У часи цифрової трансформації ринку праці дедалі більше процесів, пов’язаних із працевлаштуванням, переходить в електронне середовище. Одним із найважливіших документів працівника є довідка з місця роботи (świadectwo pracy), яка офіційно підтверджує перебіг трудових відносин. Вона містить ключову інформацію, на підставі якої наступні роботодавці визначають права працівника, а також встановлюються пенсійні права. З поступом цифровізації виникає питання, чи можна видавати świadectwo pracy в електронній формі.
Традиційні способи документування трудових відносин поступово поступаються місцем сучасним ІТ-рішенням. Головне тут — забезпечити автентичність і достовірність електронних документів. Świadectwo pracy як сукупність важливої інформації про перебіг трудових відносин потребує особливого захисту від підробки та повної юридичної сили.
Świadectwo pracy — один із найважливіших документів у професійному житті кожного працівника. Воно містить інформацію про період роботи, обійняті посади, вид виконуваної роботи та обставини припинення трудових відносин. Цей документ потрібен, коли ви шукаєте нову роботу, а також під час встановлення пенсійних прав
Обов’язок роботодавця видати świadectwo pracy
Роботодавець має встановлений законом обов’язок видати świadectwo pracy у чітко визначені строки та за певних обставин. Цей обов’язок випливає безпосередньо з Трудового кодексу (Kodeks pracy) і має безумовний характер, тобто його не можна ставити в залежність від додаткових умов.
У зв’язку з розірванням або припиненням трудових відносин роботодавець зобов’язаний видати працівникові świadectwo pracy в день припинення трудових відносин. Виняток — ситуація, коли роботодавець має намір укласти з тим самим працівником нові трудові відносини протягом 7 днів від дня розірвання або припинення попередніх.
Якщо з об’єктивних причин видати świadectwo pracy працівникові або уповноваженій ним особі у встановлений строк неможливо, роботодавець зобов’язаний надіслати його протягом 7 днів від дня спливу первісного строку. Надіслати можна через поштового оператора у значенні Закону від 23 листопада 2012 року «Поштове право» (Prawo pocztowe) або доставити в інший спосіб.
Świadectwo pracy стосується періоду або періодів роботи, за які його ще не видавали. Роботодавець не може видати świadectwo pracy за періоди, які вже задокументовані в попередніх свідоцтвах. Кожен період роботи можна задокументувати лише один раз
Якщо з тим самим працівником укладено нові трудові відносини протягом 7 днів від дня розірвання або припинення попередніх, правова ситуація інша. Тоді роботодавець зобов’язаний видати працівникові świadectwo pracy лише на його заяву, подану в паперовій або електронній формі.
Заяву про видачу świadectwa pracy можна подати будь-коли, і вона може стосуватися попереднього періоду роботи або всіх періодів роботи, за які świadectwo pracy ще не видавали. Роботодавець зобов’язаний видати його протягом 7 днів від дня подання заяви. З такою заявою часто пов’язане часткове свідоцтво про роботу.
Практичний приклад: Працівник, працевлаштований за строковим трудовим договором до 31 грудня, отримує пропозицію продовжити співпрацю з 5 січня наступного року. Оскільки перерва між договорами становить лише 4 дні, роботодавець не зобов’язаний автоматично видавати świadectwo pracy. Його видадуть лише на заяву працівника, яку той може подати будь-коли.
Важливим положенням є стаття 97 § 1³ Трудового кодексу, згідно з якою видачу świadectwa pracy не можна ставити в залежність від попереднього розрахунку працівника з роботодавцем. Це означає, що навіть якщо між сторонами є фінансові спори чи інші неврегульовані питання, роботодавець мусить видати świadectwo pracy у передбачені строки.
Обов’язковий зміст świadectwa pracy
Зміст świadectwa pracy чітко врегульований законодавством і повинен містити визначені елементи. Правильне заповнення всіх обов’язкових полів має ключове значення для чинності документа та його корисності в подальшій кар’єрі працівника.
У świadectwie pracy обов’язково зазначають період роботи з точними датами початку та завершення. Наступний елемент — вид виконуваної роботи, який слід описати точно й зрозуміло. Документ також має містити інформацію про обійняті посади з урахуванням усіх підвищень і організаційних змін за період роботи.
Ключовий елемент змісту — інформація про спосіб розірвання або обставини припинення трудових відносин. Ця частина документа має особливе юридичне значення, адже впливає на оцінку майбутніх роботодавців і може мати наслідки для прав працівника.
У świadectwie pracy робиться відмітка про стягнення із заробітної плати відповідно до положень про виконавче провадження. Ця інформація обов’язкова, і її потрібно зазначити, якщо таке стягнення мало місце в період роботи
Świadectwo pracy повинно містити й іншу інформацію, необхідну для встановлення трудових прав і прав із соціального страхування. Це може бути інформація про періоди без сплати внесків, що враховуються до стажу (okresy nieskładkowe), особливі умови праці чи інші обставини, що впливають на майбутні виплати.
На вимогу працівника у świadectwie pracy також зазначають розмір і складники заробітної плати. Ця частина факультативна і вноситься лише на чітке прохання працівника. Так само на вимогу працівника потрібно вказати здобуті кваліфікації (стаття 97 § 2 Трудового кодексу). Свідоцтво потрібно видати й тоді, коли причиною розставання стало розірвання трудового договору працівником.
Уся інформація у świadectwie pracy має бути правдивою та ґрунтуватися на документації, яку веде роботодавець. Неправдива інформація у świadectwie pracy може тягнути за собою юридичну відповідальність роботодавця.
Письмова форма świadectwa pracy — правові вимоги
Форма świadectwa pracy чітко визначена законодавством і вимагає дотримання конкретних формальних вимог. Świadectwo pracy слід видати працівникові в письмовій формі, що згідно зі статтею 78 § 1 Цивільного кодексу (Kodeks cywilny) у зв’язку зі статтею 300 Трудового кодексу означає власноручний підпис на документі.
На вимогу підпису вказує також допоміжний зразок świadectwa pracy, що є додатком до Розпорядження Міністра сім’ї, праці та соціальної політики від 30 грудня 2016 року щодо świadectwa pracy (консолідований текст: Dz.U. (Вісник законів) 2024, поз. 1016), який передбачає, що документ підписує роботодавець, особа, яка представляє роботодавця, або особа, уповноважена робити заяви від імені роботодавця.
Згідно з ухвалою Окружного суду в Катовіцах від 11 березня 2014 року (IV Cz 177/14), можна визначити певні мінімальні вимоги до підпису. Це має бути щонайменше прізвище, хоча не обов’язково повністю: допускається скорочення, яке навіть не мусить бути повністю розбірливим.
Підпис має складатися з літер, які можна розпізнати і які дають змогу ідентифікувати особу, що підписує. Він повинен дозволяти порівняння та встановлення через повторюваність, що має форму, якою особа зазвичай користується, навіть якщо він малорозбірливий. Ідеться про індивідуальні й повторювані риси, характерні для конкретної особи
Власноручним підписом є лише написаний знак. Таке розуміння відповідає значенню слова «підпис», пов’язаного з дією письма. Підписом, зокрема, не є чорнильний відбиток пальця чи факсиміле, тобто копія підпису, яку на документі може проставити інша особа.
Суттєва риса підпису — його власноручність. Саме вона забезпечує ідентифікаційну функцію, адже лише власноручний підпис, що містить особисті риси почерку особи, дає змогу за допомогою почеркознавчої експертизи встановити його автентичність. Цю позицію підтверджує ухвала Верховного суду, Цивільна палата, від 10 квітня 2008 року (IV CZ 23/08).
Форма літер, їх поєднання та інші індивідуальні риси почерку роблять підпис унікальним і дають змогу його перевірити. Ці елементи ключові для збереження юридичної сили документа та забезпечення його автентичності.
Кваліфікований електронний підпис — правові підстави
Правові підстави для електронної форми świadectwa pracy ґрунтуються на положеннях Цивільного кодексу про форми правочинів. Згідно зі статтею 78¹ Цивільного кодексу, для дотримання електронної форми правочину достатньо зробити волевиявлення в електронному вигляді та підписати його кваліфікованим електронним підписом.
Отже, мають бути виконані дві основні умови. По-перше, потрібно зробити волевиявлення, тобто скласти документ в електронному вигляді. По-друге, документ має бути підписаний кваліфікованим електронним підписом, який забезпечує його автентичність і цілісність.
Визначення кваліфікованого електронного підпису міститься у статті 3 пункті 12 Регламенту (ЄС) № 910/2014 Європейського Парламенту і Ради від 23 липня 2014 року про електронну ідентифікацію та довірчі послуги для електронних транзакцій на внутрішньому ринку, яким скасовано Директиву 1999/93/ЄС.
Кваліфікований електронний підпис — це удосконалений електронний підпис, створений за допомогою кваліфікованого засобу створення електронного підпису, що ґрунтується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису. Цей вид підпису має найвищу юридичну силу серед усіх видів електронних підписів
Пам’ятайте, що електронна форма не тотожна документальній формі, визначення якої міститься у статті 77² Цивільного кодексу. Для дотримання документальної форми правочину достатньо зробити волевиявлення у вигляді документа так, щоб можна було встановити особу, яка його зробила.
Документальна форма не вимагає ні власноручного, ні електронного підпису на документі. Вона має місце, коли документ складено в текстовому, аудіо- чи аудіовізуальному вигляді, а також у вигляді електронного повідомлення, що завершується ім’ям і прізвищем автора.
Різниця між електронною та документальною формою має ключове значення для чинності świadectwa pracy. Документальна форма не забезпечує достатнього правового захисту для такого важливого документа, як świadectwo pracy.
Як отримати кваліфікований електронний підпис
Кваліфікований електронний підпис можна отримати в одного із сертифікованих постачальників, перелік яких розміщено на сайті Національного центру сертифікації (Narodowe Centrum Certyfikacji). Отримання кваліфікованого електронного підпису вимагає дотримання певних процедур і вимог безпеки. Свідоцтва про роботу, зокрема в електронній формі, ми готуємо для клієнтів, які обрали наше кадрове та зарплатне обслуговування.
До комплекту кваліфікованого підпису найчастіше входять:
- Спеціальна криптографічна картка, на якій записано кваліфікований сертифікат
- Зчитувач карток, що під’єднується до комп’ютера через USB-порт
- Програмне забезпечення для роботи з електронним підписом
- Інструкція користувача та технічна документація
- Кваліфікований сертифікат із визначеним строком дії
Процес отримання кваліфікованого електронного підпису починається з подання заяви обраному постачальникові послуг сертифікації. Заявник має підтвердити свою особу, пред’явивши відповідні документи. Далі постачальник перевіряє дані та видає кваліфікований сертифікат.
Кваліфікований електронний підпис дає змогу підписувати й подавати декларації в системі Płatnik (програма ZUS для подання звітності щодо внесків), автентифікуватися в профілі Платформи електронних послуг ZUS (PUE ZUS, Управління соціального страхування), подавати податкові декларації в електронному вигляді до податкової (urząd skarbowy), а також підписувати фінансову звітність, що надсилається до KRS (Національний судовий реєстр)
Крім того, кваліфікований електронний підпис дає змогу передавати податковим органам дані у вигляді Єдиного контрольного файлу (Jednolity Plik Kontrolny, JPK), підтверджувати особу в контактах з установами та в комунікації між працівниками органів публічної адміністрації, а також підписувати й завантажувати кадрові документи працівників і виконавців за договорами доручення.
Кваліфікований сертифікат має визначений строк дії, після якого його потрібно поновити. Вартість отримання та підтримання кваліфікованого електронного підпису відносно невелика порівняно з користю від його застосування.
Приклад застосування: Компанія, що працевлаштовує дистанційних працівників у різних містах, може видавати świadectwa pracy в електронній формі, і працівникам не потрібно особисто приїжджати до офісу компанії. Працівник отримує świadectwo pracy, підписане кваліфікованим електронним підписом уповноваженої особи, що забезпечує повну юридичну чинність документа.
Застосування електронної форми для świadectwa pracy
Як зазначено у статті 78¹ § 2 Цивільного кодексу, заява, зроблена в електронній формі, рівнозначна волевиявленню в письмовій формі. З цього випливає фундаментальний правовий принцип: якщо świadectwo pracy має бути складене в письмовій формі, то його можна скласти й в електронній формі. З 1 січня 2019 року Трудовий кодекс також дозволяє вести та зберігати кадрову документацію в електронному вигляді (стаття 94 пункт 9a), а заяву про видачу świadectwa pracy працівник може подати в паперовому або електронному вигляді (стаття 97 § 1¹); форми самого świadectwa pracy законодавство прямо не визначає.
Рівнозначність електронної та письмової форм означає, що świadectwo pracy, видане в електронній формі, має таку саму юридичну силу, як традиційне паперове. Отже, роботодавці можуть обирати між обома формами залежно від своїх потреб і технічних можливостей.
Згадана раніше документальна форма, про яку йдеться у статті 77² Цивільного кодексу, не прирівняна ні до письмової, ні до електронної форми. Тому видача świadectwa pracy в документальній формі юридично неприпустима і робить świadectwo pracy дефектним.
Варто очікувати, що електронна форма для świadectw pracy та інших документів, пов’язаних із працевлаштуванням, ставатиме дедалі поширенішою. Розвиток технологій і зростання правової обізнаності роботодавців сприяють цифровізації кадрових процесів
Запровадження електронної форми świadectwa pracy дає чимало практичних переваг. Насамперед воно усуває потребу у фізичному контакті між роботодавцем і працівником, що особливо важливо при дистанційній роботі або коли працівник перебуває в іншому місті.
Електронна форма також забезпечує швидше доставлення документа без затримок, пов’язаних із поштою. Крім того, електронні документи легше архівувати та ними простіше керувати, що важливо як для роботодавців, так і для працівників.
| Форма свідоцтва | Переваги | Недоліки | Правові вимоги |
|---|---|---|---|
| Паперова | Традиційна, загальноприйнята | Потрібен фізичний контакт, ризик втрати | Власноручний підпис |
| Електронна | Швидке доставлення, легке архівування | Потрібен кваліфікований підпис | Кваліфікований електронний підпис |
| Документальна | Проста у виконанні | Юридично неприпустима | Не відповідає правовим вимогам |
Роботодавцям, які розглядають запровадження електронної форми świadectwa pracy, слід подбати про належний захист ІТ-системи та навчання працівників, відповідальних за видачу документів. Важливо також забезпечити працівникам можливість перевірити автентичність отриманих документів.
Безпека та перевірка електронних документів
Застосування електронної форми świadectwa pracy потребує належного рівня безпеки та можливості перевірити автентичність документів. Кваліфікований електронний підпис — найвищий рівень захисту, доступний у правовій системі.
Документи з кваліфікованим електронним підписом захищені від несанкціонованих змін. Будь-яку спробу змінити зміст документа після підписання система перевірки виявляє, що забезпечує цілісність документа.
Автентичність świadectwa pracy в електронній формі можна перевірити за допомогою спеціалізованого програмного забезпечення або онлайн-сервісів постачальників послуг сертифікації. Перевірка дає змогу підтвердити, що документ справді підписала зазначена особа і його згодом не змінювали.
- Кваліфікований електронний підпис забезпечує найвищий рівень безпеки
- Електронні документи захищені від несанкціонованих змін
- Автентичність можна перевірити за допомогою спеціалізованого програмного забезпечення
- Система автоматично виявляє спроби змінити підписані документи
- Кваліфіковані сертифікати мають визначений строк дії і потребують поновлення
Роботодавцям, які використовують електронну форму świadectwa pracy, слід також подбати про належне архівування електронних документів. Документи мають зберігатися так, щоб вони були доступні протягом строку, передбаченого законодавством, і захищені від втрати чи пошкодження.
