована з практичних міркувань
Другий приклад стосується ситуації, коли той самий підприємець 29 листопада отримав від приватної особи аванс на продаж товару. Аванс зараховано на рахунок фірми 30 листопада, а 10 грудня підприємець поставив товар клієнтові. У цьому випадку отримання авансу і продаж товару відбулися в різних розрахункових періодах - у листопаді та грудні.
З огляду на це підприємець має окремо задокументувати чеком отримання авансу і здійснення продажу. Це означає, що чек на аванс потрібно видати до кінця листопада, а окремий чек на виконану поставку — у грудні. Ця процедура випливає з необхідності правильно розрахувати податкові зобов’язання у відповідних розрахункових періодах.
Практичний приклад: Будівельна фірма отримала банківським переказом (зарахованим на рахунок 15 жовтня) аванс у розмірі 5 000 zł на будівництво гаража. Роботи завершено 20 жовтня, а загальна вартість послуги становила 15 000 zł. Оскільки обидві події відбулися в тому самому місяці, фірма може видати один чек на всю суму 15 000 zł у день завершення робіт, зазначивши в описі, що сума включає раніше отриманий аванс.
Третій можливий сценарій — коли аванс отримано готівкою безпосередньо від клієнта. У такому разі не має значення, у якому місяці буде виконано основну поставку - чек на аванс потрібно видати негайно в момент його отримання. Якщо потім основну поставку буде виконано в тому самому місяці, потрібно буде видати другий чек, що документує різницю між загальною вартістю поставки і раніше отриманим авансом.
Отримання авансу готівкою зобов’язує негайно видати фіскальний чек, незалежно від запланованого строку виконання основної поставки. Це правило випливає з необхідності поточного обліку всіх готівкових операцій згідно з правилами щодо касових апаратів
Порівняння форм оплати авансу
| Форма оплати | Момент видачі чека | Один чек можливий | Необхідні документи |
|---|---|---|---|
| Готівка | Негайно при отриманні | Ні | Фіскальний чек + підтвердження оплати |
| Банківський переказ | Невідкладно після зарахування, не пізніше кінця місяця зарахування | Так, якщо в тому самому місяці | Чек + банківська виписка |
| Поштовий переказ | Невідкладно після зарахування, не пізніше кінця місяця зарахування | Так, якщо в тому самому місяці | Чек + підтвердження пошти |
| Оплата в SKOK | Невідкладно після зарахування, не пізніше кінця місяця зарахування | Так, якщо в тому самому місяці | Чек + виписка з SKOK |
Наслідки недотримання обов’язків
Недотримання обов’язків, пов’язаних із видачею фіскального чека на отриманий аванс, може мати для підприємця серйозні фінансові та адміністративні наслідки. Закон передбачає різні санкції за порушення правил щодо касових апаратів і обліку продажу, які можуть застосовуватися сукупно залежно від характеру та масштабу порушень.
Види санкцій за неправильний облік авансів:
- Штрафи - за Фіскальним кримінальним кодексом (Kodeks karny skarbowy, KKS) за продаж без касового апарата або невидачу чека (стаття 62 § 4 і 5 KKS)
- Додаткові податкові зобов’язання - через неправильний розрахунок VAT
- Пеня за прострочення - нараховується на податкову заборгованість
- Частіші перевірки - посилений нагляд податкових органів за діяльністю підприємця
Основною санкцією за продаж без касового апарата або невидачу чека є штраф за статтею 62 § 4 Фіскального кримінального кодексу (до 180 денних ставок), а у випадку меншої тяжкості — штраф за фіскальне правопорушення (стаття 62 § 5 KKS), який часто накладають постановою (mandat) до п’ятикратного розміру мінімальної заробітної плати (стаття 48 § 2 KKS). Під час визначення штрафу враховують, зокрема, майнове становище і доходи порушника (стаття 48 § 4 KKS).
Крім того, неправильний облік авансів може призвести до проблем із правильним розрахунком VAT. Якщо платник податку не видав чек на отриманий аванс, це може спричинити неправильне визначення моменту виникнення податкового зобов’язання, а це, своєю чергою, — помилки в деклараціях VAT і пов’язані з цим додаткові податкові зобов’язання. Продаж через касовий апарат, зокрема аванси, ми відображаємо в деклараціях VAT клієнтів, які користуються нашим бухгалтерським обслуговуванням.
Податкові органи під час перевірок особливо звертають увагу на правильність обліку авансів через їхній вплив на розрахунок VAT. Порушення в цій сфері можуть спричинити не лише санкції за порушення правил щодо касових апаратів, а й додаткові податкові зобов’язання разом із пенею за прострочення
Варто також пам’ятати, що неправильне документування авансів може негативно вплинути на довіру податкових органів до підприємця. Систематичні порушення можуть призвести до частіших перевірок і суворіших заходів нагляду, що значно ускладнює ведення господарської діяльності.
Перевірки та контроль правильності
Органи податкового контролю мають широкий набір інструментів для перевірки правильності обліку продажу, зокрема авансів, отриманих на майбутні поставки. Перевірки в цій сфері можуть мати різні форми - від стандартних податкових перевірок до спеціалізованих перевірок касових апаратів, які проводять уповноважені служби.
Що перевіряють під час контролю:
- Узгодженість обліку - між касовим апаратом і бухгалтерськими документами
- Дотримання строків - видачі фіскальних чеків на аванси
- Повнота документування - усіх форм оплати
- Відповідність правилам - розпорядження про касові апарати
- Правильність розрахунку VAT - щодо отриманих авансів
Під час перевірки особливій увазі підлягають такі елементи:
Перевіряльники можуть вимагати надати всю документацію, пов’язану з отриманням і обліком авансів, зокрема банківські виписки, бухгалтерські документи та звіти касових апаратів. Особливо ретельно аналізують випадки, коли між отриманням авансу і виконанням основної поставки минув значний час.
Під час перевірки податкові органи перевіряють не лише формальний бік обліку авансів, а й правильність розрахунку VAT по суті. Перевіряльники аналізують відповідність між моментом виникнення податкового зобов’язання і фактичним розрахунком податку в деклараціях VAT, які подає платник податку
У разі виявлення порушень перевіряльники можуть застосувати різні заходи — від виклику для надання пояснень, через нарахування додаткових податкових зобов’язань, до порушення провадження у справі про фіскальне правопорушення або фіскальний злочин. Суворість санкцій залежить від масштабу порушень і від того, чи діяв платник податку добросовісно, чи свідомо порушував закон.
Найкращі практики обліку авансів
Щоб уникнути проблем із неправильним обліком авансів, підприємцям варто запровадити відповідні процедури та системи внутрішнього контролю. Ключове значення має розроблення чітких правил дій у різних сценаріях отримання авансів і забезпечення того, щоб усі працівники, відповідальні за обслуговування клієнтів і облік продажу, були належно навчені.
Рекомендовані практики внутрішнього контролю:
- Детальний облік - усіх отриманих авансів із повною документацією
- Регулярні звіряння - обліку авансів із банківськими документами та звітами кас
- Єдині процедури - незалежно від форми отримання авансу
- Належна документація - що дає змогу підтвердити правильність розрахунків
- Навчання працівників - з обслуговування касових апаратів і правил VAT
Перша рекомендована практика — вести детальний облік усіх отриманих авансів незалежно від їх форми і суми. Такий облік має містити інформацію про дату отримання авансу, його суму, форму оплати, дані клієнта і запланований строк виконання основної поставки. Такий підхід дає змогу легко відстежувати статус кожного авансу і забезпечує правильну видачу чеків у відповідні строки.
Друга важлива практика — регулярно звіряти облік авансів із банківськими документами та звітами касових апаратів. Такі звіряння варто проводити щонайменше щомісяця і документувати так, щоб їх можна було згодом перевірити. Це дає змогу швидко виявити можливі розбіжності та виправити їх до перевірки податкових органів.
Запровадження системи внутрішнього контролю з регулярним звірянням обліку авансів із банківськими документами значно зменшує ризик помилок в обліку. Щомісячні процедури звіряння дають змогу поточно виявляти й виправляти порушення до того, як вони накопичаться
Третя рекомендована практика — застосовувати єдині процедури незалежно від форми отримання авансу. Це означає, що підприємець має розробити стандартні процедури як для авансів, отриманих готівкою, так і для отриманих банківським переказом. Ці процедури варто задокументувати й регулярно оновлювати в разі змін у законодавстві.
Четверта практика — вести належну документацію, яка дає змогу підтвердити, що всі аванси правильно обліковано й розраховано. Цю документацію потрібно зберігати протягом строку, визначеного законом, і вона має бути легко доступною на випадок перевірки. Особливо важливо зберігати підтвердження банківських переказів і копії виданих фіскальних чеків.
Технічні аспекти касових апаратів
Правильний облік авансів на касових апаратах вимагає також урахування технічних аспектів роботи цих пристроїв. Сучасні касові апарати пропонують різні функції, що полегшують роботу з авансами, але їх використання вимагає належного налаштування і знання доступних опцій.
Багато сучасних касових апаратів дають змогу програмувати спеціальні функції для роботи з авансами і передоплатами. Ці функції дозволяють видати чек на аванс із відповідним описом і згодом розрахувати цей аванс під час виконання основної поставки. Використання таких функцій значно полегшує облік і зменшує ризик помилок.
Сучасні касові апарати пропонують спеціальні функції для роботи з авансами, які дають змогу автоматично розраховувати передоплати під час виконання основних поставок. Правильне налаштування цих функцій може значно спростити облік і зменшити ризик бухгалтерських помилок
Важливим технічним аспектом є також правильна класифікація авансів у системі касового апарата. Аванси потрібно обліковувати за ставками VAT, які застосовуватимуться під час виконання основної поставки. У разі змішаних поставок, що охоплюють товари й послуги з різними ставками VAT, може знадобитися відповідний поділ авансу.
Ще одним важливим елементом є забезпечення цілісності даних, зареєстрованих на касовому апараті. Це означає потребу регулярно робити резервні копії даних і захищати їх від випадкової втрати чи зміни. Особливо важливо це для обліку авансів, які можуть розраховуватися протягом тривалого часу.
Будівельна фірма регулярно отримує аванси від приватних клієнтів на майбутні роботи. Завдяки належному налаштуванню касового апарата кожен аванс автоматично класифікується з правильною ставкою VAT і описом, а система автоматично нагадує про потребу розрахувати аванс під час виконання основної поставки. Таке рішення зменшує ризик пропустити якийсь аванс і полегшує правильний розрахунок VAT.
