Polska administracja skarbowa systematycznie wprowadza kolejne obowiązki w zakresie cyfryzacji rozliczeń podatkowych. Jednym z kluczowych elementów tego procesu jest JPK_KR, czyli jednolity plik kontrolny dla ksiąg rachunkowych. Podatnicy prowadzący księgi rachunkowe muszą uwzględniać zmiany, które wpływają na sposób prowadzenia dokumentacji księgowej i komunikacji z organami podatkowymi.
Struktura JPK_KR obowiązuje już od 1 lipca 2016 roku i stanowi standardowy format przekazywania danych księgowych organom podatkowym. Przekazuje się ją na żądanie organu podatkowego (art. 193a Ordynacji podatkowej). Niezależnie od tego podatnicy CIT prowadzący księgi rachunkowe przesyłają je obowiązkowo raz w roku w odrębnej strukturze JPK_KR_PD (JPK_CIT) – podatnicy składający JPK_V7 po raz pierwszy za lata podatkowe rozpoczynające się w 2026 roku, a pozostali podatnicy – w 2027 roku.
JPK_KR to jednolity plik kontrolny wykorzystywany do przekazywania organom podatkowym ksiąg rachunkowych. Zawiera dane dotyczące zestawienia obrotów i sald, dziennika oraz zapisów na kontach księgi głównej i ksiąg pomocniczych. Od 1 lipca 2016 roku dotyczył dużych przedsiębiorców, a mali i średni przedsiębiorcy mogli przekazywać dane w tej postaci dobrowolnie do 30 czerwca 2018 roku (art. 29 ustawy z 10 września 2015 r., Dz.U. 2015 poz. 1649); od 1 lipca 2018 roku obejmuje wszystkich podatników prowadzących księgi przy użyciu programu komputerowego
Aktualne obowiązki JPK_KR na żądanie
Struktura JPK_KR (w odróżnieniu od rocznego JPK_KR_PD) jest przekazywana na żądanie organu podatkowego. Podatnicy prowadzący księgi rachunkowe przy użyciu programu komputerowego mają obowiązek udostępnić je w formie JPK_KR podczas różnych procedur kontrolnych i sprawdzających.
Warunkiem realizacji wezwania jest prowadzenie ksiąg podatkowych przy użyciu programów komputerowych (art. 193a § 1 Ordynacji podatkowej). Podatnicy prowadzący księgi rachunkowe nie mają jednak wyboru: ustawy o CIT i PIT nakazują prowadzić je przy użyciu programów komputerowych (art. 9 ust. 1c ustawy o CIT, art. 24a ust. 1e ustawy o PIT; obowiązek wchodzi etapami – u ostatniej grupy podatników za lata podatkowe rozpoczynające się w 2027 roku, art. 66 ustawy z 29 października 2021 r.).
Struktura JPK dla ksiąg rachunkowych nie jest jedyną, którą podatnicy przy użyciu programu komputerowego są zobligowani przekazać na żądanie organu podatkowego. System JPK obejmuje szeroki zakres różnych typów dokumentacji, co pozwala organom podatkowym na kompleksową analizę działalności gospodarczej.
Podatnicy mają obowiązek przekazywania plików JPK zgodnych ze schematem XSD opublikowanym przez Ministerstwo Finansów. Aktualny schemat dostępny jest na stronie gov.pl w sekcji poświęconej strukturom JPK. Nieprzestrzeganie wymagań technicznych może skutkować koniecznością ponownego przesłania plików
Rodzaje plików JPK przekazywanych na żądanie
Aktualnie na żądanie organu podatkowego przekazywane są następujące pliki JPK:
- JPK_KR - księgi rachunkowe zawierające pełną dokumentację księgową
- JPK_WB - wyciągi bankowe z wszystkich rachunków bankowych
- JPK_MAG - dokumentacja magazynowa i ewidencja stanów magazynowych
- JPK_FA - faktury VAT wystawione przez podatnika (bez faktur ustrukturyzowanych z KSeF – art. 193a § 1a Ordynacji podatkowej)
- JPK_FA_RR - faktury VAT RR przy zakupie od rolników ryczałtowych
- JPK_PKPIR - podatkowa księga przychodów i rozchodów
- JPK_EWP - ewidencja przychodów podatników na ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych
Każdy z tych plików służy różnym celom kontrolnym i może być żądany w zależności od specyfiki prowadzonej sprawy oraz rodzaju działalności gospodarczej podatnika. Organy podatkowe mają prawo żądać jednego lub kilku typów plików jednocześnie, w zależności od potrzeb prowadzonego postępowania.
Zakres raportowanych danych określany jest przez organ podatkowy przy uwzględnieniu przedmiotu i stanu prowadzonej sprawy. Może on zatem żądać udostępnienia jednej lub kilku struktur JPK z listy plików, w zależności od okresu przeprowadzanych czynności sprawdzających
Procedury żądania JPK_KR przez organy podatkowe
Podatnicy są wzywani do udostępnienia określonych struktur JPK na żądanie organów podatkowych podczas różnych procedur kontrolnych i sprawdzających. Każda z tych procedur ma swoje specyficzne cele i może dotyczyć różnych aspektów działalności gospodarczej.
Podczas postępowania podatkowego organy mogą żądać JPK_KR w celu weryfikacji prawidłowości rozliczeń podatkowych i sprawdzenia zgodności deklarowanych kwot z rzeczywistymi obrotami. Jest to jedna z najczęstszych sytuacji, w których podatnicy otrzymują wezwania do przekazania plików JPK. Wezwania często wynikają z rozbieżności z deklaracjami, dlatego warto wiedzieć, jak wypełnić deklarację VAT-7 (JPK_V7).
Czynności sprawdzające stanowią kolejny obszar, w którym organy podatkowe mogą żądać udostępnienia JPK_KR. Te czynności mają charakter weryfikacyjny i służą sprawdzeniu prawidłowości prowadzonej dokumentacji księgowej oraz zgodności z obowiązującymi przepisami.
Kontrola podatkowa to najbardziej kompleksowa forma sprawdzania działalności podatnika, podczas której organy mają prawo żądać pełnego zakresu dokumentacji, w tym JPK_KR. Kontrola może dotyczyć różnych okresów i aspektów działalności gospodarczej.
Kontrola celno-skarbowa obejmuje szczególnie obszary związane z obrotem towarowym, importem i eksportem, gdzie JPK_KR może dostarczyć cennych informacji o przepływach finansowych i towarowych.
Organ podatkowy może żądać określonych plików JPK od podatnika, a w związku z postępowaniem lub kontrolą – także wyciągu z ksiąg od kontrahenta, jeżeli prowadzi on księgi przy użyciu programów komputerowych (art. 274c § 1 pkt 2 Ordynacji podatkowej). Oznacza to, że kontrola może objąć również podmioty powiązane transakcyjnie z głównym obiektem kontroli
Terminy i procedury przekazywania
Termin przekazania jednej lub kilku struktur JPK na żądanie organu podatkowego zostaje ustalony w wezwaniu; w postępowaniu podatkowym termin na przedstawienie dowodu nie może być krótszy niż 3 dni (art. 189 § 2 Ordynacji podatkowej). Jest to minimalny czas, który organy muszą zapewnić podatnikom na przygotowanie i przekazanie wymaganych plików. Przygotowanie danych bywa trudniejsze w nietypowych przypadkach, takich jak sprzedaż z kilku kas fiskalnych w JPK.
Podatnik może w uzasadnionych przypadkach zwrócić się o wydłużenie wyznaczonego terminu. Uzasadnieniem może być między innymi nieobecność osoby odpowiedzialnej za prowadzenie księgowości czy duża ilość raportowanych danych wymagająca dodatkowego czasu na przygotowanie.
Nieprzekazanie w ustalonym przez organ podatkowy terminie pliku JPK_KR może skutkować karą porządkową (art. 262 § 1 pkt 2a Ordynacji podatkowej – do 3 800 zł w 2026 r., od 1 stycznia 2027 r. do 3 900 zł), a w określonych sytuacjach także odpowiedzialnością karną skarbową. Zakres tej odpowiedzialności, czy mamy do czynienia z wykroczeniem skarbowym czy z przestępstwem skarbowym, uzależniony jest od okoliczności sprawy.
Szczególnie istotne są takie czynniki jak wartość uszczuplenia należności podatkowej, motywy działania sprawcy, stopień szkodliwości społecznej oraz sposób dokonania czynu. Te elementy decydują o rodzaju i wysokości kar, które mogą zostać nałożone na podatnika.
Sposoby przekazywania plików JPK
Pliki JPK na żądanie mogą zostać przekazane za pośrednictwem różnych kanałów komunikacji, co daje podatnikom elastyczność w wyborze najwygodniejszego sposobu. Każdy z dostępnych sposobów ma swoje specyficzne wymagania i procedury.
- Aplikacja udostępniona przez resort finansów - oficjalna platforma rządowa
- Komercyjne aplikacje online - rozwiązania oferowane przez prywatnych dostawców
- Uaktualniony program księgowy - bezpośrednie wysyłanie z systemu księgowego
- Nośniki danych fizyczne - pendrive, karta pamięci, płyta CD/DVD
W przypadku przekazania plików za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, plik w formie ustrukturyzowanej powinien być sygnowany podpisem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. To wymaganie zapewnia autentyczność i integralność przekazywanych danych.
W razie przekazania pliku lub plików przy wykorzystaniu nośników danych sporządzany jest protokół pobrania danych w formie elektronicznej. Protokół ten stanowi oficjalne potwierdzenie przekazania dokumentacji i może być wykorzystany jako dowód w przypadku sporów
| Sposób przekazania | Wymagania techniczne | Podpis elektroniczny | Protokół |
|---|---|---|---|
| Aplikacja rządowa | Przeglądarka internetowa | Tak | Nie |
| Aplikacje komercyjne | Dostęp do internetu | Tak | Nie |
| Program księgowy | Integracja z systemem | Tak | Nie |
| Nośnik fizyczny | Brak | Nie | Tak |
Wymagania techniczne i bezpieczeństwo
Przekazywanie plików JPK_KR wymaga zachowania odpowiednich standardów technicznych i bezpieczeństwa. Pliki muszą być przygotowane zgodnie z aktualnymi schematami XSD, które są regularnie aktualizowane przez Ministerstwo Finansów.
Szczególną uwagę należy zwrócić na integralność danych i ich zabezpieczenie podczas transmisji. Podpis elektroniczny nie tylko potwierdza tożsamość nadawcy, ale również pozwala wykryć, czy dane zostały zmodyfikowane podczas przesyłania.
Podatnicy korzystający z usług biur rachunkowych powinni upewnić się, że ich dostawcy usług księgowych są przygotowani na obsługę wszystkich wymaganych formatów JPK i posiadają odpowiednie narzędzia do ich generowania i przekazywania. Szerszą listę zadań, które w tym roku spoczywają na biurach, zestawiamy w przeglądzie obowiązki biur rachunkowych w 2026 roku.
Przedsiębiorstwo produkcyjne otrzymało wezwanie do przekazania JPK_KR za okres ostatnich trzech lat w związku z kontrolą podatkową. Firma korzystała z różnych systemów księgowych w tym okresie, co wymagało przygotowania plików w różnych formatach. Dzięki zachowaniu kopii zapasowych i współpracy z dostawcami oprogramowania, udało się przygotować wszystkie wymagane pliki w terminie 7 dni.
Obowiązkowe przesyłanie ksiąg - JPK_KR_PD
Najbardziej znaczące zmiany w systemie JPK_KR dotyczą wprowadzenia obowiązkowego przesyłania ksiąg rachunkowych do urzędów skarbowych. Oznacza to przejście od systemu reaktywnego, gdzie pliki są przekazywane na żądanie, do systemu, w którym księgi trafiają do urzędu bez wezwania. Księgi rachunkowe i pliki JPK_KR przygotowuje dla klientów nasze biuro rachunkowe w Warszawie.
Początkowo zmiany miały wejść w życie od 1 stycznia 2023 roku, jednak zostały przesunięte w czasie ze względu na potrzebę lepszego przygotowania zarówno podatników, jak i administracji skarbowej do nowych obowiązków.
Obowiązkowe przesyłanie ksiąg wprowadzono stopniowo (art. 66 ust. 2 ustawy z 29 października 2021 r., Dz.U. 2021 poz. 2105, w brzmieniu Dz.U. 2023 poz. 1059). W pierwszej kolejności objęło największych podatników oraz podatkowe grupy kapitałowe, a później podatników pozostałych.
Obowiązek wynika z art. 9 ust. 1c ustawy o CIT: podatnicy prowadzący księgi rachunkowe prowadzą je przy użyciu programów komputerowych i przesyłają je po zakończeniu roku podatkowego w strukturze JPK_KR_PD (dane z ewidencji środków trwałych – JPK_ST_KR – są zwolnione z przesyłania za lata 2025–2028, Dz.U. 2024 poz. 1861 i Dz.U. 2026 poz. 1444). Księgi rachunkowe są zatem przesyłane przez podatników do urzędu skarbowego w formie ustrukturyzowanej bez wezwania
Harmonogram wdrażania obowiązkowego JPK_KR_PD
Harmonogram obowiązkowego przesyłania ksiąg rachunkowych przez podatników CIT przedstawia się następująco:
Za rok podatkowy rozpoczynający się po 31 grudnia 2024 roku księgi przesyłają podatkowe grupy kapitałowe oraz podatnicy, u których przychód za poprzedni rok podatkowy przekroczył równowartość 50 mln euro. Ta grupa obejmuje największe korporacje i podmioty o znaczącym wpływie na gospodarkę.
Za rok podatkowy rozpoczynający się po 31 grudnia 2025 roku obowiązek dotyczy podatników obowiązanych do przesyłania ewidencji JPK_V7. To znaczące rozszerzenie obowiązku na większość podatników CIT.
Za rok podatkowy rozpoczynający się po 31 grudnia 2026 roku do przesyłania ksiąg zobligowani będą także pozostali podatnicy CIT prowadzący księgi rachunkowe. Ten etap obejmuje praktycznie wszystkie podmioty prowadzące pełną księgowość, z wyjątkiem zwolnionych z art. 9 ust. 1d ustawy o CIT.
Księgi rachunkowe w formie ustrukturyzowanej przesyła się raz w roku, po zakończeniu roku podatkowego – nie co miesiąc ani co kwartał (art. 9 ust. 1c ustawy o CIT). Podatnicy PIT prowadzący księgi rachunkowe przesyłają je na podstawie art. 24a ust. 1e ustawy o PIT – po raz pierwszy za rok podatkowy rozpoczynający się po 31 grudnia 2025 roku (podatnicy JPK_V7) albo po 31 grudnia 2026 roku (pozostali) – art. 66 ust. 1 ustawy z 2021 r.
Terminy przekazywania w nowym systemie
W systemie obowiązkowego przesyłania podatnicy przekazują księgi w określonych terminach, niezależnie od żądań organów podatkowych. Terminy te są powiązane z końcem roku podatkowego.
Od 1 lipca 2026 roku podatnicy CIT przesyłają księgi do końca siódmego miesiąca po zakończeniu roku podatkowego (art. 9 ust. 1c ustawy o CIT w brzmieniu ustawy z 15 maja 2026 r., Dz.U. 2026 poz. 779); spółki niebędące osobami prawnymi z art. 9 ust. 1e – do końca siódmego miesiąca po zakończeniu roku obrotowego. Za lata rozpoczęte w 2025 roku i zakończone przed 1 kwietnia 2026 roku ten sam termin wprowadziło rozporządzenie z 16 lutego 2026 r. (Dz.U. 2026 poz. 188).
Wcześniej termin przekazania upływał w dniu upływu terminu złożenia zeznania za dany rok podatkowy. Podatnicy PIT prowadzący księgi rachunkowe przesyłają je od 1 lipca 2026 roku do 31 lipca roku następnego (art. 24a ust. 1e pkt 2 ustawy o PIT, Dz.U. 2026 poz. 779).
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością prowadząca działalność handlową z rocznym obrotem 15 mln złotych, czynny podatnik VAT składający JPK_V7, z rokiem podatkowym równym kalendarzowemu, przesyła księgi po raz pierwszy za 2026 rok – do 31 lipca 2027 roku – a za 2027 rok do 31 lipca 2028 roku. Firma musi przygotować swoje systemy księgowe do automatycznego generowania tych plików.
Przygotowanie do zmian w JPK_KR
Obowiązek przesyłania ksiąg wymaga odpowiedniego przygotowania ze strony podatników. Przede wszystkim konieczne jest zapewnienie, że prowadzone księgi rachunkowe są w pełni skomputeryzowane i zgodne z wymaganiami technicznymi.
Podatnicy powinni zweryfikować, czy ich obecne systemy księgowe są w stanie generować pliki JPK_KR zgodne z aktualnymi schematami XSD. W przypadku starszych systemów może być konieczna aktualizacja lub wymiana oprogramowania.
Szczególnie istotne jest zapewnienie ciągłości i integralności danych księgowych. Systemy muszą być zabezpieczone przed utratą danych i nieautoryzowanym dostępem, co jest wymagane nie tylko dla celów JPK_KR, ale również zgodnie z ogólnymi przepisami o rachunkowości.
Warto również przygotować procedury wewnętrzne dotyczące generowania i przekazywania plików JPK_KR, w tym określenie osób odpowiedzialnych za te czynności i harmonogram ich wykonywania.
Podatnicy prowadzący księgi rachunkowe przy użyciu programu komputerowego mają obowiązek udostępnić je na żądanie organu podatkowego w formie JPK_KR. Dotyczy to wszystkich podmiotów prowadzących dokumentację księgową elektronicznie, niezależnie od wielkości działalności
Wpływ na codzienne prowadzenie księgowości
Obowiązkowe przesyłanie ksiąg wpływa na codzienne prowadzenie księgowości w przedsiębiorstwach. Księgowi muszą zapewnić, że wszystkie operacje gospodarcze są prawidłowo i terminowo ewidencjonowane w systemach komputerowych.
Szczególną uwagę należy zwrócić na jakość danych wprowadzanych do systemu księgowego. Błędy i nieścisłości, które wcześniej mogły być korygowane przed kontrolą, trafiają teraz do organów podatkowych razem z przesłanymi księgami.
Konieczne jest również wdrożenie dodatkowych procedur kontrolnych, które pozwolą na weryfikację poprawności generowanych plików JPK_KR przed ich przekazaniem. Może to obejmować regularne sprawdzanie sum kontrolnych, weryfikację kompletności danych i zgodności z wymaganiami technicznymi.
Biura rachunkowe obsługujące wielu klientów muszą zorganizować swoje procesy tak, aby móc terminowo generować i przekazywać pliki JPK_KR dla wszystkich obsługiwanych podmiotów. Może to wymagać inwestycji w dodatkowe systemy i szkolenia personelu.
Konsekwencje nieprzestrzegania obowiązków
Nieprzestrzeganie obowiązków związanych z JPK_KR może skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi i finansowymi. Obecne przepisy przewidują odpowiedzialność karną skarbową za nieprzekazanie plików w wymaganym terminie.
Zakres odpowiedzialności karnej skarbowej zależy od konkretnych okoliczności sprawy. Może to być wykroczenie skarbowe lub przestępstwo skarbowe, w zależności od wartości uszczuplenia należności podatkowej, motywów działania sprawcy i stopnia szkodliwości społecznej.
Za nieprzesłanie obowiązkowo przesyłanych ksiąg albo przesłanie ich nierzetelnych grozi grzywna do 240 stawek dziennych, a za przesłanie po terminie lub wadliwych – kara za wykroczenie skarbowe (art. 61a Kodeksu karnego skarbowego). Organy podatkowe mają możliwość szybkiego wykrycia przypadków nieprzestrzegania obowiązków sprawozdawczych.
Dodatkowo, nieprawidłowe lub niekompletne pliki JPK_KR mogą stać się podstawą do wszczęcia postępowań kontrolnych lub sprawdzających, co może generować dodatkowe koszty i obciążenia dla podatników.
Nieprzekazanie w ustalonym przez organ podatkowy terminie pliku JPK_KR może spowodować karę porządkową albo odpowiedzialność karną skarbową. Zakres tej odpowiedzialności uzależniony jest od okoliczności sprawy, w szczególności od wartości uszczuplenia należności podatkowej i motywów działania sprawcy
Korzyści z prawidłowego wdrożenia
Pomimo dodatkowych obowiązków, prawidłowe wdrożenie systemu JPK_KR może przynieść podatnikom pewne korzyści. Przede wszystkim, regularne przekazywanie danych może przyczynić się do szybszego rozpatrywania spraw podatkowych i redukcji czasu kontroli.
Organy podatkowe, mając dostęp do danych księgowych, mogą prowadzić analizy bez wzywania podatnika, co może zmniejszyć potrzebę przeprowadzania długotrwałych kontroli w siedzibie podatnika. To z kolei może ograniczyć zakłócenia w codziennym funkcjonowaniu przedsiębiorstwa.
Dodatkowo, systematyczne przekazywanie prawidłowych danych może budować pozytywny wizerunek podatnika jako podmiotu rzetelnego i współpracującego z administracją skarbową. Może to mieć pozytywny wpływ na przyszłe relacje z organami podatkowymi.
Wdrożenie nowoczesnych systemów księgowych niezbędnych do obsługi JPK_KR może również przyczynić się do poprawy efektywności wewnętrznych procesów księgowych i zarządczych w przedsiębiorstwie.
