Купівля товарів на піддонах – поширена практика в оптовій і роздрібній торгівлі, особливо під час великих замовлень. Спосіб обліку вартості піддонів у KPiR (книга доходів і витрат) залежить від їхнього характеру – чи вони зворотні, чи безповоротні. Кожен із цих видів піддонів потребує іншого бухгалтерського підходу та застосування відповідних положень розпорядження про ведення KPiR. З рухом піддонів часто пов’язаний і облік документа WZ у KPiR.
Правильне відображення піддонів в обліку важливе для коректного розрахунку витрат господарської діяльності. Неправильний облік може призвести до помилок у податкових розрахунках і потенційних проблем під час податкової перевірки. Тому кожен підприємець, який веде книгу доходів і витрат, повинен знати правила обліку піддонів.
Положення розпорядження про ведення книги доходів і витрат прямо не регулюють облік піддонів. Проте визначення матеріалів і відходів, що містяться в розпорядженні, дають змогу правильно кваліфікувати піддони залежно від їхнього характеру. Ключове значення має те, чи піддон повертається постачальнику, чи назавжди залишається в покупця товару
Зворотні піддони – кваліфікація як матеріали в KPiR
Зворотні піддони – це особлива категорія упаковки, яку після доставки товару повертають постачальнику. Згідно з визначенням матеріалів у § 2 пункт 1 літера b розпорядження про ведення KPiR (з 1 січня 2026 року діє нове розпорядження від 6 вересня 2025 року, Dz.U. (Вісник законів) poz. 1299), основними матеріалами є матеріали, які в процесі виробництва або під час надання послуг стають основною субстанцією готового виробу. До основних матеріалів належить також багаторазова транспортна упаковка, як-от транспортери чи піддони, якщо ця упаковка не є основними засобами.
Це визначення однозначно вказує, що зворотний піддон слід зараховувати до основних матеріалів. Тобто його вартість потрібно відобразити в книзі доходів і витрат у колонці 12 (до кінця 2025 року це була колонка 10), призначеній для закупівлі товарів і матеріалів за цінами закупівлі. Такий підхід логічний, адже зворотний піддон має тимчасовий характер і після повернення постачальнику перестає бути складником майна підприємця.
Зворотні піддони кваліфікуються як основні матеріали згідно з визначенням у розпорядженні про ведення KPiR. Їхню вартість слід обліковувати в колонці 12 книги як закупівлю товарів і матеріалів. Після повернення піддона постачальнику первинний запис коригують коригувальним рахунком-фактурою
Облік зворотних піддонів зазвичай відбувається у два етапи. Спершу разом із доставкою товару підприємець отримує рахунок-фактуру (faktura), що документує і вартість товару, і вартість піддона. У цей момент усю суму рахунку-фактури слід відобразити в колонці 12 KPiR. Потім, після повернення піддона, постачальник виставляє коригувальний рахунок-фактуру, який зменшує первинно обліковану вартість на суму, що відповідає вартості поверненого піддона.
Згідно з § 9 частина 1 розпорядження, якщо основний матеріал доставили на підприємство до отримання рахунку-фактури, потрібно скласти детальний опис отриманого матеріалу із зазначенням даних постачальника, кількості, виду, ціни за одиницю та вартості матеріалу, а потім зробити запис у книзі на підставі цього опису. Опис підтверджує датою та підписом особа, яка прийняла поставку.
Документування повернення піддонів і коригування в KPiR
Повернення зворотних піддонів постачальнику потрібно належно задокументувати й правильно відобразити в KPiR. Найчастіше поставку товару на піддоні документує первинний рахунок-фактура, а після повернення піддона постачальник виставляє коригувальний рахунок-фактуру. Такий порядок відповідає законодавству й дає змогу правильно розрахувати витрати господарської діяльності.
Важливо розуміти, що повернення упаковки після продажу товару та виставлення коригувального рахунку-фактури не слід вважати окремою господарською операцією – це коригування правочину, який відбувся раніше. Тому коригувальний рахунок-фактура на повернену упаковку має посилатися на первинний рахунок-фактуру, у якому її було враховано.
Повернення зворотних піддонів не є окремою господарською операцією, а коригуванням первинної операції закупівлі. Коригувальний рахунок-фактура, який постачальник виставляє після повернення піддона, має посилатися на первинний рахунок-фактуру й містити всі елементи, що дають змогу ідентифікувати скориговану операцію
Згідно зі статтею 22 частина 7c Закону про PIT (податок на доходи фізичних осіб), якщо коригування витрат, що враховуються в оподаткуванні (KUP), не спричинене арифметичною помилкою чи іншою очевидною помилкою, його здійснюють шляхом зменшення або збільшення KUP, понесених у розрахунковому періоді, у якому отримано коригувальний рахунок-фактуру або інший документ, що підтверджує причини коригування.
Це означає, що дата виставлення коригувального рахунку-фактури не має значення, як і те, що коригування стосується витрат попереднього періоду. Момент коригування витрат визначає дата отримання відповідного документа. Платники податків коригують KUP поточно, тобто в місяці, у якому отримали коригувальний рахунок-фактуру або інший документ, що підтверджує причини коригування.
Порядок обліку зворотних піддонів – крок за кроком
Правильний облік зворотних піддонів у книзі доходів і витрат потребує певного порядку дій, який забезпечить відповідність податковому законодавству. Детальний процес виглядає так:
- Приймання товару разом зі зворотним піддоном – під час доставки перевірте, чи кількість і вид товару та піддонів відповідають документу поставки
- Облік первинного рахунку-фактури – усю суму рахунку-фактури, разом із вартістю піддона, відобразіть у колонці 12 KPiR у місяці отримання рахунку-фактури
- Зберігання піддона – зворотний піддон має бути належно позначений і зберігатися так, щоб його не пошкодити
- Повернення піддона постачальнику – після розвантаження піддон потрібно повернути постачальнику згідно з умовами договору
- Отримання коригувального рахунку-фактури – постачальник виставляє коригувальний рахунок-фактуру, що зменшує первинну вартість на суму піддона
- Облік коригування – коригувальний рахунок-фактуру відобразіть у колонці 12 KPiR у місяці його отримання зі знаком мінус або червоним кольором
- Архівування документів – усі документи щодо зворотного піддона слід зберігати відповідно до законодавства
Коригування витрат у зв’язку з поверненням піддона відбувається в місяці отримання коригувального рахунку-фактури, незалежно від того, у якому місяці було первинно закуплено товар. Такий порядок випливає з правил, встановлених Законом про PIT
Обліковуючи зворотні піддони, пам’ятайте також про необхідність включити їх до інвентаризації (spis z natury). Згідно з § 20 частина 1 розпорядження про ведення KPiR, платники податків зобов’язані скласти й внести до книги інвентаризацію товарів, основних і допоміжних матеріалів станом на 1 січня та на кінець кожного податкового року. Інвентаризацію та поточні записи в KPiR ми можемо вести за вас – цим займається наша бухгалтерська фірма у Варшаві.
Безповоротні піддони – кваліфікація як відходи
Безповоротні піддони – це зовсім інша категорія упаковки, ніж зворотні. Якщо піддон безповоротний і надалі ніяк не використовуватиметься для потреб господарської діяльності, його слід кваліфікувати як відходи. Така кваліфікація випливає з визначення відходів у розпорядженні про ведення книги доходів і витрат.
Згідно з § 2 пункт 1 літера g розпорядження про ведення книги доходів і витрат, відходами є матеріали, які внаслідок технологічних процесів або внаслідок знищення чи пошкодження повністю втратили свою первинну споживчу цінність. Безповоротний піддон, який не можна використати в подальшій господарській діяльності, відповідає визначенню відходів у розумінні облікових правил. Зовсім інші облікові питання, пов’язані з капіталом товариства, розглянуто в матеріалі про облік ажіо в sp. z o.o..
Безповоротні піддони кваліфікуються як відходи згідно з визначенням у розпорядженні про ведення KPiR. Це матеріали, які повністю втратили свою первинну споживчу цінність і не можуть бути використані в подальшій діяльності підприємця
Кваліфікація безповоротного піддона як відходів має важливі наслідки для способу його обліку в книзі доходів і витрат. На відміну від зворотних піддонів, які вважаються основними матеріалами, безповоротні піддони не обліковують як окрему позицію в колонці 12 KPiR. Натомість їхня вартість має збільшувати ціну придбання товару, тобто вартість піддонів відображають у колонці 13 KPiR (до кінця 2025 року це була колонка 11) як побічні витрати на закупівлю.
Такий підхід логічний з економічного погляду, адже безповоротний піддон є невід’ємною частиною вартості придбання товару. Його не можна відокремити від товару й використати інакше, тому його вартість слід розглядати як складник вартості придбання товару, а не як окремий матеріал.
Облік безповоротних піддонів у колонці 13 KPiR
Безповоротні піддони, будучи відходами в розумінні облікових правил, обліковують інакше, ніж зворотні. Їхню вартість відображають не в колонці 12 KPiR як матеріали, а в колонці 13 як побічні витрати на закупівлю. Так відбувається тому, що безповоротний піддон є невід’ємною частиною вартості придбання товару й не може бути від неї відокремлений.
Згідно з § 10 розпорядження про ведення книги доходів і витрат, витрати на закупівлю основних матеріалів і товарів та інші витрати вносять до книги за правилами віднесення KUP, встановленими законом про податок на доходи. З 2026 року розпорядження вже не містить колишньої вимоги вносити закупівлю негайно після отримання товару чи записувати інші витрати раз на день.
Вартість безповоротних піддонів слід обліковувати в колонці 13 KPiR як побічні витрати на закупівлю, а не в колонці 12 як матеріали. Безповоротний піддон збільшує ціну придбання товару й є невід’ємною частиною вартості його закупівлі
На практиці це означає, що коли підприємець отримує рахунок-фактуру на закупівлю товару на безповоротному піддоні, вартість товару слід відобразити в колонці 12 KPiR, а вартість піддона – у колонці 13 KPiR. Якщо в рахунку-фактурі вартість піддона не виокремлено, але вона входить у ціну товару, усю суму рахунку-фактури слід відобразити в колонці 12 KPiR. Якщо ж вартість піддона виокремлено в рахунку-фактурі, її потрібно перенести до колонки 13 як побічні витрати на закупівлю.
Такий підхід дає змогу правильно відобразити фактичні витрати на придбання товару й забезпечує відповідність розпорядженню про ведення KPiR. Водночас він дає змогу належно контролювати витрати господарської діяльності та аналізувати їх за окремими категоріями.
Інвентаризація зворотних і безповоротних піддонів
І зворотні, і безповоротні піддони потрібно включати до інвентаризації. Згідно з § 20 частина 1 розпорядження про ведення KPiR, платники податків зобов’язані скласти й внести до книги інвентаризацію товарів, основних і допоміжних матеріалів, напівфабрикатів, незавершеного виробництва, готової продукції, браку та відходів станом на 1 січня та на кінець кожного податкового року.
Мета інвентаризації – встановити фактичний стан запасів на підприємстві та порівняти його зі станом за обліком. Зворотні піддони, які кваліфікуються як основні матеріали, слід включати до інвентаризації у відповідній групі матеріалів. Безповоротні піддони як відходи також підлягають інвентаризації в групі відходів. Інвентаризація – один з етапів, які охоплює закриття року в KPiR.
Усі піддони, що перебувають на підприємстві в день інвентаризації, потрібно в ній відобразити. Зворотні піддони обліковують як основні матеріали, а безповоротні – як відходи. Інвентаризацію складають станом на 1 січня та на кінець податкового року
Оцінка піддонів в інвентаризації залежить від їхнього характеру. Згідно з § 22 частина 1 розпорядження, платник податків зобов’язаний оцінити матеріали й товари, охоплені інвентаризацією, за цінами закупівлі або придбання чи за ринковими цінами на день складання інвентаризації, якщо вони нижчі за ціни закупівлі або придбання. Відходи, придатні до використання, які в ході діяльності втратили свою первинну споживчу цінність, оцінюють за вартістю, що випливає з оцінки з урахуванням їхньої придатності до подальшого використання.
На практиці це означає, що зворотні піддони слід оцінювати за цінами закупівлі або за ринковими цінами, якщо вони нижчі. Безповоротні піддони як відходи оцінюють за оціночною вартістю з урахуванням їхньої придатності до подальшого використання, яка в більшості випадків буде мінімальною або нульовою.
Відмінності в обліку зворотних і безповоротних піддонів
Основна відмінність між зворотними та безповоротними піддонами полягає в їхньому призначенні та способі використання. Зворотні піддони вважаються багаторазовою упаковкою, яку після доставки товару повертають постачальнику. Безповоротні піддони назавжди залишаються в покупця товару й не повертаються постачальнику.
Ця принципова відмінність має важливі наслідки для способу обліку піддонів у книзі доходів і витрат. Зворотні піддони кваліфікуються як основні матеріали й обліковуються в колонці 12 KPiR із подальшим коригуванням після повернення постачальнику. Безповоротні піддони вважаються відходами, а їхня вартість збільшує ціну придбання товару, тож їх обліковують у колонці 13 KPiR як побічні витрати на закупівлю.
| Аспект | Зворотні піддони | Безповоротні піддони |
|---|---|---|
| Облікова кваліфікація | Основні матеріали | Відходи |
| Колонка KPiR | Колонка 12 | Колонка 13 |
| Документування | Первинний рахунок-фактура + коригувальний рахунок-фактура | Лише первинний рахунок-фактура |
| Інвентаризація | Як основні матеріали | Як відходи |
| Оцінка в інвентаризації | Ціна закупівлі або ринкова | Оціночна вартість |
| Коригування | Потрібні після повернення | Не потрібні |
Відмінності стосуються також документування операцій із піддонами:
- Зворотні піддони: документуються первинним рахунком-фактурою та коригувальним рахунком-фактурою після повернення
- Безповоротні піддони: документуються лише первинним рахунком-фактурою, без подальших коригувань
- Зворотні піддони: потребують додаткового обліку повернення та отримання коригувального рахунку-фактури
- Безповоротні піддони: не потребують додаткового обліку після використання товару
Ключова відмінність між зворотними та безповоротними піддонами полягає в їхній обліковій кваліфікації. Зворотні піддони – це основні матеріали, що обліковуються в колонці 12 KPiR, а безповоротні піддони – це відходи, які збільшують ціну придбання товару в колонці 13 KPiR
Практичні аспекти обліку піддонів
У господарській практиці підприємці часто стикаються з різними ситуаціями щодо піддонів, які можуть викликати сумніви щодо правильного способу обліку. Одна з найпоширеніших – отримання товару на піддоні до отримання рахунку-фактури. У такому разі, згідно з § 9 частина 1 розпорядження, потрібно скласти детальний опис отриманого основного матеріалу, допоміжного матеріалу чи товару.
Опис має містити ім’я, прізвище (назву фірми) та адресу постачальника, кількість і вид, а також ціну за одиницю та вартість основного матеріалу, допоміжного матеріалу чи товару. На підставі цього опису роблять запис у книзі. Опис підтверджують датою та підписом особи, яка прийняла поставку, зберігають як доказ закупівлі й поєднують із надісланим згодом паперовим рахунком-фактурою; для рахунку-фактури з KSeF (Національна система електронних рахунків-фактур) опис доповнюють його номером KSeF. Можливу різницю порівняно з вартістю, зазначеною в рахунку-фактурі, вносять до книги в день отримання рахунку-фактури.
Транспортна компанія отримала поставку запчастин на зворотних піддонах вартістю 15 000 zł, зокрема піддони вартістю 500 zł. Рахунок-фактуру доставили через тиждень. Компанія склала опис отриманих матеріалів і піддонів, а потім зробила запис у KPiR. Після отримання рахунку-фактури розбіжностей в оцінці не було, тож додаткових коригувань не робили. Після повернення піддонів компанія отримала коригувальний рахунок-фактуру на 500 zł.
Ще одне практичне питання – визначення моменту повернення зворотного піддона. Повернення має відбутися в строк, визначений у договорі з постачальником, або відповідно до торговельної практики. Затримка з поверненням піддона може призвести до нарахування постачальником додаткових платежів або до втрати права на повернення. Тому підприємцям варто вести облік зворотних піддонів і стежити за строками їх повернення.
Контроль та архівування документів щодо піддонів
Правильний облік піддонів потребує не лише коректних записів, а й належного контролю та архівування документів. Усі документи щодо піддонів, як зворотних, так і безповоротних, підлягають обов’язковому зберіганню протягом строку, визначеного в Податковому кодексі (Ordynacja podatkowa).
Документи щодо зворотних піддонів охоплюють:
- Первинний рахунок-фактуру, що документує закупівлю товару разом із піддоном
- Документ, що підтверджує повернення піддона постачальнику
- Коригувальний рахунок-фактуру, виставлений після повернення піддона
- Можливі документи щодо пошкодження чи втрати піддона
Документи щодо безповоротних піддонів охоплюють:
- Рахунок-фактуру, що документує закупівлю товару разом із безповоротним піддоном
- Документи, що підтверджують використання чи утилізацію піддона
- Можливі документи щодо продажу піддона як відходів
Усі документи щодо піддонів потрібно зберігати до спливу строку давності податкового зобов’язання (стаття 86 § 1 Податкового кодексу), тобто, як правило, 5 років від кінця календарного року, у якому минув строк сплати податку (стаття 70 § 1). Це стосується як первинних, так і коригувальних документів, а також усіх допоміжних документів, що підтверджують операції з піддонами
Контроль обліку піддонів має охоплювати регулярну перевірку відповідності фактичного стану обліковому, стеження за строками повернення зворотних піддонів і перевірку правильності обліку операцій із піддонами. Особливу увагу слід звернути на правильну кваліфікацію піддонів як зворотних чи безповоротних, адже помилкова кваліфікація може призвести до неправильного відображення витрат у KPiR.
