KSeF (Національна система електронних рахунків-фактур) принесла суттєві зміни у спосіб виставлення та зберігання електронних рахунків-фактур (faktura) у Польщі. З розвитком системи виникають запитання про можливість виправлення помилок у вже виставлених документах. Одне з найчастіших – чи можна виставляти коригувальні ноти (nota korygująca) на платформі, яку надає Міністерство фінансів. Окреме питання — коригування коригувального рахунку-фактури, коли помилку допущено в самому коригуванні.
Коротка відповідь: з 1 лютого 2026 року коригувальної ноти більше немає – статтю 106k Закону про VAT, яка її регулювала, скасовано (це стосується всіх рахунків-фактур, а не лише виставлених у KSeF). Помилку в рахунку-фактурі, зокрема формальну, наприклад в адресі чи назві компанії, виправляє продавець коригувальним рахунком-фактурою (стаття 106j частина 1 пункт 5), а структурований рахунок-фактуру коригують у KSeF (стаття 106j частина 4). Покупець може лише попросити продавця про коригування. Нижче пояснюємо, як нота працювала до 31 січня 2026 року, що відбувається з нотами, виставленими раніше, і як виправити помилку сьогодні.
Що таке коригувальна нота і коли її можна виставити
Коригувальна нота була – мовою закону – рахунком-фактурою, який виставляв покупець. Її основна функція полягала у формальному виправленні отриманого від продавця рахунку-фактури, якщо він містив помилки, що не впливали на вартість операції. Правила щодо коригувальних нот містила стаття 106k Закону про VAT, скасована з 1 лютого 2026 року.
До 31 січня 2026 року покупець товару чи послуги міг виставити коригувальну ноту лише в разі отримання рахунку-фактури з певними видами помилок. З 1 лютого 2026 року нову ноту виставити неможливо взагалі
Відповідно до колишньої статті 106k частини 1 Закону про VAT коригувальну ноту можна було виставити лише щодо помилок, інших ніж ті, що стосуються ключових економічних елементів операції (стаття 106e частина 1 пункти 8–15). Тобто не можна було виправляти помилки, пов’язані з мірою та кількістю поставлених товарів, обсягом виконаних послуг, ціною одиниці товару чи послуги без податку або сумою будь-яких знижок чи зменшень ціни.
Коригувальну ноту не можна було застосовувати для виправлення помилок у вартості продажу нетто, ставках VAT (ПДВ), загальній вартості продажу з розбивкою за ставками, сумах податку із загальної вартості продажу нетто та загальних сумах до сплати
На практиці коригувальну ноту застосовували переважно для формальних помилок, як-от неправильні адресні дані, помилки в назві компанії, неправильний NIP (податковий номер) чи інші помилки, що не впливають на економічну вартість операції. У випадку, описаному в запитанні, щодо неправильної адреси компанії коригувальна нота була типовим рішенням – з 1 лютого 2026 року таку помилку виправляє продавець коригувальним рахунком-фактурою.
Формальні вимоги до коригувальної ноти
Відповідно до колишньої статті 106k частини 3 Закону про VAT коригувальна нота мала відповідати певним формальним вимогам. Сьогодні ця частина важлива переважно для перевірки нот, виставлених до 31 січня 2026 року.
Основні елементи коригувальної ноти охоплювали:
- Чітке позначення документа як "NOTA KORYGUJĄCA" (коригувальна нота)
- Присвоєння порядкового номера та зазначення дати виставлення
- Зазначення імен і прізвищ або назв особи, що виставила ноту, та особи, що виставила рахунок-фактуру
- Зазначення адрес і номерів NIP обох сторін
- Посилання на дані, що містяться у виправлюваному рахунку-фактурі
- Зазначення змісту, що коригується, та правильного змісту
Дані, що містяться у виправлюваному рахунку-фактурі, потрібно було точно зазначити в коригувальній ноті. Це охоплювало дані зі статті 106e частини 1 пунктів 1–6: дату виставлення, номер рахунку-фактури, дані сторін та їхні номери NIP, а також дату поставки товарів чи надання послуг
Ключовим елементом процедури була потреба отримати прийняття коригувальної ноти особою, що виставила рахунок-фактуру (колишня стаття 106k частина 2). До нот, виставлених до 1 лютого 2026 року й ще не прийнятих, ця вимога застосовується й далі (стаття 15 частина 1 закону від 16 червня 2023 року, Dz.U. (Вісник законів) 2023 поз. 1598). Формою прийняття може бути підтвердження, отримане електронно, наприклад електронний лист із підтвердженням прийняття коригувальної ноти.
Коригувальна нота в системі KSeF – чинні обмеження
Систему KSeF спроєктовано для структурованих електронних рахунків-фактур, які є єдиною допустимою формою документів на цій платформі. Коригувальна нота не належить до категорії структурованих рахунків-фактур, що суттєво обмежує її застосування в контексті системи.
У системі KSeF не передбачено можливості формального коригування документів покупцями. Безпосередньо в системі дані виправляють лише за допомогою коригувальних рахунків-фактур, які виставляє продавець
Платформа KSeF ніколи не давала покупцям змоги вносити коригувальні ноти до системи. Тому в добровільний період користування KSeF (до 31 січня 2026 року) підприємці могли виправляти формальні дані рахунків-фактур із KSeF лише за допомогою коригувальних нот, виставлених поза системою. З 1 лютого 2026 року і цей шлях закритий.
Наслідки цього обмеження в добровільний період були різноманітними:
- Рахунки-фактури з помилковими даними залишалися в системі KSeF без можливості їх безпосередньої зміни покупцем
- Виправлення, внесені коригувальними нотами, виставленими поза системою, не відображалися в базі даних KSeF
- Підприємці мали вести додаткову документацію коригувальних нот поза системою – ноти, виставлені до 31 січня 2026 року, і далі потрібно зберігати
- Виникав ризик розбіжностей між даними в системі KSeF і фактичним станом після внесення виправлень
Зберігання документів у системі KSeF і поза нею
Система KSeF забезпечує автоматичне зберігання рахунків-фактур протягом 10 років, рахуючи від кінця року, в якому їх виставлено (стаття 112aa частина 1 Закону про VAT). Як правило, це звільняє підприємців від обов’язку окремо зберігати рахунки-фактури, виставлені в системі, зокрема коригувальні, що є значним адміністративним полегшенням.
Підприємець, який виставляє рахунки-фактури на продаж у системі KSeF, як правило, не мусить зберігати їх окремо поза цією системою. Виняток: коли строк давності податкового зобов’язання спливає пізніше, ніж 10 років зберігання в KSeF, рахунок-фактуру потрібно зберігати поза системою (стаття 112aa частина 2)
Інакше виглядає ситуація з коригувальними нотами, виставленими поза системою KSeF до 31 січня 2026 року. Ці документи не охоплені автоматичним зберіганням у системі, тобто платник податку зобов’язаний зберігати їх самостійно. Інші обмеження системи видно, наприклад, при спробі зміни дати виставлення рахунку-фактури в KSeF.
Строк зберігання коригувальних нот визначають норми про строк давності (стаття 112 Закону про VAT, стаття 70 § 1 Податкового кодексу (Ordynacja podatkowa)), і він становить, як правило, 5 років, рахуючи від кінця календарного року, в якому сплив строк сплати податку. Цей строк коротший за автоматичне зберігання в системі KSeF, але вимагає від підприємця активного керування документацією.
Практичні наслідки цього рішення охоплюють:
| Вид документа | Строк зберігання | Спосіб зберігання | Відповідальність |
|---|---|---|---|
| Рахунки-фактури в KSeF | 10 років | Автоматично в системі | Система KSeF |
| Коригувальні ноти (до 31.01.2026) | 5 років | Власне зберігання | Підприємець |
| Первинні документи | 5 років | Власне зберігання | Підприємець |
Вплив коригувальних нот на облік у JPK_V7
Виставлення коригувальної ноти поза системою KSeF (до 31 січня 2026 року) мало суттєві наслідки для ведення обліку у файлі JPK_V7 (декларація VAT з реєстром, файл JPK). Після прийняття коригувальної ноти контрагентом дані в обліковій частині цього файлу потрібно було відповідно змінити, щоб відобразити фактичний стан. Файли JPK_V7, зокрема після коригувань, готуємо в межах наших послуг з розрахунків VAT.
Рахунки-фактури з помилковими даними залишалися в системі KSeF навіть після виставлення ноти покупцем. Зміни вносили лише в облікову частину файлу JPK_V7 після прийняття коригувальної ноти
Цей механізм міг призводити до розбіжностей між даними, що зберігаються в системі KSeF, та інформацією, яку відображають в обліку JPK_V7. З 1 лютого 2026 року такої проблеми немає: коригувальний рахунок-фактура надходить до KSeF і відображається в JPK_V7 з номером KSeF, а сам він містить номер KSeF рахунку-фактури, що коригується (стаття 106j частина 2 пункт 2a Закону про VAT).
Щодо нот, виставлених до 31 січня 2026 року, підприємцям варто зберігати документацію процесу їх виставлення та прийняття, щоб мати змогу довести правильність внесених змін в облік. Рекомендується вести додаткову документацію, яка охоплює:
- Копії виставлених коригувальних нот
- Підтвердження прийняття від контрагентів
- Документацію змін, внесених в облік
- Обґрунтування здійснених виправлень
Зміни після запровадження обов’язкової KSeF (з 1 лютого 2026 року)
Міністерство фінансів попереджало, що після набрання чинності обов’язком користуватися KSeF виставити коригувальну ноту вже буде неможливо. Так і сталося: законом від 16 червня 2023 року (Dz.U. 2023 поз. 1598 зі змінами) статтю 106k скасовано з 1 лютого 2026 року – для всіх платників податку та всіх рахунків-фактур, зокрема тих, які до кінця 2026 року ще можна виставляти поза KSeF (статті 145m і 145n Закону про VAT).
З 1 лютого 2026 року всі формальні помилки в рахунках-фактурах вимагають виставлення коригувального рахунку-фактури відповідно до статті 106j частини 1 пункту 5 Закону про VAT. Коригування структурованого рахунку-фактури має містити номер KSeF рахунку-фактури, що коригується (стаття 106j частина 2 пункт 2a)
Ця зміна має далекосяжні наслідки для підприємців:
- Усі виправлення має здійснювати особа, що виставила рахунок-фактуру
- Покупці втратили можливість самостійно виправляти формальні помилки
- Процес коригування може тривати довше через потребу співпраці з особою, що виставила рахунок-фактуру
- Зросло значення точності даних, які вносять у систему вже на етапі виставлення рахунку-фактури
Альтернативні способи виправлення помилок у KSeF
З 1 лютого 2026 року підприємці мають кілька способів дій у разі виявлення помилок у рахунках-фактурах – усі вони вимагають дій продавця. Вибір методу залежить від виду помилки та від того, де виставлено рахунок-фактуру.
Основні варіанти коригування охоплюють:
- Прохання покупця до продавця виставити коригувальний рахунок-фактуру (коригувальна нота вже неможлива)
- Виставлення продавцем коригувального рахунку-фактури в системі KSeF (для формальних і вартісних помилок у структурованому рахунку-фактурі)
- Виставлення коригувального рахунку-фактури поза KSeF – до рахунку-фактури, виставленого поза системою (наприклад, у перехідний період до 31 грудня 2026 року), а в режимі офлайн або під час збою KSeF – з подальшим надсиланням до системи
- Коригування «до нуля» та виставлення нового рахунку-фактури – коли рахунок-фактура потрапив до неправильного покупця (помилковий NIP); рахунок-фактуру з номером KSeF анулювати неможливо
Вибір методу коригування залежить від характеру помилки та місця виставлення рахунку-фактури. І формальні, і вартісні помилки вимагають коригувального рахунку-фактури, виставленого продавцем
Кожен із цих методів має свої переваги та обмеження. Колишня коригувальна нота була найпростішою для дрібних формальних помилок, але вимагала прийняття контрагентом і не була видимою в системі KSeF. Коригувальний рахунок-фактура повністю інтегрований із системою, але виставити його може лише продавець. У разі помилкового NIP покупця податкові органи в роз’ясненнях вказують на коригування «до нуля» в KSeF і новий рахунок-фактуру для правильного покупця (індивідуальне податкове роз’яснення (KIS) Директора KIS від 30 вересня 2026 року, 0114-KDIP1-1.4012.668.2026.1.AWY).
Практичні поради для підприємців
Підприємцям, які користуються системою KSeF, варто виробити чіткі процедури дій у разі виявлення помилок у рахунках-фактурах. Ефективне керування процесом коригування вимагає врахування специфіки системи та чинних правових норм.
Рекомендовані дії охоплюють:
Торговельна компанія виявила у 2026 році помилку в адресі в рахунку-фактурі, отриманому від постачальника в системі KSeF. Підприємець зв’язався з постачальником, пояснив ситуацію та попросив про коригування – коригувальну ноту він уже не міг виставити. Постачальник виставив у KSeF коригувальний рахунок-фактуру з номером KSeF первинного рахунку-фактури та правильною адресою, а підприємець зберіг листування як документацію процесу коригування.
Ключові елементи ефективної системи керування коригуваннями:
- Регулярна перевірка отриманих рахунків-фактур на правильність даних
- Швидке виявлення та класифікація помилок
- Зв’язок з особою, що виставила рахунок-фактуру, щоб узгодити спосіб коригування
- Ведення детальної документації процесу коригування
- Контроль того, чи продавець виставив узгоджений коригувальний рахунок-фактуру
- Систематичне оновлення обліку після внесення виправлень
Ефективне керування виправленням помилок у рахунках-фактурах вимагає чітких внутрішніх процедур і систематичного їх дотримання. Особливо важливо зберігати повну документацію внесених змін
Підприємцям варто також пам’ятати про потребу зберігати коригувальні ноти, виставлені поза системою KSeF до 31 січня 2026 року. Рекомендується вести окремий облік цих документів і регулярно створювати резервні копії, щоб забезпечити їх доступність протягом строку, визначеного законом.
