Набуття чинності правилами про викривачів – Законом від 14 червня 2024 року про захист викривачів (Dz.U. (Вісник законів) 2024 poz. 928), чинним з 25 вересня 2024 року (положення про зовнішні повідомлення – з 25 грудня 2024 року), – принесло суттєві зміни для багатьох польських підприємств. Певні суб’єкти мають юридичний обов’язок впровадити процедуру внутрішніх повідомлень, а інші можуть запровадити її добровільно. Цей процес вимагає консультацій із представниками працівників, що є ключовим елементом усієї процедури. Поточні кадрові справи — договори, особові справи та відомості зарплати — можемо взяти на себе: див. кадрове та зарплатне обслуговування.
Процедура внутрішніх повідомлень – це комплексна система, яка дає змогу працівникам і співпрацівникам безпечно та впорядковано повідомляти про порушення закону. Її належне впровадження вимагає не лише знання законодавства, а й уміння проводити консультації з працівниками та забезпечити відповідні механізми захисту викривачів.
Процедуру внутрішніх повідомлень мають впровадити суб’єкти, на користь яких станом на 1 січня або 1 липня певного року оплачувану роботу виконують щонайменше 50 осіб. До цієї кількості зараховують працівників у перерахунку на повні ставки, а також осіб, які працюють за винагороду на іншій підставі, ніж трудові відносини, якщо вони не наймають для цієї роботи інших осіб (стаття 23 частини 1–2 Закону). Поріг не застосовується до суб’єктів у сфері фінансових послуг, протидії відмиванню коштів, безпеки транспорту та охорони довкілля (стаття 23 частина 3)
Обов’язок впровадити процедуру внутрішніх повідомлень
Закон про захист викривачів чітко визначає, які суб’єкти зобов’язані впровадити процедуру внутрішніх повідомлень. Вирішальним критерієм є кількість осіб, що виконують оплачувану роботу, яка має становити щонайменше 50 осіб (працівників рахують у перерахунку на повні ставки). Чисельність оцінюють станом на 1 січня або 1 липня певного року. Це критерій іншого роду, ніж реєстраційні обов’язки, як-от повідомлення про тимчасовий склад на формі NIP-8.
Під час обчислення порогу важливо враховувати осіб, які працюють за винагороду, незалежно від правової підстави співпраці. Це означає, що до розрахунку входять не лише працівники за трудовим договором, а й особи, які співпрацюють на підставі цивільно-правових договорів, B2B-контрактів чи інших правових форм, – якщо вони не наймають для цієї роботи інших осіб.
Менші суб’єкти, де працює менше 50 осіб, можуть добровільно впровадити процедуру внутрішніх повідомлень. Таке рішення може принести користь у вигляді кращого управління правовими ризиками та організаційної культури, заснованої на прозорості
Процедура внутрішніх повідомлень має визначати порядок повідомлення про порушення закону та вжиття подальших заходів. Це стратегічний документ, який слід розробити з дотриманням усіх правових вимог і після належних консультацій із працівниками.
Консультації щодо процедури внутрішніх повідомлень
Консультації – обов’язковий елемент впровадження процедури внутрішніх повідомлень. Їх треба провести із заводською профспілковою організацією або з представниками осіб, які працюють на користь юридичного суб’єкта, обраними в порядку, прийнятому в цьому суб’єкті.
Якщо в юридичному суб’єкті діє більше ніж одна заводська профспілкова організація, консультації слід провести з усіма ними. Якщо заводської профспілкової організації немає, консультації проводять із представниками осіб, які там працюють, обраними в порядку, прийнятому в суб’єкті.
Консультації щодо впровадження процедури внутрішніх повідомлень тривають не менше 5 днів і не більше 10 днів від дня, коли юридичний суб’єкт представив проєкт процедури (стаття 24 частина 4 Закону). Закон не передбачає, що зауваження представників працівників є обов’язковими для суб’єкта, який встановлює процедуру
Строки консультацій точно визначені в законі. Мінімум 5 днів і максимум 10 днів – це період, протягом якого сторона працівників може ознайомитися з проєктом процедури, проаналізувати її положення та подати зауваження чи пропозиції змін. Хоча закон не надає цим зауваженням обов’язкового характеру, їх розгляд може допомогти виробити краще рішення.
Заводська профспілкова організація – визначення та завдання
Права заводської профспілкової організації належать організації, яка об’єднує щонайменше 10 членів – працівників роботодавця, на якого поширюється діяльність цієї організації, або інших, ніж працівники, осіб, що виконують оплачувану роботу (стаття 25¹ Закону про профспілки, консолідований текст Dz.U. 2026 poz. 549). Члени, які не є працівниками, мають працювати на роботодавця, на якого поширюється діяльність організації, щонайменше 6 місяців.
Сфера діяльності заводської профспілкової організації широка й охоплює різні аспекти трудового життя. Організація висловлює позицію в індивідуальних справах працівників у межах, урегульованих трудовим правом, а також в індивідуальних справах осіб, що виконують оплачувану роботу, у зв’язку з цією роботою.
До ключових завдань заводської профспілкової організації належать також:
- Висловлення позиції перед роботодавцем або органом самоврядування трудового колективу у справах колективних інтересів і прав осіб, що виконують оплачувану роботу
- Контроль за дотриманням на підприємстві трудового законодавства, зокрема правил і принципів охорони праці
- Керівництво діяльністю громадської інспекції праці та співпраця з PIP (Державна інспекція праці)
- Опікування умовами життя пенсіонерів
Заводська профспілкова організація представляє працівників у консультаціях щодо процедури внутрішніх повідомлень. Її участь забезпечує врахування позиції працівників під час розроблення цього важливого організаційного документа
Обрання представників працівників
Коли у фірмі немає профспілок, потрібно обрати представників працівників для участі в консультаціях щодо процедури внутрішніх повідомлень. Якщо представники працівників уже є, вони можуть брати участь у консультаціях за умови, що їхній мандат охоплює всіх осіб, які працюють у суб’єкті.
Особлива ситуація виникає, коли у фірмі діє постійне представництво працівників за трудовими договорами, але водночас працюють і особи на інших підставах. Закон вимагає консультацій із представниками осіб, які працюють на користь суб’єкта (стаття 24 частина 3 пункт 2), а не лише працівників, тому в такому разі безпечніше обрати нових представників, які представлятимуть усіх працюючих незалежно від правової підстави їхньої роботи.
Представники осіб, що працюють, – це не лише представники працівників за трудовим договором. На їх обрання мають впливати не тільки особи у трудових відносинах, а всі особи, що працюють у суб’єкті
Від нових виборів можна відмовитися насамперед тоді, коли особи, які працюють на інших підставах, погодяться, щоб їх представляли раніше обрані представники працівників за трудовими договорами. Така згода має бути висловлена однозначно й задокументована.
Представників для консультацій щодо процедури внутрішніх повідомлень можна обрати в різний спосіб, зокрема традиційним або електронним голосуванням. Важливо, щоб процедура вибору була прозорою й давала змогу взяти в ній участь усім уповноваженим особам.
Практичні приклади обрання представників
Перша ситуація стосується суб’єкта, у якому всі працюють за трудовими договорами і є постійне представництво працівників, обране відповідно до трудового права. У такому разі немає жодних перешкод, щоб у консультаціях щодо процедури внутрішніх повідомлень брали участь раніше обрані постійні представники працівників. Склад працівників буває різноманітнішим, наприклад у фірмах, що залучають іноземців, — тут знадобляться правила сезонної роботи іноземців у Польщі.
Якщо в суб’єкті всі працюють лише за трудовими договорами і діє постійне представництво працівників, воно може представляти колектив у консультаціях щодо процедури внутрішніх повідомлень без нових виборів
Друга ситуація складніша й стосується суб’єкта, у якому люди працюють на різних правових підставах – за трудовими договорами, договорами доручення (umowa zlecenia) та B2B-контрактами. У фірмі діє постійне представництво працівників за трудовими договорами. У цьому разі представники могли б представляти всіх, хто працює в суб’єкті, але лише за умови згоди на таке представництво з боку осіб, які працюють не за трудовим договором.
Без такої згоди безпечніше обрати нове представництво спеціально для консультацій щодо процедури внутрішніх повідомлень. Нове представництво має враховувати всі форми зайнятості в суб’єкті та представляти інтереси всіх груп працюючих.
Зміст процедури внутрішніх повідомлень
Закон про захист викривачів не визначає детально, як мають виглядати консультації щодо процедури внутрішніх повідомлень. Форму консультацій визначає юридичний суб’єкт разом зі стороною працівників, тобто їхніми представниками. Така гнучкість дає змогу пристосувати процес до специфіки організації.
Встановлена процедура внутрішніх повідомлень набирає чинності через 7 днів від дня доведення її до відома осіб, які працюють, у спосіб, прийнятий у юридичному суб’єкті (стаття 24 частина 5). Цей період має дати всім зацікавленим особам час ознайомитися з новою процедурою.
Процедура внутрішніх повідомлень має містити низку обов’язкових елементів, визначених законом. Перший із них – зазначення внутрішнього організаційного підрозділу чи особи в структурі юридичного суб’єкта або зовнішнього суб’єкта, уповноважених юридичним суб’єктом приймати внутрішні повідомлення.
Процедура має визначати способи передання викривачем внутрішніх повідомлень разом із його поштовою адресою або адресою електронної пошти. Важливо також зазначити неупереджений організаційний підрозділ чи особу, уповноважених вживати подальших заходів
Інші обов’язкові елементи процедури охоплюють:
- Порядок роботи з інформацією про порушення закону, повідомленою анонімно
- Обов’язок підтвердити викривачеві прийняття внутрішнього повідомлення протягом 7 днів від дня його отримання
- Обов’язок вжити подальших заходів із належною ретельністю
- Максимальний строк надання викривачеві зворотної інформації, що не перевищує 3 місяців від підтвердження прийняття повідомлення
- Інформацію про подання зовнішніх повідомлень Уповноваженому з прав людини (Rzecznik Praw Obywatelskich) або публічним органам (стаття 25 частина 1)
Додаткові положення процедури
Окрім обов’язкових елементів, процедуру внутрішніх повідомлень можна доповнити положеннями з урахуванням специфіки суб’єкта. Ці факультативні елементи можуть значно підвищити ефективність системи захисту викривачів і управління правовими ризиками в організації.
Одне з можливих розширень – зазначення внутрішніх порушень, якщо юридичний суб’єкт передбачив можливість повідомляти про такі порушення. Це дає змогу охопити системою не лише порушення загальнообов’язкового права, а й внутрішніх правил організації.
Процедуру можна доповнити зазначенням чинників ризику, що відповідають профілю діяльності юридичного суб’єкта. Особливо важливі ризики, пов’язані з порушенням регуляторних обов’язків або з корупцією
Інші можливі розширення процедури охоплюють:
- Зазначення, що інформацію про порушення закону в кожному разі можна повідомити також Уповноваженому з прав людини або публічному органу, оминаючи процедуру внутрішніх повідомлень
- Систему заохочень до використання процедури внутрішніх повідомлень у випадках, коли порушення можна ефективно усунути в межах організаційної структури юридичного суб’єкта
- Додаткові запобіжники захисту викривача від заходів помсти
- Детальні процедури перевірки повідомлень і проведення внутрішніх розслідувань
Реєстр внутрішніх повідомлень
Впровадження процедури внутрішніх повідомлень пов’язане з обов’язком вести реєстр внутрішніх повідомлень. Суб’єкт, який впровадив процедуру, автоматично стає контролером персональних даних, зібраних у цьому реєстрі, а отже, мусить дотримуватися правил захисту персональних даних.
Реєстр внутрішніх повідомлень має містити чітко визначені категорії даних. Перший елемент – номер повідомлення, що дає змогу однозначно ідентифікувати кожну справу. Наступний обов’язковий елемент – предмет порушення закону, який слід описати так, щоб була зрозуміла суть проблеми.
| Елемент реєстру | Опис змісту | Мета збирання | Правові зауваги |
|---|---|---|---|
| Номер повідомлення | Унікальний ідентифікатор справи | Упорядкування документації | Полегшує відстеження справ |
| Предмет порушення | Опис суті правової проблеми | Класифікація порушень | Підстава подальших заходів |
| Дані викривача | Інформація, що ідентифікує заявника | Контакт і перевірка | Особливий захист конфіденційності |
| Дата повідомлення | Момент надходження повідомлення | Контроль строків | Підстава обчислення строків |
Персональні дані викривача та особи, якої стосується повідомлення, можна збирати лише в обсязі, необхідному для ідентифікації цих осіб. Реєстр має також містити адресу для контакту з викривачем і дату повідомлення
Реєстр має також містити інформацію про вжиті подальші заходи та дату завершення справи. Ці елементи є ключовими для моніторингу ефективності системи та належного виконання обов’язків за процедурою внутрішніх повідомлень.
Персональні дані та інша інформація з реєстру зберігаються 3 роки після завершення календарного року, у якому завершено подальші заходи, або після завершення проваджень, розпочатих цими заходами. Такий строк зберігання дає змогу за потреби перевірити дії, вжиті в межах процедури.
Захист конфіденційності та безпека даних
Процедура внутрішніх повідомлень і пов’язане з нею оброблення персональних даних мають унеможливлювати доступ сторонніх осіб до інформації, що міститься в повідомленні. Особливо важливо захистити конфіденційність особи викривача, особи, якої стосується повідомлення, та третьої особи, зазначеної в повідомленні.
Щоб забезпечити належний рівень безпеки, приймати чи перевіряти внутрішні повідомлення, вживати подальших заходів і обробляти персональні дані можуть лише особи з письмовим дорученням, виданим суб’єктом. Таке обмеження доступу має фундаментальне значення для захисту інтересів усіх сторін.
Безпека системи внутрішніх повідомлень вимагає належних технічних і організаційних запобіжників. Особливу увагу слід приділити захисту особи викривача від розкриття стороннім особам
Систему слід спроєктувати так, щоб мінімізувати ризик випадкового чи навмисного порушення конфіденційності. Закон не визначає конкретних інструментів, але на практиці для цього застосовують технічні рішення, як-от шифрування даних, контроль доступу, моніторинг активності користувачів і періодичні перевірки запобіжників.
Форми подання повідомлень
У межах процедури внутрішніх повідомлень викривач може подати повідомлення в різних формах, що відповідають його потребам і обставинам. Основний поділ – на усні та письмові повідомлення, і кожну з цих форм можна реалізувати за допомогою різних засобів зв’язку.
Усне повідомлення можна подати телефоном або за допомогою засобів електронного зв’язку. Якщо використовується телефонна лінія із записом або інша система голосового зв’язку із записом, повідомлення за згодою викривача документують у формі запису розмови або її повної і точної транскрипції. Для лінії без запису складають протокол розмови (стаття 26 частини 3–4). Телефони, які працівники використовують для службових цілей, порушують і податкові питання — про це йдеться в статті про оподаткування приватного телефону, який використовують на роботі.
Викривач, який працює в логістичній компанії, помітив систематичні порушення правил безпеки під час завантаження небезпечних вантажів. Він вирішив подати усне повідомлення під час особистої зустрічі з особою, уповноваженою приймати повідомлення. Зустріч організували протягом 10 днів від подання його прохання, а її перебіг задокументували в протоколі, який викривач міг перевірити й затвердити підписом.
Усне повідомлення можна також подати під час особистої зустрічі, організованої протягом 14 днів від дня отримання прохання викривача про таку форму. За згодою викривача така зустріч документується у формі запису розмови або протоколу зустрічі, що точно відтворює її перебіг.
Протокол зустрічі має точно відтворювати перебіг розмови, а викривач має право перевірити, виправити й затвердити його підписом. Така форма документування забезпечує високу достовірність повідомлення з дотриманням прав викривача
Письмове повідомлення можна подати в паперовій або електронній формі. Електронна форма стає дедалі популярнішою завдяки легкості передання та можливості додаткових запобіжників, як-от шифрування чи підтвердження доставки.
