Лікарняний — це документ, що підтверджує тимчасову непрацездатність через хворобу працівника або потребу доглядати хворого члена родини. В епоху електронних лікарняних багато хто запитує, чи досі потрібно приносити лікарняний (L4, e-ZLA) роботодавцю і в який строк. Правила суттєво змінилися: вони принесли відчутні спрощення для працівників, які захворіли, але водночас залишили певні обов’язки щодо інформування роботодавця. Окреме питання — хвороба в перші тижні роботи; про це йдеться в статті про лікарняний на випробувальному терміні.
Електронні лікарняні, які називають e-ZLA, змінили спосіб обробки відсутностей через хворобу в польських підприємствах. Система не лише спростила процедури для працівників, а й посилила контроль за правильним використанням лікарняних. Метою запровадження цієї технології було усунути проблеми зі своєчасним поданням паперових лікарняних і обмежити зловживання в системі допомоги з тимчасової непрацездатності (zasiłek chorobowy).
З 1 грудня 2018 року працівники, як правило, не зобов’язані фізично приносити лікарняні роботодавцю. Лікарі виписують лікарняні в електронній формі (e-ZLA), які потрапляють до системи ZUS (Управління соціального страхування) і стають доступними роботодавцям на їхніх інформаційних профілях (статті 55 і 58 Закону про грошову допомогу з соціального страхування у разі хвороби та материнства). Роздруківку або лікарняний на паперовому бланку видають лише у виняткових випадках — на вимогу пацієнта, коли платник внесків не має інформаційного профілю, або коли виписати e-ZLA неможливо (стаття 55a частини 6 і 7). Чинні правила не передбачають ні 7-денного строку, ні зменшення допомоги на 25% за запізнене подання такого документа (стаття 62)
Як змінювалися правила щодо лікарняних
Історія лікарняних у Польщі за останні роки зазнала значних змін. До січня 2016 року лікарі видавали лікарняні лише в паперовій формі, що створювало чимало практичних проблем для хворих працівників. Паперова система вимагала від застрахованої особи особисто доставити документ або доручити це іншій особі, що часто було складно для людей у важкому стані.
Електронні лікарняні запроваджували поступово. З 1 січня 2016 року лікарі могли виписувати e-ZLA поряд із паперовими лікарняними (закон від 15 травня 2015 року, Dz.U. (Вісник законів) 2015, поз. 1066), а з 1 грудня 2018 року лікарняні, як правило, виписують лише в електронному вигляді. Ця зміна була частиною ширшої цифровізації системи охорони здоров’я і мала спростити адміністративні процеси та посилити контроль за правильним використанням допомоги через хворобу.
У паперовій системі працівник мав доставити лікарняний протягом 7 днів від дня його отримання. Строк відраховували від дня, наступного після отримання лікарняного застрахованою особою. Якщо останній день припадав на офіційний вихідний, строк закінчувався наступного робочого дня
Наслідки запізнілого подання паперового лікарняного були для працівників відчутними. Якщо лікарняний доставляли пізніше ніж через 7 днів від отримання, допомогу з тимчасової непрацездатності або допомогу по догляду зменшували на 25% за період від 8-го дня встановленої непрацездатності до дня доставки документа. Це правило часто карало людей, які через важку хворобу не могли фізично доставити документ вчасно.
Паперова система допускала різні способи доставки лікарняного. Працівник міг принести його особисто, доручити це іншій особі або надіслати поштою. У разі поштового відправлення датою доставки вважали дату поштового штемпеля, що давало працівникам певну гнучкість у дотриманні строку.
Чинні правила щодо електронних лікарняних
Сучасна система електронних лікарняних працює на розвиненій ІТ-інфраструктурі, яка забезпечує безпечну та швидку передачу інформації між лікарями, ZUS і роботодавцями. Медичні довідки виписують у формі електронного документа, підписаного кваліфікованим електронним підписом, довіреним підписом, особистим підписом або із застосуванням способу підтвердження походження та цілісності даних, доступного в системі ZUS (стаття 55 частина 1 Закону про грошову допомогу з соціального страхування у разі хвороби та материнства), що дає змогу підтвердити їхню автентичність і цілісність.
Виписування електронного лікарняного відбувається автоматизовано. Після виписування лікар надсилає лікарняний на електронну скриньку ZUS, а ZUS безкоштовно надає документ платникові внесків на його інформаційному профілі не пізніше дня, наступного після дня отримання довідки. Цей механізм забезпечує швидкий обмін інформацією та зменшує затримки, пов’язані з фізичним перевезенням документів. З тривалою хворобою пов’язаний і інший обов’язок роботодавця — профілактичні медичні огляди, зокрема контрольний огляд після лікарняного понад 30 днів.
Електронний лікарняний має таку саму юридичну силу, що й паперовий. ZUS і роботодавець, який має інформаційний профіль платника внесків на PUE ZUS / eZUS (онлайн-платформа ZUS), отримують інформацію про лікарняний, надісланий електронно, автоматично, без жодних дій з боку працівника. Платник внесків зобов’язаний створити такий профіль (стаття 47b Закону про систему соціального страхування)
Запровадження e-ZLA значно скоротило час, за який інформація про відсутність працівника через хворобу доходить до роботодавця. У паперовій системі це могло тривати кілька днів, а тепер інформація надходить практично одразу після того, як лікар виписав лікарняний. Така швидкість дає змогу краще планувати роботу на підприємстві та швидше реагувати на відсутність працівника.
Електронна система також значно полегшила ZUS моніторинг лікарняних. Електронні лікарняні суттєво ущільнили систему проти зловживань, даючи змогу швидше виявляти порушення та перевіряти правильність використання допомоги через хворобу. Автоматизація процесів дозволяє проводити статистичний аналіз і виявляти підозрілі закономірності у використанні лікарняних. Ті самі дані ZUS використовує, коли оцінює право на допомогу з хвороби після припинення зайнятості.
Обов’язки працівника щодо інформування роботодавця
Попри запровадження електронних лікарняних, працівники й далі мають певні обов’язки щодо інформування своїх роботодавців. Багато хто помилково вважає, що оскільки електронний лікарняний надходить безпосередньо до роботодавця, жодного обов’язку інформувати його вже немає. Це припущення хибне і може призвести до проблем у трудових відносинах.
Відповідно до чинних норм трудового права працівник повинен заздалегідь повідомити роботодавця про причину та очікувану тривалість відсутності на роботі, якщо причина відома наперед або її можна передбачити. На практиці це означає, що працівник має повідомити роботодавця, що захворів і буде відсутній на роботі через хворобу.
Якщо виникли обставини, що унеможливлюють вихід на роботу, працівник зобов’язаний невідкладно повідомити роботодавця про причину своєї відсутності та її очікувану тривалість. Повідомлення має надійти не пізніше другого дня відсутності на роботі
Після візиту до лікаря та отримання лікарняного хворий працівник повинен підтвердити роботодавцеві, що йому виписали лікарняний, і повідомити, на який період. Ця інформація дає змогу роботодавцю правильно спланувати роботу і за потреби забезпечити заміну на час відсутності працівника.
Обов’язок інформування має двосторонній характер — він захищає і інтереси роботодавця, який може належно організувати роботу під час відсутності працівника, і права працівника на правильне оформлення його відсутності через хворобу. Знаючи причину відсутності, роботодавець може правильно відобразити її в кадрово-зарплатних системах.
Способи повідомлення роботодавця про лікарняний
Законодавець залишив працівникам значну свободу у виборі способу повідомлення роботодавця про відсутність через хворобу. Якщо норми трудового права, що діють у конкретного роботодавця, або правила внутрішнього трудового розпорядку не визначають конкретного способу повідомлення про причину відсутності, працівник може скористатися різними доступними засобами зв’язку.
Найчастіше використовують телефонний дзвінок, електронну пошту, месенджери, які використовують у компанії, або інші засоби електронного зв’язку. Працівник може також повідомити особисто, якщо дозволяє стан здоров’я, або доручити це іншій особі, яка діятиме від його імені.
Якщо працівник обрав поштовий спосіб, датою повідомлення вважається дата поштового штемпеля. Це правило дає працівникам упевненість щодо моменту виконання обов’язку інформування, незалежно від того, коли лист фактично дійде до роботодавця.
Важливо, щоб працівники ознайомилися з внутрішніми процедурами на своєму місці роботи. Деякі роботодавці можуть визначити в правилах внутрішнього трудового розпорядку або інших внутрішніх актах бажані способи комунікації у разі відсутності через хворобу. Дотримання таких процедур сприяє злагодженій роботі кадрових процесів і запобігає непорозумінням.
Працівник може повідомити роботодавця про свою відсутність особисто, через іншу особу, телефоном, за допомогою засобів електронного зв’язку або поштою. Вибір способу належить працівникові, якщо роботодавець не визначив конкретних процедур у правилах внутрішнього трудового розпорядку
Особливі випадки відсутності, пов’язані з пандемією COVID-19
Пандемія коронавірусу запровадила нові категорії відсутності, які вимагали адаптації наявних процедур. Карантин і домашня ізоляція стали частими причинами відсутності на роботі, що змусило запровадити спеціальні правила документування та розрахунку таких періодів.
З 24 жовтня 2020 року підставою для виплати допомоги через хворобу особі на карантині або в домашній ізоляції у зв’язку з COVID-19 була інформація в інформаційній системі Центру e-Здоров’я, відомій як система EWP. Згодом ZUS почав надавати цю інформацію також на PUE ZUS, що полегшило доступ до даних і працівникам, і роботодавцям.
Раніше підставою для виплати допомоги за карантин або домашню ізоляцію було письмове рішення Державної санітарної інспекції або заява працівника, якщо рішення не було видано в письмовій формі. Ця зміна спростила процедури та автоматизувала документування відсутностей, пов’язаних із пандемією.
Працівник на карантині або в домашній ізоляції міг отримувати лікарняну виплату від роботодавця або допомогу з тимчасової непрацездатності. Наприкінці 2020 року запровадили правила, що дозволяли дистанційну роботу під час карантину та ізоляції, якщо працівник цього бажав, а роботодавець погоджувався (статті 4h і 4ha закону від 2 березня 2020 року про спеціальні рішення, пов’язані з COVID-19). Ці правила застосовуються лише в період стану епідемічної загрози або стану епідемії через COVID-19 — стан епідемічної загрози скасовано з 1 липня 2023 року
Можливість поєднувати роботу з домашньою ізоляцією стала суттєвим полегшенням і для працівників, і для роботодавців. Якщо працівник почувався в силах виконувати службові обов’язки і міг робити це дистанційно, а роботодавець погоджувався на таке рішення, за час поєднання роботи та ізоляції працівникові належала заробітна плата, а не лікарняна виплата чи допомога з тимчасової непрацездатності.
Переваги електронних лікарняних
Система електронних лікарняних принесла численні переваги всім учасникам процесу — працівникам, роботодавцям, лікарям і страховим установам. Для хворих працівників найбільша перевага — відсутність потреби фізично доставляти лікарняні у визначений строк, що було особливо обтяжливо для людей у важкому стані.
Роботодавці отримали швидший доступ до інформації про відсутність своїх працівників через хворобу, що дає змогу краще планувати роботу й організовувати заміни. Автоматична передача інформації про лікарняні усуває затримки, пов’язані з фізичним перевезенням документів, і зменшує ризик адміністративних проблем.
Для лікарів система e-ZLA означає спрощення виписування лікарняних і відсутність проблем із друком, зберіганням і розповсюдженням паперових бланків. Електронна система також дає змогу краще контролювати виписування лікарняних і обмежує можливості зловживань.
ZUS як установа, відповідальна за виплату допомоги через хворобу, отримав значно кращі можливості моніторингу та перевірки правильності використання лікарняних. Електронна система дозволяє проводити статистичний аналіз, виявляти порушення та швидше реагувати на можливі зловживання.
Нижче наведено основні переваги системи e-ZLA для різних груп:
- Працівникам не потрібно фізично приносити лікарняні роботодавцю
- Немає ризику зменшення допомоги через запізнене подання
- Швидша передача інформації між усіма учасниками процесу
- Нижчі адміністративні витрати для роботодавців
- Кращий контроль за правильністю використання допомоги
- Менше можливостей для зловживань і підробки документів
- Автоматизація процесів, пов’язаних з обробкою відсутностей через хворобу
Контроль правильності використання лікарняних
Запровадження електронних лікарняних значно покращило можливості контролю за їх правильним використанням. Система e-ZLA дає ZUS змогу проводити детальний аналіз закономірностей використання лікарняних і швидко виявляти випадки, що викликають сумніви щодо їхньої обґрунтованості.
Електронні лікарняні пов’язані з інформаційними системами, які можуть автоматично виявляти порушення, наприклад, лікарняні від різних лікарів, що накладаються в часі, надто часте використання лікарняних певними пацієнтами чи підозрілі закономірності у виписуванні лікарняних конкретними лікарями.
Лікарняний призначений для одужання. З 13 квітня 2026 року закон про допомогу з тимчасової непрацездатності прямо встановлює, що застрахована особа втрачає право на допомогу з тимчасової непрацездатності за весь період лікарняного, якщо в цей час виконує оплачувану роботу (будь-яку діяльність заробіткового характеру, крім разових дій, яких вимагають важливі обставини, — такою обставиною не є доручення роботодавця) або вдається до діяльності, що не відповідає меті лікарняного, тобто дій, які ускладнюють або подовжують лікування (стаття 17 частини 1–1b у редакції закону від 18 грудня 2025 року, Dz.U. 2026, поз. 26)
Контроль використання лікарняних може мати різні форми — від аналізу даних до перевірок на місці. ZUS може перевіряти, чи особи на лікарняному справді використовують цей час для лікування та відновлення (стаття 68 частина 1). Перевірки можуть проводити також роботодавці, які самі виплачують допомогу, а також кожен роботодавець щодо лікарняної виплати за статтею 92 Трудового кодексу (Kodeks pracy) (стаття 68 частини 1a і 1d). У разі виявлення зловживань можуть бути застосовані санкції, аж до позбавлення права на виплату допомоги з тимчасової непрацездатності. Клієнтам нашого аутсорсингу кадрів і зарплати ми нараховуємо лікарняні виплати та допомогу у відомостях зарплати.
Роботодавці також отримали кращі можливості моніторингу відсутностей своїх працівників. Доступ до електронної інформації про лікарняні дає змогу аналізувати частоту і тривалість відсутностей через хворобу, що може допомогти виявити проблеми зі здоров’ям на робочому місці або можливі зловживання.
Порядок дій у разі лікарняного
Правильні дії у разі потреби в лікарняному вимагають знання чинних процедур і обов’язків усіх учасників процесу. Працівник, який захворів і потребує лікарняного, повинен діяти за визначеною схемою.
Нижче наведено покроковий порядок дій у разі хвороби:
- Невідкладно повідомити роботодавця про неможливість вийти на роботу через хворобу
- Звернутися до лікаря для встановлення діагнозу і, за потреби, отримання лікарняного
- Повідомити роботодавця про отримання лікарняного та період його дії
- Дотримуватися рекомендацій лікаря і використовувати час лікарняного для лікування та відновлення
- Зв’язатися з роботодавцем у разі продовження або скорочення лікарняного
- Повернутися до роботи після закінчення періоду непрацездатності
Кожен із цих кроків має велике значення для правильного оформлення відсутності через хворобу. Пам’ятайте, що обов’язок інформувати роботодавця не закінчується першим повідомленням — у разі змін періоду лікарняного роботодавця також слід повідомити.
Працівник повинен повідомити роботодавця про свою хворобу не пізніше другого дня відсутності на роботі. Після отримання лікарняного слід додатково підтвердити період його дії та повідомити про можливі зміни цього періоду
Порівняння систем: паперової та електронної
Порівняння паперових та електронних лікарняних показує масштаб змін, що відбулися в обробці відсутностей через хворобу. Ця трансформація вплинула на всі етапи процесу — від моменту виписування лікарняного лікарем до його розрахунку роботодавцем.
| Аспект | Паперова система | Електронна система |
|---|---|---|
| Строк подання | 7 днів від отримання | Немає обов’язку подавати |
| Спосіб передачі | Фізична доставка | Автоматично в системі |
| Санкції за запізнення | Зменшення допомоги на 25% | Немає санкцій |
| Контроль зловживань | Обмежений | Розвинений автоматичний |
| Час надходження до роботодавця | До кількох днів | Не пізніше наступного дня після отримання ZUS |
| Ризик втрати | Високий | Практично нульовий |
Ці відмінності показують, наскільки суттєвими були зміни, запроваджені системою e-ZLA. Усунення ризику фінансових наслідків запізнілого подання лікарняного було особливо важливим для працівників, яких раніше могли покарати зменшенням допомоги, хоча стан здоров’я не дозволяв їм вчасно доставити документ.
Електронна система також зробила процес прозорішим. Усі сторони мають доступ до тієї самої інформації в той самий час, що усуває непорозуміння і конфлікти через різне тлумачення стану документації.
Виклики та проблеми нової системи
Попри численні переваги, система електронних лікарняних не позбавлена викликів. Однією з головних проблем є потреба всіх учасників процесу пристосуватися до нових процедур і технологій. Особливо старшим працівникам може бути складно зрозуміти зміни в обов’язках щодо інформування.
Іноді трапляються також технічні проблеми з роботою інформаційних систем. Збої серверів, проблеми з доступом до електронних платформ чи затримки в передачі даних можуть ускладнювати обробку лікарняних.
Ще один виклик — забезпечення належного рівня безпеки медичних даних, що передаються електронно. Система має забезпечувати конфіденційність інформації про стан здоров’я працівників і захист цих даних від несанкціонованого доступу.
Приклад із практики: Виробнича компанія, у якій працює 200 працівників, помітно зменшила кількість адміністративних проблем після запровадження e-ZLA. Раніше відділ кадрів обробляв близько 15-20 запізнілих лікарняних на місяць, що створювало додаткову роботу з обчисленням зменшеної допомоги та з’ясуванням ситуацій із працівниками.
Деякі працівники досі не знають про свої обов’язки щодо інформування роботодавця в системі електронних лікарняних. Помилкове переконання, що e-ZLA повністю усуває потребу комунікації з роботодавцем, може призвести до проблем у трудових відносинах
Майбутнє системи лікарняних
Система електронних лікарняних, імовірно, і далі вдосконалюватиметься та змінюватиметься. Розвиток технологій може принести ще більшу автоматизацію процесів і кращу інтеграцію з кадровими та зарплатними системами, якими користуються роботодавці.
Можливе також розширення функцій системи, наприклад, автоматичні сповіщення роботодавців про наближення кінця лікарняного чи інтеграція із системами управління персоналом. Такі рішення могли б ще більше спростити обробку відсутностей через хворобу.
Розвиток телемедицини та цифрового здоров’я також може вплинути на спосіб виписування і перевірки лікарняних. Онлайн-консультації лікарів і виписування лікарняних за результатами телеконсультацій можуть стати поширенішими, особливо при простих захворюваннях.
Важливим напрямом розвитку може бути й краща інтеграція даних про відсутність через хворобу з аналітичними системами, які могли б допомагати виявляти проблеми зі здоров’ям на робочому місці та планувати профілактичні заходи.
