Початок господарської діяльності в Польщі з січня 2026 року тягне за собою багато податкових обов’язків і обов’язків щодо внесків. Одне з найважливіших, але часто неправильно зрозумілих питань – річний розрахунок внеску на медичне страхування. Багато підприємців помилково вважають, що, розпочавши діяльність у новому календарному році, вони зможуть уникнути цього обов’язку. Насправді все складніше й залежить від обраної форми оподаткування.
Внесок на медичне страхування є важливою частиною витрат на ведення господарської діяльності. Його розмір і спосіб розрахунку безпосередньо впливають на остаточне фінансове навантаження підприємця. Тому так важливо розуміти, як він працює, особливо коли діяльність починається в певний момент календарного року.
Хто зобов’язаний подати річний розрахунок внеску на медичне страхування за 2025 рік
Річний розрахунок внеску на медичне страхування стосується всіх підприємців, які в 2025 внесковому році підлягали медичному страхуванню у зв’язку з господарською діяльністю та оподатковуються за певними формами оподаткування. Цей обов’язок не є загальним і має конкретні обмеження.
Річний розрахунок внеску на медичне страхування зобов’язані подати ті підприємці, які в 2025 внесковому році вели господарську діяльність і обрали одну з трьох форм оподаткування (стаття 81 частини 2 і 2e Закону про медичні послуги, що фінансуються з публічних коштів). Першу групу становлять платники, які оподатковуються за податковою шкалою (12% і 32%), тобто прогресивним податком на доходи з податковими порогами (розрахунок стосується також IP Box). Друга група – підприємці, які сплачують лінійний податок 19% від доходів. Третю категорію становлять платники ryczałt (єдиний податок із зареєстрованого доходу). Медичні внески та декларації ZUS за кожної з цих форм оподаткування ми розраховуємо для клієнтів наших бухгалтерських послуг.
Обов’язок річного розрахунку внеску на медичне страхування за 2025 рік стосується лише підприємців, які в періоді, за який подається розрахунок, підлягали медичному страхуванню у зв’язку з діяльністю. Не має значення, чи діяльність велася протягом усього цього періоду, чи лише його частини
Ключове значення тут має підлягання медичному страхуванню у зв’язку з діяльністю в 2025 внесковому році. Це означає, що діяльність мала бути внесена до CEIDG (Центральний реєстр та інформація про господарську діяльність) і не зупинена (місяці зупинення до розрахунку не враховуються). Саме лише наявність NIP (податковий номер) без ведення діяльності не створює обов’язку розрахунку внеску на медичне страхування.
Варто наголосити, що цей обов’язок не стосується всіх форм ведення господарської діяльності. Підприємці, які оподатковуються за податковою карткою (karta podatkowa), сплачують внесок від фіксованої бази (стаття 81 частина 2z), а товариства капіталу не сплачують внеску на медичне страхування за себе. Натомість учасники повних, командитних і партнерських товариств (стаття 8 частина 6 пункт 4 Закону про систему соціального страхування) розраховують внесок як підприємці – залежно від форми оподаткування свого доходу.
Розмір внеску на медичне страхування та спосіб його розрахунку залежать не лише від форми оподаткування, а й від розміру отриманих доходів (для ryczałt – виручки)
Система річного розрахунку внеску на медичне страхування має на меті пристосувати остаточний розмір внеску до фактичних доходів підприємця. Протягом року внесок сплачується щомісяця – за податкової шкали й лінійного податку від доходу попереднього місяця, за ryczałt залежно від порогу виручки, у кожному випадку не менше за мінімум, – а після закінчення року відбувається його перевірка й можлива доплата або повернення (стаття 81 частини 2i–2j).
Відмінності у внескових періодах залежно від форми оподаткування
Один із найважливіших аспектів розуміння обов’язків щодо внеску на медичне страхування – знання відмінностей у внескових періодах. Багато непорозумінь виникає через помилкове ототожнення внескового періоду з календарним роком, що не завжди відповідає дійсності.
Підприємці часто плутають поняття внескового періоду, автоматично вважаючи, що він збігається з календарним роком від січня до грудня. Це припущення хибне й може призвести до неправильного планування обов’язків щодо внесків і податків.
Внесковий період для податкової шкали та лінійного податку
Для підприємців, які оподатковуються за податковою шкалою та лінійним податком, внесковий період за 2025 рік (так званий внесковий рік) тривав від лютого 2025 до січня 2026 року (стаття 81 частина 2 Закону про медичні послуги, що фінансуються з публічних коштів). Річною базою є дохід за попередній календарний рік, а новий розмір внеску діє з 1 лютого до 31 січня.
Внесковий період для підприємців на податковій шкалі та лінійному податку за 2025 рік охоплював місяці від лютого 2025 до січня 2026 року включно. Це означає, що внесок на медичне страхування за січень 2026 року є частиною розрахунку за 2025 рік. Так само січень 2027 року належить до 2026 внескового року (лютий 2026 – січень 2027)
Така конструкція внескового періоду має практичні наслідки для підприємців, які починають діяльність у січні 2026 року. Якщо вони оберуть податкову шкалу або лінійний податок, то автоматично стають зобов’язаними подати річний розрахунок внеску на медичне страхування за 2025 рік, хоча фактично розпочали діяльність лише у 2026 році.
Цей механізм випливає з того, що за січень 2026 року підприємець сплачує внесок на медичне страхування щонайменше в мінімальному розмірі, а річною базою за 2025 внесковий рік є дохід за 2025 рік – коли він діяльності не вів. Річна база й річний мінімум (кількість місяців підлягання страхуванню у 2025 році × мінімальна місячна база, стаття 81 частина 2b) становлять отже 0 zł, а сплачений внесок за січень стає переплатою.
Внесковий період для ryczałt
Платники ryczałt мають значно простішу систему внескових періодів. Для цієї групи підприємців внесковий період збігається з календарним роком і триває від січня до грудня (стаття 81 частини 2e і 2i). Така конструкція інтуїтивніша й простіша в управлінні.
Платники ryczałt, які починають діяльність у січні 2026 року, складуть перший річний розрахунок внеску на медичне страхування лише в ZUS DRA (розрахункова декларація до ZUS — Управління соціального страхування) за квітень 2027 року за період від січня до грудня 2026 року
Це означає, що платники ryczałt, які починають діяльність у січні 2026 року, не зобов’язані складати річний розрахунок внеску на медичне страхування в ZUS DRA за квітень 2026 року. Їхній перший обов’язок у цій сфері виникне лише після завершення першого календарного року ведення діяльності. Скільки становить сам внесок на медичне страхування при ryczałt, ми покроково розраховуємо в окремій статті.
Ця різниця у внескових періодах має важливе практичне й фінансове значення. Платники ryczałt можуть краще планувати навантаження внесками, бо їхній розрахунковий період чітко визначений і передбачуваний. Крім того, у перші місяці діяльності вони не мають річного розрахунку за попередній рік.
Наслідки початку діяльності в січні 2026 року
Початок господарської діяльності в січні 2026 року має різні наслідки залежно від обраної форми оподаткування. Вибір податкової форми безпосередньо впливає на обов’язки, пов’язані з річним розрахунком внеску на медичне страхування.
Податкова шкала та лінійний податок – обов’язок розрахунку
Підприємці, які заснували діяльність у січні 2026 року й обрали податкову шкалу або лінійний податок, зобов’язані скласти річний розрахунок внеску на медичне страхування. Цей обов’язок може бути несподіваним, особливо для тих, хто починає діяльність уперше.
Цей обов’язок випливає з того, що внесковий період для цих форм оподаткування охоплює січень 2026 року як частину розрахунку за 2025 рік. На практиці це означає, що підприємець, який розпочав діяльність у січні 2026 року, має подати ZUS DRA (розрахункова декларація ZUS) за квітень 2026 року з річним розрахунком внеску на медичне страхування (стаття 81 частини 2k–2ka).
Підприємці, які починають діяльність у січні 2026 року на податковій шкалі або лінійному податку, сплачують за цей місяць мінімальний внесок на медичне страхування 2025 внескового року, тобто 314,96 zł (9% від 75% мінімальної заробітної плати 4 666 zł). У річному розрахунку за 2025 рік вони показують базу та належний внесок 0 zł, а сплачені 314,96 zł можуть повернути за заявою про повернення. У разі старту в січні 2027 року правило те саме, але мінімальний внесок за січень 2027 року становить 432,54 zł
У січні 2026 року ці підприємці сплачують внесок на медичне страхування в мінімальному розмірі, який у 2025 внесковому році обчислювався від 75% мінімальної заробітної плати. Оскільки у 2025 році вони не вели діяльності, їхній річний внесок за 2025 внесковий рік становить 0 zł, а весь внесок за січень є переплатою, що підлягає поверненню в межах річного розрахунку (стаття 81 частина 2i).
Процедура повернення внеску на медичне страхування відносно проста, але вимагає правильного заповнення форми ZUS DRA та подання заяви. Підприємець показує в річному розрахунку за 2025 рік дохід 0 zł і належний внесок 0 zł, а потім подає через PUE/eZUS (онлайн-платформа ZUS) підготовлену ZUS заяву про повернення – протягом місяця після спливу строку подання річної декларації PIT (податок на доходи фізичних осіб) (стаття 81 частини 2m–2n).
- Подання заяви про реєстрацію господарської діяльності
- Вибір форми оподаткування (податкова шкала або лінійний податок)
- Початок ведення діяльності в січні 2026 року
- Сплата мінімального внеску на медичне страхування за січень 2026 року
- Визначення річного доходу за 2025 рік (0 zł – немає діяльності)
- Складання річного розрахунку внеску на медичне страхування в ZUS DRA за квітень 2026 року
- Подання заяви про повернення переплаченого внеску на медичне страхування
Ryczałt – немає обов’язку розрахунку в перший рік
Платники ryczałt перебувають у значно вигіднішому становищі щодо обов’язків, пов’язаних із річним розрахунком внеску на медичне страхування. Розпочинаючи діяльність у січні 2026 року, вони не зобов’язані складати такий розрахунок у тому самому році.
Платники ryczałt, які починають діяльність у січні 2026 року, сплачуватимуть внесок на медичне страхування протягом усього календарного року, а перший річний розрахунок складуть лише в ZUS DRA за квітень 2027 року за період від січня до грудня 2026 року
Це означає, що платники ryczałt мають більше часу, щоб стабілізувати діяльність і краще зрозуміти механізми внесків. У перші місяці ведення діяльності вони не подають річного розрахунку, що може бути вигідно для підприємців-початківців.
Внесок на медичне страхування для платників ryczałt обчислюється за іншими правилами, ніж для підприємців на податковій шкалі чи лінійному податку. Розмір внеску залежить не від доходу, а від порогу виручки, отриманої від початку року (до 60 000 zł, до 300 000 zł і понад), – у 2026 році 498,35 zł, 830,58 zł або 1 495,04 zł на місяць (стаття 81 частина 2f).
Практичні аспекти розрахунку внеску на медичне страхування
Практичний розрахунок внеску на медичне страхування вимагає знання не лише правових норм, а й адміністративних процедур ZUS. Підприємці мають бути готові правильно заповнювати документи та вчасно подавати потрібні декларації.
Форма ZUS DRA та її значення
Форма ZUS DRA є основним документом для розрахунку внеску на медичне страхування. Це розрахункова декларація, яку потрібно подавати щомісяця; річний розрахунок внеску на медичне страхування показується в декларації за квітень (стаття 81 частини 2k–2ka), а не в окремій формі.
| Тип декларації | Строк подання | Обсяг розрахунку | Примітки |
|---|---|---|---|
| Щомісячна ZUS DRA | До 20-го числа місяця | Внесок за попередній місяць | Постійний обов’язок |
| ZUS DRA за квітень із річним розрахунком | До 20 травня | Розрахунок за весь внесковий період | Шкала, лінійний, IP Box, ryczałt |
| Коригування ZUS DRA | За потреби | Виправлення в розрахунку | Місячні бази медичного внеску: до подання заяви про повернення, не пізніше кінця 2-го місяця після строку декларації PIT |
Заповнення форми ZUS DRA вимагає точних даних про отримані доходи та розрахунку належного внеску на медичне страхування. Підприємці мають бути особливо уважними під час введення даних, бо помилки можуть призвести до неправильного розрахунку внеску.
Форма ZUS DRA, що подається в межах річного розрахунку внеску на медичне страхування, має містити всі доходи, отримані в певному внесковому періоді. Пропуск будь-яких надходжень може означати необхідність подавати коригування та додаткові санкції
Особливу увагу слід звернути на правильний розрахунок бази внеску на медичне страхування. Для різних форм оподаткування діють різні правила визначення цієї бази, що може бути джерелом помилок у розрахунку.
Строки та процедури подання декларацій
Своєчасне подання ZUS DRA має ключове значення для уникнення санкцій і відсотків. Підприємці мають знати всі строки й процедури, пов’язані з розрахунком внеску на медичне страхування.
Річний розрахунок показується в ZUS DRA за квітень року, що настає після внескового періоду, яку підприємець подає до 20 травня (стаття 81 частина 2k Закону про медичні послуги, що фінансуються з публічних коштів, стаття 47 частина 1 Закону про систему соціального страхування). Для підприємців, які починають діяльність у січні 2026 року на податковій шкалі або лінійному податку, це означає обов’язок подати декларацію до 20 травня 2026 року.
- Перевірка строків подання декларацій ZUS DRA
- Підготовка документації про доходи за внесковий період
- Розрахунок належного внеску на медичне страхування від фактичних доходів
- Заповнення форми ZUS DRA з позначкою річного розрахунку
- Подання ZUS DRA за квітень у строк до 20 травня
- Контроль розрахунку та можливих повернень внеску
Подавати декларації можна електронно через платформу ZUS або в паперовій формі. Натомість заяву про повернення переплаченого внеску на медичне страхування подають лише електронно (стаття 81 частина 2m).
Несвоєчасна сплата внесків призводить до нарахування пені (відсотків за прострочення), а неподання розрахункової декларації вчасно є правопорушенням, за яке загрожує штраф до 46 000 zł (стаття 98 частина 1 пункт 6 Закону про систему соціального страхування). Тому так важливо дотримуватися всіх строків подання документів
Можливості повернення внеску на медичне страхування
Повернення внеску на медичне страхування є важливою фінансовою вигодою для підприємців, які за окремі місяці внескового періоду сплатили більше, ніж становить річний внесок, обчислений від річної бази (стаття 81 частина 2i). Цей механізм має на меті пристосувати розмір внеску до фактичного фінансового становища платника.
Умови для повернення
Щоб претендувати на повернення внеску на медичне страхування, підприємець має виконати певні правові й фактичні умови. Основна умова – перевищення суми внесків, сплачених за окремі місяці внескового періоду, над річним внеском. Сам лише низький дохід не дає права на повернення, бо річна база не може бути нижчою за добуток кількості місяців підлягання страхуванню та мінімальної бази (стаття 81 частина 2b). Умовою виплати є також відсутність заборгованості перед ZUS (стаття 81 частина 2q). Окремі питання виникають, коли відбувається перехід із KRUS до ZUS.
Підприємці, які починають діяльність у січні 2026 року на податковій шкалі або лінійному податку, сплачують за цей місяць внесок на медичне страхування в мінімальному розмірі. Оскільки їхній річний внесок за 2025 внесковий рік становить 0 zł, вони мають право на повернення всього внеску, сплаченого за січень.
Підприємець розпочав діяльність 1 січня 2026 року на податковій шкалі й сплатив за січень 2026 року мінімальний внесок на медичне страхування 314,96 zł. У ZUS DRA за квітень 2026 року він показав у розрахунку за 2025 рік річний дохід 0 zł і належний внесок 0 zł, тож міг повернути всі 314,96 zł, подавши заяву про повернення.
Повернення внеску на медичне страхування не відбувається автоматично й вимагає активних дій підприємця. Він має правильно заповнити форму ZUS DRA з позначкою річного розрахунку внеску на медичне страхування, показати фактичні доходи за відповідний період і подати заяву про повернення. Без заяви переплата зараховується на рахунку платника (стаття 81 частина 2qa).
Повернення внеску на медичне страхування належить тоді, коли сума внесків, сплачених за місяці внескового періоду, перевищує річний внесок, – наприклад, у разі початку діяльності в січні або нерівномірних доходів протягом року. Якщо річний внесок перевищує суму місячних внесків, підприємець має доплатити різницю (стаття 81 частина 2j)
Процедура отримання повернення
Процедура отримання повернення внеску на медичне страхування вимагає дотримання певних кроків і строків. Підприємець має бути готовий належно задокументувати свої доходи та розрахувати належний внесок.
Перший крок – зібрати всі документи, що підтверджують отримані у внесковому періоді доходи. Це можуть бути рахунки-фактури (faktura), рахунки, договори та інші бухгалтерські документи, що підтверджують розмір виручки й витрат діяльності.
Далі потрібно розрахувати фактичну базу внеску на медичне страхування відповідно до правил для вашої форми оподаткування. Розрахунки мають бути точними й відповідати чинним нормам.
Наступний етап – заповнення форми ZUS DRA з позначкою річного розрахунку внеску на медичне страхування. Форма має містити всі потрібні дані та правильно обчислену суму належного й сплаченого внеску. Після її подання ZUS готує на PUE/eZUS заяву про повернення, яку потрібно подати електронно протягом місяця після спливу строку подання річної декларації PIT; ZUS повертає переплату не пізніше ніж через 3 місяці від цього строку (стаття 81 частини 2m, 2n і 2s). Ці дати варто зіставити з тим, якими є строки авансових платежів з податку на доходи.
Помилки та пастки в розрахунку внеску на медичне страхування
Розрахунок внеску на медичне страхування – складний процес, у якому підприємці часто припускаються помилок, що можуть спричинити проблеми з ZUS і додаткові витрати. Знання найпоширеніших пасток допоможе їх уникнути.
Найпоширеніші помилки підприємців
Одна з найпоширеніших помилок – неправильне розуміння внескових періодів. Багато підприємців автоматично вважають, що внесковий період збігається з календарним роком, а це не завжди так. Така помилка може призвести до пропуску обов’язку розрахунку або його неправильного виконання.
Ще одна поширена помилка – неправильний розрахунок бази внеску на медичне страхування. Підприємці часто плутають виручку з доходом або застосовують неправильні правила розрахунку для своєї форми оподаткування. Це може призвести як до недоплати, так і до переплати внеску.
Неправильний розрахунок бази внеску на медичне страхування може означати необхідність коригувати декларацію ZUS DRA та нарахування пені. Тому так важливо ретельно перевірити всі розрахунки перед поданням декларації
Проблемою є також неправильне заповнення форми ZUS DRA. Підприємці часто пропускають важливі поля або вводять хибні дані, що може призвести до неправильного розрахунку внеску. Особливо проблемним є вибір правильних позначок щодо річного розрахунку внеску на медичне страхування.
Ще одна поширена помилка – недотримання строків подання декларацій. Запізніла доплата внеску призводить до нарахування відсотків, а неподання ZUS DRA вчасно може спричинити штраф (стаття 98 частина 1 пункт 6 Закону про систему соціального страхування).
Як уникнути проблем
Щоб уникнути проблем із розрахунком внеску на медичне страхування, підприємцям насамперед варто ретельно ознайомитися з правилами для своєї форми оподаткування. Кожна форма має свої особливі правила розрахунку внеску на медичне страхування.
Варто звернутися по допомогу до фахівців, особливо в перші роки діяльності. Бухгалтери й податкові консультанти мають досвід у розрахунку внеску на медичне страхування й можуть допомогти уникнути найпоширеніших помилок.
Регулярне ведення фінансової документації значно полегшує розрахунок внеску на медичне страхування. Підприємцям варто систематично обліковувати свої доходи й витрати, щоб на момент розрахунку мати доступ до всіх потрібних даних.
- Ретельне ознайомлення з правилами внеску на медичне страхування для обраної форми оподаткування
- Регулярне ведення фінансової та бухгалтерської документації
- Користування допомогою фахівців у сфері податкових розрахунків
- Перевірка строків подання декларацій і їх дотримання
- Перевірка розрахунків перед поданням ZUS DRA
- Відстеження листування з ZUS і реагування на вимоги
