Od 2026 roku faktury między firmami trafiają do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Biuro rachunkowe nie dostaje już faktur zakupowych mailem – pobiera je z systemu, ale tylko wtedy, gdy klient nada mu uprawnienia. To zadanie po stronie firmy: biuro nie może samo „podłączyć się” do Twoich faktur. W tym wpisie wyjaśniamy z perspektywy klienta, jakie uprawnienia nadać biuru, kiedy wystarczy zalogować się do KSeF, a kiedy trzeba złożyć zawiadomienie ZAW-FA.
W VKSIĘGOWOŚCI zawiadomienie ZAW-FA przygotowujemy w cenie księgowości, a faktury w KSeF obsługujemy w ramach uprawnień nadanych biuru. Ty podpisujesz zawiadomienie albo nadajesz uprawnienia w systemie – resztą zajmuje się biuro
KSeF w 2026 roku: kogo dotyczy
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF objął największych podatników od 1 lutego 2026 r., a pozostałych od 1 kwietnia 2026 r. (art. 145l ustawy o VAT). Do 31 grudnia 2026 r. podatnicy, u których sprzedaż udokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie, mogą jeszcze wystawiać faktury poza KSeF (art. 145m). Kary za naruszenia obowiązków w KSeF (art. 106ni) stosuje się od 1 stycznia 2027 r.
Odbieranie faktur w KSeF dotyczy każdego nabywcy, któremu kontrahent wystawił fakturę w systemie – faktura jest otrzymana w dniu nadania jej numeru w KSeF (art. 106na ust. 3). Dlatego uprawnienia dla biura są potrzebne także firmom, które same jeszcze korzystają z wyjątku przy sprzedaży.
Jakie uprawnienia nadać biuru rachunkowemu
Rozporządzenie w sprawie korzystania z KSeF (Dz.U. 2025 poz. 1815) wymienia w § 3 ust. 1 cztery rodzaje uprawnień. Dla współpracy z biurem rachunkowym liczą się dwa pierwsze.
| Uprawnienie | Do czego służy | Czy nadać biuru? |
|---|---|---|
| nadawanie i odbieranie uprawnień | zarządzanie dostępami w imieniu firmy | zwykle nie – zostaje przy właścicielu lub zarządzie |
| dostęp do faktur | pobieranie faktur zakupowych i sprzedażowych | tak – to podstawowe uprawnienie dla biura |
| wystawianie faktur | wystawianie faktur w KSeF w imieniu firmy | tylko gdy biuro ma wystawiać faktury sprzedaży |
| samofakturowanie i faktury VAT RR | wystawianie faktur przez nabywcę | nie dotyczy typowej współpracy z biurem |
Uprawnienie do wystawiania lub dostępu do faktur można nadać podmiotowi, czyli biuru rachunkowemu jako firmie (§ 3 ust. 3 pkt 1). Biuro samo wskazuje wtedy swoich pracowników, którzy z niego korzystają (§ 3 ust. 3 pkt 2). Dzięki temu przy zmianie księgowej w biurze nie musisz niczego zmieniać w KSeF. Nadając uprawnienie, podajesz NIP i nazwę biura oraz rodzaj uprawnienia (§ 4 ust. 2).
JDG: uprawnienia dla biura bez ZAW-FA
Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność loguje się do KSeF jako osoba fizyczna – Profilem Zaufanym, e-dowodem lub innym środkiem identyfikacji elektronicznej przyłączonym do węzła krajowego albo podpisem kwalifikowanym (§ 6 ust. 1 pkt 1 i 2). Po zalogowaniu do Aplikacji Podatnika KSeF nadaje uprawnienia biuru elektronicznie.
W praktyce wygląda to tak:
- Logujesz się do Aplikacji Podatnika KSeF w kontekście swojego NIP.
- Wybierasz nadanie uprawnień podmiotowi i wpisujesz NIP biura rachunkowego.
- Zaznaczasz uprawnienie do dostępu do faktur (i – jeśli biuro ma wystawiać faktury – do ich wystawiania).
- Potwierdzasz, a biuro widzi Twoje faktury po swojej stronie.
ZAW-FA w JDG nie jest potrzebny, bo zawiadomienie dotyczy wyłącznie podatników niebędących osobami fizycznymi (§ 5 ust. 1).
Spółka: kiedy potrzebny jest ZAW-FA
Spółka nie ma Profilu Zaufanego. Może uwierzytelnić się w KSeF kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną (§ 6 ust. 1 pkt 3) – wtedy nadaje uprawnienia elektronicznie, tak jak JDG. Jeśli spółka nie ma pieczęci, składa do naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienie ZAW-FA (§ 5 ust. 1). Od 1 lutego 2026 r. obowiązuje wersja ZAW-FA(3); zawiadomienie można złożyć na papierze albo przez e-Urząd Skarbowy.
W ZAW-FA spółka wskazuje osobę fizyczną, która otrzyma uprawnienie do nadawania i odbierania uprawnień oraz do faktur. Zawiadomienie zawiera m.in. NIP spółki i jej adres e-mail, dane osoby fizycznej (NIP lub PESEL, imię i nazwisko, e-mail) oraz podpis osób reprezentujących spółkę (§ 5 ust. 2). Tą drogą można wskazać tylko jedną osobę – kolejną dopiero po odebraniu uprawnień poprzedniej (§ 5 ust. 3).
Zwykle wskazuje się członka zarządu. Ta osoba loguje się następnie do KSeF swoim Profilem Zaufanym lub podpisem kwalifikowanym i nadaje uprawnienia biuru rachunkowemu jako podmiotowi – już elektronicznie. Szerzej opisujemy to we wpisie Nadawanie uprawnień do KSeF – kompletny przewodnik.
Przykład: spółka z o.o. bez kwalifikowanej pieczęci przechodzi do nowego biura. Biuro przygotowuje ZAW-FA, w którym spółka wskazuje prezesa zarządu, pana Kowalskiego. Po rozpatrzeniu zawiadomienia pan Kowalski loguje się do KSeF Profilem Zaufanym i nadaje biuru – jako podmiotowi, po NIP – uprawnienie do dostępu do faktur. Od tej chwili biuro pobiera faktury zakupowe spółki z KSeF.
Co robi biuro rachunkowe po nadaniu uprawnień
Mając uprawnienia, biuro pobiera faktury z KSeF i księguje je bez czekania, aż klient prześle dokumenty. Numer KSeF faktury trafia do ewidencji: w KPiR od 2026 r. jest na niego osobna kolumna, a w JPK_V7 faktury oznacza się numerem nadanym w systemie. Faktury z KSeF są przechowywane w systemie przez 10 lat (art. 112aa ustawy o VAT).
Jeśli biuro ma też wystawiać faktury sprzedaży, korzysta z uprawnienia do wystawiania. Do integracji programu księgowego z KSeF służą certyfikaty KSeF, ważne do 2 lat (§ 6 ust. 2), a tokeny tylko do 31 grudnia 2026 r. (§ 13). O tym, jak biuro organizuje dostęp po swojej stronie, piszemy we wpisie Uprawnienia do KSeF dla biur rachunkowych.
Pamiętaj, że KSeF nie obejmuje wszystkich dokumentów – wyciągi, faktury zagraniczne, raporty fiskalne czy dokumenty kadrowe nadal przekazujesz biuru inną drogą. Opisujemy to we wpisie o obiegu dokumentów księgowych z biurem rachunkowym.
Zmiana biura lub koniec współpracy: odebranie uprawnień
Uprawnienia w KSeF obowiązują, dopóki ich nie odbierzesz. Przy zakończeniu współpracy osoba z uprawnieniem do zarządzania dostępami odbiera uprawnienia staremu biuru i nadaje je nowemu. Jeśli spółka przez ZAW-FA wskazała osobę związaną z poprzednim biurem, najpierw odbiera jej uprawnienia (także zawiadomieniem ZAW-FA), a dopiero potem wskazuje kolejną osobę. Cały proces zmiany biura opisujemy we wpisie Jak zmienić biuro rachunkowe w trakcie roku.
ZAW-FA i KSeF w VKSIĘGOWOŚCI
W ramach księgowości dla firm, JDG i spółek przygotowujemy zawiadomienie ZAW-FA w cenie usługi i obsługujemy faktury w KSeF przez biuro. Księgowość uproszczona kosztuje od 100 zł netto miesięcznie, pełna księgowość spółek – od 200 zł netto, zależnie od liczby dokumentów. Zamówienie złożysz w formularzu.
