Підприємці в Польщі часто залучають до ведення господарської діяльності найближчих членів родини. Така співпраця означає обов’язок сплачувати внески ZUS (Управління соціального страхування) за особу, яка співпрацює, але водночас дає змогу відраховувати ці внески від доходу. Знання правил розрахунку соціальних внесків за особу, яка співпрацює, є ключовим для правильного обчислення авансів з податку на доходи та планування податкового навантаження.
Система соціального страхування в Польщі передбачає особливі правила для осіб, які співпрацюють із підприємцями. Внески за таких осіб обчислюються інакше, ніж за звичайних працівників, що впливає на спосіб їх обліку в бухгалтерських книгах і на розрахунок податку на доходи.
Особа, яка співпрацює (osoba współpracująca), – це найближчий член родини підприємця (чоловік або дружина, власні діти, діти іншого з подружжя та всиновлені діти, батьки, мачуха, вітчим, усиновлювачі), який веде з ним спільне домашнє господарство і співпрацює у веденні господарської діяльності (стаття 8 частина 11 Закону про систему соціального страхування). За таку особу підприємець має сплачувати внески ZUS на умовах, подібних до власних внесків, але без права на пільгові ставки
Правила сплати внесків ZUS за особу, яка співпрацює
Підприємець, із яким співпрацює така особа, зобов’язаний сплачувати з цієї підстави соціальні внески й повністю фінансує їх із власних коштів (стаття 16 частина 5a Закону про систему соціального страхування). Ці внески обчислюються за правилами, близькими до тих, що діють для самого підприємця, але з кількома важливими обмеженнями.
Основна відмінність між внесками за особу, яка співпрацює, і внесками за звичайних працівників полягає в способі їх розрахунку. Особа, яка співпрацює, не може користуватися пільговими ставками ZUS, навіть якщо підприємець має на них право, – пільгова база (стаття 18a) і «малий ZUS плюс» (mały ZUS plus, стаття 18c) стосуються лише самого підприємця. Це означає, що коли підприємець сплачує малий ZUS (mały ZUS) у межах пільги для нових фірм, за особу, яка співпрацює, він має сплачувати повні соціальні внески.
Підприємець не може сплачувати пільгові внески ZUS за особу, яка співпрацює. Навіть якщо ви користуєтеся пільгою для нових фірм і сплачуєте малий ZUS, за особу, яка співпрацює, потрібно сплачувати повні соціальні внески
Розмір внесків за особу, яка співпрацює, залежить від бази нарахування – задекларованої суми, не нижчої ніж 60% прогнозованої середньої заробітної плати (стаття 18 частина 8 Закону про систему соціального страхування), у 2026 році – 5 652 zł. Внески охоплюють обов’язкове пенсійне, рентне (на випадок втрати працездатності) та страхування від нещасних випадків, добровільне страхування на випадок хвороби (стаття 11 частина 2), а також внесок до Фонду праці та Фонду солідарності. Для порівняння, ставки внесків ZUS за працівників ми зібрали в окремій статті.
Важливо також, щоб внески за особу, яка співпрацює, сплачувалися регулярно, у строки, встановлені для соціальних внесків. Затримки платежів можуть призвести до нарахування відсотків і штрафів, що збільшує витрати на ведення діяльності.
Внески ZUS за особу, яка співпрацює, охоплюють усі елементи обов’язкового соціального страхування. База нарахування встановлюється за правилами, подібними до тих, що діють для підприємців, але без права на пільгові ставки
Відрахування внесків ZUS особи, яка співпрацює, від доходу
Соціальні внески, сплачені за особу, яка співпрацює, можна відрахувати від доходу під час розрахунку бази оподаткування податком на доходи. Це працює так само, як відрахування внесків, які підприємці сплачують за себе (стаття 26 частина 1 пункт 2 літера a Закону про PIT; для лінійного податку 19% – стаття 30c частина 2 пункт 1, для ryczałt (єдиний податок із зареєстрованого доходу) – стаття 11 частина 1 Закону про паушальний податок на доходи (ustawa o zryczałtowanym podatku dochodowym)), що є істотною податковою пільгою. Внесок до Фонду праці та Фонду солідарності не є внеском на соціальне страхування і так не відраховується. За іншими правилами розраховують внесок на медичне страхування при ryczałt.
Умовою відрахування внесків від доходу є те, що їх раніше не було включено до витрат, що враховуються в оподаткуванні (KUP). Підприємець має обрати між включенням внесків до витрат діяльності та їх відрахуванням безпосередньо від доходу під час розрахунку авансу з податку на доходи.
Відрахування здійснюється під час розрахунку бази оподаткування для цілей податку на доходи. Від суми доходів, зменшеної на витрати, віднімають загальну суму сплачених соціальних внесків – як за підприємця, так і за особу, яка співпрацює.
Внески ZUS особи, яка співпрацює, можна відрахувати від доходу за умови, що їх раніше не було включено до витрат господарської діяльності. Відрахування здійснюється під час розрахунку бази оподаткування податком на доходи
Механізм відрахування внесків істотно впливає на розмір податкового навантаження підприємця. Нижча база оподаткування безпосередньо означає менший податок на доходи до сплати, що покращує фінансову ліквідність діяльності.
Важливо вести належну документацію щодо сплачених внесків за особу, яка співпрацює. Усі платежі мають бути задокументовані й відображені в податковому обліку (KPiR – книга доходів і витрат, облік доходів або бухгалтерські книги) відповідно до чинних правил. Відображення цих внесків в обліку – стала частина нашого бухгалтерського обслуговування.
Порядок розрахунку авансу з податку на доходи
Розрахунок авансу з податку на доходи з урахуванням внесків за особу, яка співпрацює, відбувається за певним порядком. Кожен етап важливий для правильного визначення суми податку до сплати.
- Визначення доходів (виручки) від початку податкового року
- Розрахунок витрат, що враховуються в оподаткуванні, від початку року
- Обчислення доходу як різниці між виручкою та витратами
- Відрахування соціальних внесків за підприємця та особу, яка співпрацює
- Визначення бази оподаткування з округленням до повних злотих
- Розрахунок податку за відповідною ставкою
- Зменшення на суму, що зменшує податок
- Відрахування авансів, сплачених у попередніх періодах
Під час розрахунку авансу з податку на доходи внески за особу, яка співпрацює, відраховуються від доходу разом із внесками підприємця до визначення бази оподаткування. Потім базу оподаткування округлюють до повних злотих
Для підприємців, які розраховуються на загальних засадах, базу оподаткування множать на ставку 12 відсотків для доходів до певного порогу або 32 відсотки для вищих доходів (податкова шкала, 12% і 32%). Від обчисленого так податку віднімають суму, що зменшує податок, і аванси, сплачені в попередніх періодах.
Правильне застосування цього порядку вимагає систематичного обліку всіх складників, що впливають на розмір податку. Помилки в розрахунках можуть означати необхідність коригувати декларації та додаткові фінансові витрати.
Підприємець, який веде інтернет-магазин і оподатковується за податковою шкалою, співпрацює з дружиною, яка є особою, що співпрацює. У 2026 році він сплачує за неї соціальні внески від мінімальної бази 5 652 zł, без добровільного страхування на випадок хвороби, – 1 649,82 zł на місяць, а за себе пільгові соціальні внески (без хвороби) – 420,86 zł. За доходу 15 000 zł на місяць він може відрахувати загалом 2 070,68 zł внесків, що зменшує базу оподаткування до 12 929 zł (після округлення) і знижує податок за ставкою 12% приблизно на 248 zł на місяць.
Обмеження у відрахуванні внеску на медичне страхування
З 2022 року відбулася істотна зміна правил відрахування внеску на медичне страхування, зокрема того, що сплачується за особу, яка співпрацює. Внесок на медичне страхування перестав зменшувати податок на доходи до сплати, що збільшило фактичне податкове навантаження підприємців. Базою внеску на медичне страхування особи, яка співпрацює, є 75% середньої заробітної плати в секторі підприємств у IV кварталі попереднього року (стаття 81 частина 2ya Закону про медичні послуги, що фінансуються з публічних коштів), – у 2026 році внесок становить 622,93 zł на місяць.
Ця зміна стосується лише внеску на медичне страхування, тоді як соціальні внески й далі можна відраховувати від доходу в повному обсязі. За податкової шкали внесок на медичне страхування за особу, яка співпрацює, не можна ні відрахувати, ні включити до витрат. За лінійного податку його можна включити до витрат або відрахувати від доходу разом із власним внеском на медичне страхування в межах річного ліміту (у 2026 році 14 100 zł – стаття 30c частина 2 пункт 2 літера b Закону про PIT), а за ryczałt 50% сплаченого внеску зменшує дохід (стаття 11 частина 1a пункт 2 Закону про паушальний податок на доходи). Підприємці мають урахувати це правило під час планування податкового навантаження та оцінки вигідності співпраці з особою, яка співпрацює.
З 2022 року внесок на медичне страхування за особу, яка співпрацює, не зменшує податок на доходи до сплати. За податкової шкали відраховуються лише соціальні внески на пенсійне, рентне, хворобове страхування та страхування від нещасних випадків; за лінійного податку й ryczałt внесок на медичне страхування за особу, яка співпрацює, можна врахувати в обмеженому обсязі
Це обмеження особливо важливе під час порівняння витрат на залучення особи, яка співпрацює, з іншими формами співпраці. Внесок на медичне страхування є додатковою витратою, яку за податкової шкали не можна компенсувати зниженням податку на доходи, а за лінійного податку й ryczałt – лише частково.
Підприємцям варто врахувати цю зміну у фінансових аналізах щодо оптимальної форми співпраці з членами родини. У деяких випадках інші правові форми можуть виявитися економічно вигіднішими.
Документування та облік внесків
Належне документування внесків за особу, яка співпрацює, є ключовим для можливості їх відрахування від доходу. Усі платежі мають бути задокументовані відповідно до вимог податкового та бухгалтерського права.
Основним документом, що підтверджує сплату внесків, є підтвердження переказу на індивідуальний рахунок внесків платника в ZUS. Період, якого стосуються внески, і розмір окремих складників випливають із декларації ZUS DRA та іменного звіту за особу, яка співпрацює.
| Вид внеску | Правова підстава | Спосіб документування | Можливість відрахування |
|---|---|---|---|
| Пенсійний внесок | Закон про систему соціального страхування | Декларація ZUS DRA | Так |
| Рентний внесок | Закон про систему соціального страхування | Декларація ZUS DRA | Так |
| Внесок на випадок хвороби | Закон про систему соціального страхування | Декларація ZUS DRA | Так |
| Внесок від нещасних випадків | Закон про систему соціального страхування | Декларація ZUS DRA | Так |
| Внесок на медичне страхування | Закон про медичні послуги, що фінансуються з публічних коштів | Декларація ZUS DRA | Ні за шкали; за лінійного – у межах ліміту, за ryczałt – 50% |
У податковому обліку внески за особу, яка співпрацює, слід відображати так, щоб їх можна було ідентифікувати й розрахувати. Якщо внески не включаються до витрат діяльності, їх потрібно показати у відповідних позиціях податкової декларації як внески, що відраховуються від доходу.
Документування внесків за особу, яка співпрацює, вимагає детального обліку всіх платежів із розбивкою за видами внесків. Потрібні також декларації ZUS DRA, що підтверджують розмір належних внесків
Бухгалтерські програми можуть полегшити облік і розрахунок внесків за осіб, які співпрацюють. Автоматичне формування декларацій і розрахунків зменшує ризик помилок і спрощує бухгалтерський процес.
Вплив на вигідність залучення особи, яка співпрацює
Можливість відраховувати соціальні внески від доходу істотно впливає на вигідність залучення особи, яка співпрацює. Аналіз витрат і вигод має враховувати всі фінансові аспекти цієї форми співпраці.
Вигоди від відрахування внесків треба порівняти із загальними витратами на залучення особи, яка співпрацює, зокрема із соціальними внесками та внеском на медичне страхування. Особливо важливо пам’ятати, що за особу, яка співпрацює, не можна сплачувати пільгові внески ZUS. Фермерів, які відкривають фірму, може стосуватися також перехід із KRUS до ZUS.
- Можливість відрахувати соціальні внески від оподатковуваного доходу
- Неможливість застосування пільгових ставок ZUS
- Обов’язок сплачувати повні соціальні внески
- Внесок на медичне страхування не зменшує податок
- Регулярні звітні обов’язки перед ZUS
Рішенню про залучення особи, яка співпрацює, має передувати детальний розрахунок з урахуванням специфіки діяльності та рівня доходів. У деяких випадках інші форми співпраці можуть виявитися фінансово вигіднішими.
Вигідність залучення особи, яка співпрацює, залежить від доходів від діяльності, податкової ставки підприємця та розміру соціальних внесків. Аналіз має враховувати всі складники витрат і податкових вигод
Підприємцям варто також урахувати довгострокові наслідки залучення особи, яка співпрацює, зокрема вплив на майбутні пенсійні та рентні виплати. Внески, сплачені за особу, яка співпрацює, впливають на розмір її майбутніх прав із соціального страхування.
Розрахунок внесків у бухгалтерських програмах
Сучасні бухгалтерські програми мають функції, що полегшують розрахунок внесків за осіб, які співпрацюють. Автоматизація бухгалтерських процесів зменшує ризик помилок і спрощує формування податкових декларацій і декларацій ZUS.
Функції бухгалтерських програм охоплюють введення даних особи, яка співпрацює, автоматичний розрахунок внесків, формування декларацій ZUS DRA та врахування внесків під час розрахунку авансів з податку на доходи. Інтеграція із системами ZUS дає змогу подавати декларації та здійснювати платежі електронно.
Щоб внести особу, яка співпрацює, до бухгалтерської програми, потрібно вказати основні персональні дані та дані про базу нарахування внесків. Програма автоматично обчислює належні внески й формує відповідні розрахункові документи.
Бухгалтерські програми дають змогу автоматично розраховувати внески за осіб, які співпрацюють, формуючи декларації ZUS DRA та враховуючи внески під час розрахунку авансів з податку на доходи. Ці функції значно полегшують ведення бухгалтерії
На підставі введених даних про сплату внесків програма автоматично враховує їх під час розрахунку авансу з податку на доходи. Внески за особу, яка співпрацює, додаються до внесків підприємця й відраховуються від доходу до визначення бази оподаткування.
Користування бухгалтерськими програмами вимагає правильного налаштування та регулярного оновлення даних. Помилки у введених даних можуть призвести до неправильних розрахунків і необхідності коригувань.
