Ведення господарської діяльності пов’язане з багатьма адміністративними обов’язками, і належне зберігання документації фірми серед них посідає особливе місце. Підприємці часто не усвідомлюють, наскільки важливе систематичне архівування документів і які правові наслідки може мати недбалість у цій сфері.
Обов’язок зберігати документацію фірми випливає з різних нормативних актів і має на меті забезпечити відповідним органам можливість контролю та перевірки господарської діяльності. Строк зберігання документів не є єдиним – він залежить від виду документації та її значення для різних аспектів діяльності.
Документацію фірми потрібно зберігати від 5 до 50 років залежно від її виду та призначення. Невиконання цього обов’язку може мати серйозні правові та фінансові наслідки для підприємця
Чинне законодавство дає підприємцям вибір між традиційним паперовим архівуванням і сучасними методами електронного зберігання документів. Кожна з цих форм має свої переваги та потребує відповідних заходів захисту і процедур.
Класифікація документів фірми за строками зберігання
Документація фірми підпадає під різні правові норми, які визначають строки її зберігання. Через ці відмінності всю документацію можна поділити на три основні категорії, кожна з власними часовими та правовими вимогами.
Першу групу становлять податкові та бухгалтерські документи, які, як правило, зберігаються 5 років: податкові документи – до спливу строку давності податкового зобов’язання (Податковий кодекс (Ordynacja podatkowa)), а бухгалтерські книги та бухгалтерські первинні документи – щонайменше 5 років від початку року, що настає після фінансового року, якого вони стосуються (Закон про бухгалтерський облік). Друга категорія охоплює документи, пов’язані з ZUS (Управління соціального страхування), строки зберігання яких різняться залежно від їхньої функції. Третю, найважливішу групу становлять кадрові документи, які потребують найдовшого строку архівування. Книги та податкові реєстри клієнтів ведемо в межах нашого бухгалтерського обслуговування.
Класифікація документів за строками зберігання дає змогу правильно керувати архівом фірми. Кожна категорія документів має свої правові вимоги та практичні аспекти зберігання
Правильна класифікація документів має ключове значення для ефективного керування архівом фірми. Вона дає змогу систематично організовувати офісний простір, планувати витрати на архівування та дотримуватися чинного законодавства. Класифікація полегшує й подальше впорядкування архіву — підказуємо, які документи фірми можна викинути.
Податкові документи – основні правила архівування
Податкові документи є основою архіву кожного підприємця. Згідно зі статтею 86 § 1 Податкового кодексу податкові книги та пов’язані з їх веденням документи зберігаються до спливу строку давності податкового зобов’язання, тобто, як правило, 5 років від кінця календарного року, у якому сплив строк сплати податку (стаття 70 § 1), якщо перебіг строку давності не було зупинено чи перервано.
На практиці це означає, що документацію щодо податку на доходи фізичних осіб за 2020 рік, строк сплати якого припадав на 30 квітня 2021 року, потрібно зберігати до кінця календарного 2026 року. Такий спосіб обчислення строку архівування забезпечує єдність і прозорість у керуванні податковою документацією.
Строк зберігання податкових документів обчислюється від кінця календарного року, у якому сплив строк сплати податку. Це означає, що документи з різних років можуть мати різні дати завершення обов’язку архівування
До податкових документів належать усі оригінали та копії рахунків-фактур VAT (ПДВ), які є підставою для розрахунків із податковою (urząd skarbowy). Не менш важливі документи, пов’язані зі справлянням податків платниками та інкасаторами, що фіксують усі фінансові операції, які впливають на податкові зобов’язання підприємця.
Обов’язок архівування поширюється також на податкові книги разом із документами, пов’язаними з їх веденням. Це стосується книг, що ведуться як у паперовій, так і в електронній формі. Усі копії виставлених рахунків (rachunki) також потрібно зберігати до спливу строку давності – це стосується як платників, які виставляють рахунки, так і тих, хто зобов’язаний їх вимагати (стаття 88 Податкового кодексу).
Податкові документи – це не лише рахунки-фактури VAT, а й усі податкові книги, документи щодо справляння податків і копії рахунків. Кожен із цих документів однаково важливий для правильного архівування
Платники VAT підпадають під ті самі правила архівування. Вони зобов’язані зберігати всі оригінали та копії рахунків-фактур і коригувальних рахунків-фактур, а також дублікати цих документів до спливу строку давності податкового зобов’язання (статті 112 і 112a Закону про VAT). Рахунки-фактури, виставлені в KSeF (Національна система електронних рахунків-фактур), зберігаються в цій системі 10 років від кінця року виставлення, і додатково зберігати їх поза системою не потрібно, якщо строк давності не спливає пізніше (стаття 112aa Закону про VAT). Це правило дає контролюючим органам змогу повністю перевірити розрахунки з VAT.
Правові наслідки неналежного архівування
Відсутність належного архівування податкових документів або їх неправильне зберігання може мати серйозні правові наслідки. Згідно зі статтею 83 § 1 Кримінально-фіскального кодексу (Kodeks karny skarbowy, KKS) той, хто всупереч вимозі контролюючої особи не пред’являє книгу чи інший документ або знищує, приховує чи вилучає їх, карається штрафом до 720 денних ставок. За незберігання книги в належному місці передбачено штраф до 240 денних ставок (стаття 60 § 2 KKS).
У господарській практиці ці наслідки набувають форми штрафів, а в менш тяжких випадках – штрафу за фіскальне правопорушення (wykroczenie skarbowe). Розмір покарання залежить від масштабу недбалості та її впливу на можливість провести податкову перевірку. Податковий орган може також визначити базу оподаткування шляхом оцінки, якщо через відсутність документів її неможливо встановити (стаття 23 § 1 Податкового кодексу).
Документи ZUS – різні строки зберігання
Документи, пов’язані з ZUS, мають складнішу систему строків зберігання. Законодавство лише частково визначає правила архівування страхових документів і водночас диференціює строки їх зберігання залежно від виду та функції документа.
Через ці відмінності документи ZUS можна поділити на три основні категорії: реєстраційні, розрахункові та платіжні. Кожна з цих категорій має свої вимоги щодо строку архівування та способу зберігання.
Документи ZUS потребують індивідуального підходу до архівування через різні строки зберігання. Правильна класифікація цих документів є ключовою для дотримання законодавства
Реєстраційні документи – тривалий обов’язок архівування
Реєстраційні документи є основою функціонування кожного платника внесків у системі соціального страхування. Після початку господарської діяльності, незалежно від її виду, кожен суб’єкт, зобов’язаний сплачувати внески, має зареєструватися в ZUS, заповнивши та подавши відповідні формуляри.
Реєстрація в ZUS відбувається після подання відповідного документа ZUS ZFA (платник – фізична особа) або ZUS ZPA (платник, який не є фізичною особою). Законодавство не визначає конкретного строку зберігання цих документів, тому на практиці їх зберігають протягом усього періоду діяльності.
- Зареєструйтеся в ZUS як платник внесків
- Заповніть відповідний реєстраційний формуляр
- Подайте документи до відповідного відділення ZUS
- Отримайте підтвердження реєстрації
- Зберігайте документи протягом усього періоду діяльності
Реєстраційні документи ZUS не мають визначеного законом строку зберігання, тому на практиці їх архівують протягом усього періоду господарської діяльності. Платник внесків має бути готовим надати ці документи на вимогу інспектора ZUS
Платник внесків зобов’язаний надати документ про свою реєстрацію в ZUS на вимогу інспектора ZUS. На практиці це означає обов’язок зберігати реєстраційні документи протягом усього часу діяльності як платника внесків і ще розумний період після її завершення.
Розрахункові документи – п’ятирічний строк архівування
Розрахункові документи є другою категорією документів ZUS і охоплюють усі декларації та звіти, що подаються до ZUS. Платник внесків зобов’язаний зберігати копії поданих до ZUS розрахункових декларацій та іменних місячних звітів 5 років від дня їх подання до ZUS (стаття 47 частина 3c Закону про систему соціального страхування; для документів, поданих до кінця 2011 року, строк становив 10 років).
Обов’язок архівування охоплює також усі коригувальні документи, декларації та звіти, надіслані до ZUS, незалежно від їхньої форми. Протягом цього строку платник має зберігати як копії документів, поданих у паперовій формі, так і документи, передані електронно.
Копії розрахункових документів ZUS потрібно зберігати 5 років від дня їх подання до ZUS. Цей обов’язок стосується як паперових, так і електронних документів, включно з усіма коригуваннями та доповненнями
Сучасні системи електронного подання документів до ZUS потребують особливої уваги щодо архівування. Підприємці мають забезпечити належний захист і архівування електронних документів, зберігаючи їхню цілісність і можливість відтворення протягом потрібного строку.
Платіжні документи – зв’язок із податковими правилами
Платіжні документи є третьою категорією документів ZUS і підтверджують сплату внесків та дату платежу. Обов’язок зберігати платіжні та розрахункові документи опосередковано випливає з Податкового кодексу.
Внески на соціальне страхування, до Фонду праці та Фонду гарантованих виплат працівникам (FGŚP), що фінансуються платником, як правило, є витратами, що враховуються в оподаткуванні (KUP), а власні соціальні внески підприємця зменшують базу оподаткування (стаття 26 частина 1 пункт 2 літера a Закону про PIT). Внесок на медичне страхування підприємця не є витратою, крім лінійного податку 19%, за якого його враховують у межах ліміту (стаття 23 частина 1 пункт 58 Закону про PIT). Тому платіжні документи мають подвійне значення – як доказ виконання обов’язку перед ZUS і як підстава для податкових розрахунків.
| Вид внеску | Функція документа | Строк зберігання | Правова підстава |
|---|---|---|---|
| Соціальне страхування | KUP або відрахування від доходу | До спливу давності податкових зобов’язань | Податковий кодекс |
| Медичне страхування | Доказ сплати; витрата чи відрахування лише в окремих випадках | До спливу давності податкових зобов’язань | Податковий кодекс |
| Фонд праці | KUP | До спливу давності податкових зобов’язань | Податковий кодекс |
| FGŚP | KUP | До спливу давності податкових зобов’язань | Податковий кодекс |
Платіжні документи ZUS мають подвійне правове значення – як доказ сплати внесків і як підстава для KUP. Їх слід зберігати щонайменше до спливу давності податкових зобов’язань і заборгованості за внесками
Платіжні документи слід зберігати щонайменше до спливу давності податкових зобов’язань, а щодо внесків – також до спливу 5-річного строку давності заборгованості за внесками, що обчислюється від дня, коли вона стала належною до сплати (стаття 24 частина 4 Закону про систему соціального страхування). Ця подвійна функція означає, що на практиці строк їх зберігання може бути значно довшим за стандартні 5 років, передбачені для податкових документів.
Кадрові документи – найдовший строк архівування
Кадрові документи – це категорія, що потребує найдовшого строку зберігання в усій системі архівування документів фірми. Згідно з чинним законодавством, кадрову документацію (особові справи та документацію з питань трудових відносин), а також платіжні відомості й картки заробітної плати працівників, прийнятих на роботу з 1 січня 2019 року, зберігають 10 років від кінця календарного року, у якому трудові відносини припинилися (стаття 94 пункт 9b Трудового кодексу (Kodeks pracy)). Для працівників, прийнятих до 2019 року, цей строк, як правило, становить 50 років від завершення роботи в цього платника; для трудових відносин, укладених у 1999–2018 роках, роботодавець може скоротити його до 10 років, подавши до ZUS інформаційні звіти (ZUS RIA). Строки для інших категорій зібрано в статті про обов’язки та строки зберігання документів фірми.
Такий винятково довгий строк архівування пояснюється тим, що кадрові документи є підставою для визначення ZUS бази для обчислення пенсії за віком чи по інвалідності. Ця документація має ключове значення для соціального захисту працівників і має бути доступною протягом усього трудового життя та періоду отримання пенсії.
Кадрові документи працівників, прийнятих з 2019 року, зберігають 10 років від кінця року, у якому завершилося працевлаштування, а прийнятих раніше – як правило, 50 років (для 1999–2018 років можливе скорочення до 10 років після подання ZUS RIA). Цей найдовший строк архівування пояснюється їхнім ключовим значенням для встановлення права на пенсію за віком і по інвалідності
Кадрові документи, що підлягають такому тривалому архівуванню, охоплюють усі документи про періоди роботи, розмір заробітної плати, умови праці та інші обставини, що впливають на пенсійні права працівника. Це стосується як трудових договорів, так і документів щодо розрахунку заробітної плати.
У разі ліквідації фірми обов’язок зберігати кадрові документи не припиняється автоматично. Ліквідатор або синдик визначає суб’єкта, який займається зберіганням документації, і забезпечує кошти на її зберігання до кінця потрібного строку (стаття 51u Закону про національний архівний фонд і архіви). Цей механізм захищає інтереси працівників навіть у разі припинення діяльності роботодавцем.
Ліквідація фірми не звільняє від обов’язку зберігати кадрові документи. Цей обов’язок може перейняти спеціалізований архів, забезпечуючи безперервність архівування протягом потрібного строку
Правовою підставою цього обов’язку щодо документації із заробітної плати є Закон від 17 грудня 1998 року про пенсії за віком і по інвалідності з Фонду соціального страхування, а саме стаття 125a частина 4–4b (50 років або 10 років для застрахованих, зареєстрованих після 31 грудня 2018 року чи охоплених інформаційним звітом), а щодо особових справ – стаття 94 пункт 9b Трудового кодексу. Ці норми визначають як коло документів, що підлягають архівуванню, так і строк їх зберігання.
Способи зберігання документів – традиційні та сучасні методи
Чинне законодавство дає підприємцям змогу обирати між традиційним зберіганням документів у паперовій формі та сучасними електронними рішеннями. Кожен із цих методів має свої переваги та потребує відповідних заходів захисту і процедур.
Паперові бухгалтерські первинні документи зберігаються в організації в оригінальному вигляді, у встановленому порядку, з поділом на звітні періоди та так, щоб їх було легко знайти (стаття 73 частина 1 Закону про бухгалтерський облік); їх можна також передати на зберігання фірмі, що надає послуги зі зберігання документів (стаття 73 частина 4). Такий поділ дає змогу легко й швидко знайти потрібні документи під час перевірки.
- Документи слід систематично сортувати за розрахунковими періодами
- Кожен документ має бути належно описаний і датований
- Архів слід захистити від доступу сторонніх осіб
- Документи потребують захисту від механічних пошкоджень
- Слід забезпечити належні кліматичні умови для зберігання паперу
Традиційне зберігання документів потребує належних фізичних умов, систематичної організації та захисту від пошкодження, знищення й несанкціонованого доступу. Документи мають бути захищені протягом усього потрібного строку архівування
Особливу увагу слід приділити захисту документів від пошкодження чи повного знищення. Це стосується як протипожежного захисту, так і захисту від затоплення, вологи чи шкідників. Не менш важливий захист від несанкціонованих змін і несанкціонованого поширення документів.
Електронне зберігання документів – сучасні рішення
Законодавство – зокрема Закон про бухгалтерський облік (статті 72–73), Закон про VAT (стаття 112a) і Трудовий кодекс (стаття 94 пункт 9a) – дозволяє вести та зберігати значну частину документації фірми в електронній формі. Це рішення відкриває широкі можливості для керування документацією фірми і може принести економічну вигоду.
Електронне зберігання документів насамперед забезпечує легкий і швидкий доступ до документів з будь-якої точки світу через інтернет. Крім того, воно допомагає заощадити час і гроші. Це альтернатива, особливо приваблива для сучасних фірм, яким важливе ефективне управління.
Електронне зберігання документів може знизити витрати на архівування. Воно також забезпечує легкий доступ до документів з будь-якого місця через інтернет, що значно спрощує управління фірмою
Документацію у вигляді електронних записів зберігати значно легше, ніж традиційну паперову, але вона потребує не менш ретельного захисту. Комп’ютер, на якому записано файли з документацією фірми, слід захистити від вірусів і всіх видів загроз, пов’язаних із втратою даних.
Резервні копії документів фірми потрібно систематично створювати на стійких до загроз носіях даних, щоб записи на них збереглися протягом потрібного строку архівування (стаття 71 частина 2 Закону про бухгалтерський облік). Для цього варто використовувати ліцензоване бухгалтерське програмне забезпечення з низкою перевірених функцій захисту.
- Оберіть відповідне програмне забезпечення для електронного архівування
- Забезпечте регулярне створення резервних копій
- Захистіть систему від вірусів і атак
- Використовуйте носії, що зберігають запис у довговічному й незмінному вигляді
- Забезпечте можливість відтворення документів у вигляді роздруківки
Виробнича фірма 15 років зберігала документи в паперовій формі, що займали ціле офісне приміщення. Після переходу на електронне архівування вона заощадила не лише простір, а й понад 8 тисяч zł на рік на витратах на зберігання документації та керування нею.
Електронне архівування бухгалтерських первинних документів потребує використання електронних носіїв даних, які дають змогу зберегти зміст документів у довговічному й незмінному вигляді, а також можливості відтворити документи у вигляді роздруківки. Умовою застосування цього методу є наявність відповідного обладнання та програмного забезпечення
Зміст бухгалтерських первинних документів можна перенести на електронні носії даних, які дають змогу зберегти його в довговічному й незмінному вигляді. Умовою застосування цього способу зберігання є наявність пристроїв, що дають змогу відтворити документи у вигляді роздруківки, завдяки чому документи можна надати контролюючим органам у традиційній формі; роздруківка є доказом, рівнозначним бухгалтерському документу (стаття 73 частина 2 Закону про бухгалтерський облік).
Документи, які можна архівувати електронно
Закон про бухгалтерський облік визначає, які документи можна зберігати в електронній формі. Бухгалтерські книги можуть мати форму наборів даних, записаних на електронних носіях (стаття 72), а зміст бухгалтерських первинних документів можна перенести на такі носії – за винятком документів щодо передачі майнових прав на нерухомість, покладання відповідальності за активи, значущих договорів та інших важливих документів, визначених керівником організації (стаття 73 частина 2).
Якщо вся бухгалтерія фірми ведеться на комп’ютері за допомогою спеціального бухгалтерського програмного забезпечення, її можна в такий спосіб зберігати та архівувати. Це рішення забезпечує повну інтеграцію бухгалтерських процесів із системою архівування, що значно спрощує керування документацією.
Електронному архівуванню можуть підлягати бухгалтерські книги та бухгалтерські первинні документи, за винятком, зокрема, документів щодо нерухомості та значущих договорів. Умовою є застосування заходів захисту зі статті 71 частина 2 Закону про бухгалтерський облік і можливість відтворити документи у вигляді роздруківки
Зміст таких документів, як касові документи, банківські виписки чи бухгалтерські довідки, також можна перенести на електронні носії даних, а після затвердження фінансової звітності бухгалтерські книги та звітність зберігаються у встановленому порядку (стаття 73 частина 3). Цей процес має відбуватися за визначеними процедурами, що забезпечують цілісність і автентичність документів.
В електронній формі слід також зберігати всі документи фірми, які від початку створено в цій формі. Це означає, що якщо платник зареєструвався в ZUS електронно через інтернет, він зобов’язаний зберігати підтвердження цієї реєстрації також в електронній формі.
Документи, від початку створені в електронній формі, потрібно зберігати в тій самій формі. Це стосується, зокрема, електронних реєстрацій у ZUS, податкових декларацій, поданих через інтернет, та інших офіційних документів, створених електронно
Це правило має ключове значення для узгодженості системи архівування та можливості повної перевірки документів контролюючими органами. Підприємці мають подбати про відповідні системи зберігання електронних документів, які забезпечать їх доступність протягом потрібного строку архівування.
