Незареєстрована діяльність (działalność nierejestrowana) – це форма малого підприємництва, запроваджена для максимального спрощення процедур для найменших суб’єктів господарювання. Попри численні спрощення та звільнення, доступні особам, які ведуть таку діяльність, питання обов’язку мати касовий апарат (kasa fiskalna) залишається складним і часто неправильно тлумачиться. Багато хто помилково вважає, що незареєстрована діяльність автоматично звільняє від усіх обов’язків щодо обліку продажів. Коли діяльність перевищить ліміт і буде зареєстрована, її облік і розрахунки ми можемо вести в межах наших бухгалтерських послуг.
Насправді все значно складніше, оскільки правила щодо касових апаратів випливають із Закону про VAT (ПДВ), який має власні визначення та правила. Це означає, що навіть якщо діяльність не вважається господарською в розумінні Закону «Право підприємців» (ustawa Prawo przedsiębiorców), вона може й далі підпадати під обов’язки, що випливають із правил VAT. Ця удавана суперечність є джерелом багатьох непорозумінь і помилок у тлумаченні правил підприємцями.
У 2026 році незареєстровану діяльність може вести фізична особа, належний дохід якої не перевищує 10 813,50 zł у жодному кварталі. Ця сума становить 225% мінімальної заробітної плати в розмірі 4806 zł брутто (з 1 січня 2027 року ліміт становитиме 11 137,50 zł). Крім того, ця особа не могла вести господарську діяльність протягом останніх 60 місяців
Основна інформація про незареєстровану діяльність у 2026 році
Незареєстровану діяльність точно визначено у ст. 5 ч. 1 Закону «Право підприємців». Згідно з цим положенням у редакції з 1 січня 2026 року, господарською діяльністю не є діяльність фізичної особи, належний дохід від якої не перевищує в жодному кварталі певного фінансового порогу. У 2026 році цей поріг становить 10 813,50 zł на квартал, що відповідає 225% мінімальної заробітної плати, встановленої на рівні 4806 zł брутто (до кінця 2025 року ліміт був місячним: 75% мінімальної заробітної плати, тобто 3499,50 zł). Інші умови й податкові наслідки цього порогу зібрано в огляді про ліміт незареєстрованої діяльності у 2026 році.
Важливою умовою визнання діяльності незареєстрованою є також вимога, щоб особа, яка її веде, не вела господарської діяльності протягом останніх 60 місяців. Ця умова має забезпечити, щоб звільнення справді було спрямоване на тих, хто починає господарську діяльність уперше або після тривалої перерви, а не на тих, хто намагається уникнути обов’язків штучним поділом діяльності.
Основні переваги незареєстрованої діяльності – відсутність потреби подавати заяву про внесення до CEIDG (Центральний реєстр та інформація про господарську діяльність), що значно спрощує старт. Крім того, особи, які ведуть незареєстровану діяльність, не зобов’язані сплачувати внески на соціальне страхування до ZUS (Управління соціального страхування), що дає відчутну економію, особливо на початку.
Доходи від незареєстрованої діяльності належать до доходів з інших джерел згідно зі ст. 20 ч. 1ba Закону про PIT (податок на доходи фізичних осіб). Це означає, що немає обов’язку сплачувати щомісячні аванси з податку і вести KPiR (книга доходів і витрат)
У сфері податку на доходи незареєстрована діяльність також користується спрощеннями. Доходи від такої діяльності кваліфікуються не як доходи від господарської діяльності, а як доходи з інших джерел, про що йдеться у ст. 20 ч. 1ba Закону про PIT. Як наслідок, не виникає обов’язку сплачувати щомісячні аванси з податку на доходи чи вести KPiR. Платник розраховується за незареєстровану діяльність одноразово після закінчення податкового року в річній декларації PIT-36. Окреме питання — передоплати від клієнтів: пояснюємо, коли аванси в незареєстрованій діяльності стають доходом.
Завдяки цим спрощенням незареєстрована діяльність є привабливою формою для тих, хто тестує ринок, перетворює хобі на комерційну діяльність або шукає додаткове джерело доходу. Проте важливо розуміти, що ці спрощення не стосуються всіх сфер податкового права, що особливо важливо в контексті обов’язків щодо VAT.
Незареєстрована діяльність і Закон про VAT
Щоб зрозуміти питання касових апаратів у незареєстрованій діяльності, важливо усвідомити, що Закон про VAT оперує власними визначеннями і не містить жодних спеціальних положень щодо оподаткування продажів у межах незареєстрованої діяльності. Тобто до такої діяльності застосовуються всі стандартні правила VAT.
Згідно зі ст. 15 ч. 1 Закону про VAT, платником є суб’єкт, який самостійно веде господарську діяльність незалежно від її мети чи результату. Визначення господарської діяльності міститься у ст. 15 ч. 2 цього Закону й охоплює будь-яку діяльність виробників, торговців або постачальників послуг, зокрема суб’єктів, які видобувають природні ресурси, і фермерів, а також діяльність осіб вільних професій.
Особливо важливо, що господарська діяльність охоплює, зокрема, дії, що полягають у використанні товарів або нематеріальних активів на постійній основі з метою отримання доходу. Це визначення значно ширше, ніж визначення господарської діяльності в Законі «Право підприємців», і на практиці означає, що фізична особа, яка веде незареєстровану діяльність, як правило, є платником VAT, якщо діє на постійній основі з метою отримання доходу.
Закон про VAT має власне визначення господарської діяльності, ширше, ніж у Законі «Право підприємців». Як наслідок, особа, яка веде незареєстровану діяльність, як правило, є платником VAT, хоча не веде господарської діяльності в розумінні інших правил
Звісно, на практиці через невеликі обсяги продажів, характерні для незареєстрованої діяльності, особа, яка її веде, часто може скористатися суб’єктним звільненням за ст. 113 Закону про VAT (з 1 січня 2026 року ліміт 240 000 zł) або іншими об’єктними звільненнями. Однак це не змінює того основоположного факту, що до незареєстрованої діяльності застосовуються відповідні положення Закону про VAT, зокрема ті, що стосуються обліку продажів за допомогою касових апаратів.
Така правова ситуація означає, що всі правила та принципи Закону про VAT стосуються й незареєстрованої діяльності. Це стосується як положень про звільнення, так і обов’язків щодо обліку продажів, видачі документів продажу та використання касових апаратів. На практиці кожен випадок незареєстрованої діяльності потребує індивідуального аналізу щодо обов’язків за правилами VAT.
Обов’язок мати касовий апарат у незареєстрованій діяльності
Оскільки до незареєстрованої діяльності застосовуються всі правила Закону про VAT, застосовуються й положення про обов’язок обліку продажів фізичним особам, які не ведуть господарської діяльності, та фермерам на паушальному режимі (rolnicy ryczałtowi) за допомогою касового апарата. Правовою підставою цього обов’язку є ст. 111 ч. 1 Закону про VAT.
Цей обов’язок випливає з того, що касовий апарат служить для обліку продажів кінцевим споживачам, а не з правового статусу продавця. Тому якщо особа, яка веде незареєстровану діяльність, продає товари або надає послуги фізичним особам, які не ведуть господарської діяльності, вона, як правило, повинна обліковувати такі продажі на касовому апараті.
Щоб правильно вести облік на касовому апараті та видавати фіскальні чеки (paragon), платник мусить мати NIP (податковий номер). Як наслідок, хоча особа, яка веде незареєстровану діяльність, не веде господарської діяльності в розумінні Закону «Право підприємців», вона зобов’язана користуватися номером NIP для податкових цілей.
Особа, яка веде незареєстровану діяльність, мусить звернутися по NIP, якщо зобов’язана обліковувати продажі на касовому апараті. Заяву подають на формі NIP-7, позначивши поле для особи, яка підлягає реєстрації як платник VAT (у роз’ясненні 2018 року це була частина A.4 пункт 2)
Цю позицію підтверджено в індивідуальному податковому роз’ясненні (KIS) Директора Національної податкової інформації від 24 вересня 2018 року № 0111-KDIB3-3.4018.5.2018.2.MS. У ньому податковий орган зазначив, що особа, яка надає косметичні та косметологічні послуги фізичним особам у межах незареєстрованої діяльності, веде господарську діяльність у розумінні ст. 15 ч. 2 Закону про VAT. Тож ця особа є платником у розумінні цього Закону і зобов’язана звернутися по NIP.
Заяву про присвоєння NIP подають на формі NIP-7, позначивши в ній поле (у версії форми, розглянутій у цьому роз’ясненні, – частина A.4 пункт 2), яке стосується особи, що підлягає реєстрації як платник VAT або вже є зареєстрованим платником VAT. Це вимагає від платника свідомих дій і розуміння свого статусу з погляду правил VAT.
Звільнення від обов’язку мати касовий апарат
Попри загальний обов’язок мати касовий апарат для осіб, які ведуть незареєстровану діяльність, бувають ситуації, коли платник може бути від нього звільнений. Ці звільнення випливають із розпорядження Міністра фінансів від 17 грудня 2024 року про звільнення від обов’язку обліку продажів за допомогою касових апаратів (Dz.U. (Вісник законів) 2024 поз. 1902, чинне до 31 грудня 2027 року), яке відповідно застосовується й до незареєстрованої діяльності.
Розпорядження передбачає різні категорії звільнень, які можуть залежати від виду діяльності, обсягу обороту чи особливих обставин. Найчастіше застосовують звільнення з огляду на оборот: продаж фізичним особам, які не ведуть господарської діяльності, і фермерам на паушальному режимі до 20 000 zł на рік (для тих, хто починає, – пропорційно до періоду діяльності). У певних випадках особа, яка веде незареєстровану діяльність, може відповідати умовам розпорядження і бути звільненою від обов’язку мати касовий апарат.
Проте пам’ятайте, що існують певні категорії постачання товарів і надання послуг, які не користуються звільненням від касового апарата незалежно від інших обставин. Це стосується, зокрема, деяких особистих послуг, як-от перукарських, косметичних чи косметологічних.
Звільнення від обов’язку мати касовий апарат не застосовується до перукарських, косметичних і косметологічних послуг. Тобто навіть якщо незареєстрована діяльність звільнена від VAT, касовий апарат усе одно може бути потрібен
Практичне застосування цих правил можна показати на прикладі: фізична особа вирішила надавати перукарські послуги в межах незареєстрованої діяльності. Через невеликі обсяги продажів за рік вона користується суб’єктним звільненням від VAT за ст. 113 Закону. Попри це, звільнення від касового апарата не застосовується до перукарських послуг. У результаті, хоча незареєстрована діяльність звільнена від VAT, платник і далі зобов’язаний мати касовий апарат і видавати фіскальні чеки під час продажу фізичним особам, які не ведуть господарської діяльності.
Ця ситуація показує, що обов’язок мати касовий апарат і звільнення від VAT – це два незалежні питання, які можуть поєднуватися по-різному. Платник може бути звільнений від VAT, але й далі зобов’язаний обліковувати продажі на касовому апараті, або навпаки – бути платником VAT, але звільненим від касового апарата. Окремі правила визначають і те, чи потрібно фіксувати продаж основних засобів на касовому апараті.
Коли можна бути звільненим і від NIP, і від касового апарата
Утім, бувають ситуації, коли особа, яка веде незареєстровану діяльність, може бути повністю звільнена як від обов’язку мати касовий апарат, так і від обов’язку звертатися по NIP. Так буває, коли платник має право на звільнення від VAT і водночас дії в межах незареєстрованої діяльності звільнені від обліку продажів на касовому апараті.
Умови таких звільнень чітко визначені у відповідних положеннях і вимагають виконання всіх критеріїв одночасно. Недостатньо виконати лише одну з умов – потрібне одночасне виконання умов звільнення від VAT і звільнення від касового апарата.
Практичний приклад такої ситуації наведено в індивідуальному податковому роз’ясненні Директора Національної податкової інформації від 29 червня 2023 року № 0112-KDIL3.4012.226.2023.2.AK. У ньому податковий орган визнав правильною позицію, що особа, яка надає освітні послуги, а саме приватні уроки (репетиторство) в межах незареєстрованої діяльності, не зобов’язана подавати ідентифікаційну заяву NIP-7.
Особа, яка надає освітні послуги в межах незареєстрованої діяльності, може бути звільнена від обов’язку звертатися по NIP, якщо користується суб’єктним і об’єктним звільненням від VAT і не здійснює дій, що потребують обліку на касовому апараті
У цьому конкретному випадку заявниця користувалася суб’єктним звільненням від VAT, оскільки не перевищувала чинного тоді ліміту річного обороту 200 000 zł, визначеного у ст. 113 ч. 1 Закону про VAT (з 1 січня 2026 року ліміт становить 240 000 zł). Крім того, вона не надавала послуг, зазначених у ст. 113 ч. 13 Закону, які виключені із суб’єктного звільнення. У неї також не виник обов’язок обліку на касовому апараті з огляду на обсяг обороту, і вона не здійснювала дій, зазначених у розпорядженні про звільнення від обов’язку обліку продажів за допомогою касових апаратів.
Як наслідок, податковий орган зазначив, що в такій ситуації немає обов’язку звертатися по NIP за допомогою ідентифікаційної заяви NIP-7. Це роз’яснення показує, що в певних, чітко визначених випадках незареєстрована діяльність справді може користуватися повними звільненнями як від обов’язків щодо VAT, так і від обов’язку мати касовий апарат.
Як отримати NIP для незареєстрованої діяльності
Якщо особа, яка веде незареєстровану діяльність, зобов’язана мати касовий апарат, спершу потрібно отримати NIP. Для цього слід подати відповідну заяву й виконати певні формальності, необхідні для правильного функціонування в податковій системі.
Основний документ у цій процедурі – заява про присвоєння NIP на формі NIP-7. У ній особливо важливо правильно позначити поле, що стосується особи, яка підлягає реєстрації як платник VAT або вже є зареєстрованим платником VAT.
Подання заяви вимагає також підготувати відповідні документи та зазначити характер діяльності. Важливо точно описати вид діяльності, яку ви вестимете, і вказати обставини, через які NIP потрібен з огляду на обов’язки за правилами VAT.
- Підготуйте заяву NIP-7, позначивши поле для особи, яка підлягає реєстрації як платник VAT
- Опишіть у заяві характер незареєстрованої діяльності
- Зазначте причини, з яких потрібен NIP, з огляду на обов’язки щодо VAT
- Подайте заяву до податкової (urząd skarbowy) за місцем проживання
- Дочекайтеся присвоєння NIP і отримайте його підтвердження
- Зареєструйте касовий апарат з використанням отриманого NIP
- Почніть облік продажів відповідно до чинних правил
Отримавши NIP, платник може зареєструвати касовий апарат і почати правильно обліковувати продажі відповідно до правил. Важливо завершити весь процес до початку діяльності, що потребує обліку на касовому апараті, оскільки продаж без потрібного обліку може призвести до фінансових санкцій.
Види діяльності, що потребують особливої уваги
Деякі види діяльності, що ведуться як незареєстрована діяльність, потребують особливої уваги з огляду на обов’язок мати касовий апарат. Це стосується насамперед послуг, що надаються безпосередньо кінцевим споживачам, де ризик потреби в касовому апараті найвищий.
Перукарські, косметичні та косметологічні послуги – приклад діяльності, яка практично завжди потребує касового апарата під час продажу приватним особам незалежно від обсягу обороту. Ці послуги прямо виключені зі звільнень від обов’язку обліку продажів на касовому апараті (§ 4 ч. 1 пункт 2 літера j розпорядження).
Схожа ситуація з послугами харчування в стаціонарних закладах (також сезонних) і кейтерингом, ремонтом транспортних засобів і заміною шин та деякими іншими послугами, переліченими в § 4 розпорядження. У цих випадках навіть невеликий масштаб діяльності не звільняє від обов’язку мати касовий апарат, якщо продаж спрямований на фізичних осіб, які не ведуть господарської діяльності.
- Перукарські та косметичні послуги потребують касового апарата незалежно від обороту
- Послуги харчування в стаціонарних закладах і кейтеринг для споживачів підлягають обов’язку обліку
- Ремонт транспортних засобів, заміна шин і технічний огляд для фізичних осіб потребують касового апарата
- Роздрібна торгівля товарами для кінцевих споживачів підлягає обов’язку обліку після перевищення обороту 20 000 zł, а деякі товари (наприклад, електроніка, алкоголь, парфуми) – завжди
- Освітні послуги можуть користуватися звільненнями за певних умов
З іншого боку, деякі види діяльності можуть користуватися ширшими можливостями звільнень. Це стосується, зокрема, освітніх послуг, як показав приклад роз’яснення щодо репетиторства, де вдалося отримати звільнення і від VAT, і від обов’язку мати касовий апарат.
Кожен вид незареєстрованої діяльності потребує індивідуального аналізу щодо обов’язку мати касовий апарат. Не можна автоматично припускати звільнення лише через те, що діяльність незареєстрована, бо вирішальними є детальні правила VAT і підзаконних актів
Наслідки невиконання обов’язків
Невиконання обов’язків щодо обліку продажів на касовому апараті в незареєстрованій діяльності може мати серйозні фінансові та правові наслідки. Органи KAS (Національна податкова адміністрація) ставляться до таких порушень так само серйозно, як і у випадку зареєстрованої господарської діяльності.
Основні санкції стосуються продажу без потрібного обліку на касовому апараті або невидачі чеків. Таке діяння карається штрафом на підставі ст. 62 § 4 Кримінально-податкового кодексу (у менш тяжкому випадку – штрафом за податковий проступок, ст. 62 § 5). Для платників, які не несуть відповідальності за це діяння за Кримінально-податковим кодексом, начальник податкової встановлює додаткове податкове зобов’язання в розмірі 30% суми вхідного VAT за придбані товари та послуги (ст. 111 ч. 2 Закону про VAT).
Крім того, у разі виявлення порушень у розрахунках податкові органи можуть визначити податкову заборгованість разом із пенею за прострочення. У серйозніших випадках можливе також порушення провадження у справі про податковий проступок або податковий злочин.
Особа, яка веде незареєстровану діяльність у сфері косметичних послуг, протягом року не користувалася касовим апаратом, помилково вважаючи, що незареєстрована діяльність звільняє від цього обов’язку. За результатами податкової перевірки їй загрожує відповідальність за ст. 62 § 4 Кримінально-податкового кодексу (штраф) і обов’язок негайно почати облік на касовому апараті. Відсутність каси не позбавляє її суб’єктного звільнення від VAT – касовий апарат і звільнення від VAT є окремими питаннями.
Важливо також, що відсутність NIP у ситуації, коли він потрібен, може додатково ускладнити правове становище платника. Податкові органи можуть розцінити це як спробу приховати справжній характер діяльності, що може призвести до додаткових правових наслідків.
На практиці це означає, що кожен, хто розглядає можливість вести незареєстровану діяльність, повинен ретельно проаналізувати свої обов’язки щодо обліку продажів і в разі сумнівів проконсультуватися з податковим радником або звернутися до податкового органу по індивідуальне роз’яснення.
Практичні поради для тих, хто веде незареєстровану діяльність
Ведення незареєстрованої діяльності відповідно до правил потребує зваженого підходу й розуміння всіх обов’язків, що випливають із різних правових актів. Першим кроком має бути ретельний аналіз запланованої діяльності та визначення, чи потрібен буде касовий апарат.
Ключове значення має визначення кола покупців. Якщо діяльність буде спрямована переважно на фізичних осіб, які не ведуть господарської діяльності, імовірність потреби в касовому апараті висока. Натомість діяльність, спрямована виключно на підприємців, не підлягає обов’язку обліку на касовому апараті (ст. 111 ч. 1 Закону про VAT стосується продажу фізичним особам, які не ведуть господарської діяльності, і фермерам на паушальному режимі), а продаж документують рахунками-фактурами.
Не менш важливо розуміти різницю між звільненням від VAT і звільненням від обов’язку мати касовий апарат. Ці два види звільнень незалежні й можуть поєднуватися по-різному, тож кожен випадок потребує індивідуального аналізу.
| Вид діяльності | Обов’язок мати касовий апарат | Можливість звільнення | Потрібен NIP |
|---|---|---|---|
| Перукарські послуги | Потрібен під час продажу приватним особам | Звільнень немає | Так |
| Освітні послуги | Залежить від умов | Звільнення можливе | Залежно від умов |
| Роздрібна торгівля | Потрібен після перевищення 20 000 zł (деякі товари – завжди) | Обмежені звільнення | Так, якщо є касовий апарат |
| Послуги для фірм | Як правило, не потрібен | Обов’язок мати касовий апарат не стосується продажу фірмам | Залежно від умов |
У разі сумнівів щодо тлумачення правил варто звернутися по індивідуальне роз’яснення до Директора Національної податкової інформації. Хоча ця процедура потребує часу й пов’язана з оплатою (40 zł за кожен фактичний стан), вона дає правовий захист, якщо фактичний стан відповідає описаному в заяві.
Перед початком незареєстрованої діяльності варто ретельно проаналізувати свої податкові обов’язки або проконсультуватися з податковим радником. Вартість такої консультації може бути нижчою за можливі санкції за невиконання обов’язків
Крім того, варто стежити за змінами в законодавстві, оскільки правила щодо незареєстрованої діяльності та касових апаратів періодично змінюються. Особливу увагу слід звертати на зміни в підзаконних актах, які можуть впливати на обсяг звільнень від обов’язку мати касовий апарат.
