Ситуація, коли вхідний рахунок-фактура (faktura) знаходиться через певний час, – одна з найпоширеніших, з якими підприємці стикаються в щоденній бухгалтерській практиці. Найчастіше це стосується рахунків за періоди, за які вже сплачено авансові платежі з податку на доходи та VAT (ПДВ). Буває також, що рахунки надходять до нас із запізненням із причин, які від нас не залежать. У таких ситуаціях виникає природне запитання: чи можна правильно облікувати знайдений рахунок-фактуру і які податкові наслідки це має?
Облік забутих або запізнілих рахунків-фактур потребує детального аналізу у двох правових площинах. Перша – це правила податку на товари та послуги (VAT), друга – правила податку на доходи (PIT (податок на доходи фізичних осіб) або CIT (податок на прибуток)). Кожна з цих площин має свої окремі правила й терміни, яких слід суворо дотримуватися, щоб уникнути проблем із податковими органами.
Знайдені вхідні рахунки-фактури можна облікувати за умови дотримання строків, передбачених податковим законодавством. Ці строки залежать від виду податку та методу обліку витрат, який застосовує підприємець. Після спливу основних строків зазвичай потрібно виправити попередні розрахунки (декларацію VAT або річну декларацію), а право на відрахування VAT, як правило, втрачається через 5 років, рахуючи від початку року, в якому воно виникло
Правила обліку знайдених рахунків-фактур для VAT
Активні платники VAT мають певні можливості відрахувати вхідний податок із рахунків-фактур, знайдених після періоду, в якому їх слід було облікувати спочатку. Основне правило – VAT можна відрахувати в періоді, в якому в продавця виникло податкове зобов’язання, але закон передбачає також додаткові розрахункові періоди, в яких можна здійснити відрахування.
Активні платники VAT, які звітують щомісяця, можуть відрахувати VAT в одному з трьох наступних розрахункових періодів після періоду, в якому виникло право на відрахування (стаття 86 частина 11 Закону про VAT). На практиці це означає чотири місяці на правильне відрахування. Платники, які звітують щокварталу, мають два наступні розрахункові періоди, тобто загалом три квартали на відрахування VAT.
Ключова умова відрахування VAT – фактичне отримання рахунку-фактури або митного документа. Не можна відрахувати VAT до отримання документа, навіть якщо в продавця вже виникло податкове зобов’язання. Дата отримання рахунку-фактури є точкою відліку для розрахункових періодів (стаття 86 частина 10b пункт 1 Закону про VAT). Структурований рахунок-фактура вважається отриманим через KSeF (Національна система електронних рахунків-фактур) у день присвоєння йому номера в цій системі (стаття 106na частина 3), тож для такого рахунку важить саме ця дата, а не день, коли ви його помітили
Застосування цих правил можна показати на конкретних прикладах. Якщо підприємець, який звітує з VAT щомісяця, отримав рахунок-фактуру в лютому, забув його облікувати і знайшов лише у квітні, він ще може його облікувати. VAT із такого рахунку можна внести до реєстру закупівель VAT у лютому (місяць отримання) або в березні, квітні чи травні (три наступні розрахункові періоди).
У разі квартальної звітності ситуація схожа, але періоди довші. Підприємець, який отримав рахунок-фактуру в січні (перший квартал), а знайшов його у квітні, може облікувати VAT у першому, другому або третьому кварталі податкового року.
Після спливу цих строків відрахування все ще можливе через коригування декларації (JPK_V7 (декларація VAT з реєстром, файл JPK)) за період, у якому виникло право на відрахування, або за один із трьох (при квартальній звітності – двох) наступних періодів, але не пізніше ніж протягом 5 років, рахуючи від початку року, в якому це право виникло (стаття 86 частина 13 Закону про VAT). Це дає змогу виправити помилки або доповнити пропуски з минулого.
Методи обліку витрат у податку на доходи
Для податку на доходи вирішальне значення має метод обліку витрат, який застосовує платник. Підприємці, які ведуть KPiR (книга доходів і витрат), можуть обирати між двома методами: спрощеним або методом нарахування (стаття 22 частина 6 Закону про PIT). Вибір методу безпосередньо впливає на те, як облікувати знайдені рахунки-фактури.
За спрощеного методу витрати слід визнавати в момент їх понесення. Моментом понесення витрати вважається дата виставлення рахунку-фактури або іншого облікового документа, наприклад страхового поліса чи договору. Цей метод не передбачає поділу витрат на прямо або опосередковано пов’язані з доходом, що значно спрощує облік.
Спрощений метод обліку витрат не потребує формального повідомлення податкової (urząd skarbowy). Підприємець просто послідовно застосовує його протягом усього податкового року. Змінювати метод протягом податкового року не можна, і це може спричинити проблеми з податковими органами. Не плутайте його з касовим методом за статтею 14c Закону про PIT, який обирають, подавши заяву до податкової до 20 лютого податкового року
Метод нарахування потребує детальнішого підходу до обліку витрат. Основне правило – визнавати витрати в тому році, якого вони фактично стосуються, з поділом на прямі та непрямі витрати. Прямі витрати, як-от закупівля товарів для перепродажу, слід визнати в тому податковому році, в якому отримано відповідні доходи.
Непрямі витрати за методом нарахування визнають на дату їх понесення, тобто в день виставлення рахунку-фактури або іншого облікового документа (стаття 22 частини 5c і 6b Закону про PIT). Якщо непрямі витрати стосуються періоду, довшого за податковий рік, і неможливо визначити, яка їх частина припадає на конкретний рік, їх потрібно розподілити пропорційно до тривалості періодів, яких вони стосуються.
Строки обліку знайдених рахунків-фактур
Для податку на доходи облікувати рахунок-фактуру, як правило, можна на дату його виставлення або пізніше, але з важливим обмеженням до кінця податкового року – витрати враховуються в тому податковому році, в якому їх понесено (стаття 22 частина 4 Закону про PIT). Це означає, що витрату з рахунку-фактури – суму нетто для активних платників VAT або суму брутто для звільнених від VAT – слід облікувати в тому році, якого вона стосується.
Застосування цього правила можна показати на прикладі. Підприємець, який отримав у жовтні рахунок-фактуру за канцтовари, забув його облікувати і знайшов лише в грудні, ще може правильно його облікувати. Умова – витрата має відповідати визначенню витрат, що враховуються в оподаткуванні (KUP), і бути пов’язаною з господарською діяльністю.
Витрата, що враховується в оподаткуванні, має бути безпосередньо пов’язана з господарською діяльністю і служити отриманню доходу. Особисті витрати підприємця або витрати, не пов’язані з діяльністю, не можуть бути визнані такими витратами, навіть якщо їх понесено у зв’язку з фірмою
Облікувати знайдений рахунок-фактуру можна до кінця податкового року. Після цього облік значно ускладнюється: витрату визнають у тому році, в якому її понесено, і виправляють річну декларацію за цей рік (стаття 81 Податкового кодексу (Ordynacja podatkowa)), що означає додаткові обов’язки.
Практичні процедури обліку забутих рахунків-фактур
Порядок обліку знайдених рахунків-фактур залежить від того, чи рахунок знайшовся до, чи після розрахунку податкового періоду. Якщо рахунок знайшовся до закриття періоду, процедура досить проста – його треба облікувати за датою виставлення, зберігаючи хронологію облікових записів.
Значно складніша ситуація, коли рахунок-фактура знайшовся після закриття розрахункового періоду. У такому разі підприємець має перевірити, чи він ще вкладається в строки, передбачені податковим законодавством для VAT і податку на доходи. Якщо так, для порядку рекомендується облікувати такі рахунки першим днем місяця, в якому їх знайдено.
Облік знайдених рахунків-фактур першим днем місяця, в якому їх знайдено, має бути наслідком виняткових обставин. Ця практика не повинна стати постійним способом ведення обліку, оскільки може викликати в контролюючих органів сумніви щодо достовірності обліку
Такий підхід має своє практичне обґрунтування. Він дозволяє підприємцям уникнути коригування вже поданих декларацій і надісланих файлів JPK. Завдяки цьому можна зберегти безперервність податкових розрахунків без додаткових адміністративних ускладнень.
Обов’язки, пов’язані з файлом JPK_V7
Активні платники VAT зобов’язані щомісяця подавати файли JPK_V7, обсяг даних яких визначає розпорядження Міністра фінансів, інвестицій і розвитку від 15 жовтня 2019 року (Dz.U. (Вісник законів) 2019 р. поз. 1988 зі змінами). Одним із ключових елементів цього файлу є дата виставлення рахунку-фактури, тож підприємці мають показувати в JPK_V7 фактичну дату, зазначену на вхідному рахунку-фактурі. Якщо дані в такому рахунку помилкові, допомогти може коригувальна нота в KSeF.
Ця вимога має важливі наслідки для обліку знайдених рахунків-фактур. Навіть якщо рахунок облікувати в пізнішому періоді, ніж його виставлено, у файлі JPK_V7 треба показати фактичну дату виставлення. Тому потрібно точно фіксувати дати виставлення всіх облікових документів.
Структура JPK_V7 вимагає також інших важливих даних, зокрема:
- Номер рахунку-фактури відповідно до позначення на документі
- Дата виставлення рахунку-фактури продавцем
- Дата отримання рахунку-фактури покупцем
- Вартість нетто і сума вхідного VAT з поділом на придбання основних засобів та інших товарів і послуг
- Спеціальні позначки, наприклад «MPP» (механізм розділеного платежу) або «IMP» (імпорт товарів)
- NIP (податковий номер) і назва постачальника
Помилки у файлі JPK_V7 можуть призвести до фінансових санкцій з боку податкового органу. Особливу увагу слід звернути на відповідність дат виставлення рахунків-фактур фактичним датам на документах і на правильність сум податку
Різниця в датах обліку для VAT і податку на доходи
Під час обліку знайдених рахунків-фактур особливо важливо розрізняти дати обліку для VAT і для податку на доходи. Ці дати можуть відрізнятися, бо в обох податкових системах діють різні правила.
Для VAT важить дата отримання документа і можливість облікувати його в одному з наступних розрахункових періодів за описаними вище правилами. Тож дата обліку для VAT може відрізнятися від дати запису в книзі доходів і витрат.
Для податку на доходи вирішальні дата понесення витрати і податковий рік, якого вона стосується. На практиці це означає, що знайдений рахунок-фактуру можна внести до KPiR на дату, коли його знайдено (якщо це той самий податковий рік), а до реєстру VAT – на дату, яку дозволяють правила VAT. Зразок документа для виправлення записів про витрати знайдете в статті документ коригування витрат.
Підприємець, який веде торговельну діяльність, отримав у жовтні рахунок-фактуру за юридичні послуги, але помилково поклав його не в ту папку. Рахунок він знайшов у грудні того самого року. Для податку на доходи він міг облікувати витрату в грудні, бо це був той самий податковий рік. Для VAT він міг відрахувати вхідний податок у жовтні, листопаді, грудні або в січні наступного року.
Наслідки пропуску строків обліку
Пропуск передбачених податковим законодавством строків обліку знайдених рахунків-фактур має фінансові та правові наслідки. Для VAT після спливу строків зі статті 86 частини 11 Закону про VAT відрахування можливе вже лише через коригування декларації, а через 5 років, рахуючи від початку року, в якому виникло право на відрахування, це право втрачається (стаття 86 частина 13), що безпосередньо збільшує податкове навантаження підприємця.
Втрата права на відрахування VAT особливо відчутна при рахунках-фактурах на великі суми. Підприємець тоді має покрити VAT із власних коштів, не маючи змоги відрахувати його від податкових зобов’язань з VAT. Поки цього не сталося, можна скористатися коригуванням декларації, але це пов’язано з додатковими формальностями, а під час податкової перевірки або податкового провадження право на коригування в їхніх межах призупиняється (стаття 81b Податкового кодексу).
Коригування декларації VAT полягає в поданні коригувального файлу JPK_V7 (стаття 81 § 2 Податкового кодексу) за період, у якому виникло право на відрахування, або за один із трьох (при квартальній звітності – двох) наступних періодів. Закон не вимагає доводити, що рахунок-фактуру пропущено ненавмисно, – важливо дотриматися 5-річного строку зі статті 86 частини 13 Закону про VAT
Для податку на доходи витрати враховуються в тому податковому році, в якому їх понесено (стаття 22 частина 4 Закону про PIT), тож витрата з рахунку за закритий рік не переноситься на наступний рік. Її враховують у розрахунку за рік, у якому її понесено, шляхом коригування річної декларації (стаття 81 Податкового кодексу). Після спливу строку давності (як правило, 5 років від кінця року, в якому минув строк сплати податку, – стаття 70 § 1 Податкового кодексу) коригування вже неможливе.
Документування процесу обліку
Належне документування обліку знайдених рахунків-фактур має ключове значення для прозорості обліку та уникнення проблем під час можливих податкових перевірок. Документація має містити всю важливу інформацію про обставини, за яких рахунок знайдено, і причини запізнення з обліком.
Рекомендується скласти службову записку або інший внутрішній документ, який міститиме:
- Дату отримання рахунку-фактури підприємцем
- Дату, коли рахунок фактично знайдено
- Причини запізнення з обліком
- Дату запису в кожному з реєстрів
- Правову підставу застосованого облікового рішення
Документування облікових процесів служить не лише цілям контролю, а й полегшує ведення обліку в майбутньому. Добре задокументовані процедури допомагають уникати подібних проблем і є зразком дій для працівників бухгалтерії
Особливу увагу слід звернути на збереження хронології в облікових записах. Якщо рахунок-фактуру облікують у пізнішому періоді, ніж його отримано, це слід чітко зазначити в описі облікової операції. Опис має містити інформацію про фактичну дату отримання документа і причину запізнілого обліку.
Вплив на фінансову звітність
Облік знайдених рахунків-фактур безпосередньо впливає на фінансову звітність підприємства. Витрати, визнані із запізненням, можуть вплинути на фінансовий результат періоду, в якому їх облікувано, а це може мати значення для оцінки фінансового стану фірми контрагентами, банками чи іншими зацікавленими сторонами.
У суб’єктів, які складають фінансову звітність відповідно до Закону про бухгалтерський облік, запізнілий облік може потребувати коригувань у фінансовій звітності або розкриття інформації в пояснювальних примітках. Це особливо важливо для значних сум, які можуть вплинути на оцінку майнового та фінансового стану суб’єкта.
Підприємці, які ведуть спрощені форми обліку, також мають усвідомлювати вплив запізнілих записів на свої податкові розрахунки. Концентрація витрат в одному періоді може вплинути на розмір авансових платежів із податку на доходи та на фінансову ліквідність фірми.
| Вид обліку | Вплив на звітність | Потрібні дії | Строки |
|---|---|---|---|
| KPiR | Зміна податкового результату | Облік до кінця року | До 31 грудня |
| Бухгалтерські книги | Коригування звітності | Пояснювальна примітка | Згідно із Законом про бухгалтерський облік |
| Ryczałt (єдиний податок із зареєстрованого доходу) | Без впливу на облік | Зберігання документів | Стандартні |
Найпоширеніші помилки під час обліку знайдених рахунків-фактур
У бухгалтерській практиці трапляється низка типових помилок, пов’язаних з обліком знайдених рахунків-фактур, які можуть спричинити проблеми з податковими органами. Знання цих помилок допомагає їх уникнути і правильно вести облік.
Одна з найпоширеніших помилок – облік рахунку-фактури з датою, коли його знайдено, замість дати отримання. Це може спричинити проблеми з відрахуванням VAT, особливо якщо пропущено передбачені законом строки. Правильна практика – облікувати з датою отримання, але в періоді, коли рахунок знайдено, з відповідним описом операції.
Ще одна часта помилка – нерозрізнення дат обліку для VAT і податку на доходи. Підприємці часто облікують рахунок-фактуру з однією датою в усіх реєстрах, що може бути неправильним з погляду податкового законодавства. Кожен реєстр має свої специфічні вимоги, які слід враховувати.
Помилки в обліку знайдених рахунків-фактур можуть виявити під час податкової перевірки, що призведе до донарахування податкових зобов’язань разом із пенею. Контролюючі органи звертають особливу увагу на систематичне запізнення з обліком або облік великої кількості рахунків в останні дні податкового року
Проблемним є також облік рахунків-фактур без перевірки, чи вони ще вкладаються в передбачені законом строки. Деякі підприємці помилково вважають, що будь-який знайдений рахунок можна облікувати незалежно від того, скільки минуло часу. Насправді пропуск строків може означати втрату права на відрахування VAT або на визнання витрати.
Інформаційні системи та облік знайдених рахунків-фактур
Сучасні облікові системи мають функції, які полегшують правильний облік знайдених рахунків-фактур. Більшість програм дозволяє розрізняти дату виставлення рахунку, дату запису в KPiR і дату запису для VAT, що є ключовим для правильного розрахунку податків. Таке розрізнення дат ми застосовуємо щодня, ведучи облік клієнтів як бухгалтерська фірма у Варшаві.
Під час обліку знайдених рахунків-фактур в інформаційних системах особливу увагу слід звернути на:
- Дату виставлення рахунку-фактури відповідно до документа
- Дату запису в книзі доходів і витрат
- Дату запису в реєстрі закупівель VAT
- Правильний опис облікової операції
- Збереження хронологічної нумерації
Облікові системи часто дають змогу формувати звіти про рахунки-фактури, облікувані із запізненням, що полегшує контроль облікових процесів і виявлення ділянок, які потребують покращення. Такі звіти можуть бути корисними також під час підготовки до податкової перевірки.
Використання функцій автоматичного обліку в інформаційних системах може допомогти уникнути проблем із загубленими рахунками-фактурами. Регулярне сканування і внесення документів до системи зменшує ризик втрати або забування рахунків
