Kto może wystawić fakturę - nowe przepisy VAT 2026

Dokumentowanie czynności opodatkowanych przy pomocy faktur stanowi kluczowy element prawidłowego rozliczania podatku VAT. Faktury mogą wystawiać nie tylko czynni podatnicy VAT, ale również przedsiębiorcy korzystający ze zwolnień podatkowych. Fakturę wystawia co do zasady sam podatnik; w jego imieniu i na jego rzecz może ją wystawić nabywca (samofakturowanie – po wcześniejszym zawarciu umowy określającej procedurę zatwierdzania faktur, art. 106d ust. 1 ustawy o VAT) albo upoważniona osoba trzecia, w szczególności przedstawiciel podatkowy (art. 106d ust. 2). Od 2026 r. dochodzi do tego obowiązek wystawiania faktur w KSeF, co wymaga szczegółowego omówienia i wyjaśnienia praktycznych konsekwencji.

Współczesne podejście do dokumentowania transakcji handlowych odzwierciedla potrzeby rynku i oczekiwania kontrahentów, którzy coraz częściej wymagają profesjonalnej dokumentacji niezależnie od statusu podatkowego sprzedawcy. Przepisy ustawy o VAT zostały dostosowane do tej rzeczywistości, tworząc elastyczny system obowiązków i uprawnień w zakresie wystawiania faktur.

Obowiązek wystawienia faktury przez czynnych podatników VAT

Podstawowe zasady wystawiania faktur przez czynnych podatników VAT określa art. 106b ust. 1 ustawy o VAT. Przepis ten nakłada obowiązek wystawienia faktury w szerokim spektrum sytuacji handlowych, wykraczając daleko poza tradycyjne transakcje krajowe.

Szczególną uwagę należy zwrócić na wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, która również wymaga udokumentowania fakturą. Wyjątek stanowią sytuacje, gdy podatnik korzysta z procedury szczególnej VAT OSS (art. 106b ust. 1 pkt 2), która upraszcza rozliczenia sprzedaży na odległość i usług na rzecz konsumentów w Unii Europejskiej.

Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów na rzecz podmiotów innych niż wskazane w podstawowych regulacjach również generuje obowiązek wystawienia faktury. Oznacza to, że przedsiębiorcy prowadzący handel z kontrahentami z innych krajów UE muszą zachować szczególną ostrożność w dokumentowaniu swoich transakcji.

Istnieją jednak istotne wyjątki od obowiązku dokumentowania przedpłat. Przepis art. 106b ust. 1a ustawy o VAT zwalnia podatnika z obowiązku wystawienia odrębnej faktury za przedpłatę, jeżeli całość lub część zapłaty została otrzymana w tym samym miesiącu, w którym dokonano czynności będącej przedmiotem tej zapłaty.

Praktyczne zastosowanie tej regulacji można zilustrować następującym przykładem:

Przedsiębiorca zajmujący się sprzedażą mebli otrzymał w kwietniu przedpłatę w wysokości pełnej wartości zamówienia na meble biurowe. W tym samym miesiącu dostarczył zamówione meble do siedziby klienta. W takiej sytuacji wystawia tylko jedną fakturę dokumentującą dostawę mebli, bez konieczności wystawiania odrębnej faktury za otrzymaną przedpłatę.

Moment wystawienia faktury ustrukturyzowanej określa wprost ustawa o VAT. Fakturę taką uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur (art. 106na ust. 1), a za otrzymaną przez nabywcę – w dniu przydzielenia jej w tym systemie numeru identyfikującego (art. 106na ust. 3).

Uprawnienia przedsiębiorców zwolnionych z VAT

Przepisy dotyczące przedsiębiorców zwolnionych z VAT wprowadzają istotne rozróżnienie między obowiązkiem a uprawnieniem do wystawiania faktur. Art. 106b ust. 2 ustawy o VAT wyraźnie stanowi, że podatnik nie ma obowiązku wystawienia faktury w odniesieniu do sprzedaży zwolnionej od podatku na podstawie określonych przepisów. Jeśli jednak faktura powstaje, musi wskazywać podstawę prawną zwolnienia z VAT.

Zwolnienia podatkowe, które eliminują obowiązek wystawienia faktury, obejmują:

• Zwolnienia na podstawie art. 43 ust. 1 ustawy o VAT
• Zwolnienia wynikające z art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT
• Zwolnienia na podstawie art. 113a ust. 1 ustawy o VAT
• Zwolnienia określone w przepisach wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 ustawy o VAT

Przedsiębiorcy korzystający z tych zwolnień sami decydują o wystawianiu faktur, z wyjątkiem faktur na żądanie nabywcy. Decyzja ta może być podyktowana różnymi względami biznesowymi, takimi jak oczekiwania kontrahentów, potrzeby księgowe czy strategia marketingowa. Ewidencję faktur, także tych wystawianych dobrowolnie, prowadzi klientom nasze biuro rachunkowe w Warszawie.

Elementy konstrukcyjne faktur wystawianych przez zwolnionych podatników

Podatnicy zwolnieni z VAT, którzy podejmują decyzję o dobrowolnym wystawianiu faktur, muszą przestrzegać szczegółowych wymogów konstrukcyjnych określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 października 2021 roku w sprawie wystawiania faktur (Dz.U. 2021 poz. 1979, zmienionym m.in. od 1 lutego 2026 r. – Dz.U. 2025 poz. 1742). Rozporządzenie to stanowi przepis szczególny względem ogólnych regulacji art. 106e ustawy o VAT.

Faktury dokumentujące dostawy i usługi zwolnione podstawowo

Faktury dokumentujące dostawę towarów lub świadczenie usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 2-6, 8-36 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 ustawy muszą zawierać następujące elementy:

1. Datę wystawienia dokumentu
2. Numer kolejny faktury w przyjętej numeracji
3. Imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług
4. Adresy podatnika i nabywcy oraz – od 1 lutego 2026 r. – numer, za pomocą którego nabywca jest zidentyfikowany na potrzeby podatku (albo jego NIP, jeśli nabywca nie jest zarejestrowany), a przy fakturach w KSeF także numer podatnika (§ 3 pkt 1 lit. ca–cc rozporządzenia)
5. Nazwę lub rodzaj towaru bądź usługi
6. Miarę i ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług
7. Cenę jednostkową towaru lub usługi
8. Kwotę należności ogółem

Faktury za usługi finansowe i ubezpieczeniowe

Odrębne regulacje dotyczą faktur dokumentujących świadczenie usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7, 37-41 ustawy o VAT. Te dokumenty muszą zawierać:

• Datę wystawienia i numer kolejny
• Imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy usług
• Nazwę świadczonej usługi
• Kwotę, której dotyczy dokument

Faktury za czynności zwolnione na podstawie art. 113

Faktury dokumentujące dostawę towarów lub świadczenie usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT powinny zawierać elementy przewidziane dla podstawowych zwolnień z wyjątkiem wskazania podstawy prawnej zwolnienia – rozporządzenie wymaga tu danych z § 3 pkt 1 lit. a–g (§ 3 pkt 3). Dotyczy to faktur wystawianych poza KSeF; w fakturze ustrukturyzowanej (struktura FA(3)) przy zaznaczeniu zwolnienia (P_19) podaje się jego podstawę (pole P_19A, P_19B albo P_19C).

Żądanie wystawienia faktury przez nabywcę

Szczególnie istotną regulacją w kontekście uprawnień do otrzymania faktury jest art. 106b ust. 3 ustawy o VAT. Przepis ten nakłada na podatników obowiązek wystawienia faktury na żądanie nabywcy, niezależnie od tego, czy wynika to z podstawowych obowiązków podatkowych.

Zakres żądania wystawienia faktury

Na żądanie nabywcy towaru lub usługi podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

• Czynności objęte podstawowym obowiązkiem fakturowania, jeżeli obowiązek ten nie wynika z przepisów ogólnych
• Otrzymanie całości lub części zapłaty przed wykonaniem czynności
• Sprzedaż zwolnioną od podatku, z zastrzeżeniem szczególnych regulacji dotyczących rolników ryczałtowych

Wyjątki od obowiązku wystawienia faktury na żądanie

Przepisy przewidują określone wyjątki od obowiązku wystawienia faktury na żądanie nabywcy:

• Czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4 (m.in. dostawy energii, usługi telekomunikacyjne, najem, dzierżawa, leasing)
• Czynności objęte art. 106a pkt 3 i 4, rozliczane w procedurach VAT OSS i VAT IOSS, gdy Polska jest państwem identyfikacji
• Przypadki, gdy zapłata dotyczy czynności wymienionych w art. 19a ust. 1b i ust. 5 pkt 4 oraz art. 106a pkt 3 i 4
• Zapłata otrzymana przed wewnątrzwspólnotową dostawą towarów (art. 106b ust. 3 pkt 1a lit. b)

Praktyczne konsekwencje żądania wystawienia faktury

Możliwość żądania wystawienia faktury ma szczególne znaczenie dla konsumentów i przedsiębiorców, którzy potrzebują profesjonalnej dokumentacji swoich zakupów. Często zdarza się, że konsument dokonuje zakupu u przedsiębiorcy zwolnionego z VAT, a następnie potrzebuje faktury do rozliczenia kosztów w swojej działalności gospodarczej.

Architekt prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą kupuje materiały budowlane u lokalnego dostawcy zwolnionego z VAT. Ponieważ potrzebuje faktury do rozliczenia kosztów w swojej działalności, może zażądać jej wystawienia w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dokonał zakupu. Dostawca jest wówczas obowiązany wystawić odpowiednią fakturę.

Porównanie obowiązków różnych kategorii podatników

Aktualne regulacje prawne tworzą zróżnicowany system obowiązków i uprawnień w zakresie wystawiania faktur, który można przedstawić w formie przejrzystego zestawienia:

Procedury związane z wystawianiem faktur

Proces wystawiania faktur przez różne kategorie podatników wymaga przestrzegania określonych procedur i terminów. Szczególnie istotne jest zachowanie chronologii i właściwego dokumentowania wszystkich etapów transakcji.

Procedura wystawiania faktury przez czynnego podatnika VAT

1. Identyfikacja charakteru wykonywanej czynności
2. Sprawdzenie statusu podatkowego kontrahenta
3. Ustalenie momentu powstania obowiązku podatkowego
4. Przygotowanie wszystkich wymaganych elementów faktury
5. Wystawienie faktury w odpowiednim terminie
6. Doręczenie faktury kontrahentowi
7. Wprowadzenie faktury do ewidencji VAT

Procedura dobrowolnego wystawiania faktury przez zwolnionego podatnika

1. Podjęcie decyzji o wystawieniu faktury
2. Identyfikacja podstawy prawnej zwolnienia
3. Przygotowanie faktury zgodnie z wymaganiami rozporządzenia
4. Wskazanie przepisu stanowiącego podstawę zwolnienia (wymagane przy zwolnieniu przedmiotowym, a w KSeF – przy każdym zwolnieniu)
5. Doręczenie faktury nabywcy
6. Archiwizacja kopii dokumentu

Konsekwencje prawne i podatkowe

Wystawienie faktury przez podatnika zwolnionego z VAT nie powoduje automatycznego powstania obowiązku podatkowego w podatku od towarów i usług, o ile na fakturze nie wykazano kwoty podatku. Jeśli faktura zawiera kwotę VAT, wystawca jest obowiązany do jego zapłaty (art. 108 ust. 1 ustawy o VAT). Prawidłowa faktura bez VAT służy celom dokumentacyjnym i nie ma wpływu na status podatkowy wystawcy.

Skutki dla wystawcy faktury

Przedsiębiorca zwolniony z VAT, który wystawia fakturę, nie traci swojego statusu podatkowego ani nie podlega obowiązkom właściwym dla czynnych podatników VAT. Faktura stanowi wyłącznie dokument handlowy potwierdzający wykonanie transakcji.

Skutki dla odbiorcy faktury

Nabywca otrzymujący fakturę od podatnika zwolnionego z VAT może wykorzystać ją do dokumentowania kosztów w swojej działalności gospodarczej. Nie ma jednak prawa do odliczenia podatku naliczonego, ponieważ transakcja była zwolniona od VAT. Czy forma przesłania dokumentu ma znaczenie dla odliczenia, wyjaśnia wpis faktury PDF mailem i faksem a odliczenie VAT.

Digitalizacja i elektroniczne wystawianie faktur

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wpływa również na procedury wystawiania faktur przez podatników zwolnionych z VAT. Od 1 lutego 2026 r. podatnicy co do zasady są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane w KSeF (art. 106ga ust. 1); podatnicy, u których sprzedaż wraz z podatkiem nie przekroczyła w 2024 r. 200 000 000 zł, mogli do 31 marca 2026 r. wystawiać faktury poza KSeF (art. 145l). Obowiązek nie dotyczy m.in. faktur dla konsumentów (osób fizycznych nieprowadzących działalności) ani podatników korzystających ze zwolnienia z art. 113a (art. 106ga ust. 2).

Podatnicy zwolnieni z VAT na podstawie art. 113 nie są z tego obowiązku wyłączeni – jeśli wystawiają fakturę (dobrowolnie albo na żądanie nabywcy), od 1 kwietnia 2026 r. robią to w KSeF. Do 31 grudnia 2026 r. mogą wystawiać faktury elektroniczne lub papierowe poza KSeF, dopóki wartość sprzedaży wraz z podatkiem udokumentowanej fakturami w danym miesiącu nie przekroczy 10 000 zł (art. 145m). Fakturę w KSeF może wystawić sam podatnik albo osoby, którym nadał uprawnienia do korzystania z systemu (art. 106nb).

Zalety wykorzystania systemu elektronicznego

• Automatyzacja procesów dokumentacyjnych
• Redukcja kosztów związanych z drukowaniem i przesyłaniem faktur
• Szybsza dostawa dokumentów do kontrahentów
• Lepsza kontrola nad obiegiem dokumentów
• Zgodność z nowoczesnymi standardami biznesowymi

Wyzwania implementacyjne

• Konieczność nabycia odpowiedniego oprogramowania
• Potrzeba przeszkolenia personelu
• Dostosowanie procedur wewnętrznych
• Zapewnienie bezpieczeństwa danych

Najczęstsze pytania