Cudzoziemiec może prowadzić firmę w Polsce, ale nie zawsze w każdej formie. Od obywatelstwa i dokumentu pobytowego zależy, czy wolno mu założyć jednoosobową działalność gospodarczą (JDG), czy pozostaje spółka – najczęściej spółka z o.o. W tym wpisie wyjaśniamy, kto i na jakich zasadach może założyć firmę w Polsce w 2026 roku, czym różnią się obie drogi, jak uzyskać PESEL i NIP, skąd wziąć adres firmy w Warszawie i jak wygląda księgowość, gdy nie znasz dobrze polskiego.
Zasady podejmowania działalności przez cudzoziemców określa ustawa o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych i innych osób zagranicznych w obrocie gospodarczym na terytorium RP (t.j. Dz.U. 2026 poz. 1313). Przed rejestracją sprawdź swój status pobytowy – to on decyduje, czy możesz prowadzić JDG
Kto może założyć JDG w Polsce
Na takich samych zasadach jak Polacy działalność gospodarczą mogą prowadzić obywatele innych państw Unii Europejskiej i państw EFTA należących do Europejskiego Obszaru Gospodarczego – art. 4 ust. 1 w zw. z art. 3 pkt 6 ustawy. Obywatele innych państw mają takie samo prawo, jeśli spełniają jeden z warunków z art. 4 ust. 2, m.in.:
- mają zezwolenie na pobyt stały albo zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego UE,
- mają niektóre zezwolenia na pobyt czasowy (wymienione w ustawie), status uchodźcy, ochronę uzupełniającą albo zgodę na pobyt ze względów humanitarnych lub tolerowany,
- mają zezwolenie na pobyt czasowy i są w związku małżeńskim z obywatelem polskim mieszkającym w Polsce,
- korzystają w Polsce z ochrony czasowej,
- mają ważną Kartę Polaka.
Osoby spoza tych grup mogą prowadzić działalność wyłącznie w formie spółki: komandytowej, komandytowo-akcyjnej, z o.o., prostej spółki akcyjnej lub akcyjnej (art. 4 ust. 3). Zasady pobytu obywateli Ukrainy zmieniały się w ostatnich latach kilkakrotnie – przed rejestracją sprawdź, na jakiej podstawie przebywasz w Polsce dziś.
| Sytuacja cudzoziemca | JDG w CEIDG | Spółka z o.o. w KRS |
|---|---|---|
| obywatel UE lub EOG | tak | tak |
| pobyt stały, rezydent długoterminowy UE, Karta Polaka | tak | tak |
| ochrona czasowa, status uchodźcy, ochrona uzupełniająca | tak | tak |
| inna podstawa pobytu albo pobyt za granicą | nie | tak |
JDG czy spółka z o.o.: najważniejsze różnice
JDG zakłada się bezpłatnie w CEIDG, a właściciel odpowiada za długi firmy całym majątkiem. Płaci składki ZUS od działalności (z ulgami na start), a podatek rozlicza według skali, liniowo albo ryczałtem. Księgowość jest uproszczona: KPiR albo ewidencja przychodów.
Spółka z o.o. wymaga kapitału zakładowego co najmniej 5 000 zł (art. 154 § 1 Kodeksu spółek handlowych) i wpisu do KRS. Za zobowiązania odpowiada co do zasady spółka. Wspólnik spółki wieloosobowej nie płaci składek ZUS z samego tytułu udziałów, ale jedyny wspólnik jednoosobowej sp. z o.o. podlega ubezpieczeniom tak jak osoba prowadząca działalność (art. 8 ust. 6 pkt 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Spółka płaci CIT, a wypłata zysku jest dodatkowo opodatkowana u wspólnika. Spółka musi prowadzić pełną księgowość i co roku sporządzać sprawozdanie finansowe, więc jej obsługa jest droższa – porównanie kosztów znajdziesz we wpisie Ile kosztuje księgowość JDG i spółki w Warszawie.
Spółka z o.o., w której wspólnikiem jest cudzoziemiec spoza art. 4 ust. 1–2, ma jedno dodatkowe ograniczenie: taka osoba nie może spełniać na rzecz spółki powtarzających się świadczeń niepieniężnych z art. 176 Kodeksu spółek handlowych (art. 4 ust. 3a ustawy).
Rejestracja JDG: CEIDG, PESEL i NIP
JDG rejestruje się wnioskiem do CEIDG. Ten sam wniosek jest zgłoszeniem identyfikacyjnym do urzędu skarbowego, więc NIP nadawany jest w ramach rejestracji (art. 5 ust. 5a i art. 5a ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników). Wniosek służy też do zgłoszenia do ZUS i podania danych statystycznych (REGON).
Cudzoziemiec składający wniosek do CEIDG musi mieć numer PESEL albo unijny identyfikator do transgranicznej identyfikacji elektronicznej (art. 4 ust. 9 ustawy, dodany nowelizacją z 13 marca 2026 r., Dz.U. 2026 poz. 507). W praktyce oznacza to, że PESEL warto załatwić przed rejestracją firmy.
We wniosku podaje się adres do doręczeń (jawny w CEIDG) i adres zamieszkania (dla urzędów). Stałe miejsce wykonywania działalności jest opcjonalne. Przedsiębiorcy powinni mieć także adres do e-Doręczeń – urzędy coraz częściej korespondują właśnie tą drogą. Jeśli przewidujesz sprzedaż powyżej 240 000 zł rocznie albo usługi wyłączone ze zwolnienia, konieczna będzie rejestracja do VAT – opisujemy ją we wpisie o rejestracji do VAT i VAT-UE.
Rejestracja spółki z o.o.: S24 albo notariusz
Spółkę z o.o. można założyć przez system S24 (wzorzec umowy) albo u notariusza. Rejestracja przez S24 jest możliwa tylko wtedy, gdy każda osoba podpisująca ma konto w systemie i akceptowany podpis elektroniczny – Profil Zaufany, podpis osobisty albo kwalifikowany. Profil Zaufany i podpis osobisty wymagają numeru PESEL, więc cudzoziemcy często korzystają z podpisu kwalifikowanego albo z umowy w formie aktu notarialnego (przy udziale tłumacza przysięgłego, jeśli nie znają języka polskiego).
Po wpisie do KRS spółka:
- otrzymuje NIP i REGON automatycznie z rejestru,
- w ciągu 21 dni zgłasza do urzędu skarbowego dane uzupełniające na formularzu NIP-8 – m.in. rachunki bankowe i dane podmiotu prowadzącego księgowość (art. 5 ust. 2c ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników),
- zgłasza beneficjentów rzeczywistych do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR),
- w razie potrzeby rejestruje się do VAT (VAT-R).
Adres firmy w Warszawie: wirtualne biuro
Cudzoziemiec, który nie ma w Polsce własnego lokalu, potrzebuje adresu dla firmy: JDG – adresu do doręczeń w CEIDG, spółka – siedziby i adresu w KRS. Rozwiązaniem jest wirtualne biuro, czyli adres z odbiorem i skanowaniem korespondencji. Pamiętaj, że dla JDG urząd skarbowy co do zasady wynika z miejsca zamieszkania właściciela, a nie z adresu firmy, a dla spółki – z jej siedziby.
W naszej grupie wirtualne biuro prowadzą dwa biura: VBIURO na Woli i VSTREFA w Śródmieściu. Przy umowie na księgowość w VKSIĘGOWOŚCI adres w pakiecie BIURO + KSIĘGOWOŚĆ kosztuje 29 zł netto miesięcznie (księgowość płatna osobno). Umowę na adres zawierasz z firmą, która prowadzi wybrane biuro.
Podatki i księgowość, gdy nie znasz polskiego
Polskie przepisy nie przewidują księgowości w innym języku. Księgi rachunkowe i KPiR prowadzi się w języku polskim i w walucie polskiej (art. 9 ustawy o rachunkowości, § 6 ust. 1 rozporządzenia o KPiR). Dokumenty w języku obcym – np. faktury od kontrahentów z zagranicy – można przyjąć do ewidencji, ale na żądanie organu kontroli trzeba zapewnić ich wiarygodne tłumaczenie na polski (art. 21 ust. 5 ustawy o rachunkowości, art. 189 § 3 Ordynacji podatkowej).
Ważna jest też rezydencja podatkowa. Osoba, która ma w Polsce ośrodek interesów życiowych albo przebywa tu ponad 183 dni w roku, podlega w Polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu (art. 3 ust. 1a ustawy o PIT). Dochody z działalności prowadzonej w Polsce są tu co do zasady opodatkowane także u nierezydenta, z uwzględnieniem umów o unikaniu podwójnego opodatkowania.
Przykład: pani Olena, obywatelka Ukrainy korzystająca w Polsce z ochrony czasowej, ma numer PESEL i chce świadczyć usługi graficzne. Rejestruje JDG w CEIDG, jako adres do doręczeń podaje adres wirtualnego biura na Woli, a księgowość uproszczoną zleca biuru rachunkowemu. Jej klient z Niemiec wystawia zlecenie po angielsku, a pani Olena przekazuje biuru fakturę i potwierdzenie przelewu przez panel klienta.
Firma cudzoziemca w VKSIĘGOWOŚCI
Strona VKSIĘGOWOŚCI, formularz zamówienia i panel klienta działają po polsku, angielsku i ukraińsku. Prowadzimy księgowość dla firm, JDG i spółek: firmy z CEIDG mają księgowość uproszczoną (od 100 zł netto miesięcznie), spółki z KRS – pełną (od 200 zł netto), zależnie od liczby dokumentów. Umowę podpiszesz Profilem Zaufanym, podpisem kwalifikowanym albo osobiście w biurze na Woli lub w Śródmieściu. W cenie księgowości przygotowujemy zgłoszenia VAT-R i NIP-8. Jeśli wolisz zacząć od spółki już wpisanej do KRS, zobacz gotowe spółki. Zamówienie złożysz w formularzu.
