Krajowy System e-Faktur (KSeF) wprowadził rewolucyjne zmiany w sposobie wystawiania faktur przez polskich przedsiębiorców. Od początku 2022 roku system działał jako dobrowolna opcja, a od 2026 roku jest obowiązkowy: od 1 lutego 2026 r. dla podatników, których sprzedaż wraz z podatkiem przekroczyła w 2024 r. 200 000 000 zł, i od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych (art. 106ga ust. 1 i art. 145l ustawy o VAT). Kluczowym elementem korzystania z KSeF jest właściwe nadanie uprawnień, które umożliwia wystawianie e-faktur przez upoważnione osoby w imieniu podatnika.
Proces nadawania uprawnień do KSeF wymaga zrozumienia skomplikowanych przepisów prawnych oraz znajomości praktycznych aspektów korzystania z systemu. Podatnicy muszą wiedzieć, kto może otrzymać uprawnienia, w jaki sposób je nadać oraz jakie dokumenty są do tego potrzebne. Nieprawidłowe nadanie uprawnień może skutkować problemami z wystawianiem faktur ustrukturyzowanych, co z kolei może wpłynąć na płynność finansową przedsiębiorstwa.
Faktury ustrukturyzowane wystawione przez KSeF mają taką samą wartość prawną jak faktury papierowe czy elektroniczne. Różnica polega na tym, że e-faktury można wystawić wyłącznie poprzez dedykowany interfejs elektroniczny Krajowego Systemu e-Faktur
Czym są faktury ustrukturyzowane w KSeF
Faktury ustrukturyzowane, nazywane również e-fakturami, stanowią nowoczesną formę dokumentacji księgowej, która ma identyczną wartość prawną jak tradycyjne faktury papierowe czy elektroniczne. Kluczową różnicą jest sposób ich wystawiania - e-faktury można utworzyć wyłącznie za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur przy użyciu dedykowanego interfejsu elektronicznego.
Zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT e-faktura uznawana jest za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. Ten moment ma kluczowe znaczenie dla określenia momentu powstania obowiązku podatkowego oraz terminów płatności podatku VAT. Podatnicy muszą pamiętać, że data wystawienia e-faktury to nie moment jej utworzenia w systemie, ale moment faktycznego przesłania do KSeF.
W okresie dobrowolnym (do 31 stycznia 2026 r.) otrzymywanie e-faktur przez KSeF wymagało akceptacji odbiorcy. Od 1 lutego 2026 r. zgoda nie jest potrzebna – faktura ustrukturyzowana jest otrzymywana przy użyciu KSeF w dniu przydzielenia jej numeru w systemie (art. 106gb ust. 1 i art. 106na ust. 3 ustawy o VAT). Wyjątki, w których fakturę udostępnia się nabywcy w sposób z nim uzgodniony, dotyczą m.in. konsumentów i podmiotów zagranicznych (art. 106gb ust. 4).
Zgodnie z art. 106nb ustawy VAT, z Krajowego Systemu e-Faktur mogą korzystać podatnicy, podmioty przez nich wskazane, podmioty określone w art. 106c oraz osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu o nadaniu uprawnień
System KSeF umożliwia korzystanie różnym kategoriom użytkowników. Podstawową grupę stanowią podatnicy VAT, którzy mogą bezpośrednio korzystać z systemu. Dodatkowo, podatnicy mogą wskazać inne podmioty lub osoby fizyczne, które będą uprawnione do korzystania z KSeF w ich imieniu. Katalog uprawnionych użytkowników obejmuje również podmioty określone w art. 106c ustawy VAT oraz osoby fizyczne wskazane przez te podmioty.
Szczególną kategorię stanowią osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu o nadaniu uprawnień do korzystania z KSeF. Te osoby otrzymują uprawnienia od podatnika lub podmiotów określonych w art. 106c i mogą działać w ramach nadanych im kompetencji. Istnieje również możliwość dalszego delegowania uprawnień - osoby fizyczne korzystające z KSeF mogą wskazać inne podmioty jako uprawnione, jeżeli wynika to z nadanych im uprawnień.
Spółka jawna postanowiła wystawiać e-faktury i wskazała jednego ze wspólników jako podmiot uprawniony do ich wystawiania. Wspólnik uzyskał uprawnienie do korzystania z interfejsu i do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w imieniu spółki jawnej, mimo że na gruncie podatku VAT jest traktowany jako osobny podatnik względem spółki.
Podstawy prawne nadawania uprawnień do KSeF
Delegacja zawarta w art. 106r ustawy VAT stanowi podstawę prawną dla wydania szczegółowych regulacji dotyczących korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Na tej podstawie zostało wydane rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 12 grudnia 2025 roku w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz.U. 2025 poz. 1815, zm. Dz.U. 2026 poz. 169), które od 1 lutego 2026 r. zastąpiło rozporządzenie Ministra Finansów z 27 grudnia 2021 roku i kompleksowo reguluje kwestie związane z nadawaniem uprawnień.
Rozporządzenie określa rodzaje uprawnień do korzystania z KSeF, sposoby nadawania oraz odbierania uprawnień i sposoby uwierzytelniania. Dokument zawiera również wzór zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień, co standaryzuje proces komunikacji między podatnikami a administracją skarbową. Regulacje te mają na celu zapewnienie jednolitego i bezpiecznego funkcjonowania systemu e-faktur.
Zgodnie z § 4 ust. 1 rozporządzenia nadawanie oraz odbieranie uprawnień odbywa się za pomocą oprogramowania interfejsowego KSeF (adres podaje Ministerstwo Finansów; informacje są też na stronie ksef.podatki.gov.pl). Takie rozwiązanie zapewnia centralizację procesu oraz jego bezpieczeństwo poprzez wykorzystanie oficjalnej platformy administracji skarbowej.
Z KSeF mogą korzystać zarówno osoby fizyczne, jak i podmioty inne niż osoby fizyczne. Niezbędnym warunkiem jest uwierzytelnienie się podatnika w systemie przy użyciu dostępnych metod weryfikacji tożsamości
System KSeF został zaprojektowany z myślą o różnych typach użytkowników, dlatego uwzględnia specyfikę funkcjonowania zarówno osób fizycznych, jak i podmiotów prawnych. Każdy typ użytkownika musi przejść proces uwierzytelnienia, który chroni system i pozwala prawidłowo zidentyfikować osoby uprawnione do wystawiania e-faktur.
Proces uwierzytelnienia stanowi fundament bezpieczeństwa całego systemu KSeF. Podatnicy muszą wykorzystać jeden z dostępnych sposobów weryfikacji tożsamości, a system sprawdza też posiadane uprawnienia (§ 6 ust. 1 rozporządzenia), co ogranicza dostęp osób nieuprawnionych. Różnorodność metod uwierzytelnienia pozwala dostosować proces do możliwości technicznych różnych użytkowników.
Wymagane informacje przy nadawaniu uprawnień
Proces nadawania uprawnień do KSeF wymaga podania szeregu szczegółowych informacji, które są niezbędne do prawidłowej identyfikacji podatnika oraz osoby lub podmiotu otrzymującego uprawnienia. Pierwszym wymaganym elementem jest numer identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika, który nadaje uprawnienia. NIP stanowi podstawowy identyfikator podatnika w polskim systemie podatkowym.
Kolejnym kluczowym elementem są dane podmiotu lub osoby fizycznej, którym nadawane są uprawnienia. W przypadku podmiotów wymagany jest numer identyfikacji podatkowej (NIP) oraz nazwa podmiotu. Dla osób fizycznych konieczne jest podanie numeru identyfikacji podatkowej (NIP) lub numeru PESEL oraz imienia i nazwiska.
System przewiduje również sytuacje, w których osoba fizyczna nie posiada numeru NIP ani numeru PESEL. W takich przypadkach wymagane jest podanie daty urodzenia osoby fizycznej. Dodatkowo, gdy osoba nie posiada ani NIP, ani PESEL, konieczne jest podanie numeru i serii dowodu osobistego lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość wraz z krajem jego wydania.
W przypadku korzystania z kwalifikowanego podpisu elektronicznego, który nie zawiera numeru NIP i numeru PESEL, wymagane jest podanie danych unikalnych identyfikujących ten podpis. Informacja ta jest niezbędna do prawidłowego uwierzytelnienia w systemie
Szczególną uwagę należy zwrócić na sytuacje, gdy uprawniona osoba fizyczna korzysta z kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Jeżeli podpis ten nie zawiera numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL, system wymaga podania danych unikalnych identyfikujących ten podpis. Takie rozwiązanie zapewnia możliwość weryfikacji tożsamości nawet w przypadku braku standardowych identyfikatorów.
Oprócz danych identyfikacyjnych, system wymaga określenia rodzaju uprawnienia nadawanego osobie lub podmiotowi. Różne rodzaje uprawnień mogą obejmować wystawianie faktur, dostęp do faktur, nadawanie dalszych uprawnień czy ich odbieranie. Precyzyjne określenie zakresu uprawnień jest kluczowe dla prawidłowego funkcjonowania systemu.
Ostatnim wymaganym elementem jest informacja o tym, czy podmiot lub osoba fizyczna otrzymująca uprawnienia jest przedstawicielem podatkowym w rozumieniu art. 18a ustawy VAT. Ta informacja ma znaczenie dla określenia zakresu odpowiedzialności oraz sposobu rozliczania podatku VAT.
Sposoby nadawania uprawnień do KSeF
Podstawowym sposobem nadawania uprawnień do KSeF jest wykorzystanie elektronicznego interfejsu KSeF, np. bezpłatnej Aplikacji Podatnika KSeF Ministerstwa Finansów. Ta metoda jest preferowana ze względu na szybkość, wygodę oraz automatyzację procesu. Elektroniczne nadawanie uprawnień wymaga jednak posiadania odpowiednich narzędzi do uwierzytelnienia się w systemie.
Do elektronicznego uwierzytelnienia w KSeF można wykorzystać kwalifikowany podpis elektroniczny, który zapewnia najwyższy poziom bezpieczeństwa. Alternatywnie, podatnicy mogą skorzystać z kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, która jest szczególnie przydatna dla podmiotów prawnych. Kolejną opcją jest środek identyfikacji elektronicznej z węzła krajowego (login.gov.pl), np. profil zaufany, który jest szeroko wykorzystywany w kontaktach z administracją publiczną – w KSeF od 14 lutego 2026 r. (§ 6 ust. 1 i § 15 rozporządzenia).
Po uwierzytelnieniu w jeden z tych sposobów można wytworzyć certyfikat KSeF, ważny nie dłużej niż 2 lata (§ 6 ust. 1 pkt 4 i ust. 2 rozporządzenia). Tokeny KSeF z poprzednich przepisów można stosować do uwierzytelniania tylko do 31 grudnia 2026 r. (§ 13 ust. 1 pkt 1)
Dla podatników niebędących osobami fizycznymi, którzy nie mogą uwierzytelnić się kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, przewidziano metodę w postaci zawiadomienia ZAW-FA składanego do naczelnika urzędu skarbowego (§ 5 ust. 1 rozporządzenia) – na papierze albo przez e-Urząd Skarbowy. Przez ZAW-FA wskazuje się jedną osobę fizyczną; kolejną można wskazać dopiero po odebraniu uprawnień poprzedniej (§ 5 ust. 3). Osoba fizyczna prowadząca działalność loguje się do KSeF sama, np. profilem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Z § 5 ust. 1 rozporządzenia wynika, że podatnicy niebędący osobami fizycznymi, którzy posiadają kwalifikowaną pieczęć elektroniczną zawierającą NIP, mogą korzystać z KSeF na podstawie pierwotnych uprawnień właścicielskich. W takich przypadkach nie ma konieczności zgłaszania uprawnień w urzędzie skarbowym, co znacznie upraszcza proces.
W pozostałych sytuacjach podatnik niebędący osobą fizyczną musi za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA wskazać osobę fizyczną uprawnioną do korzystania z KSeF w jego imieniu. Osoba ta otrzymuje możliwość nadawania dalszych uprawnień drogą elektroniczną bezpośrednio w ramach systemu KSeF.
Spółka cywilna będąca podatnikiem VAT nie posiadała pieczęci kwalifikowanej i chciała wyznaczyć pracownika działu księgowości do wystawiania e-faktur. Spółka złożyła zawiadomienie ZAW-FA, wskazując określoną osobę fizyczną do korzystania z KSeF, w tym do nadawania uprawnień, odbierania uprawnień, wystawiania faktur oraz dostępu do faktur w imieniu podmiotu.
Proces nadawania uprawnień krok po kroku
Nadawanie uprawnień do KSeF wymaga systematycznego podejścia oraz przestrzegania określonej procedury. Proces różni się w zależności od tego, czy podatnik korzysta z elektronicznego interfejsu, czy też z zawiadomienia ZAW-FA.
- Przygotowanie niezbędnych dokumentów i informacji identyfikacyjnych
- Wybór odpowiedniej metody uwierzytelnienia w systemie
- Logowanie do KSeF, np. w Aplikacji Podatnika KSeF
- Wypełnienie formularza nadania uprawnień z wymaganymi danymi
- Określenie rodzaju i zakresu nadawanych uprawnień
- Weryfikacja wprowadzonych danych przed zatwierdzeniem
- Przesłanie wniosku o nadanie uprawnień do systemu
- Oczekiwanie na potwierdzenie nadania uprawnień
Dla podatników korzystających z elektronicznego interfejsu, proces rozpoczyna się od zalogowania się do systemu przy użyciu jednej z dostępnych metod uwierzytelnienia. Po zalogowaniu użytkownik ma dostęp do formularza nadawania uprawnień, w którym musi wprowadzić wszystkie wymagane informacje dotyczące osoby lub podmiotu otrzymującego uprawnienia.
Szczególną uwagę należy zwrócić na prawidłowe wypełnienie wszystkich pól formularza. Błędy w danych osobowych, numerach identyfikacyjnych czy określeniu zakresu uprawnień mogą skutkować odrzuceniem wniosku lub problemami z późniejszym korzystaniem z systemu.
Weryfikacja wprowadzonych danych przed zatwierdzeniem wniosku jest kluczowa dla uniknięcia problemów. System może automatycznie sprawdzić poprawność niektórych danych, ale odpowiedzialność za ich kompletność i prawidłowość spoczywa na podatniku
Po przesłaniu wniosku system generuje potwierdzenie nadania uprawnień. KSeF powiadamia podmioty o nadanych uprawnieniach (art. 106nd ust. 2 pkt 2 ustawy o VAT), a osoba lub podmiot, który otrzymał uprawnienia, może od razu zalogować się do systemu.
W przypadku korzystania z zawiadomienia ZAW-FA proces jest bardziej czasochłonny – dokument trzeba złożyć do właściwego urzędu skarbowego (na papierze albo przez e-Urząd Skarbowy) i poczekać na jego rozpatrzenie. Formularz (od 1 lutego 2026 r. wersja ZAW-FA(3)) musi zawierać wszystkie wymagane informacje, w tym obowiązkowo adresy e-mail, oraz podpisy osób uprawnionych do reprezentacji (§ 5 ust. 2 rozporządzenia).
Rodzaje uprawnień w systemie KSeF
Rozporządzenie (§ 3 ust. 1) wymienia cztery rodzaje uprawnień: do nadawania oraz odbierania uprawnień, do wystawiania lub dostępu do faktur, do wystawiania faktur przez nabywcę (samofakturowanie, art. 106d ust. 1 ustawy o VAT) oraz do wystawiania faktur VAT RR. Nadaje się je w zależności od potrzeb podatnika oraz roli osoby lub podmiotu otrzymującego uprawnienia. Podstawowym uprawnieniem jest możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych w imieniu podatnika. To uprawnienie umożliwia tworzenie e-faktur oraz ich przesyłanie do odbiorców przez system KSeF.
Kolejnym ważnym uprawnieniem jest dostęp do faktur przechowywanych w systemie. Osoby z tym uprawnieniem mogą przeglądać, pobierać oraz zarządzać fakturami wystawionymi lub otrzymanymi przez podatnika. Takie uprawnienie jest szczególnie przydatne dla księgowych, którzy muszą mieć dostęp do dokumentacji dla celów prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Uprawnienie do nadawania dalszych uprawnień pozwala osobie otrzymującej uprawnienia na delegowanie części swoich kompetencji na inne osoby lub podmioty. Jest to szczególnie użyteczne w większych organizacjach, gdzie różne osoby mogą być odpowiedzialne za różne aspekty korzystania z systemu e-faktur.
Nadawanie i odbieranie uprawnień to w rozporządzeniu jedno uprawnienie (§ 3 ust. 1 pkt 1). Odbieranie jest równie ważne jak nadawanie – pozwala cofać dostęp do systemu osobom, które nie powinny już korzystać z KSeF w imieniu podatnika
Zakres uprawnień można dopasować do zadań – np. jedna osoba otrzymuje tylko dostęp do faktur, a inna także ich wystawianie. Rozporządzenie nie przewiduje natomiast uprawnień nadawanych z góry na określony czas – gdy dostęp przestaje być potrzebny, uprawnienie trzeba odebrać. Takie rozwiązanie zwiększa bezpieczeństwo systemu oraz pozwala na lepszą kontrolę nad procesem wystawiania e-faktur.
Niektóre uprawnienia mogą być łączone, co oznacza, że jedna osoba może otrzymać kilka różnych uprawnień jednocześnie. Na przykład, główny księgowy może otrzymać uprawnienia do wystawiania faktur, dostępu do faktur oraz nadawania uprawnień innym pracownikom działu księgowości. Gdy księgowość prowadzi biuro, wystarczy nadać mu dostęp do faktur — tak pracujemy z klientami naszej obsługi księgowej firm.
| Rodzaj uprawnienia | Opis funkcjonalności | Typowy użytkownik | Zakres odpowiedzialności |
|---|---|---|---|
| Wystawianie faktur | Tworzenie e-faktur w systemie | Księgowy, sprzedawca | Generowanie dokumentów |
| Dostęp do faktur | Przeglądanie i pobieranie | Księgowy, kontroler | Analiza dokumentacji |
| Nadawanie i odbieranie uprawnień | Delegowanie i cofanie dostępu | Kierownik, właściciel | Zarządzanie dostępem |
| Samofakturowanie (art. 106d) | Wystawianie faktur w imieniu sprzedawcy | Nabywca i wskazane przez niego osoby | Faktury w imieniu sprzedawcy |
Zarządzanie uprawnieniami w praktyce
Efektywne zarządzanie uprawnieniami w systemie KSeF wymaga przemyślanej strategii oraz regularnego monitorowania. Podatnicy powinni opracować wewnętrzne procedury określające, kto może otrzymać uprawnienia, na jaki okres oraz w jakim zakresie. Takie procedury powinny uwzględniać specyfikę organizacji oraz wymagania bezpieczeństwa.
Regularne przeglądy uprawnień są niezbędne dla utrzymania bezpieczeństwa systemu. Podatnicy powinni okresowo weryfikować, czy wszystkie osoby posiadające uprawnienia nadal potrzebują dostępu do KSeF oraz czy zakres ich uprawnień jest adekwatny do pełnionych funkcji. Szczególną uwagę należy zwrócić na sytuacje, gdy pracownicy zmieniają stanowiska lub kończą pracę w organizacji.
Dokumentowanie nadanych uprawnień jest równie ważne jak sam proces ich nadawania. Podatnicy powinni prowadzić rejestry osób uprawnionych, zawierające informacje o dacie nadania uprawnień, ich zakresie oraz osobie odpowiedzialnej za nadanie. Taka dokumentacja może być przydatna w przypadku kontroli podatkowej lub problemów z systemem.
Zmiana uprawnień w systemie KSeF jest możliwa w każdym momencie i odbywa się tak samo jak ich nadawanie – przez nadanie nowego albo odebranie dotychczasowego uprawnienia. Podatnicy mogą rozszerzać lub ograniczać zakres uprawnień w zależności od zmieniających się potrzeb
Przepisy nie przewidują czasowego zawieszania uprawnień – rozporządzenie zna tylko ich nadawanie i odbieranie (§ 4 ust. 1). Gdy osoba uprawniona jest dłużej nieobecna lub istnieją wątpliwości co do bezpieczeństwa jej dostępu, bezpieczniej jest odebrać uprawnienie i nadać je ponownie po powrocie; elektronicznie zajmuje to zwykle chwilę.
Monitoring aktywności osób uprawnionych jest kolejnym ważnym aspektem zarządzania. KSeF oznacza każdą fakturę numerem identyfikującym i informuje o dacie i czasie jej wystawienia (art. 106nd ust. 2 pkt 8 i pkt 10 lit. a ustawy o VAT), a podatnik widzi listę nadanych uprawnień. Regularne przeglądanie wystawionych faktur i uprawnień może pomóc w wykryciu nieprawidłowości lub nadużyć.
Bezpieczeństwo i odpowiedzialność w KSeF
Kwestie bezpieczeństwa w systemie KSeF mają fundamentalne znaczenie ze względu na wrażliwość danych finansowych oraz konsekwencje prawne związane z wystawianiem faktur. Podatnicy co do zasady odpowiadają za działania osób, którym nadali uprawnienia do korzystania z systemu. Oznacza to, że każda e-faktura wystawiona przez uprawnioną osobę jest traktowana tak, jakby została wystawiona przez samego podatnika.
Bezpieczeństwo systemu opiera się na kilku filarach, z których najważniejszym jest właściwe uwierzytelnienie użytkowników. Wykorzystanie kwalifikowanych podpisów elektronicznych, pieczęci elektronicznych lub profili zaufanych daje wysoki poziom bezpieczeństwa. Podatnicy powinni zadbać o to, aby osoby uprawnione właściwie zabezpieczały swoje narzędzia uwierzytelniające.
Ochrona danych osobowych i biznesowych w systemie KSeF jest regulowana przez przepisy RODO oraz specjalne regulacje dotyczące systemów informatycznych administracji publicznej. Podatnicy muszą zapewnić, że osoby uprawnione są świadome swoich obowiązków w zakresie ochrony danych oraz że stosują odpowiednie środki bezpieczeństwa.
Naruszenie bezpieczeństwa w systemie KSeF może skutkować nie tylko problemami podatkowymi, ale także odpowiedzialnością za naruszenie ochrony danych osobowych. Podatnicy powinni wdrożyć odpowiednie procedury bezpieczeństwa oraz szkolić uprawnione osoby
Odpowiedzialność za e-faktury wystawione przez uprawnione osoby obejmuje zarówno aspekty podatkowe, jak i cywilnoprawne. Błędy w fakturach, nieprawidłowe rozliczenia VAT czy naruszenia terminów wystawiania mogą skutkować sankcjami finansowymi oraz dodatkowymi obowiązkami wobec organów skarbowych.
System KSeF przewiduje mechanizmy kontroli dostępu, które pozwalają na ograniczenie ryzyka nadużyć. Podatnicy mogą konfigurować uprawnienia w taki sposób, aby osoby uprawnione miały dostęp tylko do niezbędnych funkcji systemu, np. wyłącznie do przeglądania faktur bez prawa ich wystawiania.
Najczęstsze problemy i ich rozwiązania
W praktyce korzystania z systemu KSeF podatnicy spotykają się z różnymi problemami związanymi z nadawaniem uprawnień. Jednym z najczęstszych problemów są błędy w danych wprowadzanych podczas nadawania uprawnień. Nieprawidłowe numery NIP, błędy w imionach i nazwiskach czy nieprawidłowe określenie zakresu uprawnień mogą skutkować odrzuceniem wniosku lub problemami z logowaniem.
Problemy techniczne z uwierzytelnianiem stanowią kolejną częstą kategorię trudności. Osoby próbujące uzyskać dostęp do systemu mogą napotkać problemy z kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi, profilami zaufanymi lub tokenami. W takich sytuacjach konieczne może być skontaktowanie się z dostawcą usług uwierzytelniających lub z pomocą techniczną KSeF.
Opóźnienia w procesie nadawania uprawnień mogą wynikać z przeciążenia systemu lub z konieczności dodatkowej weryfikacji danych. Szczególnie w przypadku korzystania z zawiadomienia ZAW-FA proces może trwać znacznie dłużej niż w przypadku elektronicznego nadawania uprawnień.
Ta sama osoba może mieć uprawnienia od różnych podatników – np. księgowa obsługująca kilka firm. Przy logowaniu wybiera wtedy kontekst, czyli podatnika, w którego imieniu działa, dlatego warto sprawdzać, w czyim imieniu wystawia się fakturę
Problemy z odbieraniem uprawnień mogą wystąpić, gdy osoba uprawniona nie współpracuje lub gdy nie ma dostępu do systemu. Odebranie uprawnienia nie wymaga jednak jej udziału – robi to podatnik albo osoba z uprawnieniem do nadawania i odbierania uprawnień, a osobie wskazanej przez ZAW-FA uprawnienia odbiera się kolejnym zawiadomieniem ZAW-FA. Uprawnień właścicielskich podatnika nie można odebrać.
Błędy w określeniu zakresu uprawnień mogą prowadzić do sytuacji, w której osoba uprawniona nie może wykonywać oczekiwanych działań lub ma dostęp do funkcji, których nie powinna używać. Rozwiązanie takich problemów wymaga modyfikacji uprawnień, co może być czasochłonne.
- Weryfikacja poprawności danych przed przesłaniem wniosku o nadanie uprawnień
- Testowanie dostępu do systemu przez nowo uprawnione osoby
- Regularne aktualizacje narzędzi uwierzytelniających
- Dokumentowanie wszystkich nadanych uprawnień i ich zmian
- Szkolenie osób uprawnionych w zakresie korzystania z systemu
- Monitorowanie aktywności w systemie pod kątem nieprawidłowości
Przyszłość systemu KSeF i uprawnień
Obowiązek korzystania z KSeF już obowiązuje, więc wszystkie podmioty prowadzące działalność gospodarczą objęte obowiązkiem muszą opanować proces nadawania uprawnień. Do 31 grudnia 2026 r. obowiązują jeszcze wyjątki: podatnicy, u których sprzedaż udokumentowana fakturami w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł brutto, mogą wystawiać faktury poza KSeF (art. 145m ustawy o VAT), podobnie jak faktury z kas rejestrujących (art. 145n).
Od 1 stycznia 2027 r. stosuje się kary za niewystawienie faktury w KSeF (art. 106ni ustawy o VAT). Warto więc przed tą datą sprawdzić, czy osoby wystawiające faktury mają właściwe uprawnienia, a dostęp osób, które już nie pracują w firmie, został odebrany.
Zmieniły się też sposoby uwierzytelniania w KSeF. Podpis zaufany można było stosować do 13 lutego 2026 r., od 14 lutego 2026 r. działa logowanie przez węzeł krajowy (np. profil zaufany), a tokeny – tylko do 31 grudnia 2026 r. (§ 13 i § 15 rozporządzenia). Dla systemów księgowych i integracji zastępują je certyfikaty KSeF, które trzeba odnawiać najpóźniej co 2 lata.
Jeśli program do fakturowania łączy się z KSeF tokenem, przed 31 grudnia 2026 r. trzeba przejść na certyfikat KSeF albo inny sposób uwierzytelnienia z § 6 rozporządzenia – inaczej od 2027 r. program straci dostęp do systemu
Na poziomie Unii Europejskiej przyjęto pakiet VAT w erze cyfrowej (ViDA), który przewiduje stopniowe ujednolicanie e-fakturowania w transakcjach między państwami członkowskimi. Może to w przyszłości wpłynąć na krajowe regulacje dotyczące KSeF, ale nie zmienia obecnych zasad nadawania uprawnień.
Ministerstwo Finansów udostępnia materiały o KSeF (m.in. podręczniki i odpowiedzi na pytania na stronie ksef.podatki.gov.pl), które pomagają podatnikom w prawidłowym nadawaniu uprawnień oraz korzystaniu z systemu. Szczególnie mali przedsiębiorcy, korzystający z wyjątków do końca 2026 r., powinni zapoznać się z nimi przed 1 stycznia 2027 r.
