Інвентаризація (inwentaryzacja) — ключовий елемент ведення господарської діяльності: вона дає змогу звірити фактичний стан запасів з даними бухгалтерського обліку. Виявлені під час неї нестачі та надлишки потрібно належно розрахувати, а спосіб розрахунку залежить від форми обліку. Правильний підхід до цього питання має велике значення для коректного визначення фінансового результату підприємства та розрахунку податків.
Інвентаризаційні різниці можуть бути винними або невинними, що безпосередньо впливає на їх врахування у витратах і доходах для цілей оподаткування. Підприємці, які ведуть повну бухгалтерію, мають у розпорядженні детальні облікові процедури, а ті, хто веде KPiR (книга доходів і витрат), застосовують спрощені правила обліку.
Інвентаризаційні різниці — це виявлені під час фізичного підрахунку розбіжності між фактичним станом окремих складників запасів і їх станом за поточним бухгалтерським обліком. Усі виявлені різниці потрібно пояснити та розрахувати в бухгалтерських книгах того звітного року, на який припадала дата інвентаризації
Розрахунок у повній бухгалтерії
Підприємці, які ведуть повну бухгалтерію, мають детальний план рахунків, що дає змогу точно розрахувати інвентаризаційні різниці. Процес починається з правильної класифікації виявлених нестач і надлишків, а потім — їх належного відображення в обліку.
Встановлені інвентаризаційні різниці у вигляді нестач і надлишків до їх остаточного розрахунку відображають на спеціально призначених для цього рахунках. Для нестач передбачено рахунок 241/0 Розрахунок нестач і збитків, а для надлишків — рахунок 241/1 Розрахунок надлишків.
Закон про бухгалтерський облік зобов’язує одиниці, що ведуть бухгалтерські книги, пояснити й розрахувати різниці між фактичним станом і станом, відображеним у книгах. Відповідальність за цей процес лежить на самій одиниці, а не на податкових органах чи адміністративних судах
Види нестач і їх облік
Інвентаризаційні нестачі можна поділити на кілька категорій, кожна з яких потребує іншого облікового підходу. Основний поділ — на виправдані та невиправдані нестачі, причому другі додатково поділяються на безспірні та спірні.
Виправдані нестачі — це ті, що виникли з причин, які не залежать від волі та дій підприємця. Це можуть бути природні втрати, пов’язані зі специфікою товару, втрати внаслідок випадкових подій або інші обставини поза контролем суб’єкта господарювання.
- Визначте причину виникнення нестачі
- Проведіть службове розслідування
- Класифікуйте нестачу як виправдану або невиправдану
- Зробіть відповідний бухгалтерський запис
- Задокументуйте весь процес у протоколі
Облік виправданих нестач відносно простий: вартість переносять з розрахункового рахунку на рахунок витрат. Запис такий: дебет рахунку 731 Вартість проданих товарів за цінами придбання, кредит рахунку 241/0 Розрахунок нестач і збитків.
Невиправдані нестачі поділяються на безспірні та спірні залежно від позиції матеріально відповідальної особи. Якщо вона погоджується відшкодувати вартість нестачі, йдеться про безспірну нестачу
Безспірні та спірні нестачі
Невиправдані безспірні нестачі виникають, коли матеріально відповідальна особа погоджується покрити вартість виявлених нестач. У такому разі облік полягає в перенесенні заборгованості з розрахункового рахунку на рахунок розрахунків з працівниками.
Запис такий: дебет рахунку 234 Інші розрахунки з працівниками, кредит рахунку 241/0 Розрахунок нестач і збитків. Це дає змогу швидко й без проблем розрахувати інвентаризаційну різницю.
Невиправдані спірні нестачі виникають тоді, коли матеріально відповідальна особа не погоджується покрити вартість нестачі. У такій ситуації справу потрібно передати до суду, що відображається у відповідному бухгалтерському записі.
У разі спірних нестач вартість переносять на рахунок заборгованості, що стягується в судовому порядку. Запис такий: дебет рахунку 246 Заборгованість, що стягується в судовому порядку, кредит рахунку 241/0 Розрахунок нестач і збитків
Розрахунок інвентаризаційних надлишків
Інвентаризаційні надлишки — ситуація, протилежна нестачам: фактичний стан запасів вищий, ніж показано в бухгалтерському обліку. Такі різниці також потрібно розрахувати — збільшити стан запасів і відобразити відповідну позицію на розрахунковому рахунку.
Основний запис для складських надлишків такий: дебет рахунку 33 Товари, кредит рахунку 241/1 Розрахунок надлишків. Так облік приводять у відповідність до фактичного стану й документують джерело збільшення запасів.
| Вид різниці | Рахунок дебет | Рахунок кредит | Характеристика |
|---|---|---|---|
| Виправдана нестача | 731 | 241/0 | Витрати, що враховуються в оподаткуванні |
| Безспірна нестача | 234 | 241/0 | Відшкодування працівником |
| Спірна нестача | 246 | 241/0 | Стягнення через суд |
| Надлишок | 33 | 241/1 | Збільшення стану запасів |
Строки інвентаризації в повній бухгалтерії
Закон про бухгалтерський облік точно визначає строки й частоту інвентаризації товарів, що має ключове значення для правильного функціонування системи обліку. Ці правила відрізняються залежно від виду запасів і способу їх зберігання.
Для запасів матеріалів, товарів, готової продукції та напівфабрикатів, що зберігаються на охоронюваних складах і охоплені кількісно-вартісним обліком, інвентаризацію проводять раз на два роки. Для запасів товарів і матеріалів, охоплених вартісним обліком у пунктах роздрібної торгівлі, інвентаризація обов’язкова раз на рік
Проведення інвентаризації та її результати потрібно належно задокументувати й пов’язати із записами в бухгалтерських книгах. Усі виявлені різниці між фактичним станом і станом за книгами потрібно пояснити й розрахувати в бухгалтерських книгах того звітного року, на який припадала дата інвентаризації.
Розрахунок у книзі доходів і витрат (KPiR)
Підприємці, які ведуть KPiR, користуються спрощеною системою обліку без детальних інвентаризаційних процедур. Положення про ведення KPiR (з 1 січня 2026 року — розпорядження від 6 вересня 2025 року, Dz.U. (Вісник законів) 2025, позиція 1299) не передбачає інвентаризації в розумінні Закону про бухгалтерський облік, але зобов’язує складати опис з натури (spis z natury) — зокрема станом на 1 січня і на кінець кожного податкового року (§ 20 частина 1). Саме під час опису з натури можуть бути виявлені нестачі або надлишки. Відображення результатів опису з натури в KPiR – частина нашого бухгалтерського обслуговування.
У разі виявлення нестач потрібно зменшити витрати в колонці 12 KPiR (до кінця 2025 року — колонка 10) Закупівля товарів і матеріалів за цінами придбання. Коригування роблять, вписуючи вартість нестач червоним кольором або зі знаком мінус на підставі складеного інвентаризаційного протоколу.
Водночас вартість невинних нестач, які є витратами, що враховуються в оподаткуванні, потрібно вписати в колонку 15 (до кінця 2025 року — колонка 13) Інші витрати, також на підставі інвентаризаційного протоколу. Такий підхід дає змогу правильно розрахувати інвентаризаційні різниці в спрощеній системі обліку
Облік надлишків у KPiR
Вартість виявлених надлишків товарів збільшує доходи від господарської діяльності, тому її потрібно вписати в колонку 10 KPiR (до кінця 2025 року — колонка 8) Інші доходи на підставі інвентаризаційного протоколу. Це пов’язано з тим, що надлишки становлять дохід від безоплатних благ.
- Нестачі зменшують витрати в колонці 12 KPiR (до кінця 2025 року — 10)
- Невинні нестачі збільшують витрати в колонці 15 KPiR (до кінця 2025 року — 13)
- Надлишки збільшують доходи в колонці 10 KPiR (до кінця 2025 року — 8)
- Усі зміни потребують документування у вигляді протоколу
- Замість інвентаризації — обов’язковий опис з натури (зокрема на 1 січня і на кінець податкового року). Як виглядає документування інвентаризації основних засобів, пояснюємо окремо.
На відміну від Закону про бухгалтерський облік, для платників, які ведуть KPiR, строків інвентаризації немає — строки опису з натури визначає § 20 частина 1 розпорядження. Нестачі й надлишки, виявлені під час опису з натури, потрібно належно відобразити в обліку.
Вплив на податкові доходи та витрати
Ключовий аспект розрахунку інвентаризаційних різниць — їх вплив на базу оподаткування. Не всі виявлені нестачі можуть бути витратами, що враховуються в оподаткуванні, так само як не всі надлишки мають однакові податкові наслідки.
Витратами, що враховуються в оподаткуванні, можуть бути лише невинні нестачі. Це означає, що підприємець має довести, що доклав належної обачності, щоб уникнути втрати, і все ж вона сталася з причин, які від нього не залежали.
Виняток із правила про врахування невинних нестач у витратах становлять втрати від не звільнених від акцизного податку природних втрат підакцизних товарів, а також акцизний податок на ці втрати. Такі втрати не можуть бути витратами, що враховуються в оподаткуванні (стаття 23 частина 1 пункт 44 Закону про PIT, стаття 16 частина 1 пункт 47 Закону про CIT)
Документування невинних нестач
Інвентаризаційні нестачі прямо не віднесено до витрат, які не враховуються в оподаткуванні, але їх врахування у витратах залежить від зв’язку з отриманням доходу та належного документування.
Торговельна компанія, що продає овочі та фрукти, провела інвентаризацію на кінець звітного року. Виявлено нестачі на суму 15 000 zł, які виникли внаслідок природного гниття продуктів попри дотримання належних умов зберігання. Підприємець задокументував дотримання складських процедур і врахував втрату у витратах як невинну нестачу.
Витратами, що враховуються в оподаткуванні, є невинні втрати в оборотних засобах, спричинені випадковими подіями, а також природні втрати й нестачі. Ці події, однак, потрібно належно задокументувати, тобто провести службове розслідування.
Щоб визнати втрати витратами, недостатньо самого встановлення фактичного стану товарів. Потрібне розслідування причин і обставин розбіжності, яке дає змогу однозначно встановити, що втрата сталася попри належну обачність.
Податкові органи у своїх роз’ясненнях вказують, що витратами, які враховуються в оподаткуванні, є лише такі втрати, виникнення яких у діяльності певного виду неминуче. Ідеться про втрати, які є звичайним, хоч і небажаним наслідком діяльності в певній галузі, а платник, який хоче врахувати їх у витратах, має довести, що вони є звичайним наслідком його діяльності
Податкове трактування надлишків
Виявлені надлишки товарів податкові органи, як правило, трактують як дохід від безоплатних благ — у CIT на підставі статті 12 частини 1 пункту 2 Закону про податок на прибуток юридичних осіб; у Законі про податок на доходи фізичних осіб відповідником є стаття 14 частина 2 пункт 8. Виявлення складських надлишків по суті означає, що платник має більше товарів, ніж випливає з його складського обліку.
Отже, вважається, що товари, які становлять надлишок, платник отримав безоплатно, тож їх вартість потрібно включити до податкових доходів. Такий підхід випливає з логіки податкової системи, за якою всі майнові прирощення мають належно оподатковуватися.
Документування інвентаризаційних різниць
Належне документування інвентаризаційних різниць має ключове значення для їх правильного податкового й бухгалтерського розрахунку. Документація має бути повною, достовірною і давати змогу однозначно встановити причини виникнення нестач або надлишків.
Основний документ — інвентаризаційний протокол, який має містити детальну інформацію про проведений опис з натури, виявлені різниці та результати службового розслідування. Протокол є підставою для відповідних бухгалтерських записів і податкового розрахунку.
- Складіть інвентаризаційний протокол із точним описом різниць
- Проведіть розслідування причин виникнення різниць
- Класифікуйте нестачі як винні або невинні
- Зробіть відповідні записи в обліку
- Врахуйте вплив на базу оподаткування
Закон про бухгалтерський облік вимагає, щоб проведення та результати інвентаризації були належно задокументовані й пов’язані із записами в бухгалтерських книгах (стаття 27 частина 1). На практиці інвентаризаційний протокол має містити інформацію про склад інвентаризаційної комісії, обсяг проведеного опису та детальний перелік виявлених різниць
Практичні аспекти розрахунку
На практиці розрахунок інвентаризаційних різниць потребує врахування багатьох чинників, які можуть впливати на остаточний спосіб їх трактування. Значення мають вид діяльності, специфіка галузі та складські процедури.
Підприємці з галузей, де природні втрати товарів типові, мають більше можливостей врахувати нестачі у витратах. Це стосується, зокрема, торгівлі продуктами харчування, де певний рівень втрат неминучий через обмежений строк придатності.
Різним є й підхід до інвентаризаційних надлишків, які можуть бути наслідком помилок в обліку, неоприбуткованих поставок чи інших технічних причин. Якщо надлишок неможливо пояснити помилкою обліку (наприклад, неоприбуткованою поставкою), він, як правило, становить податковий дохід, який потрібно належно розрахувати.
