Кожен підприємець у Польщі зобов’язаний зберігати фірмову документацію протягом визначеного законом строку. Це один із найважливіших аспектів ведення господарської діяльності, який часто викликає сумніви та запитання. Неправильне поводження з документами може мати серйозні фінансові та правові наслідки.
Закон чітко визначає, як довго потрібно зберігати окремі види фірмових документів. Залежно від характеру документації – чи стосується вона податкової (urząd skarbowy), ZUS (Управління соціального страхування) самого підприємця чи ZUS працівників – діють різні строки зберігання. Знання цих правил дає змогу безпечно позбутися непотрібних уже документів і впорядкувати фірмовий архів.
Документи для податкової потрібно зберігати до спливу строку давності податкового зобов’язання, тобто, як правило, 5 років від кінця календарного року, в якому сплив строк сплати податку (стаття 86 § 1 і стаття 70 § 1 Податкового кодексу (Ordynacja podatkowa)). Оскільки податок за певний рік зазвичай сплачують у наступному році, на практиці це означає близько 6 років від кінця року, якого стосуються документи. Відсутність документів може призвести, зокрема, до визначення бази оподаткування шляхом оцінки та до фіскально-кримінальної відповідальності
Обов’язкові строки зберігання податкових документів
Податкова документація є основою правильного функціонування кожної фірми. Законодавець поклав на підприємців детальні обов’язки щодо зберігання різних документів, пов’язаних із податковими розрахунками. Знання цих правил є ключовим для безпечного управління фірмовим архівом.
Основний строк зберігання документів для податкової – 5 років, рахуючи від кінця календарного року, в якому сплив строк сплати податку (стаття 70 § 1 Податкового кодексу). На практиці документи, що стосуються певного року, зазвичай зберігають близько 6 років від його кінця. Цей правовий механізм має забезпечити податковим органам можливість проводити перевірки та контролювати правильність розрахунків.
У 2026 році підприємці можуть позбутися документації щодо податків, строк сплати яких сплив у 2020 році або раніше – наприклад, PIT (податок на доходи фізичних осіб) за 2019 рік (строк сплати 30 квітня 2020 року) чи VAT (ПДВ) за грудень 2019 року (строк сплати 27 січня 2020 року) – за умови, що не виникли обставини, які подовжують строк зберігання. Документацію за 2020 рік, строк сплати податку на доходи за який сплив 30 квітня 2021 року, потрібно зберігати до кінця 2026 року, так само як документи VAT за грудень 2020 року (строк сплати 25 січня 2021 року).
KPiR (книга доходів і витрат) та реєстр доходів платників ryczałt (єдиний податок із зареєстрованого доходу) є основними розрахунковими документами підприємців. Їх потрібно зберігати до спливу строку давності податкового зобов’язання разом з усіма первинними документами. Втрата цих документів може унеможливити правильні розрахунки з податковою
До найважливіших податкових документів, які потрібно зберігати до спливу строку давності (як правило, 5 років від кінця року, в якому сплив строк сплати податку), належать:
- Книга доходів і витрат (KPiR) та реєстр доходів (ewidencja przychodów)
- Реєстри закупівель і продажу VAT
- Бухгалтерські документи: рахунки-фактури (faktura), рахунки, внутрішні документи
- Інші документи, що підтверджують доходи та витрати діяльності
- Реєстри основних засобів, обладнання, пробігу транспортних засобів
- Декларації VAT (з 2020 року файли JPK_V7 – декларація VAT з реєстром, файл JPK) та річні декларації PIT
Кожен із цих документів виконує важливу функцію в системі податкових розрахунків. Рахунки-фактури та рахунки є підставою для обліку витрат, що враховуються в оподаткуванні (KUP), а реєстри VAT необхідні для правильного розрахунку податку на додану вартість. Реєстри основних засобів дають змогу контролювати правильність нарахування амортизаційних відрахувань.
Реєстри VAT мають містити всі рахунки-фактури на закупівлю та продаж разом із правильно нарахованим податком. Неповна документація VAT може призвести до відмови у відрахуванні вхідного податку та до додаткових фінансових санкцій. Рахунки-фактури зберігають так, щоб їх легко було знайти та щоб було забезпечено автентичність походження, цілісність змісту і читабельність, а податковому органу на вимогу потрібно забезпечити негайний доступ до них (статті 112 і 112a Закону про VAT). Рахунки-фактури, виставлені в KSeF (Національна система електронних рахунків-фактур), зберігаються в цій системі 10 років від кінця року виставлення (стаття 112aa Закону про VAT)
Особливу увагу варто звернути на внутрішні документи, які часто оминають під час архівування. Внутрішні документи, як-от розпорядження про проведення бухгалтерських записів, виправлення помилок чи розрахункові документи, підлягають тому самому строку зберігання. Ці документи не менш важливі, ніж зовнішні рахунки-фактури, бо дають змогу повністю відтворити господарські операції фірми.
Документація ZUS – правила зберігання
Документація, пов’язана з ZUS, є окремою категорією фірмових документів із власними правилами зберігання. Вимоги відрізняються залежно від того, чи документи стосуються підприємця як платника внесків, чи його працівників.
Копії розрахункових декларацій ZUS DRA, іменних щомісячних звітів і коригувальних документів платник внесків зберігає 5 років від дня їх передання до ZUS (стаття 47 частина 3c Закону про систему соціального страхування). Для реєстраційних формулярів, як-от ZUS ZUA і ZUS ZWUA, закон не передбачає окремого строку – варто зберігати їх щонайменше так само довго. Це правило стосується документів, переданих після 1 січня 2012 року. Раніші документи підлягали іншим правилам зберігання.
У 2026 році підприємці можуть знищити копії документів ZUS щодо підприємця, передані до ZUS до 2021 року, – кожну після спливу 5 років від дня її передання. Наприклад, копію ZUS DRA, передану 15 грудня 2021 року, потрібно зберігати до 15 грудня 2026 року. Такий графік дає змогу систематично впорядковувати фірмовий архів.
Формуляр ZUS ZUA служить для реєстрації в системі соціального і медичного страхування, а ZUS ZWUA – для зняття з цього страхування. ZUS DRA – це розрахункова декларація внесків на соціальне страхування. Усі ці документи мають ключове значення для підтвердження правильності розрахунків із ZUS
Зберігання документів ZUS вимагає особливої ретельності. Документи потрібно зберігати так, щоб забезпечити їх читабельність і цілісність протягом усього обов’язкового строку. Рекомендується вести реєстр документів ZUS із зазначенням дат складання та подання, що полегшує контроль строків зберігання.
Важливо також зберігати документи, що підтверджують подання документів до ZUS. Підтвердження отримання, копії документів зі штампом ZUS чи роздруківки з електронної системи є доказом належного виконання обов’язків перед ZUS. Ці документи також підлягають 5-річному строку зберігання.
Обставини, що подовжують строк зберігання
Основні строки зберігання документів можуть подовжуватися в певних правових ситуаціях. Підприємці мають знати про ці обставини, бо передчасне знищення документів може мати серйозні правові та фінансові наслідки.
Згідно зі статтею 70 Податкового кодексу перебіг строку давності може не розпочатися, бути зупинений або перерваний. Оскільки документи зберігають до спливу строку давності (стаття 86 § 1), строк їх зберігання тоді відповідно подовжується. Саме лише порушення податкового провадження чи початок податкової перевірки не зупиняє перебігу строку давності.
- Порушення провадження у справі про фіскальний злочин або фіскальне правопорушення, про яке платника податків повідомлено (стаття 70 § 6 пункт 1)
- Подання скарги до адміністративного суду на рішення щодо зобов’язання (стаття 70 § 6 пункт 2)
- Вручення постанови про прийняття забезпечення або розпорядження про забезпечення (стаття 70 § 6 пункт 4)
- Рішення про відстрочення строку сплати податку або розстрочення його сплати (стаття 70 § 2 пункт 1)
- Оголошення банкрутства (стаття 70 § 3)
- Застосування заходу примусового виконання, про яке платника податків повідомлено (стаття 70 § 4)
Ситуації з пунктів 1–4 зупиняють перебіг строку давності, а з пунктів 5–6 – переривають його: після переривання строк починає спливати заново. Підприємцю не слід позбуватися документації, яка може знадобитися в провадженні, навіть якщо основний 5-річний строк уже сплив.
Податкове провадження можуть порушити навіть через кілька років після подання декларації – до спливу строку давності. Якщо у справі щодо розрахунків за 2020 рік платника податків повідомили про порушення фіскально-кримінального провадження, перебіг строку давності зупиняється, а документи за цей період потрібно зберігати відповідно довше. Знищення документів, яких вимагає особа, що проводить перевірку, може розцінюватися як перешкоджання перевірці (стаття 83 § 1 Фіскально-кримінального кодексу)
Особливу увагу варто звернути на ситуації, коли підприємець отримав лист із податкової з вимогою надати пояснення чи документи. Виклик у межах перевірочних дій (стаття 272 Податкового кодексу) ще не є податковим провадженням і сам по собі не подовжує строку давності, але документи, яких він стосується, варто зберігати до завершення справи.
Підприємцям, що працюють у галузях, особливо схильних до податкових перевірок, варто розглянути добровільне подовження строків зберігання документів. Це стосується насамперед фірм із розгалуженою торговельною, сервісною або експортно-імпортною діяльністю.
Наслідки недотримання обов’язків щодо архівування
Недотримання обов’язків щодо зберігання фірмової документації може мати серйозні фінансові та правові наслідки. Законодавець передбачив суворі санкції за порушення цих правил, які можуть суттєво вплинути на фінансове становище підприємства.
Основною санкцією за незберігання фірмової документації є штраф. За фіскальний злочин Фіскально-кримінальний кодекс визначає його в денних ставках (наприклад, до 240 денних ставок за неведення книги, до 720 денних ставок за знищення книг або документів, яких вимагали під час перевірки), тож він може значно перевищити кілька десятків тисяч злотих. Розмір штрафу залежить від виду порушення, становища порушника та ступеня перешкоджання контрольним діям державних органів.
| Вид порушення | Розмір санкції | Додаткові наслідки | Правова підстава |
|---|---|---|---|
| Відсутність бухгалтерських документів | До 240 денних ставок (неведення книги) | Невизнання витрат | Фіскально-кримінальний кодекс (стаття 60) |
| Неведення реєстру VAT | До 240 денних ставок (реєстр є книгою в розумінні KKS) | Відсутність відрахування VAT без рахунку-фактури | Фіскально-кримінальний кодекс (стаття 60) |
| Відсутність документів ZUS | До 46 000 zł | Додаткові внески | Закон про систему соціального страхування (стаття 98) |
| Ненадання книг і документів | Дисциплінарний штраф до 3 800 zł у 2026 році (з 1 січня 2027 року до 3 900 zł) | Визначення бази оподаткування шляхом оцінки | Податковий кодекс (стаття 262) |
Крім штрафів, відсутність належної документації може призвести до невизнання витрат, що враховуються в оподаткуванні. Податкова має право поставити під сумнів витрати, для яких підприємець не може надати відповідних первинних документів. Це може суттєво збільшити базу оподаткування і призвести до вищого податку до сплати разом із пенею (odsetki za zwłokę).
Податкова визначає базу оподаткування шляхом оцінки, якщо немає податкових книг або інших даних, необхідних для її визначення (стаття 23 § 1 Податкового кодексу). Оцінка часто невигідна для підприємця і призводить до вищих податкових зобов’язань, ніж фактичні. Без належної документації також важко ефективно оскаржити таку оцінку в апеляції
Під час перевірки ZUS відсутність належної документації може призвести до нарахування додаткових внесків і пені. ZUS може також поставити під сумнів правильність реєстрації працівників або бази нарахування внесків, що спричиняє додаткові фінансові витрати.
Особливо відчутними можуть бути наслідки у фіскально-кримінальних провадженнях. Навмисне знищення документів або перешкоджання перевірці може розцінюватися як фіскальний злочин, за який загрожує позбавлення волі. У таких випадках підприємець може понести не лише фінансову, а й кримінальну відповідальність.
Приклад: Торговельна фірма на початку 2024 року знищила бухгалтерські документи за 2018 рік, вважаючи, що 5-річний строк зберігання минув. Тим часом податок на доходи за 2018 рік підлягав сплаті у 2019 році, тож зобов’язання ставало погашеним за давністю лише з кінцем 2024 року. У червні 2024 року податкова порушила податкове провадження щодо розрахунків за 2018 рік. Через відсутність документів податкова визначила базу оподаткування шляхом оцінки, що збільшило податкові зобов’язання на 150 000 zł, які потрібно сплатити разом із пенею.
Правила безпечного знищення документів
Знищення фірмових документів вимагає особливої обережності та дотримання певних процедур. Недостатньо лише переконатися, що минув обов’язковий строк зберігання, – підприємець має також подбати про безпеку даних і захист конфіденційної інформації.
Перед знищенням документів потрібно ретельно перевірити строки зберігання. Рекомендується створити реєстр документів із зазначенням дат складання, подання та запланованої дати знищення. Такий реєстр дає змогу систематично й безпечно управляти фірмовим архівом.
Процес перевірки має охоплювати:
- Перевірку дати складання документа
- Визначення відповідного строку зберігання
- Перевірку, чи не тривають провадження, що подовжують строк
- Підтвердження відсутності інших правових обставин
- Документування процесу перевірки
Особливу увагу варто звернути на документи, що містять персональні дані клієнтів, контрагентів чи працівників. Згідно з GDPR (RODO) такі документи потрібно знищувати так, щоб унеможливити відтворення інформації, яку вони містять. Рекомендується користуватися професійними послугами знищення документів або спеціалізованими шредерами.
Документи, що містять персональні дані, підлягають особливим правилам знищення згідно з GDPR. Підприємець має забезпечити, щоб персональна інформація була знищена безповоротно і її не можна було відтворити. Неправильне знищення документів із персональними даними може призвести до штрафів за GDPR до 20 мільйонів євро
Електронні документи вимагають так само ретельного підходу до знищення. Саме лише видалення файлів із жорсткого диска не гарантує їх безповоротного знищення. Рекомендується використовувати спеціалізоване програмне забезпечення для безпечного видалення даних або фізично знищувати носії.
Варто також розглянути оцифрування документів перед їх знищенням. Хоча скановані копії не замінять оригіналів під час перевірки, вони можуть слугувати додатковим захистом і полегшити доступ до історичної інформації. Оцифрування особливо корисне для документів, які можуть мати значення для майбутніх бізнес-аналізів.
Кадрові документи
Документація працівників є окремою категорією фірмових документів із власними правилами зберігання. Норми трудового права та соціального страхування покладають на роботодавців детальні обов’язки щодо зберігання різних документів, пов’язаних із працевлаштуванням.
Основним кадровим документом є особова справа працівника. Для працівників, прийнятих на роботу з 1 січня 2019 року, кадрову документацію зберігають протягом періоду працевлаштування та 10 років від кінця календарного року, в якому трудові відносини було розірвано або вони припинилися (стаття 94 пункт 9b Трудового кодексу (Kodeks pracy)). Для трудових відносин, що виникли до 2019 року, діє давній строк 50 років від завершення роботи в цього роботодавця; для працівників, прийнятих у 1999–2018 роках, він скорочується до 10 років від кінця року, в якому роботодавець подав щодо працівника інформаційний звіт (ZUS RIA), – стаття 7 Закону від 10 січня 2018 року (Dz.U. (Вісник законів) 2018, позиція 357). Довгий строк зберігання пов’язаний із потребою забезпечити працівникам можливість підтвердити періоди роботи для цілей пенсій та пенсій по інвалідності.
Документи, пов’язані з оплатою праці, зокрема платіжні відомості та картки заробітної плати, зберігають 10 років від кінця календарного року, в якому працівник, зареєстрований у страхуванні після 31 грудня 2018 року, завершив роботу, а щодо зареєстрованих раніше – 50 років від завершення роботи, якщо не було подано інформаційного звіту (стаття 125a частини 4–4b Закону про пенсії з Фонду соціального страхування (FUS)). Копії довідок з місця роботи (świadectwo pracy) є частиною особової справи. Ці документи необхідні для підтвердження розміру заробітної плати та бази нарахування внесків ZUS.
Особові справи працівників містять найважливіші документи щодо працевлаштування, зокрема трудові договори, довідки з місця роботи, документи щодо навчання та оцінювання працівників. Їх зберігають 10 років від кінця року припинення працевлаштування (працівники, прийняті з 2019 року) або 50 років (раніші трудові відносини без інформаційного звіту), що пов’язано з потребою захистити пенсійні права працівників. Втрата особових справ може унеможливити працівникові підтвердження трудового стажу
Документи, пов’язані з охороною праці, підлягають різним строкам зберігання залежно від їх виду. Документи, що підтверджують проходження навчання з охорони праці (BHP), є частиною особової справи (частина B – § 3 розпорядження про кадрову документацію) і зберігаються разом із нею, тоді як документацію щодо нещасних випадків на виробництві зберігають 10 років. Документи, пов’язані з впливом шкідливих чинників, можуть вимагати зберігання протягом 40 років.
Окрему категорію становлять документи, пов’язані з відпустками та лікарняними. Заяви на відпустку належать до документації у справах, пов’язаних із трудовими відносинами (§ 6 пункт 2 розпорядження про кадрову документацію), і зберігаються так само, як уся кадрова документація. Медичні довідки про непрацездатність (e-ZLA) є підставою для виплати лікарняних і допомоги, тому їх зберігають разом із документацією щодо оплати праці. Ці документи необхідні для правильного обліку робочого часу та бази нарахування внесків на страхування на випадок хвороби.
Фінансові та бухгалтерські документи
Фінансова та бухгалтерська документація є основою будь-якої господарської діяльності. Закон про бухгалтерський облік та інші нормативні акти детально регулюють обов’язки підприємців щодо зберігання цієї документації.
Бухгалтерські книги потрібно зберігати щонайменше 5 років, рахуючи від початку року, що настає після фінансового року, якого вони стосуються (стаття 74 частина 2 пункт 1 і частина 3 Закону про бухгалтерський облік). Оскільки вони є також податковими книгами, до них застосовується і строк зі статті 86 Податкового кодексу – до спливу строку давності податкового зобов’язання. До бухгалтерських книг належать журнал, головна книга, допоміжні книги та оборотно-сальдові відомості. Ці документи є основою для складання фінансової звітності та податкових розрахунків. Журнал, головну книгу й оборотно-сальдові відомості ми готуємо для клієнтів, які користуються нашою послугою повної бухгалтерії.
Затверджену річну фінансову звітність зберігають щонайменше 5 років, рахуючи від початку року, що настає після фінансового року, в якому звітність затвердили (стаття 74 частина 1 Закону про бухгалтерський облік). Це стосується балансів, звітів про прибутки та збитки, звітів про зміни у власному капіталі та звітів про рух грошових коштів.
Первинні документи є основою всіх бухгалтерських записів, і їх потрібно зберігати щонайменше 5 років. До них належать рахунки-фактури, рахунки, банківські документи, касові документи та всі інші документи, що підтверджують господарські операції. Без цих документів неможливо правильно вести бухгалтерію
Первинні документи – найчисленніша група фінансових документів. До них належать:
- Рахунки-фактури на продаж і закупівлю
- Банківські та касові документи
- Складські документи
- Договори та контракти
- Транспортні документи
- Розпорядження про проведення бухгалтерських записів
Як правило, ці документи потрібно зберігати щонайменше 5 років, рахуючи від початку року, що настає після фінансового року, якого вони стосуються (стаття 74 частина 2 пункт 8 і частина 3 Закону про бухгалтерський облік). Документи щодо комерційних договорів, позик, кредитів та незавершеного будівництва основних засобів зберігають 5 років від початку року, що настає після року, в якому операції були остаточно розраховані або погашені за давністю (стаття 74 частина 2 пункт 4), а для податкових цілей додатково діє строк зі статті 86 Податкового кодексу. Вони також мають бути доступні у формі, яка дає змогу надати їх під час бухгалтерської чи податкової перевірки.
Практичний приклад: Виробнича фірма веде повну бухгалтерію, а її фінансовий рік збігається з календарним. У 2026 році вона може знищити первинні документи за 2019 рік: 5-річний строк із Закону про бухгалтерський облік (рахуючи від початку 2020 року) сплив із кінцем 2024 року, а зобов’язання з CIT (податок на прибуток) за 2019 рік, що підлягало сплаті у 2020 році, погашене за давністю з кінцем 2025 року, – за умови, що перебіг строку давності не було зупинено чи перервано і документ не стосується операції, розрахованої пізніше. Перед знищенням фірма має перевірити, чи вся фінансова звітність за цей період затверджена і правильно подана.
Документи щодо основних засобів
Облік основних засобів вимагає особливої уваги через довгостроковий характер цих активів. Документи щодо основних засобів часто потрібно зберігати значно довше, ніж стандартні 5 років, що пов’язано зі строками амортизації та використання цих активів.
Документи про придбання основних засобів, як-от рахунки-фактури на закупівлю, договори лізингу чи акти приймання, підтверджують первісну вартість, від якої роками нараховують амортизацію. Тому їх зберігають протягом усього періоду використання основного засобу, а після його ліквідації чи продажу – до спливу строку давності податкового зобов’язання за останній рік, у якому враховано амортизаційні відрахування або дохід від продажу (стаття 86 § 1 Податкового кодексу). На практиці це може означати строки зберігання навіть 15-20 років.
Реєстр основних засобів має містити детальну інформацію про кожен актив, зокрема дати придбання, первісну вартість, застосовані ставки амортизації та амортизаційні відрахування. Як реєстр, пов’язаний із податковими книгами, він підлягає тому самому правилу – його зберігають до спливу строку давності зобов’язань за останній рік, якого стосуються записи про певний основний засіб.
Документи щодо модернізації та ремонту основних засобів мають ключове значення для правильного нарахування амортизації. Їх потрібно зберігати протягом усього періоду використання основного засобу, бо вони впливають на його балансову вартість. Втрата цих документів може унеможливити правильний облік витрат на амортизацію
Окрему категорію становлять документи щодо службових транспортних засобів. Облік пробігу, рахунки-фактури за пальне, ремонт і сервіс потрібно зберігати до спливу строку давності – як правило, 5 років від кінця року, в якому сплив строк сплати податку. Ці документи необхідні для правильного обліку витрат на використання транспортних засобів і відрахування VAT від витрат на них.
Протоколи інвентаризації основних засобів потрібно зберігати 5 років, рахуючи від початку року, що настає після фінансового року, якого вони стосуються (стаття 74 частина 2 пункт 7 і частина 3 Закону про бухгалтерський облік). Ці документи підтверджують фактичний стан майна фірми і необхідні під час бухгалтерських перевірок.
