Польська податкова адміністрація послідовно запроваджує нові обов’язки у сфері цифровізації податкових розрахунків. Одним із ключових елементів цього процесу є JPK_KR – єдиний контрольний файл (Jednolity Plik Kontrolny, JPK) для бухгалтерських книг. Платники, які ведуть бухгалтерські книги, мають ураховувати зміни, що впливають на спосіб ведення бухгалтерської документації та комунікації з податковими органами.
Структура JPK_KR діє вже з 1 липня 2016 року і є стандартним форматом передавання бухгалтерських даних податковим органам. Її подають на вимогу податкового органу (ст. 193a Податкового кодексу (Ordynacja podatkowa)). Окремо від цього платники CIT (податок на прибуток), які ведуть бухгалтерські книги, обов’язково надсилають їх раз на рік в окремій структурі JPK_KR_PD (JPK_CIT) – платники, які подають JPK_V7, уперше за податкові роки, що починаються у 2026 році, а решта платників – у 2027 році.
JPK_KR – це єдиний контрольний файл, який використовують для передавання бухгалтерських книг податковим органам. Він містить дані оборотно-сальдової відомості, журналу, а також записи на рахунках головної книги та допоміжних книг. З 1 липня 2016 року він стосувався великих підприємців, а малі та середні підприємці могли добровільно передавати дані в такій формі до 30 червня 2018 року (ст. 29 Закону від 10 вересня 2015 року, Dz.U. (Вісник законів) 2015 поз. 1649); з 1 липня 2018 року він охоплює всіх платників, які ведуть книги за допомогою комп’ютерної програми
Чинні обов’язки щодо JPK_KR на вимогу
Структуру JPK_KR (на відміну від річного JPK_KR_PD) подають на вимогу податкового органу. Платники, які ведуть бухгалтерські книги за допомогою комп’ютерної програми, зобов’язані надати їх у формі JPK_KR під час різних контрольних і перевірочних процедур.
Умовою виконання вимоги є ведення податкових книг за допомогою комп’ютерних програм (ст. 193a § 1 Податкового кодексу). Утім, платники, які ведуть бухгалтерські книги, не мають вибору: закони про CIT і PIT вимагають вести їх за допомогою комп’ютерних програм (ст. 9 ч. 1c Закону про CIT, ст. 24a ч. 1e Закону про PIT; обов’язок запроваджують поетапно – для останньої групи платників за податкові роки, що починаються у 2027 році, ст. 66 Закону від 29 жовтня 2021 року).
Структура JPK для бухгалтерських книг – не єдина, яку платники, що користуються комп’ютерною програмою, зобов’язані подавати на вимогу податкового органу. Система JPK охоплює широкий спектр різних видів документації, що дає податковим органам змогу комплексно аналізувати господарську діяльність.
Платники зобов’язані подавати файли JPK, що відповідають схемі XSD, опублікованій Міністерством фінансів. Актуальна схема доступна на сайті gov.pl у розділі про структури JPK. Недотримання технічних вимог може означати необхідність повторно надіслати файли
Види файлів JPK, що подаються на вимогу
Наразі на вимогу податкового органу подають такі файли JPK:
- JPK_KR - бухгалтерські книги з повною бухгалтерською документацією
- JPK_WB - банківські виписки з усіх банківських рахунків
- JPK_MAG - складська документація та облік складських залишків
- JPK_FA - рахунки-фактури (faktura) VAT, виставлені платником (без структурованих рахунків-фактур із KSeF (Національна система електронних рахунків-фактур) – ст. 193a § 1a Податкового кодексу)
- JPK_FA_RR - рахунки-фактури VAT RR під час закупівлі у фермерів на паушальному режимі
- JPK_PKPIR - KPiR (книга доходів і витрат)
- JPK_EWP - облік доходів платників на ryczałt (єдиний податок із зареєстрованого доходу)
Кожен із цих файлів слугує різним контрольним цілям і може бути витребуваний залежно від специфіки справи та виду господарської діяльності платника. Податкові органи мають право вимагати один або кілька видів файлів одночасно, залежно від потреб провадження.
Обсяг даних, що подаються, визначає податковий орган з урахуванням предмета і стадії справи. Тому він може вимагати одну або кілька структур JPK зі списку файлів, залежно від періоду перевірочних дій
Процедури витребування JPK_KR податковими органами
Платників викликають надати певні структури JPK на вимогу податкових органів під час різних контрольних і перевірочних процедур. Кожна з цих процедур має свої конкретні цілі та може стосуватися різних аспектів господарської діяльності.
Під час податкового провадження органи можуть вимагати JPK_KR, щоб перевірити правильність податкових розрахунків і відповідність задекларованих сум фактичним оборотам. Це одна з найпоширеніших ситуацій, у яких платники отримують вимоги надати файли JPK. Вимоги часто виникають через розбіжності з деклараціями, тому варто знати, як заповнити декларацію VAT-7 (JPK_V7).
Перевірочні дії – ще одна сфера, у якій податкові органи можуть вимагати JPK_KR. Ці дії мають перевірочний характер і слугують для перевірки правильності бухгалтерської документації та її відповідності чинним правилам.
Податкова перевірка – найкомплексніша форма перевірки діяльності платника, під час якої органи мають право вимагати повний обсяг документації, зокрема JPK_KR. Перевірка може стосуватися різних періодів і аспектів господарської діяльності.
Митно-податкова перевірка охоплює насамперед сфери, пов’язані з торгівлею товарами, імпортом та експортом, де JPK_KR може дати цінну інформацію про фінансові та товарні потоки.
Податковий орган може вимагати певні файли JPK від платника, а у зв’язку з провадженням або перевіркою – також витяг із книг від контрагента, якщо він веде книги за допомогою комп’ютерних програм (ст. 274c § 1 п. 2 Податкового кодексу). Це означає, що перевірка може охопити й суб’єктів, пов’язаних транзакціями з основним об’єктом перевірки
Строки і процедури подання
Строк подання однієї або кількох структур JPK на вимогу податкового органу встановлюють у вимозі; у податковому провадженні строк для подання доказу не може бути коротшим за 3 дні (ст. 189 § 2 Податкового кодексу). Це мінімальний час, який органи мають надати платникам для підготовки і подання потрібних файлів. Підготовка даних буває складнішою в нетипових випадках, як-от продаж із кількох касових апаратів у JPK.
В обґрунтованих випадках платник може попросити продовжити встановлений строк. Підставою може бути, зокрема, відсутність особи, відповідальної за ведення бухгалтерії, або великий обсяг даних, що потребує додаткового часу на підготовку.
Неподання файлу JPK_KR у строк, встановлений податковим органом, може призвести до дисциплінарного штрафу (ст. 262 § 1 п. 2a Податкового кодексу – до 3 800 zł у 2026 році, з 1 січня 2027 року до 3 900 zł), а в певних ситуаціях також до відповідальності за Фіскальним кримінальним кодексом (Kodeks karny skarbowy, KKS). Обсяг цієї відповідальності – чи йдеться про фіскальний проступок, чи про фіскальний злочин – залежить від обставин справи.
Особливо важливими є такі чинники, як сума недоотриманих податкових надходжень, мотиви дій правопорушника, ступінь суспільної шкідливості та спосіб учинення діяння. Ці елементи визначають вид і розмір покарань, які можуть бути накладені на платника.
Способи подання файлів JPK
Файли JPK на вимогу можна подати різними каналами зв’язку, що дає платникам гнучкість у виборі найзручнішого способу. Кожен із доступних способів має свої специфічні вимоги та процедури.
- Застосунок, наданий Міністерством фінансів - офіційна державна платформа
- Комерційні онлайн-застосунки - рішення приватних постачальників
- Оновлена бухгалтерська програма - пряме надсилання з бухгалтерської системи
- Фізичні носії даних - флешка, карта пам’яті, диск CD/DVD
У разі подання файлів засобами електронної комунікації структурований файл слід підписати довіреним підписом (Profil Zaufany (Довірений профіль)) або кваліфікованим електронним підписом. Ця вимога забезпечує автентичність і цілісність переданих даних.
У разі передавання файлу або файлів на носіях даних складають протокол отримання даних в електронній формі. Цей протокол є офіційним підтвердженням передавання документації і може бути використаний як доказ у разі спору
| Спосіб подання | Технічні вимоги | Електронний підпис | Протокол |
|---|---|---|---|
| Державний застосунок | Веббраузер | Так | Ні |
| Комерційні застосунки | Доступ до інтернету | Так | Ні |
| Бухгалтерська програма | Інтеграція із системою | Так | Ні |
| Фізичний носій | Немає | Ні | Так |
Технічні вимоги та безпека
Подання файлів JPK_KR вимагає дотримання належних технічних стандартів і стандартів безпеки. Файли мають бути підготовлені відповідно до актуальних схем XSD, які Міністерство фінансів регулярно оновлює.
Особливу увагу слід приділити цілісності даних і їх захисту під час передавання. Електронний підпис не лише підтверджує особу відправника, а й дає змогу виявити, чи дані були змінені під час надсилання.
Платники, які користуються послугами бухгалтерських бюро, мають переконатися, що їхні постачальники бухгалтерських послуг готові обслуговувати всі потрібні формати JPK і мають відповідні інструменти для їх генерування та подання. Ширший перелік завдань, що цього року покладено на бюро, наводимо в огляді про обов’язки бухгалтерських бюро у 2026 році.
Виробниче підприємство отримало вимогу надати JPK_KR за останні три роки у зв’язку з податковою перевіркою. У цей період фірма користувалася різними бухгалтерськими системами, тож файли довелося готувати в різних форматах. Завдяки резервним копіям і співпраці з постачальниками програмного забезпечення вдалося підготувати всі потрібні файли за 7 днів.
Обов’язкове надсилання книг - JPK_KR_PD
Найсуттєвіші зміни в системі JPK_KR стосуються запровадження обов’язкового надсилання бухгалтерських книг до податкових. Це означає перехід від реактивної системи, коли файли передають на вимогу, до системи, у якій книги надходять до податкової без виклику. Бухгалтерські книги та файли JPK_KR для клієнтів готує наша бухгалтерська фірма у Варшаві.
Спочатку зміни мали набути чинності з 1 січня 2023 року, але їх перенесли, бо і платникам, і податковій адміністрації потрібно було краще підготуватися до нових обов’язків.
Обов’язкове надсилання книг запроваджували поступово (ст. 66 ч. 2 Закону від 29 жовтня 2021 року, Dz.U. 2021 поз. 2105, у редакції Dz.U. 2023 поз. 1059). Спершу воно охопило найбільших платників і податкові групи капіталу, а згодом – решту платників.
Обов’язок випливає зі ст. 9 ч. 1c Закону про CIT: платники, які ведуть бухгалтерські книги, ведуть їх за допомогою комп’ютерних програм і надсилають після закінчення податкового року у структурі JPK_KR_PD (дані з обліку основних засобів – JPK_ST_KR – звільнені від надсилання за 2025–2028 роки, Dz.U. 2024 поз. 1861 і Dz.U. 2026 поз. 1444). Отже, платники надсилають бухгалтерські книги до податкової у структурованій формі без виклику
Графік запровадження обов’язкового JPK_KR_PD
Графік обов’язкового надсилання бухгалтерських книг платниками CIT такий:
За податковий рік, що почався після 31 грудня 2024 року, книги надсилають податкові групи капіталу і платники, дохід яких за попередній податковий рік перевищив еквівалент 50 млн євро. Ця група охоплює найбільші корпорації та суб’єктів зі значним впливом на економіку.
За податковий рік, що почався після 31 грудня 2025 року, обов’язок стосується платників, зобов’язаних подавати JPK_V7 (декларація VAT з реєстром, файл JPK). Це суттєве розширення обов’язку на більшість платників CIT.
За податковий рік, що почнеться після 31 грудня 2026 року, надсилати книги будуть зобов’язані також решта платників CIT, які ведуть бухгалтерські книги. Цей етап охоплює практично всіх суб’єктів, що ведуть повну бухгалтерію, за винятком звільнених за ст. 9 ч. 1d Закону про CIT.
Бухгалтерські книги у структурованій формі надсилають раз на рік, після закінчення податкового року, – не щомісяця і не щокварталу (ст. 9 ч. 1c Закону про CIT). Платники PIT (податок на доходи фізичних осіб), які ведуть бухгалтерські книги, надсилають їх на підставі ст. 24a ч. 1e Закону про PIT – уперше за податковий рік, що починається після 31 грудня 2025 року (платники JPK_V7) або після 31 грудня 2026 року (решта), – ст. 66 ч. 1 Закону 2021 року
Строки подання в новій системі
У системі обов’язкового надсилання платники подають книги у визначені строки, незалежно від вимог податкових органів. Ці строки прив’язані до кінця податкового року.
З 1 липня 2026 року платники CIT надсилають книги до кінця сьомого місяця після закінчення податкового року (ст. 9 ч. 1c Закону про CIT у редакції Закону від 15 травня 2026 року, Dz.U. 2026 поз. 779); товариства, що не є юридичними особами, за ст. 9 ч. 1e – до кінця сьомого місяця після закінчення звітного року. За роки, що почалися у 2025 році й закінчилися до 1 квітня 2026 року, такий самий строк запровадило розпорядження від 16 лютого 2026 року (Dz.U. 2026 поз. 188).
Раніше строк надсилання спливав у день закінчення строку подання декларації за відповідний податковий рік. З 1 липня 2026 року платники PIT, які ведуть бухгалтерські книги, надсилають їх до 31 липня наступного року (ст. 24a ч. 1e п. 2 Закону про PIT, Dz.U. 2026 поз. 779).
Товариство з обмеженою відповідальністю, що веде торговельну діяльність із річним оборотом 15 млн злотих, є активним платником VAT і подає JPK_V7, а його податковий рік збігається з календарним, уперше надсилає книги за 2026 рік – до 31 липня 2027 року, – а за 2027 рік до 31 липня 2028 року. Фірма має підготувати свої бухгалтерські системи до автоматичного генерування цих файлів.
Підготовка до змін у JPK_KR
Обов’язок надсилати книги вимагає належної підготовки з боку платників. Насамперед потрібно забезпечити, щоб бухгалтерські книги були повністю комп’ютеризовані й відповідали технічним вимогам.
Платникам слід перевірити, чи їхні чинні бухгалтерські системи здатні генерувати файли JPK_KR, що відповідають актуальним схемам XSD. Старіші системи може знадобитися оновити або замінити.
Особливо важливо забезпечити безперервність і цілісність бухгалтерських даних. Системи мають бути захищені від втрати даних і несанкціонованого доступу, що вимагається не лише для цілей JPK_KR, а й загальними правилами бухгалтерського обліку.
Варто також підготувати внутрішні процедури генерування і подання файлів JPK_KR, зокрема визначити осіб, відповідальних за ці дії, і графік їх виконання.
Платники, які ведуть бухгалтерські книги за допомогою комп’ютерної програми, зобов’язані надати їх на вимогу податкового органу у формі JPK_KR. Це стосується всіх суб’єктів, які ведуть бухгалтерську документацію електронно, незалежно від розміру діяльності
Вплив на щоденне ведення бухгалтерії
Обов’язкове надсилання книг впливає на щоденне ведення бухгалтерії на підприємствах. Бухгалтери мають забезпечити, щоб усі господарські операції правильно і вчасно реєструвалися в комп’ютерних системах.
Особливу увагу слід приділити якості даних, що вносяться до бухгалтерської системи. Помилки й неточності, які раніше можна було виправити до перевірки, тепер потрапляють до податкових органів разом із надісланими книгами.
Потрібно також запровадити додаткові контрольні процедури, які дадуть змогу перевірити правильність згенерованих файлів JPK_KR перед їх поданням. Це може включати регулярну перевірку контрольних сум, повноти даних і відповідності технічним вимогам.
Бухгалтерські бюро, що обслуговують багатьох клієнтів, мають організувати свої процеси так, щоб вчасно генерувати і подавати файли JPK_KR для всіх обслуговуваних суб’єктів. Це може потребувати інвестицій у додаткові системи та навчання персоналу.
Наслідки недотримання обов’язків
Недотримання обов’язків щодо JPK_KR може мати серйозні правові та фінансові наслідки. Чинні правила передбачають відповідальність за Фіскальним кримінальним кодексом за неподання файлів у встановлений строк.
Обсяг відповідальності за Фіскальним кримінальним кодексом залежить від конкретних обставин справи. Це може бути фіскальний проступок або фіскальний злочин, залежно від суми недоотриманих податкових надходжень, мотивів дій правопорушника і ступеня суспільної шкідливості.
За ненадсилання книг, які надсилаються обов’язково, або надсилання недостовірних книг загрожує штраф до 240 денних ставок, а за надсилання із запізненням або з вадами – покарання за фіскальний проступок (ст. 61a Фіскального кримінального кодексу). Податкові органи можуть швидко виявити випадки недотримання звітних обов’язків.
Крім того, неправильні або неповні файли JPK_KR можуть стати підставою для початку контрольних або перевірочних проваджень, що може спричинити додаткові витрати й навантаження для платників.
Неподання файлу JPK_KR у строк, встановлений податковим органом, може призвести до дисциплінарного штрафу або відповідальності за Фіскальним кримінальним кодексом. Обсяг цієї відповідальності залежить від обставин справи, зокрема від суми недоотриманих податкових надходжень і мотивів дій правопорушника
Переваги правильного впровадження
Попри додаткові обов’язки, правильне впровадження системи JPK_KR може принести платникам певні переваги. Насамперед регулярне подання даних може сприяти швидшому розгляду податкових справ і скороченню тривалості перевірок.
Маючи доступ до бухгалтерських даних, податкові органи можуть проводити аналіз без виклику платника, що може зменшити потребу в тривалих перевірках у приміщенні платника. Це, своєю чергою, може обмежити перешкоди в щоденній роботі підприємства.
Крім того, систематичне подання правильних даних може формувати позитивний імідж платника як сумлінного суб’єкта, що співпрацює з податковою адміністрацією. Це може позитивно вплинути на майбутні відносини з податковими органами.
Впровадження сучасних бухгалтерських систем, необхідних для обслуговування JPK_KR, може також сприяти підвищенню ефективності внутрішніх бухгалтерських і управлінських процесів на підприємстві.
