Biuro rachunkowe można zmienić w dowolnym momencie roku – przepisy nie wiążą zmiany z końcem roku podatkowego ani obrotowego. W praktyce przedsiębiorców powstrzymuje obawa, że w trakcie przejścia coś zginie: dokument, termin albo dostęp do urzędu. Ten wpis prowadzi przez zmianę krok po kroku: od wypowiedzenia umowy, przez przekazanie dokumentów i pełnomocnictw, po obowiązki, które ciążą na dotychczasowym biurze.
Najprościej zmienić biuro rachunkowe z pierwszym dniem miesiąca. Stare biuro rozlicza wtedy wszystkie miesiące do końca umowy, a nowe zaczyna od pierwszego miesiąca bez podziału dokumentów między dwie firmy
Kiedy najlepiej zmienić biuro rachunkowe
Zmiana w trakcie roku jest możliwa, ale wymaga ustalenia jednej daty granicznej. Do niej księgi prowadzi stare biuro, po niej – nowe. Datę wybiera się zwykle tak, by:
- stare biuro rozliczyło pełne miesiące (zaliczki na podatek, ZUS, JPK_V7) aż do ostatniego miesiąca umowy,
- nowe biuro otrzymało wszystkie dane narastająco od początku roku, bo zaliczki na PIT i CIT liczy się od dochodu narastającego,
- zmiana nie wypadała tuż przed terminem rozliczenia rocznego – przy przejściu w styczniu czy lutym trzeba jasno ustalić, kto przygotuje zeznanie albo sprawozdanie za poprzedni rok.
Jeżeli zmiana wypada w środku roku, nowe biuro „przejmuje” księgi w toku. To normalna sytuacja, ale wymaga kompletu danych za miesiące poprzedzające zmianę.
Krok 1: wypowiedzenie umowy z dotychczasowym biurem
Zacznij od przeczytania umowy ze starym biurem. Sprawdź okres i formę wypowiedzenia, to, za które miesiące biuro wykona jeszcze rozliczenia, a także zasady i termin zwrotu dokumentów. Okres wypowiedzenia wynika z umowy, a umowy biur rachunkowych to zwykle umowy o świadczenie usług, do których stosuje się przepisy o zleceniu (art. 750 Kodeksu cywilnego). Uprawnienia do wypowiedzenia umowy z ważnych powodów nie można się zrzec z góry (art. 746 § 3 Kodeksu cywilnego) – ma to znaczenie, gdy zmiana wynika np. z poważnych błędów w rozliczeniach.
Wypowiedzenie wyślij w formie wskazanej w umowie i zachowaj dowód doręczenia. W piśmie warto od razu wskazać datę, do której biuro rozlicza firmę, i poprosić o przygotowanie dokumentów do przekazania.
Krok 2: umowa z nowym biurem rachunkowym
Umowę z nowym biurem zawrzyj tak, by obowiązywała od pierwszego dnia po dacie granicznej. W VKSIĘGOWOŚCI zamówienie składasz w formularzu (trzy kroki: rejestr firmy, informacje o dokumentach, pracownikach i opodatkowaniu, dane osoby podpisującej), a umowę podpisujesz Profilem Zaufanym, podpisem kwalifikowanym albo osobiście w jednym z naszych biur – na Woli lub w Śródmieściu. Umowa jest zawierana na czas nieokreślony, z miesięcznym okresem wypowiedzenia na koniec miesiąca.
Nowemu biuru przekaż od razu informacje o formie opodatkowania, statusie VAT, pracownikach i nietypowych zdarzeniach z bieżącego roku (np. zakup środka trwałego, otrzymana dotacja). To ułatwi przejęcie ksiąg w toku.
Krok 3: przekazanie dokumentów i danych księgowych
Stare biuro powinno wydać wszystko, co otrzymało od klienta i przygotowało w jego imieniu. Wynika to z art. 740 Kodeksu cywilnego: przyjmujący zlecenie po wykonaniu zlecenia lub wcześniejszym rozwiązaniu umowy składa sprawozdanie i wydaje wszystko, co przy wykonaniu zlecenia dla dającego zlecenie uzyskał. Przekazanie najlepiej potwierdzić protokołem z listą dokumentów.
| Co przekazać nowemu biuru | JDG (KPiR lub ryczałt) | Spółka (księgi rachunkowe) |
|---|---|---|
| Ewidencja podatkowa lub księgi | KPiR albo ewidencja przychodów od początku roku | dziennik, księga główna, zestawienie obrotów i sald |
| Majątek | ewidencja środków trwałych i wartości niematerialnych | ewidencja środków trwałych, plan amortyzacji |
| VAT | ewidencje VAT i wysłane pliki JPK_V7 | ewidencje VAT i wysłane pliki JPK_V7 |
| ZUS i płace | deklaracje ZUS, listy płac, PIT-2 pracowników | deklaracje ZUS, listy płac, PIT-2 pracowników |
| Dokumenty roczne | spis z natury na 1 stycznia, zeznanie za poprzedni rok | polityka rachunkowości, plan kont, sprawozdanie za poprzedni rok |
Dowody księgowe w oryginałach wracają do firmy (albo – jeśli tak się umówicie – bezpośrednio do nowego biura). Akta osobowe pracowników prowadzi i przechowuje pracodawca (art. 94 pkt 9a i 9b Kodeksu pracy), więc jeśli były w starym biurze, także muszą wrócić.
Krok 4: pełnomocnictwa, KSeF i zgłoszenia do urzędów
Po zmianie biura trzeba uporządkować dostępy. Dotychczasowe biuro nie powinno zachować uprawnień, a nowe musi je otrzymać:
- Pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji (UPL-1) – deklarację może podpisać pełnomocnik podatnika (art. 80a § 1 Ordynacji podatkowej). Pełnomocnictwo i jego odwołanie (formularz OPL-1) składa się naczelnikowi urzędu skarbowego (art. 80a § 2a).
- Pełnomocnictwo w ZUS (PEL) – dla nowego biura, z odwołaniem pełnomocnictwa starego.
- Uprawnienia w KSeF – uprawnienia nadaje się i odbiera w systemie (§ 3 ust. 1 pkt 1 i § 4 rozporządzenia, Dz.U. 2025 poz. 1815). Odbierz uprawnienia staremu biuru i nadaj je nowemu. Jeżeli spółka bez kwalifikowanej pieczęci elektronicznej wskazała w zawiadomieniu ZAW-FA pracownika starego biura, kolejną osobę wskaże dopiero po odebraniu uprawnień poprzedniej (§ 5 ust. 3).
- Dane prowadzącego dokumentację – w zgłoszeniu identyfikacyjnym podaje się dane podmiotu prowadzącego dokumentację rachunkową i miejsce jej przechowywania (art. 5 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników). Zmianę zgłasza się w ciągu 7 dni (art. 9 ust. 1): JDG – wnioskiem o zmianę wpisu w CEIDG, spółka – formularzem NIP-8. Spółka, której księgi są prowadzone poza siedzibą, powiadamia też urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg w ciągu 15 dni od ich wydania (art. 11a ustawy o rachunkowości).
Więcej o uprawnieniach w KSeF piszemy we wpisie o ZAW-FA i KSeF z biurem rachunkowym.
Obowiązki starego biura rachunkowego
Dotychczasowe biuro odpowiada za rozliczenia za okres objęty umową i za wydanie dokumentów. Nie może ich zatrzymać jako zabezpieczenia nieopłaconych faktur – sądy administracyjne odrzucają takie „prawo zastawu”, a organ podatkowy może nałożyć na biuro karę porządkową za nieokazanie dokumentów (art. 262 § 3 pkt 3 Ordynacji podatkowej; w 2026 r. do 3 800 zł, od 1 stycznia 2027 r. do 3 900 zł). Spór o wynagrodzenie rozstrzyga się osobno. Szczegóły i drogę dochodzenia zwrotu opisujemy we wpisie o tym, co grozi biuru za niewydanie dokumentów.
Biuro rachunkowe musi mieć obowiązkowe ubezpieczenie OC (art. 76h ustawy o rachunkowości). Jeśli po zmianie okaże się, że stare biuro popełniło błąd, roszczenia kierujesz do niego – nowe biuro może pomóc przygotować korektę.
Przykład: spółka z o.o. postanawia zmienić biuro rachunkowe w lipcu. Wypowiada umowę ze skutkiem na 31 sierpnia, a umowę z nowym biurem zawiera od 1 września. Stare biuro rozlicza sierpień (składki do 15 września, JPK_V7 do 25 września) i do połowy września przekazuje księgi za styczeń–sierpień, dowody i protokół. Spółka w tym czasie nadaje nowemu biuru uprawnienia w KSeF i składa NIP-8 ze zmianą danych prowadzącego dokumentację.
Zmiana biura rachunkowego na VKSIĘGOWOŚĆ
Prowadzimy księgowość dla firm, JDG i spółek – uproszczoną dla firm z CEIDG i pełną dla spółek z KRS. Przy zmianie biura w cenie księgowości przygotowujemy pełnomocnictwo UPL-1, pełnomocnictwo PEL do ZUS, zgłoszenie ZUS ZPA, NIP-8 i zawiadomienie ZAW-FA. Korektę deklaracji za okres sprzed naszej umowy wykonujemy jako usługę dodatkową – od 100 zł netto. Dokumenty możesz przekazać przez panel, e-mailem, pocztą, kurierem albo osobiście na Woli lub w Śródmieściu. Zamówienie złożysz w formularzu, a o szczegóły przejęcia zapytasz przez stronę kontakt.
