Правила видачі часткових довідок з місця роботи (świadectwo pracy) суттєво змінилися з 1 січня 2017 року. Попередні норми зобов’язували роботодавців автоматично видавати такі документи після певного періоду роботи, проте нині ситуація зовсім інша. З цієї дати діє система, заснована на заявах працівників (закон від 16 грудня 2016 року, Dz.U. (Вісник законів) 2016, поз. 2255), що суттєво впливає на практику ведення кадрової документації на підприємствах. З 7 вересня 2019 року норми додатково доповнено: довідку видають у день припинення трудових відносин, а на заяву про її виправлення працівник має 14 днів. Довідки з місця роботи та особові справи ми готуємо для клієнтів у межах нашого кадрового та зарплатного обслуговування.
Ці зміни стосуються передусім ситуацій, коли працівник продовжує працювати в того самого роботодавця за наступними строковими договорами. Раніше роботодавці мали автоматично видавати часткові довідки з місця роботи після 24 місяців роботи, а нині цю процедуру значно спрощено й поставлено в залежність від ініціативи працівника.
З 1 січня 2017 року часткову довідку з місця роботи видають лише на заяву працівника. Роботодавець не зобов’язаний автоматично видавати такі документи після певного періоду роботи, як це було раніше
На практиці нові норми означають, що працівники мають знати свої права й активно звертатися по довідку з місця роботи, якщо вона їм потрібна. Це стосується насамперед осіб, працевлаштованих за строковими договорами, що йдуть один за одним у того самого роботодавця.
Правила, що діяли до кінця 2016 року
До 31 грудня 2016 року роботодавці працювали в системі, яка зобов’язувала їх автоматично видавати часткові довідки з місця роботи. Ця система була значно формалізованішою й вимагала від кадрових служб ретельно відстежувати періоди роботи кожного працівника.
Згідно з попередніми нормами часткові довідки з місця роботи потрібно було видавати після 24 місяців роботи в конкретного роботодавця. Цей період відлічували від дня укладення першого трудового договору з працівником. Правило стосувалося договорів на випробувальний термін і строкових трудових договорів. Уже тоді працівник міг будь-коли вимагати довідку за завершені договори, а роботодавець мав 7 днів від подання письмової заяви.
До 1 січня 2017 року роботодавці були зобов’язані автоматично видавати часткові довідки з місця роботи після 24 місяців роботи. Цей період відлічували від укладення першого трудового договору з працівником
Цей механізм означав, що кадрові служби мали вести детальний облік періодів роботи кожного працівника й стежити за строками видачі довідок. На практиці це означало додаткові адміністративні обов’язки та потребу систематично відстежувати дати укладення наступних строкових договорів.
Ця система стосувалася лише строкових договорів — договорів на випробувальний термін і договорів на визначений строк. Працівники з безстроковими договорами не підпадали під цей обов’язок, оскільки їхні трудові відносини мали безперервний характер і не потребували додаткової документації у вигляді часткових довідок. Що відбувається з довідкою, коли договір припиняє сам працівник, пояснюємо в статті про розірвання трудового договору працівником.
Приклад застосування старих норм: працівника Jan Kowalski прийняли на роботу 1 березня 2013 року за строковим договором до 28 лютого 2014 року. Потім 1 березня 2014 року він підписав наступний строковий договір до 31 серпня 2014 року, а згодом ще один. Згідно з нормами, що діяли до кінця 2016 року, роботодавець був зобов’язаний автоматично видати часткову довідку з місця роботи за обидва завершені договори зі спливом 24 місяців від укладення першого з них, тобто 28 лютого 2015 року.
Автоматична видача часткових довідок з місця роботи мала забезпечити працівникам належне документальне підтвердження їхнього професійного досвіду, особливо коли їх тривалий час працевлаштовували за наступними строковими договорами в того самого роботодавця.
Нові норми, що діють з 2017 року
З 1 січня 2017 року систему видачі часткових довідок з місця роботи докорінно змінено. Найважливішою зміною стало скасування обов’язку роботодавців автоматично видавати такі документи. Нова система ґрунтується на принципі добровільності та ініціативи працівника.
Згідно з новими нормами часткову довідку з місця роботи видають лише на заяву працівника. Це означає, що роботодавець не зобов’язаний відстежувати періоди роботи, щоб автоматично видавати довідки після певного часу. Ініціатива належить працівникові, який має свідомо подати відповідну заяву.
Нові норми запроваджують правило, що часткову довідку з місця роботи можна видати лише тоді, коли з тим самим працівником наступні трудові відносини встановлено протягом 7 днів від розірвання або припинення попередніх
Важливою умовою видачі часткової довідки з місця роботи є безперервність працевлаштування. Роботодавець зобов’язаний видати довідку на заяву працівника лише тоді, коли наступні трудові відносини встановлено протягом 7 днів від розірвання або припинення попередніх трудових відносин із тим самим працівником.
Ця часова умова має ключове значення для застосування нових норм. Якщо між завершенням одного договору й початком наступного мине понад 7 днів, порядок «на заяву» не застосовується. У такому разі роботодавець має видати довідку з місця роботи без заяви, у день припинення попередніх трудових відносин, за періоди, за які довідку ще не видано (стаття 97 § 1 Трудового кодексу (Kodeks pracy)).
| Аспект | Норми до 2016 року | Норми з 2017 року |
|---|---|---|
| Спосіб видачі | Автоматично після 24 місяців (раніше — на заяву) | На заяву працівника |
| Ініціатива | Роботодавець | Працівник |
| Часова умова | 24 місяці роботи | Не більше ніж 7 днів перерви між договорами |
| Облік | Детальний облік строків | Облік поданих заяв |
| Строк видачі | Автоматично після спливу 24 місяців | 7 днів від подання заяви |
Нові норми значно спрощують кадрові процедури для роботодавців, усуваючи потребу вести детальний облік періодів роботи для автоматичної видачі довідок. Водночас вони перекладають відповідальність за звернення по довідку на працівників, які мають знати свої права в цьому питанні.
Порядок подання заяви про видачу довідки з місця роботи
Процес подання заяви про видачу часткової довідки з місця роботи в межах нових норм став значно гнучкішим. Працівники можуть вибрати форму подання заяви, що полегшує процедуру й пристосовує її до сучасних стандартів комунікації на робочому місці.
Заяву про видачу часткової довідки з місця роботи можна подати у двох формах: паперовій або електронній. Паперова форма — це традиційна письмова заява, подана особисто до кадрової служби або надіслана поштою. Електронна форма охоплює заяви, надіслані електронною поштою або подані через кадрові системи, що використовуються у фірмі.
Заяву про видачу часткової довідки з місця роботи можна подати в паперовій або електронній формі. Роботодавець зобов’язаний розглянути заяву незалежно від форми, обраної працівником
Ключовим елементом процедури є строк розгляду заяви роботодавцем. З дня подання заяви роботодавець має 7 днів на видачу довідки з місця роботи. Цей строк є обов’язковим — норми не передбачають можливості його продовження (стаття 97 § 1² Трудового кодексу).
Процедура видачі довідки на заяву охоплює такі етапи:
- Подання заяви працівником в обраній формі
- Реєстрація заяви кадровою службою роботодавця
- Перевірка виконання умов для видачі часткової довідки
- Підготовка документа відповідно до чинних норм
- Видача довідки з місця роботи протягом 7 днів від подання заяви
На практиці варто вести облік поданих заяв і строків їх розгляду. Недотримання 7-денного строку видачі довідки може мати для роботодавця правові наслідки: штраф від 2000 zł до 60 000 zł (стаття 282 § 1 пункт 3 Трудового кодексу) і вимогу працівника про відшкодування (стаття 99 Трудового кодексу).
Вплив на наступні довідки з місця роботи
Одним із найважливіших наслідків нової системи видачі часткових довідок з місця роботи є вплив на зміст наступних документів, які видають тому самому працівникові. Норми запроваджують правило, що має запобігти подвійному відображенню тих самих періодів роботи в різних довідках.
Згідно з новими нормами в наступних довідках з місця роботи не відображатиметься період роботи, за який працівник уже отримав часткову довідку на свою заяву. Це правило має засадниче значення для ведення кадрової документації й вимагає від кадрових служб особливої уваги під час підготовки документів.
У наступних довідках з місця роботи не відображатиметься період роботи, за який працівник уже отримав часткову довідку на свою заяву. Це правило запобігає подвійному відображенню тих самих періодів роботи
На практиці це правило означає, що кадрові служби мають вести детальний облік виданих часткових довідок з місця роботи. Кожну видану часткову довідку потрібно зазначити в документації працівника разом із точним визначенням періоду, якого вона стосується.
Цей механізм має забезпечити прозорість і запобігти ситуаціям, у яких працівник міг би кілька разів отримати документи, що підтверджують той самий період роботи. Водночас він захищає роботодавця від можливих закидів щодо неналежного ведення кадрової документації.
Ця система вимагає від роботодавців запровадити відповідні облікові процедури, які дадуть змогу:
- Реєструвати всі видані часткові довідки з місця роботи
- Визначати точні періоди, охоплені кожною довідкою
- Виключати ці періоди з наступних довідок, які видають тому самому працівникові
- Забезпечувати безперервність і повноту документації про працевлаштування
Практичне застосування в конкретному випадку
Аналізуючи наведену ситуацію працівника з Кошаліна, можна точно простежити практичне застосування нових норм щодо часткових довідок з місця роботи. Цей випадок чудово ілюструє дію системи, запровадженої з 1 січня 2017 року.
Строковий трудовий договір працівника завершився 30 квітня 2020 року, а наступного дня, 1 травня 2020 року, він підписав безстроковий договір з тим самим роботодавцем. У цій ситуації умову безперервності працевлаштування виконано, оскільки між завершенням одного договору й початком наступного минуло не більше ніж 7 днів.
У випадку працівника з Кошаліна умову безперервності працевлаштування виконано, оскільки новий договір підписано наступного дня після завершення попереднього. Роботодавець зобов’язаний видати часткову довідку з місця роботи лише на заяву працівника
Згідно з чинними нормами роботодавець не зобов’язаний автоматично видавати часткову довідку з місця роботи за період роботи за строковим договором. Таку довідку можна видати лише на заяву працівника, подану в паперовій або електронній формі.
Практичний сценарій: працівниця Anna Nowak працювала за строковим договором з 1 січня 2020 року до 30 квітня 2020 року. Наступного дня, 1 травня 2020 року, вона підписала безстроковий договір. У червні 2020 року вона вирішила подати заяву про видачу часткової довідки з місця роботи за період з 1 січня до 30 квітня 2020 року. Роботодавець був зобов’язаний видати довідку протягом 7 днів від подання заяви.
Якщо працівник вирішить подати заяву про видачу часткової довідки з місця роботи за період від початку строкового договору до 30 квітня 2020 року, роботодавець буде зобов’язаний видати таку довідку протягом 7 днів від подання заяви.
Якщо працівник не подасть заяви про часткову довідку, після завершення роботи в цього роботодавця він отримає стандартну довідку з місця роботи за весь період роботи — як за строковим, так і за безстроковим договором.
Рішення про подання заяви залежить від потреб працівника й може бути зумовлене різними причинами, як-от:
- Потреба документально підтвердити професійний досвід за певний період
- Потреба підтвердити працевлаштування для кредитних чи адміністративних цілей
- Вимоги, пов’язані з пошуком нової посади
- Потреба впорядкувати особисті документи
Наслідки для роботодавців
Нові норми щодо часткових довідок з місця роботи мають істотні наслідки для роботодавців, які стосуються як кадрових процедур, так і організації роботи кадрових служб. Ці зміни вимагають коригування наявної практики й запровадження нових організаційних рішень.
Найважливішою перевагою для роботодавців є скасування обов’язку автоматично видавати часткові довідки з місця роботи після 24 місяців роботи. Це означає значне спрощення кадрових процедур і відсутність потреби вести детальний облік періодів роботи для відстеження строків видачі довідок.
Роботодавці більше не зобов’язані автоматично видавати часткові довідки з місця роботи після певного періоду роботи. Це усуває потребу вести детальний облік строків і значно спрощує кадрові процедури
Водночас роботодавці мають бути готові розглядати заяви працівників про видачу часткових довідок з місця роботи. Це вимагає процедур приймання й розгляду заяв і дотримання 7-денного строку видачі довідки.
Ключові обов’язки роботодавців у новій системі:
- Приймання заяв у паперовій та електронній формі
- Реєстрація заяв із датою їх подання
- Перевірка виконання умов для видачі часткової довідки
- Підготовка довідки відповідно до чинних норм
- Видача документа протягом 7 днів від подання заяви
- Облік виданих часткових довідок
- Виключення періодів, охоплених частковими довідками, з наступних документів
Роботодавці мають також забезпечити належне навчання працівників кадрових служб щодо нових норм і процедур. Може знадобитися й адаптація кадрових систем для обробки заяв про часткові довідки та ведення відповідного обліку.
Переваги для працівників
Нова система видачі часткових довідок з місця роботи дає працівникам низку переваг, які посилюють їхній контроль над документацією про працевлаштування й полегшують управління кар’єрою. Ці зміни вписуються в тенденцію розширення прав працівників і пристосування трудового права до сучасних потреб ринку праці.
Основна перевага — можливість вирішувати, чи і коли отримати часткову довідку з місця роботи. Працівників більше не змушують автоматично отримувати такі документи, що усуває зайву бюрократію й дає змогу гнучкіше керувати особистими документами.
Працівники отримують повний контроль над отриманням часткових довідок з місця роботи й можуть вирішувати, коли їх отримати, відповідно до власних професійних і життєвих потреб. Система стає гнучкішою й краще пристосованою до індивідуальних вимог
Ще одна важлива перевага — гнучкість у поданні заяв. Можливість вибору між паперовою та електронною формою полегшує процедуру й пристосовує її до вподобань і технічних можливостей окремих працівників. Електронна форма може бути особливо зручною для осіб, які працюють дистанційно або мають обмежений доступ до приміщень роботодавця.
Короткий 7-денний строк розгляду заяви забезпечує працівникам швидкий доступ до потрібних документів. Це особливо важливо, коли довідка з місця роботи потрібна в процесі рекрутингу, під час кредитних процедур чи інших формальних процедур.
Додаткові переваги для працівників:
- Можливість отримати довідку з місця роботи в будь-який момент працевлаштування
- Відсутність потреби чекати на автоматичну видачу після 24 місяців
- Більший контроль над документацією про роботу
- Швидший доступ до потрібних документів
- Можливість краще планувати кар’єру
Ця система особливо сприяє працівникам, активним на ринку праці, яким документація про працевлаштування може знадобитися на різних етапах кар’єри, а не лише після завершення співпраці з конкретним роботодавцем.
Порівняння систем до і після 2017 року
Запровадження нових норм щодо часткових довідок з місця роботи стало значною зміною в польському трудовому праві. Порівняння обох систем допомагає краще зрозуміти переваги й виклики, пов’язані з новими нормами.
| Критерій | Система до 2016 року | Система з 2017 року |
|---|---|---|
| Підстава видачі | Автоматично після 24 місяців | На заяву працівника |
| Ініціатива | Роботодавець | Працівник |
| Строк видачі | Після спливу 24 місяців (на заяву: 7 днів) | 7 днів від подання заяви |
| Часова умова | 24 місяці роботи | Не більше ніж 7 днів перерви між договорами |
| Форма заяви | Письмова заява (необов’язкова) | Паперова або електронна |
| Облік | Детальний облік строків | Облік поданих заяв і виданих довідок |
| Гнучкість | Немає гнучкості | Повний контроль працівника |
| Адміністративне навантаження | Високе для роботодавця | Нижче для роботодавця |
Найважливіші відмінності між системами:
- Автоматизм чи добровільність: стара система ґрунтувалася на автоматичній видачі довідок, нова дає працівникові вибір
- Строки: перехід від 24-місячного періоду очікування до 7-денного строку виконання заяви
- Навантаження на роботодавця: значне зменшення адміністративних обов’язків роботодавця
- Контроль працівника: розширення прав і контролю працівника над власними документами
