З 2025 року діють суттєві зміни щодо обов’язку вести бухгалтерські книги (повна бухгалтерія) для різних форм господарської діяльності. Новий ліміт, встановлений на рівні 2,5 мільйона євро, означає значне підвищення порогу порівняно з попередніми роками. Ця зміна означає, що частина підприємців, які раніше мусили вести бухгалтерські книги, може залишитися при спрощеному податковому обліку. Наша бухгалтерська фірма у Варшаві веде як KPiR і облік ryczałt, так і повні бухгалтерські книги.
Підвищення ліміту з 2 мільйонів євро до 2,5 мільйона євро – не єдина новація. Не менш важлива зміна бази: з 2025 року враховується чиста виручка від продажу товарів і продукції, без фінансових операцій (Закон від 6 грудня 2024 року, Dz.U. (Вісник законів) 2024 поз. 1863). Правила вимагають від підприємців ретельно проаналізувати свої обороти за 2025 рік і підготуватися до можливих змін у системі обліку з 1 січня 2026 року.
У 2026 році ліміт ведення бухгалтерських книг становить еквівалент 2,5 мільйона євро в польській валюті, тобто 10 646 500 zł. Це означає, що підприємці, чиста виручка яких від продажу товарів і продукції за 2025 рік становила щонайменше цю суму, мусять вести повні бухгалтерські книги з початку 2026 року. Правова підстава – ст. 2 ч. 1 п. 2 Закону про бухгалтерський облік (консолідований текст: Dz.U. 2026 поз. 522) і ст. 24a ч. 4 Закону про PIT
Суб’єкти, зобов’язані вести бухгалтерські книги
Закон про бухгалтерський облік і Закон про податок на доходи фізичних осіб точно визначають, які суб’єкти господарювання можуть бути зобов’язані вести бухгалтерські книги в разі перевищення встановленого ліміту доходів. Перелік охоплює різні форми ведення господарської діяльності – від найпростіших до складніших організаційних структур.
Згідно з чинним правовим станом обов’язок вести бухгалтерські книги з 1 січня 2026 року стосується таких суб’єктів, якщо їхня чиста виручка від продажу товарів і продукції за 2025 рік становила щонайменше еквівалент 2,5 мільйона євро в польській валюті:
- Фізичні особи, які ведуть господарську діяльність на власний рахунок
- Цивільні товариства фізичних осіб (spółka cywilna) як одна з найпопулярніших форм господарської співпраці
- Цивільні товариства фізичних осіб і підприємств у спадщині в особливих правових ситуаціях
- Повні товариства фізичних осіб (spółka jawna), для яких характерна повна відповідальність учасників
- Партнерські товариства (spółka partnerska), призначені для вільних професій
- Підприємства в спадщині, що діють згідно із законом про сукцесійне управління підприємством
Цивільні товариства фізичних осіб – одна з найпоширеніших форм господарської співпраці в Польщі. Якщо чиста виручка такого товариства від продажу товарів і продукції у 2025 році становила щонайменше 10 646 500 zł, товариство мусить перейти на ведення бухгалтерських книг із січня 2026 року (з 1 січня 2027 року поріг становить 10 942 500 zł – для доходів за 2026 рік). Це стосується як товариств, що надають послуги, так і тих, що займаються торгівлею чи виробництвом
Особливу увагу слід звернути на підприємства в спадщині, що діють згідно із законом від 5 липня 2018 року про сукцесійне управління підприємством. Ці суб’єкти, попри свій специфічний правовий характер, також зобов’язані вести бухгалтерські книги в разі перевищення встановленого ліміту доходів.
Варто підкреслити, що ці правила не стосуються товариств капіталу, які за законом зобов’язані вести бухгалтерські книги незалежно від розміру доходів. Це стосується sp. z o.o. (товариство з обмеженою відповідальністю, аналог ТОВ), акціонерних товариств (spółka akcyjna) та інших капітальних форм господарської діяльності.
Перерахунок ліміту в польську валюту у 2026 році
Механізм перерахунку ліміту ведення бухгалтерських книг з євро в злоті чітко врегульований законом і вимагає застосування конкретного курсу на визначену дату. Цей процес має ключове значення для підприємців, які мають точно визначити, чи їхні доходи перевищили поріг, що зобов’язує вести бухгалтерські книги.
Згідно з чинними правилами ліміт перераховують у польську валюту за середнім курсом, оголошеним Національним банком Польщі (NBP) на перший робочий день жовтня року, що передує звітному року (ст. 3 ч. 3 Закону про бухгалтерський облік). Для 2026 року застосовано курс першого робочого дня жовтня 2025 року.
Курс євро, застосований для перерахунку ліміту на 2026 рік, становить 4,2586 zł за одне євро (таблиця NBP від 1 жовтня 2025 року). Цей курс є підставою для обчислення граничної суми в злотих. Підприємці мають застосовувати лише цей курс, незалежно від поточних коливань курсу євро. На 2027 рік діє курс від 1 жовтня 2026 року – 4,3770 zł за євро, тобто 10 942 500 zł
Обчислення суми, що зобов’язує вести бухгалтерські книги у 2026 році, виглядає так:
- Ліміт у євро: 2 500 000 євро
- Курс NBP за жовтень 2025: 4,2586 zł/євро
- Гранична сума: 2 500 000 євро × 4,2586 zł/євро = 10 646 500 zł
Це означає, що підприємці, доходи яких за 2025 рік становили щонайменше 10 646 500 zł, зобов’язані вести бухгалтерські книги починаючи з 1 січня 2026 року. Ця сума є порогом, досягнення якого спричиняє виникнення бухгалтерського обов’язку.
Порівняння лімітів у попередні роки
Сума ліміту в злотих змінюється щороку разом із курсом євро, а у 2025 році вона зросла головно завдяки підвищенню ліміту в євро. Підвищення порогу має на меті звільнити менших підприємців від обов’язку вести складну бухгалтерію.
| Звітний рік | Ліміт у євро | Курс NBP | Сума в злотих | Зміна у відсотках |
|---|---|---|---|---|
| 2024 | 2 000 000 | 4,6091 | 9 218 200 | - |
| 2025 | 2 500 000 | 4,2846 | 10 711 500 | +16,2% |
| 2026 | 2 500 000 | 4,2586 | 10 646 500 | -0,6% |
Підвищення ліміту з 2 мільйонів євро до 2,5 мільйона євро у 2025 році означало зростання на 25% у євро. Проте фактичне зростання граничної суми в злотих становило 16,2% через нижчий курс євро в жовтні 2024 року.
Підвищення ліміту ведення бухгалтерських книг на 500 000 євро з 2025 року означає, що частина підприємців, які раніше були зобов’язані вести бухгалтерські книги, може повернутися до спрощеного податкового обліку. Це стосується насамперед фірм з оборотом від 9,2 до 10,7 мільйона злотих на рік
Наслідки перевищення ліміту
Перевищення ліміту ведення бухгалтерських книг тягне за собою низку суттєвих правових, організаційних і фінансових наслідків для підприємців. Ці зміни вимагають належної підготовки і пристосування всієї системи обліку до нових вимог.
Основний наслідок досягнення ліміту 10 646 500 zł доходів у 2025 році – обов’язок вести повні бухгалтерські книги з 1 січня 2026 року. Це означає відмову від спрощеного податкового обліку і перехід на систему обліку відповідно до Закону про бухгалтерський облік.
Основні наслідки перевищення ліміту:
- Обов’язок вести бухгалтерський журнал із хронологічним записом усіх господарських операцій
- Обов’язок вести головну книгу, що містить усі синтетичні рахунки
- Ведення допоміжних книг для детального обліку дебіторської та кредиторської заборгованості і складників майна
- Складання балансу і звіту про прибутки та збитки на кінець звітного року
- Застосування правил оцінки активів і пасивів відповідно до Закону про бухгалтерський облік
Підприємці, зобов’язані вести бухгалтерські книги, мають також дотримуватися детальних правил документування господарських операцій. Кожен бухгалтерський документ повинен містити певні формальні елементи, бути належно описаним і затвердженим уповноваженими особами. Недотримання цих вимог може призвести до фінансових санкцій
Додаткові обов’язки, пов’язані з веденням бухгалтерських книг:
- Інвентаризація майна, як правило, на останній день кожного звітного року
- Зберігання бухгалтерських документів щонайменше 5 років від початку року, наступного за звітним роком (ст. 74 ч. 2–3 Закону про бухгалтерський облік), а податкових документів – до спливу строку давності податкового зобов’язання (ст. 86 § 1 Податкового кодексу (Ordynacja podatkowa))
- Захист книг від знищення або несанкціонованого доступу
- Можливість перевірки податковими органами правильності ведення книг
Підготовка до зміни системи обліку
Перехід зі спрощеного податкового обліку на повні бухгалтерські книги вимагає ретельної організаційної і технічної підготовки. Підприємцям, які перевищили ліміт доходів, варто почати підготовку вже за кілька місяців до 1 січня 2026 року.
Ключові етапи підготовки до зміни системи обліку:
- Аналіз дотеперішнього обліку та ідентифікація всіх складників майна
- Вибір відповідної бухгалтерської системи, пристосованої до специфіки діяльності
- Встановлення робочого плану рахунків відповідно до вимог Закону про бухгалтерський облік
- Проведення інвентаризації майна на 31 грудня 2025 року
- Навчання персоналу нових бухгалтерських процедур
- Підготовка документації, що описує прийняту облікову політику
Вибір бухгалтерської системи має враховувати специфіку галузі, розмір підприємства і плановані напрями розвитку. Сучасні бухгалтерські системи автоматизують багато процесів, що значно полегшує ведення бухгалтерських книг і зменшує ризик помилок. Важливо також забезпечити належний захист бухгалтерських даних
Особливу увагу слід звернути на вступний баланс на 1 січня 2026 року, який має відображати фактичний стан майна і зобов’язань підприємства. Цей баланс є відправною точкою для ведення бухгалтерських книг і має бути складений з найбільшою ретельністю.
Правила оцінки в бухгалтерських книгах
Ведення бухгалтерських книг вимагає застосування точних правил оцінки активів і пасивів, які значно відрізняються від спрощень податкового обліку. Ці правила мають ключове значення для достовірного відображення фінансового стану підприємства.
Основні правила оцінки в бухгалтерських книгах:
- Основні засоби оцінюють за ціною придбання або собівартістю виготовлення, зменшеними на амортизаційні відрахування
- Запаси оцінюють за ціною придбання або собівартістю виготовлення, не вищою за чисту ціну продажу
- Дебіторську заборгованість показують за номінальною вартістю, зменшеною на списання від знецінення
- Зобов’язання показують за номінальною вартістю
- Короткострокові інвестиції оцінюють за ціною придбання або справедливою вартістю
Правила оцінки в бухгалтерських книгах безпосередньо впливають на фінансовий результат підприємства і базу оподаткування. Правильне застосування цих правил вимагає доброго знання Закону про бухгалтерський облік і регулярного відстеження змін у регулюванні. Помилки в оцінці можуть спотворити картину фінансового стану фірми
Особливо важливо правильно відобразити резерви і витрати та доходи майбутніх періодів, які дають змогу належно віднести доходи і витрати до відповідних звітних періодів. Ці елементи часто є найбільшим викликом для підприємців, які переходять з податкового обліку на бухгалтерські книги. Спосіб їх відображення підприємство визначає у своїй обліковій політиці.
Бухгалтерська документація та її архівування
Ведення бухгалтерських книг пов’язане з необхідністю детально документувати всі господарські операції. Бухгалтерські документи мають відповідати певним формальним вимогам і належно архівуватися протягом встановленого періоду.
Основні вимоги до бухгалтерських документів:
- Назва документа і його ідентифікаційний номер
- Дата виставлення і дата господарської операції
- Дані контрагента або сторони операції
- Опис господарської операції із зазначенням її характеру
- Сума операції, виражена в польських злотих
- Підписи осіб, відповідальних за затвердження документа
Бухгалтерські документи мають зберігатися так, щоб забезпечити їхню довговічність і читабельність протягом усього встановленого періоду. Для електронних документів потрібні відповідні технічні та організаційні засоби захисту. Втрата або знищення бухгалтерських документів може мати серйозні правові та фінансові наслідки
Виробниче підприємство, яке перевищило бухгалтерський ліміт, мусило організувати повністю нову систему документування господарських операцій. Запровадили нумерацію документів, документообіг між відділами та електронну систему архівування. Особливу увагу приділили документуванню складських операцій і розрахунків з іноземними контрагентами.
Контроль і нагляд за бухгалтерськими книгами
Ведення бухгалтерських книг підлягає суворому контролю з боку податкових органів та інших наглядових інституцій. Підприємці мають бути готові до перевірок і забезпечити повну доступність бухгалтерської документації.
Органи, уповноважені перевіряти бухгалтерські книги:
- Податкові (urząd skarbowy) щодо правильності визначення бази оподаткування
- Митно-податкові управління в межах митно-податкової перевірки
- ZUS (Управління соціального страхування) щодо розрахунків внесків
- PIP (Державна інспекція праці) щодо дотримання трудового законодавства
- Управління з питань захисту конкуренції та споживачів у визначених випадках
Податковій перевірці підприємця, як правило, передує повідомлення про намір її розпочати (ст. 282b § 1 Податкового кодексу), а винятки, коли повідомлення не надсилають, перелічує ст. 282c Податкового кодексу. Контролюючі органи мають право ознайомлюватися з усіма бухгалтерськими документами, а також робити копії та витяги з книг. Підприємці зобов’язані надавати пояснення і всі потрібні документи
Підготовка до перевірки вимагає:
- Упорядкування всієї бухгалтерської документації так, щоб документи можна було швидко знайти
- Підготовки пояснень щодо нетипових господарських операцій
- Забезпечення доступу до бухгалтерської системи і можливості представити дані
- Призначення осіб, відповідальних за контакт із контролюючими органами
