Щорічна відпустка (urlop wypoczynkowy) — одне з основних прав кожного працівника, працевлаштованого за трудовим договором. Проте ситуація значно ускладнюється, коли трудові відносини припиняються. Чимало запитань виникає, зокрема, щодо можливості надання відпустки під час строку попередження та правил її розрахунку.
Відпустка під час строку попередження викликає багато сумнівів як у роботодавців, так і в працівників. Чи може роботодавець в односторонньому порядку вирішити відправити працівника у відпустку? Як розраховують пропорційну відпустку? Що відбувається з невикористаною відпусткою після завершення працевлаштування?
Згідно зі ст. 167¹ Трудового кодексу (Kodeks pracy), під час строку попередження про розірвання трудового договору працівник зобов’язаний використати належну йому відпустку, якщо в цей час роботодавець її надасть. Це означає, що роботодавець має право в односторонньому порядку відправити працівника у щорічну відпустку
Основне право на щорічну відпустку
Кожен працівник, працевлаштований за трудовим договором, має гарантоване право на щорічну, безперервну, оплачувану відпустку. Це фундаментальне право випливає безпосередньо з Трудового кодексу й є невід’ємним елементом трудових відносин.
Щорічна відпустка — це особливий період, коли працівника звільнено від обов’язку виконувати роботу зі збереженням права на винагороду. Оплата за час відпустки має бути такою самою, як якби в цей час виконувалася робота. Тобто роботодавець не може зменшувати винагороду через те, що працівник користується відпусткою.
Приклад: Працівник Jan Kowalski отримує основну заробітну плату 4000 zł і надбавку за вислугу років 300 zł. У попередні три місяці він отримав премії 500 zł, 800 zł і 400 zł. Відпускні становитимуть 4000 zł + 300 zł + 566,67 zł (середня премія) = 4866,67 zł.
Для працівників, чия винагорода складається з постійної та змінної частини, розрахунок відпускних потребує особливої уваги. Слід урахувати не лише основну заробітну плату, а й середнє значення змінних надбавок, отриманих у попередні місяці.
Відпускні мають відповідати сумі, яку працівник отримав би за виконання роботи в цей період. Для змінних складників винагороди обчислюють середнє значення за період, що передує відпустці
Право на відпустку має особистий характер і не може бути передане іншій особі. Водночас роботодавець зобов’язаний дати працівникові змогу використати належну відпустку в натурі, а якщо відпустку не використано через розірвання або закінчення трудових відносин, — виплатити відповідний грошовий еквівалент (ст. 171 § 1 Трудового кодексу).
Одностороннє рішення роботодавця про надання відпустки
Строк попередження про розірвання трудового договору має особливі правила щодо щорічної відпустки. Найважливіше з них — можливість роботодавця в односторонньому порядку відправити працівника у відпустку без його згоди чи заяви.
Роботодавець може відправити працівника у щорічну відпустку під час строку попередження незалежно від того, яка сторона ініціювала розірвання трудових відносин. Тривалість строку попередження також не має значення — правило діє як за двотижневого, так і за тримісячного строку попередження.
Працівник може подати заяву про відпустку і під час строку попередження, а відпустка на вимогу (до 4 днів на рік, ст. 167² Трудового кодексу) належить йому на звичайних умовах. Проте про відпустку за ст. 167¹ вирішує роботодавець, і працівник не може відмовитися її використати, якщо роботодавець ухвалить таке рішення
Одностороннє рішення роботодавця може стосуватися як невикористаної відпустки за попередні роки, так і поточної відпустки. Невикористана відпустка за попередні роки належить працівникові в повному обсязі, а поточна — пропорційно до відпрацьованого періоду в цьому календарному році (ст. 167¹ речення друге у зв’язку зі ст. 155¹ Трудового кодексу).
Практичне рішення — зазначити інформацію про відправлення у відпустку безпосередньо в документі про розірвання трудового договору. Такий підхід забезпечує прозорість і зменшує можливі непорозуміння щодо дат і обсягу відпустки.
Варто наголосити, що роботодавець не зобов’язаний надавати відпустку під час строку попередження. Це рішення залишається на його розсуд і може бути зумовлене різними міркуваннями — від організаційних до фінансових.
Правила розрахунку пропорційної відпустки
Розрахунок пропорційної відпустки в році завершення працевлаштування потребує застосування точних математичних правил, визначених у Трудовому кодексі. Цей процес особливо важливий для правильного розрахунку прав працівника.
Згідно зі ст. 155¹ § 1 пункт 1 Трудового кодексу, у календарному році, в якому припиняються трудові відносини, працівникові належить відпустка пропорційно до відпрацьованого в цьому році періоду. Виняток — ситуація, коли працівник до припинення працевлаштування вже використав відпустку в належному йому або більшому обсязі.
Порядок розрахунку пропорційної відпустки складається з кількох етапів:
- Визначення річного обсягу відпустки, що належить у році завершення працевлаштування
- Ділення річного обсягу відпустки на 12 місяців
- Множення отриманого результату на кількість відпрацьованих місяців у цьому році
- Округлення результату в більший бік до повних днів (крім першого року роботи)
Під час розрахунку пропорційної відпустки слід урахувати всі періоди, які за законом зараховуються до трудового стажу. Це, зокрема, періоди хвороби, відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами чи військової служби
Практичний приклад: Працівницю Anna Nowak працевлаштовано 1 березня 2024 року. Трудовий договір розірвано 31 грудня 2024 року. Працівниця відпрацювала 10 місяців, їй належить 20 днів відпустки на рік. Розрахунок пропорційної відпустки: 20 днів ÷ 12 місяців × 10 місяців = 16,67 дня, що після округлення в більший бік дає 17 днів відпустки.
Особливу увагу слід звернути на правила округлення. Для працівників, які починають першу роботу, дробові частини днів відпустки не округлюються в більший бік. Для інших працівників діє правило округлення в більший бік до повних днів.
| Трудовий стаж | Річний обсяг відпустки | Період працевлаштування | Пропорційна відпустка |
|---|---|---|---|
| Менше 10 років | 20 днів | 6 місяців | 10 днів |
| Менше 10 років | 20 днів | 9 місяців | 15 днів |
| Щонайменше 10 років | 26 днів | 6 місяців | 13 днів |
| Щонайменше 10 років | 26 днів | 9 місяців | 20 днів |
Відпустка під час попередження про зміну умов
Попередження про зміну умов трудового договору (wypowiedzenie zmieniające) має особливі наслідки щодо щорічної відпустки. Правила надання відпустки в цьому разі відрізняються від стандартного попередження про розірвання договору.
Поки триває попередження про зміну умов, коли роботодавець пропонує нові умови праці чи оплати відповідно до ст. 42 Трудового кодексу, він не може в односторонньому порядку відправити працівника у щорічну відпустку. Ситуація змінюється лише тоді, коли працівник відмовляється прийняти запропоновані умови.
Попередження про зміну умов перетворюється на попередження про розірвання договору лише після відмови працівника прийняти нові умови праці. З цього моменту роботодавець може відправити працівника у невикористану за попередні роки та поточну щорічну відпустку
Працівник має право заявити про відмову прийняти нові умови до спливу половини строку попередження. Якщо він скористається цим правом, попередження про зміну умов автоматично перетворюється на попередження про розірвання договору зі спливом повного строку попередження.
Приклад ситуації: 30 квітня роботодавець надає працівникові попередження про зміну умов оплати з тримісячним строком попередження, пропонуючи зменшити зарплату на 500 zł. Працівник має час до 15 червня, щоб заявити про відмову прийняти нові умови. Якщо він відмовиться 10 червня, договір буде розірвано 31 липня, а роботодавець зможе відправити його у відпустку з 11 червня до кінця працевлаштування.
Таке рішення захищає інтереси обох сторін — роботодавець має змогу запропонувати нові умови, а працівник зберігає право їх відхилити зі збереженням права на відпустку.
Вплив хвороби на відпустку під час строку попередження
Ситуація, коли працівник, відправлений у щорічну відпустку під час строку попередження, захворіє, потребує особливої уваги роботодавця. Хвороба безпосередньо впливає на перебіг відпустки та пов’язані з нею фінансові розрахунки.
Згідно з чинними правилами, хвороба перериває щорічну відпустку. Це означає, що дні хвороби не зараховуються як дні відпустки, а працівник зберігає право використати їх пізніше або отримати грошовий еквівалент.
На практиці за період засвідченої непрацездатності працівник має отримати лікарняні від роботодавця або допомогу з тимчасової непрацездатності (zasiłek chorobowy) залежно від тривалості хвороби та чинних правил. Водночас за невикористані дні відпустки роботодавець буде зобов’язаний виплатити грошовий еквівалент.
Хвороба під час щорічної відпустки у строк попередження створює для роботодавця додаткові витрати. Крім лікарняних (допомога з тимчасової непрацездатності фінансується з Фонду соціального страхування), необхідно також виплатити грошовий еквівалент за невикористані дні відпустки
Наслідки хвороби під час відпустки у строк попередження:
- Переривання щорічної відпустки
- Виплата лікарняних/допомоги з тимчасової непрацездатності
- Виплата грошового еквівалента за невикористані дні відпустки
- Збільшення витрат роботодавця
- Потреба в додатковій документації
Роботодавцям варто враховувати цей ризик під час планування бюджету, пов’язаного з розірванням трудових договорів.
Документування рішення про відпустку
Належне документування рішення про відправлення працівника у відпустку під час строку попередження має ключове значення для захисту інтересів роботодавця. Відсутність належної документації може призвести до спорів і правових ускладнень.
Найбезпечніше рішення — зазначити інформацію про відпустку безпосередньо в документі про розірвання трудового договору. Такий підхід забезпечує однозначність і зменшує сумніви щодо обсягу та дат відпустки.
Документація має містити такі елементи:
- Точне визначення періоду відпустки (дати початку й завершення)
- Обсяг невикористаної за попередні роки та поточної відпустки
- Правова підстава рішення (ст. 167¹ Трудового кодексу)
- Інформація про виплату відпускних
- Можлива інформація про грошовий еквівалент за решту днів
Законодавство не вимагає особливої форми надання відпустки, але з доказових міркувань рішення найкраще оформити письмово й вручити працівникові так, щоб можна було підтвердити отримання. Для цього можна скористатися рекомендованим листом або особистим врученням під підпис
Альтернативне рішення — видати окремий документ про відправлення у відпустку, якщо це рішення не було зазначено в попередженні про розірвання. Такий документ має містити всю необхідну інформацію й бути вручений працівникові своєчасно.
Допомагає також облік робочого часу, який роботодавець і так мусить вести (ст. 149 § 1 Трудового кодексу) і в якому, зокрема, відображають надані відпустки, – він дає змогу постійно стежити за використанням відпусток окремими працівниками. Такий облік полегшує ухвалення рішень про відпустки під час строку попередження й мінімізує ризик помилок.
Розрахунок грошового еквівалента за невикористану відпустку
Грошовий еквівалент за невикористану щорічну відпустку (ekwiwalent) — одна з найважливіших виплат, що належать працівникові після припинення трудових відносин. Правильно розрахувати й виплатити еквівалент — обов’язок роботодавця, а працівник не може відмовитися від права на відпустку (ст. 152 § 2 Трудового кодексу). Виняток — ситуація, коли сторони вирішать, що відпустку буде використано в межах наступного трудового договору, укладеного з тим самим роботодавцем одразу після попереднього (ст. 171 § 3). Коли настає строк виплати еквівалента, пояснюємо в статті про строк виплати компенсації за невикористану відпустку.
Грошовий еквівалент належить за всі дні відпустки, які працівник не зміг використати до завершення працевлаштування. Це стосується як невикористаної відпустки за попередні роки, так і пропорційної відпустки за рік, у якому припиняються трудові відносини.
Розмір еквівалента відповідає винагороді, яку працівник отримав би за виконання роботи в період невикористаної відпустки. Тобто слід урахувати всі складники винагороди, зокрема постійні надбавки та середнє значення змінних складників.
Грошовий еквівалент за відпустку розраховують на основі винагороди, яку працівник отримав би за роботу в період відпустки. Ураховують усі складники винагороди: постійні місячні — у розмірі, належному в місяці набуття права на еквівалент, змінні за періоди не довші за місяць — як середнє за 3 місяці, що передують цьому місяцю, а складники за періоди, довші за місяць, — як середнє за 12 місяців (§ 15–17 розпорядження Міністра праці та соціальної політики від 8 січня 1997 року)
| Складник винагороди | Спосіб розрахунку для еквівалента |
|---|---|
| Основна заробітна плата | Повна сума |
| Постійні надбавки | Повна сума |
| Регулярні премії | Середнє за 3 місяці (квартальні та річні премії – за 12 місяців) |
| Надурочні години | Середнє за 3 місяці |
| Змінні надбавки | Середнє за 3 місяці |
З 27 січня 2026 року строк виплати еквівалента визначають ст. 171 § 4 і 5 Трудового кодексу. Еквівалент виплачують у строк виплати винагороди, встановлений відповідно до ст. 85, а якщо цей строк припадає на день до розірвання або закінчення трудових відносин, — протягом 10 днів від цього дня (якщо визначений так строк припадає на вихідний день – у день, що йому передує).
Практичний розрахунок еквівалента потребує врахування:
- Основної заробітної плати
- Постійних надбавок (наприклад, за вислугу років, посадової)
- Середнього значення змінних надбавок (наприклад, премій, надурочних)
- Можливих інших складників винагороди
Приклад розрахунку еквівалента: Працівник, працевлаштований на повну ставку, має 15 днів невикористаної відпустки, а право на еквівалент набуває у 2026 році. Його основна заробітна плата становить 5000 zł, надбавка за вислугу років — 400 zł, середня місячна премія за 3 місяці — 600 zł. Коефіцієнт на 2026 рік: (365 − 52 неділі − 10 свят, що не припадають на неділю, − 52 суботи) ÷ 12 = 20,92 (§ 19 розпорядження). Еквівалент за 1 день відпустки: (5000 + 400 + 600) ÷ 20,92 = 286,81 zł, за 1 годину: 286,81 ÷ 8 = 35,85 zł. Еквівалент за 15 днів (120 годин): 35,85 × 120 = 4302,00 zł.
Пам’ятайте, що грошовий еквівалент за відпустку оподатковується і обкладається внесками так само, як звичайна заробітна плата.
Особливі ситуації під час розрахунку відпустки
Розрахунок відпустки під час строку попередження може бути пов’язаний з різними особливими ситуаціями, які потребують індивідуального підходу та знання детальних норм трудового права.
Одна з таких ситуацій — працевлаштування працівника на неповний робочий час. У цьому разі пропорційну відпустку розраховують з урахуванням розміру ставки, а дні відпустки переводять у години відповідно до індивідуального розкладу роботи.
Ще одна особлива ситуація — розірвання трудового договору протягом календарного року після використання відпустки в обсязі, більшому за пропорційний. У такому разі роботодавець не може утримати винагороду за надлишок відпустки з останньої виплати — такої заборгованості немає в закритому переліку утримань зі ст. 87 § 1 Трудового кодексу, а ст. 155¹ § 1 пункт 1 лише передбачає, що працівникові більше не належить відпустка в цього роботодавця.
Якщо працівник використав відпустку в обсязі, більшому за пропорційний до відпрацьованого періоду, роботодавець не може утримати надлишок з останньої заробітної плати. Наслідок інший: у наступного роботодавця в тому самому році працівникові належить відпустка у відповідно меншому обсязі (ст. 155¹ § 2 Трудового кодексу)
Особливі правила діють також для сезонних працівників або працевлаштованих на визначений строк, коротший за рік. У таких ситуаціях пропорційну відпустку розраховують з урахуванням фактичного періоду працевлаштування.
Категорії працівників, що потребують особливого підходу:
- Працівники на неповному робочому часі
- Сезонні працівники
- Працівники, які виходять на пенсію за віком або по інвалідності
- Працівники, охоплені колективними звільненнями
- Працівники на строкових договорах
Окрему категорію становлять працівники, які виходять на пенсію за віком або по інвалідності. У їхньому випадку всі дні відпустки мають бути розраховані до завершення працевлаштування, а роботодавець зобов’язаний дати змогу використати відпустку в натурі або виплатити еквівалент.
Варто також звернути увагу на ситуацію працівників, охоплених колективними звільненнями. У таких випадках планування відпусток під час строку попередження потребує особливої координації та врахування правил про колективні звільнення.
Права та обов’язки сторін
Строк попередження про розірвання трудового договору характеризується особливим співвідношенням прав і обов’язків роботодавця та працівника щодо щорічної відпустки. Знання цих прав і обов’язків є ключовим для правильного розрахунку за трудовими відносинами.
Роботодавець має право в односторонньому порядку відправити працівника у щорічну відпустку під час строку попередження. Це право не потребує згоди працівника чи його заяви. Водночас роботодавець зобов’язаний виплатити відпускні за період відпустки та грошовий еквівалент за невикористані дні. Як розрахувати зарплату, коли договір закінчується посеред місяця, описуємо в статті про розірвання договору в середині місяця.
З боку працівника існує обов’язок використати відпустку, якщо роботодавець її надасть. Працівник не може відмовитися піти у відпустку під час строку попередження, навіть якщо волів би працювати й отримати еквівалент за всі дні відпустки.
Працівник має право на відпускні та грошовий еквівалент за невикористані дні відпустки. Водночас він зобов’язаний використати відпустку, надану роботодавцем під час строку попередження
| Сторона | Права | Обов’язки |
|---|---|---|
| Роботодавець | Одностороннє рішення про відпустку | Виплата відпускних |
| Роботодавець | Надання невикористаної та пропорційної відпустки | Виплата еквівалента |
| Працівник | Відпускні | Використання наданої відпустки |
| Працівник | Еквівалент за невикористані дні | Не може відмовитися від відпустки |
Важливе право працівника — отримати належні відпускні, розраховані відповідно до трудового законодавства. Ця винагорода не може бути нижчою за ту, яку він отримав би за виконання роботи в цей період.
Роботодавець також зобов’язаний належно задокументувати рішення про відпустку й вручити працівникові відповідну інформацію. Відсутність належної документації може призвести до спорів і правових ускладнень.
У разі хвороби працівника під час відпустки роботодавець зобов’язаний виплатити лікарняні та грошовий еквівалент за невикористані дні відпустки. Працівник має право на переривання відпустки через хворобу й на отримання відповідних виплат.
Практичні поради для роботодавців
Ефективне управління відпустками під час строку попередження вимагає від роботодавців перевірених практик і процедур. Правильний підхід може значно полегшити процес розірвання трудових договорів і мінімізувати ризик спорів.
Першим кроком має бути ведення поточного обліку відпусток усіх працівників. Такий облік має містити інформацію про невикористані за попередні роки, поточні, використані та залишкові відпустки. Регулярне оновлення цих даних полегшує ухвалення рішень про відпустки під час строку попередження.
Варто також розробити стандартні процедури щодо відпусток під час строку попередження. Ці процедури мають визначати:
- Порядок ухвалення рішень про надання відпустки
- Правила документування рішень
- Строки та спосіб вручення інформації працівникам
- Правила розрахунку відпускних і еквівалента
- Дії в разі хвороби працівника
Розроблення стандартних процедур щодо відпусток під час строку попередження допомагає забезпечити однакове ставлення до всіх працівників і мінімізує ризик помилок та правових спорів
Роботодавцям варто також урахувати фінансові аспекти відпусток під час строку попередження. Необхідно зарезервувати достатні кошти на виплату відпускних і еквівалентів.
Комунікація з працівниками відіграє ключову роль в управлінні відпустками. Чітке й прозоре інформування про рішення щодо відпусток допомагає уникнути непорозумінь і зміцнює довіру між сторонами.
Регулярне навчання керівників з трудового права, зокрема правил щодо відпусток, — це інвестиція, яка окупається меншою кількістю помилок і спорів. Відпускні та компенсації за відпустку розраховуємо у відомостях зарплати клієнтів сервісу кадри та зарплата.
