Procedura SME w praktyce - przewodnik dla polskich firm

Od stycznia 2025 roku polscy przedsiębiorcy zyskali nowe możliwości w zakresie prowadzenia działalności gospodarczej w krajach Unii Europejskiej. Dzięki implementacji procedury SME (Small and Medium Enterprises) mogą oni korzystać ze zwolnienia podmiotowego z VAT nie tylko w Polsce, ale również w innych państwach członkowskich UE. Ta rewolucyjna zmiana otwiera przed małymi i średnimi przedsiębiorcami nowe perspektywy rozwoju biznesu transgranicznego, jednocześnie upraszczając obowiązki podatkowe i administracyjne.

Procedura SME stanowi odpowiedź na potrzeby małych przedsiębiorców, którzy dotychczas musieli mierzyć się z skomplikowanymi procedurami rejestracji VAT w każdym kraju UE, gdzie prowadzili sprzedaż. Nowe regulacje umożliwiają korzystanie ze zwolnienia z VAT w kraju, gdzie przedsiębiorca nie ma siedziby działalności gospodarczej, co znacząco ułatwia ekspansję na rynki europejskie. Wprowadzenie tej procedury w Polsce nastąpiło poprzez dodanie artykułów 113a i 113b do ustawy o podatku od towarów i usług, które szczegółowo regulują zasady korzystania z tego zwolnienia.

Podstawy prawne procedury SME w Unii Europejskiej

Procedura SME została wprowadzona na podstawie Dyrektywy Rady UE 2020/285 z dnia 18 lutego 2020 roku, która zmieniła dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej. Dyrektywa ta dotyczy procedury szczególnej dla małych przedsiębiorstw oraz rozporządzenia (UE) nr 904/2010 w odniesieniu do współpracy administracyjnej i wymiany informacji do celów monitorowania i prawidłowego stosowania procedury szczególnej dla małych przedsiębiorstw.

Kluczow cechą tej dyrektywy jest jej dobrowolny charakter, co oznacza, że poszczególne kraje UE mogą, ale nie muszą wprowadzić przepisów umożliwiających podatnikom z siedzibą w innych krajach UE korzystanie ze zwolnienia w ramach procedury SME. Polska zdecydowała się na pełną implementację tych regulacji, wprowadzając odpowiednie przepisy w ustawie o VAT.

Procedura SME polega na umożliwieniu korzystania ze zwolnienia podmiotowego z VAT w kraju UE, w którym podatnik nie ma siedziby działalności gospodarczej. Do tej pory możliwość ta była dostępna w każdym państwie UE tylko dla tamtejszych krajowych podatników. Nowe regulacje otwierają te zwolnienia również dla przedsiębiorców z innych krajów członkowskich.

Implementacja procedury SME w Polsce stanowi część szerszego procesu harmonizacji przepisów podatkowych w Unii Europejskiej. Celem jest ułatwienie prowadzenia działalności gospodarczej przez małe i średnie przedsiębiorstwa w ramach jednolitego rynku europejskiego, eliminując bariery administracyjne i podatkowe, które mogły zniechęcać do ekspansji transgranicznej.

Zasady korzystania z procedury SME przez polskich przedsiębiorców

Polscy przedsiębiorcy mogą skorzystać z procedury SME pod warunkiem spełnienia określonych kryteriów ustawowych. Zgodnie z artykułem 113b ustawy o VAT, polski podatnik prowadzący działalność gospodarczą z siedzibą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej może skorzystać z procedury zwolnienia SME, jeżeli spełnia wszystkie wymagane warunki.

Podstawowym wymogiem jest posiadanie siedziby działalności gospodarczej na terytorium Polski przy jednoczesnym braku siedziby działalności w kraju UE, gdzie przedsiębiorca chce korzystać ze zwolnienia z VAT w ramach SME. Ten warunek ma na celu zapewnienie, że procedura jest wykorzystywana zgodnie z jej przeznaczeniem - przez przedsiębiorców prowadzących działalność transgraniczną.

Kolejnym warunkiem jest wymóg, aby kraj UE, do którego polski podatnik chce sprzedawać towary lub usługi, przystąpił do implementacji regulacji korzystania ze zwolnienia z VAT w ramach procedury SME. Nie wszystkie kraje UE zdecydowały się na wprowadzenie tych przepisów, dlatego przedsiębiorcy muszą sprawdzić dostępność procedury w konkretnym państwie docelowym.

Ponadto polski przedsiębiorca musi spełniać warunki zwolnienia z VAT ustalone przez kraj UE, do którego chce sprzedawać towary lub usługi. Warunki te mogą się różnić od warunków ustalonych dla zagranicznych podatników korzystających ze zwolnienia z VAT w Polsce, dlatego konieczne jest szczegółowe zapoznanie się z przepisami każdego kraju.

1. Sprawdzenie dostępności procedury SME w kraju docelowym
2. Weryfikacja spełnienia krajowych warunków zwolnienia z VAT
3. Obliczenie łącznego obrotu na terytorium UE
4. Przygotowanie dokumentacji rejestracyjnej
5. Złożenie powiadomienia do właściwego urzędu skarbowego

Limity i progi w procedurze SME

System limitów w procedurze SME składa się z kilku elementów, które razem określają możliwość korzystania ze zwolnienia. Podstawowym limitem jest roczny obrót na terytorium UE wynoszący 100 000 euro, który obejmuje zarówno krajowy limit zwolnienia z VAT w Polsce wynoszący 200 000 złotych, jak i krajowe limity zwolnienia z VAT we wszystkich krajach UE, do których będzie kierowana sprzedaż towarów lub usług korzystająca ze zwolnienia z VAT w ramach SME.

Poszczególne kraje UE stosują różne progi krajowe zwolnienia podmiotowego z VAT. W Polsce roczny limit wynosi 200 000 złotych, podczas gdy w innych wybranych krajach przedstawia się następująco: w Niemczech 25 000 euro, w Austrii 55 000 euro, w Słowenii 60 000 euro, a w Estonii 40 000 euro.

Różnice w progach krajowych mają istotne znaczenie dla planowania działalności gospodarczej. Przedsiębiorca może przekroczyć limit w jednym kraju, tracąc tam możliwość korzystania ze zwolnienia, ale nadal może korzystać z procedury SME w innych krajach, pod warunkiem nieprzekroczenia łącznego limitu 100 000 euro na terytorium całej UE.

Do rocznego limitu 100 000 euro zalicza się określone kategorie transakcji z wyłączeniem podatku VAT. Zgodnie z artykułem 288 dyrektywy, w limicie uwzględnia się wartość dostaw towarów i świadczenia usług w zakresie, w jakim byłyby one opodatkowane, gdyby zostały dokonane przez podatnika nieobjętego zwolnieniem z VAT w ramach procedury SME.

Transakcje wyłączone z procedury SME

Procedura SME nie obejmuje wszystkich rodzajów transakcji gospodarczych. Większość krajów UE wyłącza z możliwości korzystania ze zwolnienia w ramach SME określone kategorie transakcji, które ze względu na swoją specyfikę wymagają standardowej procedury rozliczania VAT.

Do najczęściej wyłączanych transakcji należą sporadyczne transakcje, takie jak dostawa budynku lub części budynku przed pierwszym zasiedleniem oraz dostawa terenu budowlanego. Te rodzaje transakcji ze względu na swoją wartość i charakter wymagają szczególnego traktowania podatkowego.

Kraje UE mają również możliwość określenia towarów lub usług, których sprzedaż wymaga od razu rejestracji do VAT już od pierwszej sprzedaży. Oznacza to, że niektóre kategorie działalności gospodarczej mogą być całkowicie wyłączone z możliwości korzystania ze zwolnienia w ramach SME.

Ponadto państwa członkowskie mogą wykluczyć z procedury SME transakcje związane z określonymi sektorami gospodarki. Dotyczy to często transakcji związanych z nieruchomościami, transakcji finansowych obejmujących usługi ubezpieczeniowe i reasekuracyjne, usługi udzielania kredytów i pośrednictwa kredytowego, pośrednictwa, zarządzania funduszami, dostaw budynków i ich części, dzierżawy oraz innych podobnych usług.

• Sporadyczne transakcje dotyczące nieruchomości budowlanych
• Dostawy nowych środków transportu między krajami UE
• Określone usługi finansowe i ubezpieczeniowe
• Transakcje wymagające natychmiastowej rejestracji VAT
• Usługi związane z zarządzaniem funduszami
• Niektóre rodzaje usług związanych z nieruchomościami

Procedura rejestracji do zwolnienia SME

Proces rejestracji do zwolnienia z VAT w ramach procedury SME wymaga wykonania określonych czynności administracyjnych w odpowiedniej kolejności. Polscy podatnicy prowadzący działalność gospodarczą z siedzibą w Polsce, którzy chcą skorzystać ze zwolnienia z VAT w ramach SME w innym kraju UE, muszą przejść przez szczegółowo uregulowany proces rejestracyjny.

Pierwszym krokiem dla podatników korzystających ze zwolnienia podmiotowego z VAT w Polsce jest przekazanie zgłoszenia rejestracyjnego VAT-R o zamiarze skorzystania ze zwolnienia z VAT w ramach SME w innym kraju UE. To zgłoszenie musi zostać złożone przed złożeniem właściwego powiadomienia o zamiarze skorzystania ze zwolnienia.

Kolejnym etapem jest złożenie w formie elektronicznej powiadomienia o zamiarze skorzystania ze zwolnienia z VAT właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego, którym jest Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście. Po złożeniu powiadomienia podatnik musi oczekiwać na nadanie numeru identyfikacyjnego EX dla celów korzystania ze zwolnienia z VAT w ramach SME.

Właściwy naczelnik urzędu skarbowego ma 35 dni roboczych od dnia otrzymania powiadomienia od podatnika na przesłanie mu informacji lub potwierdzenia o numerze identyfikacyjnym EX. W sytuacjach wymagających dodatkowej weryfikacji termin ten może zostać przedłużony do czasu zakończenia weryfikacji.

1. Przygotowanie i złożenie zgłoszenia rejestracyjnego VAT-R
2. Złożenie powiadomienia o zamiarze korzystania ze zwolnienia SME
3. Oczekiwanie na weryfikację przez urząd skarbowy
4. Otrzymanie numeru identyfikacyjnego EX lub potwierdzenia
5. Rozpoczęcie korzystania ze zwolnienia od dnia otrzymania potwierdzenia

Przykład praktyczny: Firma handlowa z Krakowa chce rozpocząć sprzedaż produktów w Niemczech korzystając z procedury SME. Najpierw składa zgłoszenie VAT-R, następnie powiadomienie elektroniczne do Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście. Po 28 dniach otrzymuje numer identyfikacyjny EX i może rozpocząć sprzedaż w Niemczech ze zwolnieniem z VAT, pod warunkiem nieprzekroczenia niemieckiego limitu 25 000 euro rocznie.

Różne scenariusze nadawania numeru identyfikacyjnego EX

System nadawania numerów identyfikacyjnych EX w procedurze SME uwzględnia różne sytuacje, w jakich może znaleźć się polski przedsiębiorca. Sposób postępowania przez właściwy urząd skarbowy zależy od konkretnych okoliczności zgłoszenia i historii korzystania z procedury przez danego podatnika.

W przypadku gdy podatnik w powiadomieniu wskazał jedno państwo członkowskie UE, w którym zamierza korzystać ze zwolnienia, a państwo to potwierdziło jego prawo do korzystania ze zwolnienia, urząd skarbowy informuje podatnika o nadaniu indywidualnego numeru identyfikacyjnego poprzedzonego kodem PL i zawierającego kod EX na potrzeby korzystania ze zwolnienia w ramach SME.

W sytuacji gdy polski numer identyfikacyjny EX został już wcześniej nadany na potrzeby korzystania ze zwolnienia na terytorium jednego z państw UE, a polski podatnik wybiera kolejny kraj dla stosowania zwolnienia z VAT w ramach SME, urząd skarbowy potwierdza podatnikowi dotychczasowy polski numer identyfikacyjny EX.

Podobna procedura ma miejsce gdy w powiadomieniu podatnik wskazał więcej niż jeden kraj UE, w którym zamierza korzystać ze zwolnienia z VAT w ramach SME, jednocześnie polski numer identyfikacyjny EX został już nadany na potrzeby korzystania ze zwolnienia z VAT SME na terytorium jednego z tych państw UE, a kolejne państwo UE potwierdziło prawo podatnika do korzystania ze zwolnienia z VAT SME.

Obowiązki sprawozdawcze w procedurze SME

Polscy przedsiębiorcy korzystający z procedury SME mają określone obowiązki sprawozdawcze, które muszą wypełniać regularnie w celu utrzymania prawa do zwolnienia. Podstawowym obowiązkiem jest składanie informacji kwartalnych do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście w terminie miesiąca od końca każdego kwartału.

Termin składania informacji kwartalnej upływa również wtedy, gdy ostatni dzień terminu przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy. W takich przypadkach termin przesuwa się na najbliższy dzień roboczy, co zapewnia podatnikom możliwość terminowego wywiązania się z obowiązku.

W przypadku wystąpienia zmian w informacji kwartalnej, podatnik ma obowiązek niezwłocznego złożenia korekty. Obowiązek ten ma na celu zapewnienie aktualności danych znajdujących się w systemie administracji podatkowej i umożliwienie właściwego monitorowania korzystania z procedury SME.

Szczególną sytuacją jest przekroczenie rocznej wartości sprzedaży na terytorium UE wynoszącej 100 000 euro. W takim przypadku podatnik ma obowiązek złożenia informacji kwartalnej w terminie 15 dni roboczych licząc od dnia, w którym nastąpiło przekroczenie tej kwoty. Informacja ta obejmuje okres od początku kwartału do dnia przekroczenia limitu.

• Regularne składanie informacji kwartalnych w terminie miesiąca
• Niezwłoczne korygowanie błędnych informacji
• Szczególne raportowanie przy przekroczeniu limitu 100 000 euro
• Elektroniczne składanie wszystkich dokumentów przez e-Urząd Skarbowy
• Zachowanie dokumentacji dotyczącej obrotów w poszczególnych krajach
• Monitorowanie łącznego limitu sprzedaży na terytorium UE

Praktyczne przykłady stosowania procedury SME

Analiza praktycznych przykładów stosowania procedury SME pozwala lepiej zrozumieć mechanizmy działania systemu limitów i konsekwencje ich przekroczenia. Różne scenariusze pokazują złożoność systemu i konieczność precyzyjnego monitorowania obrotów w poszczególnych krajach oraz łącznego limitu na terytorium UE.

W pierwszym przykładzie polski podatnik zwolniony z VAT prowadzący działalność z siedzibą w Polsce uzyskał w okresie od stycznia do czerwca 2025 roku sprzedaż krajową w kwocie 230 000 złotych (około 53 905 euro). Dodatkowo osiągnął przychd ze sprzedaży w Estonii na sumę 41 000 euro. W tej sytuacji przedsiębiorca przekroczył zarówno polski limit 200 000 złotych, jak i estoński limit 40 000 euro, tracąc możliwość zwolnienia z VAT w obu krajach.

Drugi przykład przedstawia sytuację, w której polski podatnik uzyskał w okresie od stycznia do kwietnia 2025 roku sprzedaż krajową w kwocie 90 000 złotych (około 21 093 euro) oraz łączną sprzedaż do pięciu państw UE w kwocie 95 000 euro, przy czym w żadnym państwie nie przekroczył krajowego limitu zwolnienia z VAT.

W tym przypadku podatnik przekroczył roczny limit zwolnienia z VAT wynoszący 100 000 euro, co oznacza, że nie może już korzystać ze zwolnienia z VAT w odniesieniu do sprzedaży w UE. Może jednak nadal korzystać ze zwolnienia z VAT dotyczącego krajowej sprzedaży w Polsce, ponieważ nie przekroczył krajowego limitu 200 000 złotych.

Praktyczny scenariusz: Firma informatyczna z Gdańska świadczy usługi programistyczne w trzech krajach UE. W pierwszym kwartale osiągnęła obroty: Polska - 45 000 zł, Niemcy - 20 000 euro, Czechy - 15 000 euro, Austria - 25 000 euro. Łączny obrót UE wynosi około 75 000 euro, więc firma może kontynuować korzystanie z procedury SME we wszystkich krajach, monitorując jednak zbliżanie się do limitu 100 000 euro.

Dokumentacja i fakturowanie w procedurze SME

Kwestie związane z dokumentowaniem transakcji i obowiązkami fakturowania w procedurze SME wymagają szczególnej uwagi ze strony przedsiębiorców. Zgodnie z artykułem 106b ustawy o VAT, podatnik zwolniony z VAT nie ma obowiązku wystawiania faktury sprzedaży w odniesieniu do sprzedaży zwolnionej od podatku VAT na podstawie zwolnienia przedmiotowego lub podmiotowego.

Jednak w przypadku polskiego podatnika korzystającego z procedury SME, konieczne jest sprawdzenie przepisów obowiązujących w kraju przeznaczenia sprzedaży. Różne kraje UE mogą mieć odmienne wymagania dotyczące fakturowania, nawet w przypadku transakcji zwolnionych z VAT.

Polski podatnik ma prawo do dobrowolnego wystawienia faktury dokumentującej sprzedaż korzystającą ze zwolnienia z VAT w ramach SME. W takiej fakturze musi zawrzeć indywidualny numer identyfikacyjny zwolnienia z VAT nadany przez Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście. Numer ten należy również podać odbiorcy, nawet jeśli faktura nie jest wystawiana.

Numer identyfikacyjny EX służy weryfikacji ważności i zasadności zastosowania zwolnienia w przypadku danej transakcji. Umożliwia odbiorcy sprawdzenie, czy podmiot rzeczywiście ma prawo do korzystania z procedury SME w danym kraju i okresie.

Poza obowiązkami związanymi z fakturowaniem, polski podatnik korzystający z procedury SME jest zobligowany do prowadzenia uproszczonej ewidencji sprzedaży. Ewidencja ta służy ustaleniu wartości sprzedaży w celu porównania jej z limitem zwolnienia z VAT wynoszącym 100 000 euro oraz krajowymi limitami w poszczególnych państwach.

Okresy karencji i powrót do zwolnienia

System procedury SME uwzględnia różnorodne podejścia poszczególnych krajów UE do kwestii okresów karencji, czyli okresów oczekiwania na powrót do możliwości korzystania ze zwolnienia po jego utracie. Te różnice mają istotne znaczenie dla planowania długoterminowej strategii biznesowej przedsiębiorców korzystających z procedury SME.

Niektóre kraje UE nie stosują okresu karencji, co oznacza, że przedsiębiorca może natychmiast powrócić do korzystania ze zwolnienia, gdy jego obroty spadną poniżej progów uprawniających do zwolnienia. Przykładem takiego podejścia są Niemcy, które nie stosują okresu przejściowego w przypadku przekroczenia limitu 100 000 euro.

Różnorodność systemów okresów karencji wymaga od polskich przedsiębiorców szczegółowego zapoznania się z przepisami każdego kraju, w którym planują prowadzić działalność. Informacje te są dostępne na stronach Komisji Europejskiej w bazie danych TEDB (Tax and Customs Union's Electronic Database).

Planowanie działalności gospodarczej musi uwzględniać nie tylko aktualne możliwości korzystania ze zwolnienia, ale również potencjalne scenariusze przekroczenia limitów i związane z tym okresy oczekiwania na powrót do zwolnienia. Ma to szczególne znaczenie dla przedsiębiorców prowadzących działalność sezonową lub charakteryzującą się zmiennością obrotów.

• Niemcy: brak okresu karencji po przekroczeniu limitów
• Czechy: standardowy okres przejściowy obowiązuje
• Austria: tolerancja 10% z możliwością korzystania do końca roku
• Polska: okres karencji zgodny z ogólnymi zasadami VAT
• Estonia: standardowy okres przejściowy zgodny z krajowymi przepisami
• Słowenia: okres karencji określony w krajowych regulacjach

Uproszczenia i wyłączenia w procedurze SME

Kraje UE mają możliwość wprowadzenia różnych uproszczeń dla zagranicznych podatników stosujących procedurę SME, co ma na celu ułatwienie prowadzenia działalności transgranicznej i redukcję obciążeń administracyjnych. Te uproszczenia mogą dotyczyć różnych aspektów procedury, od zwolnienia z wykonywania określonych obowiązków formalnych po specjalne traktowanie w przypadku przekroczenia limitów.

Państwa członkowskie mogą indywidualnie określić zwolnienia z wykonywania określonych obowiązków formalnych, co oznacza, że zagraniczni przedsiębiorcy korzystający z procedury SME mogą być zwolnieni z niektórych czynności wymaganych od krajowych podatników. Może to obejmować uproszczone procedury sprawozdawcze lub zredukowane wymagania dokumentacyjne.

Niektóre państwa wprowadzają wyłączenia w zakresie stosowania procedury SME, które mogą dotyczyć określonych sektorów gospodarki, rodzajów działalności lub kategorii podatników. Te wyłączenia mają na celu zapewnienie właściwego funkcjonowania systemu podatkowego i uniknięcie nadużyć.

Uproszczenia mogą również dotyczyć procedur weryfikacji i kontroli. Zagraniczni podatnicy korzystający z procedury SME mogą być objęci uproszczonymi procedurami kontrolnymi lub mieć prawo do korzystania ze specjalnych kanałów komunikacji z administracją podatkową.

Przykład uproszczeń: Przedsiębiorca z Polski prowadzący sprzedaż internetową w Austrii może skorzystać z uproszczonej procedury sprawozdawczej, składając raporty kwartalnie zamiast miesięcznie, oraz może być zwolniony z obowiązku prowadzenia szczegółowej ewidencji niektórych kategorii transakcji, pod warunkiem nieprzekraczania określonych progów obrotowych.

Monitoring i kontrola procedury SME

System monitorowania i kontroli procedury SME opiera się na współpracy administracyjnej między państwami członkowskimi UE oraz wymianie informacji niezbędnych do prawidłowego stosowania procedury. Rozporządzenie (UE) nr 904/2010 zostało zmodyfikowane w celu zapewnienia odpowiednich mechanizmów kontrolnych.

Podstawą systemu kontroli jest wymiana informacji między administracjami podatkowymi poszczególnych krajów UE. Informacje te obejmują dane o podatnikach korzystających z procedury SME, ich obrotach w poszczególnych krajach oraz o przypadkach przekroczenia limitów uprawniających do zwolnienia.

System monitorowania umożliwia również śledzenie łącznych obrotów podatników na terytorium całej UE, co jest niezbędne do egzekwowania limitu 100 000 euro. Administracje podatkowe mają dostęp do informacji o działalności podatników w innych krajach członkowskich, co pozwala na skuteczną kontrolę przestrzegania przepisów.

Kontrola procedury SME może obejmować również weryfikację prawidłowości składanych informacji kwartalnych, zgodności deklarowanych obrotów z rzeczywistą działalnością gospodarczą oraz przestrzegania warunków uprawniających do korzystania ze zwolnienia w poszczególnych krajach.

Przedsiębiorcy korzystający z procedury SME powinni być przygotowani na możliwość kontroli ze strony administracji podatkowych różnych krajów UE. Wymaga to prowadzenia rzetelnej dokumentacji działalności gospodarczej oraz zapewnienia dostępności wszystkich dokumentów potwierdzających prawidłowość korzystania z procedury.

Najczęstsze pytania