З січня 2025 року підприємці з Польщі отримали нові можливості для ведення господарської діяльності в країнах Європейського Союзу. Завдяки процедурі SME (Small and Medium Enterprises) вони можуть користуватися звільненням від VAT (ПДВ) для малого бізнесу не лише в Польщі, а й в інших державах — членах ЄС. Ця зміна відкриває перед малими та середніми підприємцями нові перспективи розвитку транскордонного бізнесу й водночас спрощує податкові та адміністративні обов’язки.
Процедура SME відповідає на потреби малих підприємців, яким досі доводилося проходити складні процедури реєстрації для VAT у кожній країні ЄС, де вони продавали. Нові правила дають змогу користуватися звільненням від VAT у країні, де підприємець не має місця ведення господарської діяльності, що значно полегшує вихід на європейські ринки. У Польщі процедуру запровадили, додавши статті 113a і 113b до Закону про VAT (ustawa o podatku od towarów i usług), які детально регулюють правила користування цим звільненням.
Процедура SME — що це таке і кого стосується
Процедура SME — це система, яка дає малим підприємцям змогу користуватися звільненням від VAT в інших країнах Європейського Союзу за умови, що вони не перевищують ліміту обороту 100 000 євро на рік і національного ліміту держави, у якій користуються звільненням. У державах, де платник користується звільненням, йому не потрібно реєструватися як платник VAT
Процедура SME стосується лише платників податку, місцезнаходження господарської діяльності (siedziba działalności gospodarczej) яких розташоване на території держав – членів Європейського Союзу. Це фундаментальне правило, яке визначає коло суб’єктів, що мають право користуватися новими можливостями. Якщо платник не має місцезнаходження господарської діяльності в жодній державі-члені, він не може користуватися суб’єктним звільненням від VAT у жодній країні ЄС, навіть якщо має постійне місце діяльності в певній державі-члені.
За правовим станом, чинним до кінця 2024 року, Закон про VAT не дозволяв застосовувати суб’єктне звільнення платникам, які не мали місцезнаходження господарської діяльності на території Польщі. Ця заборона прямо випливала зі статті 113 частини 13 пункту 3 Закону про VAT, яку скасовано з 1 січня 2025 року
Правові підстави процедури SME в Європейському Союзі
Процедуру SME запроваджено Директивою Ради (ЄС) 2020/285 від 18 лютого 2020 року, яка змінила Директиву 2006/112/ЄС про спільну систему податку на додану вартість. Ця директива стосується спеціальної процедури для малих підприємств, а також Регламенту (ЄС) № 904/2010 щодо адміністративної співпраці та обміну інформацією для моніторингу правильного застосування спеціальної процедури для малих підприємств.
Директива 2020/285 застосовується з січня 2025 року. Кожна держава-член сама вирішує, чи взагалі застосовує національне звільнення від VAT для малих підприємств, але якщо застосовує, то мусить надавати його й платникам податку з місцем діяльності в інших державах ЄС, які відповідають умовам процедури SME (стаття 284 частина 2 Директиви 2006/112/ЄС)
Ключова риса цієї директиви — добровільність самого національного звільнення: держава ЄС може, але не мусить звільняти малих підприємців від VAT. Проте держави, які таке звільнення застосовують, мусять надавати його також платникам податку з інших країн ЄС. З 1 січня 2025 року процедуру SME не застосовує Іспанія, яка не передбачає національного звільнення для малого бізнесу. Польща запровадила відповідні положення в Законі про VAT.
Процедура SME полягає в тому, що платник податку може користуватися звільненням від VAT для малого бізнесу в країні ЄС, де він не має місця ведення господарської діяльності. Досі така можливість у кожній державі ЄС була доступна лише її власним платникам податку. Нові правила відкривають ці звільнення й для підприємців з інших держав-членів.
Стаття 113a Закону про VAT регулює ситуацію платників податку з ЄС, які не мають місця ведення господарської діяльності в Польщі, але хочуть скористатися звільненням від VAT для продажу товарів чи послуг у Польщі. Стаття 113b стосується польських платників податку, які хочуть користуватися звільненням від VAT в інших країнах ЄС
Запровадження процедури SME в Польщі є частиною ширшого процесу гармонізації податкових правил у Європейському Союзі. Мета — полегшити ведення бізнесу малим і середнім підприємствам на єдиному європейському ринку, зменшуючи адміністративні та податкові бар’єри, які могли стримувати транскордонну експансію.
Правила користування процедурою SME для підприємців з Польщі
Підприємці з Польщі можуть скористатися процедурою SME, якщо відповідають визначеним у законі критеріям. Згідно зі статтею 113b Закону про VAT, платник податку з місцем ведення господарської діяльності в Республіці Польща може скористатися звільненням SME, якщо виконує всі необхідні умови.
Основна вимога — мати місце ведення господарської діяльності в Польщі й не мати його в країні ЄС, де підприємець хоче користуватися звільненням від VAT у межах SME. Ця умова має забезпечити, що процедурою користуються за призначенням — підприємці, які ведуть транскордонну діяльність.
Річний оборот на території ЄС без урахування VAT не може перевищувати 100 000 євро ні в попередньому, ні в поточному податковому році. Цей ліміт стосується всього обороту на території ЄС, за винятком певних операцій
Ще одна умова — країна ЄС, до якої підприємець з Польщі хоче продавати товари чи послуги, має запровадити звільнення на засадах, що відповідають процедурі SME (стаття 113b частина 1 Закону про VAT). Країна, яка не застосовує національного звільнення для малого бізнесу (з 2025 року — Іспанія), не надає його й іноземним платникам податку, тож підприємцям треба перевірити доступність процедури в конкретній країні призначення.
Крім того, підприємець з Польщі мусить виконувати умови звільнення від VAT, встановлені країною ЄС, до якої хоче продавати товари чи послуги. Ці умови можуть відрізнятися від умов для іноземних платників податку, які користуються звільненням від VAT у Польщі, тому потрібно детально ознайомитися з правилами кожної країни.
- Перевірка доступності процедури SME в країні призначення
- Перевірка виконання національних умов звільнення від VAT
- Розрахунок загального обороту на території ЄС
- Підготовка реєстраційних документів
- Подання повідомлення до відповідної податкової (urząd skarbowy)
Ліміти й пороги в процедурі SME
Система лімітів у процедурі SME складається з кількох елементів, які разом визначають можливість користуватися звільненням. Основний ліміт — річний оборот на території ЄС у розмірі 100 000 євро. Він охоплює всю вартість постачань товарів і послуг, місцем оподаткування яких є ЄС, — як продажі в Польщі, де національний ліміт звільнення від VAT з 1 січня 2026 року становить 240 000 zł (раніше 200 000 zł), так і продажі в усіх інших країнах ЄС (стаття 113a частина 1 пункт 1 Закону про VAT). Незалежно від цього в кожній країні, де платник користується звільненням, він не може перевищити національний ліміт цієї країни.
Підприємцю з Польщі варто особливо стежити за лімітом 42 000 zł (10 000 євро), який сукупно стосується внутрішньоспільнотового дистанційного продажу товарів до всіх країн ЄС (стаття 22a Закону про VAT). Після його перевищення продаж оподатковується в країні споживача — це вимагає реєстрації для VAT у цій країні або процедури VAT OSS, хіба що в цій країні платник користується звільненням у межах SME
Окремі країни ЄС застосовують різні національні пороги звільнення від VAT для малого бізнесу. У Польщі річний ліміт з 2026 року становить 240 000 zł, тоді як в інших вибраних країнах він такий: у Німеччині 25 000 євро, в Австрії 55 000 євро, у Словенії 60 000 євро, а в Естонії 40 000 євро.
Різниця в національних порогах має велике значення для планування бізнесу. Підприємець може перевищити ліміт в одній країні й втратити там право на звільнення, але й далі користуватися процедурою SME в інших країнах, якщо не перевищить загального ліміту 100 000 євро на території всього ЄС.
До річного ліміту 100 000 євро зараховуються певні категорії операцій без урахування VAT. Згідно зі статтею 288 директиви, у ліміті враховується вартість постачань товарів і послуг у тій мірі, в якій вони оподатковувалися б, якби їх здійснив платник податку, що не користується звільненням від VAT у межах процедури SME.
| Країна ЄС | Ліміт звільнення | Перехідний період | Особливі умови |
|---|---|---|---|
| Польща | 240 000 zł (з 2026 р.) | Ні | Втрата звільнення з операції, якою перевищено ліміт; ліміт дистанційного продажу 42 000 zł |
| Німеччина | 25 000 EUR | Так | 25 000 EUR у попередньому році й 100 000 EUR у поточному році |
| Австрія | 55 000 EUR | Так | Допуск 10% до кінця року |
| Словенія | 60 000 EUR | Так | Допуск 10% |
| Естонія | 40 000 EUR | Ні | Без допуску перевищення ліміту |
Операції, виключені з процедури SME
Процедура SME охоплює не всі види господарських операцій. Більшість країн ЄС виключає зі звільнення в межах SME певні категорії операцій, які через свою специфіку потребують стандартної процедури розрахунку VAT.
До операцій, які найчастіше виключають, належать нерегулярні операції, як-от постачання будівлі чи її частини до першого заселення та постачання земельної ділянки під забудову. Через свою вартість і характер ці операції потребують особливого податкового режиму.
Транскордонні постачання нових транспортних засобів з однієї держави-члена до іншої стандартно виключені з процедури SME у більшості країн ЄС. Ці операції підпадають під окремі правила VAT у внутрішньоспільнотовій торгівлі
Країни ЄС можуть також визначити товари чи послуги, продаж яких вимагає реєстрації для VAT уже з першого продажу. Це означає, що деякі види господарської діяльності можуть бути повністю виключені з можливості користуватися звільненням у межах SME.
Крім того, держави-члени можуть виключати з процедури SME операції, пов’язані з певними секторами економіки. Часто це стосується операцій з нерухомістю, фінансових операцій, зокрема страхових і перестрахувальних послуг, надання кредитів і кредитного посередництва, посередництва, управління фондами, постачань будівель та їх частин, оренди й інших подібних послуг.
- Нерегулярні операції з будівлями та земельними ділянками під забудову
- Постачання нових транспортних засобів між країнами ЄС
- Певні фінансові й страхові послуги
- Операції, що вимагають негайної реєстрації для VAT
- Послуги з управління фондами
- Деякі види послуг, пов’язаних з нерухомістю
Реєстрація для звільнення SME
Реєстрація для звільнення від VAT у межах процедури SME вимагає певних адміністративних дій у відповідній послідовності. Платники податку з місцем діяльності в Польщі, які хочуть скористатися звільненням від VAT у межах SME в іншій країні ЄС, мусять пройти детально врегульований процес реєстрації.
Перший крок для платників, які користуються звільненням від VAT для малого бізнесу в Польщі й ще не зареєстровані як «звільнений платник VAT» (podatnik VAT zwolniony), — подати реєстраційну заяву VAT-R. Цю заяву треба подати до попереднього повідомлення про намір скористатися звільненням (стаття 96 частина 3c Закону про VAT).
Документи щодо користування звільненням у межах SME — попереднє повідомлення, квартальні звіти та їх коригування, а також спеціальну довіреність — подають і вручають виключно через обліковий запис в e-Urząd Skarbowy (онлайн-податкова) (стаття 113b частина 18 Закону про VAT)
Наступний етап — подати в електронній формі повідомлення про намір скористатися звільненням від VAT до відповідного начальника податкової, яким є начальник Другої податкової Варшава-Середмістя (Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście). Після подання повідомлення платник має дочекатися присвоєння ідентифікаційного номера EX для звільнення від VAT у межах SME.
Відповідний начальник податкової має 35 робочих днів після дня отримання попереднього повідомлення від платника (стаття 113b частина 4 Закону про VAT), щоб повідомити йому про ідентифікаційний номер EX або підтвердити його. Якщо потрібна додаткова перевірка, цей строк може бути продовжено до її завершення.
- Підготовка й подання реєстраційної заяви VAT-R
- Подання повідомлення про намір користуватися звільненням SME
- Очікування перевірки податковою
- Отримання ідентифікаційного номера EX або його підтвердження
- Початок користування звільненням з дня отримання підтвердження
Практичний приклад: Торговельна фірма з Кракова хоче почати продавати продукцію в Німеччині, користуючись процедурою SME. Спочатку вона подає заяву VAT-R, потім електронне повідомлення до Другої податкової Варшава-Середмістя. Через 28 днів вона отримує ідентифікаційний номер EX і може почати продаж у Німеччині зі звільненням від VAT за умови, що не перевищить німецького ліміту (25 000 євро в попередньому році й 100 000 євро в поточному році).
Різні сценарії присвоєння ідентифікаційного номера EX
Система присвоєння ідентифікаційних номерів EX у процедурі SME враховує різні ситуації, в яких може опинитися підприємець з Польщі. Те, як діє відповідна податкова, залежить від конкретних обставин повідомлення й історії користування процедурою цим платником.
Якщо платник у повідомленні вказав одну державу — члена ЄС, у якій має намір користуватися звільненням, і ця держава підтвердила його право на звільнення, податкова повідомляє платника про присвоєння індивідуального ідентифікаційного номера з префіксом PL, що містить код EX, для користування звільненням у межах SME.
Якщо платник вказав більше ніж одну державу-члена, в якій має намір користуватися звільненням, і принаймні одна з країн ЄС підтвердила його право на звільнення, він також отримує індивідуальний ідентифікаційний номер EX з префіксом PL
Якщо польський ідентифікаційний номер EX уже було раніше присвоєно для користування звільненням в одній з держав ЄС, а підприємець обирає ще одну країну для застосування звільнення від VAT у межах SME, податкова підтверджує платнику чинний польський ідентифікаційний номер EX.
Подібна процедура діє, коли платник у повідомленні вказав більше ніж одну країну ЄС, у якій має намір користуватися звільненням від VAT у межах SME, польський ідентифікаційний номер EX уже присвоєно для користування звільненням від VAT SME в одній з цих країн ЄС, а ще одна країна ЄС підтвердила право платника на звільнення від VAT SME.
| Ситуація платника | Дії податкової | Строк |
|---|---|---|
| Перше повідомлення - 1 країна ЄС | Присвоєння нового номера EX | 35 робочих днів |
| Перше повідомлення - більше країн | Присвоєння нового номера EX | 35 робочих днів |
| Наступна країна - чинний номер | Підтвердження номера EX | 35 робочих днів |
| Розширення - чинний номер | Підтвердження номера EX | 35 робочих днів |
Можливі сценарії відмови та їх наслідки
Не всі заяви про присвоєння польського ідентифікаційного номера EX закінчуються успіхом. Є кілька сценаріїв, за яких платник може отримати відмову або інформацію про неможливість скористатися звільненням у певній державі-члені.
Перший сценарій стосується перевищення платником річного обороту на території Європейського Союзу в розмірі 100 000 євро в попередньому або поточному році. У такій ситуації компетентний начальник податкової видає постанову (postanowienie) про відмову в присвоєнні польського ідентифікаційного номера EX. На цю постанову можна подати скаргу (zażalenie), тобто платник має можливість її оскаржити.
Другий сценарій пов’язаний з відмовою з боку іншої держави-члена. Якщо проведений іншою державою-членом аналіз попереднього повідомлення покаже невиконання умов звільнення, визначених цією державою, компетентний начальник податкової повідомить платника про відмову у звільненні в цій конкретній державі-члені.
Наприклад, якщо начальник Другої податкової Варшава-Середмістя отримає від німецької податкової адміністрації інформацію, що польському платникові не належить звільнення в межах SME з огляду на зміст німецьких податкових норм, польський платник зможе відстоювати свої права безпосередньо в німецькій податковій адміністрації.
Ця ситуація показує складність процедури SME, яка вимагає співпраці між різними податковими системами. Кожна держава-член може мати власні специфічні вимоги щодо суб’єктних звільнень, яких мають дотримуватися платники з інших країн.
Варто наголосити, що відмова однієї держави-члена не виключає можливості скористатися звільненням в інших країнах ЄС. Платник може й далі користуватися процедурою SME в державах, які підтвердили його право на звільнення, за умови, що не перевищує загального ліміту 100 000 євро обороту на території Європейського Союзу.
Деактивація польського ідентифікаційного номера EX
Процедура SME передбачає механізми деактивації польського ідентифікаційного номера EX у певних ситуаціях. Згідно зі статтею 113b частиною 12 Закону про VAT, є кілька підстав, за яких начальник податкової невідкладно видає постанову про деактивацію номера.
Перша підстава – перевищення річного обороту на території Європейського Союзу в розмірі 100 000 євро в попередньому або поточному податковому році. Цей критерій постійно відстежує податкова адміністрація на підставі квартальної інформації, яку подає платник.
Коли платник перестає виконувати умови застосування звільнення в межах SME в усіх державах-членах, у яких звільнення застосовувалося, він втрачає право на звільнення в усіх державах-членах. Унаслідок цього польський ідентифікаційний номер EX деактивується
Друга підстава стосується ситуації, коли платник перестав виконувати умови звільнення в усіх державах-членах, у яких ним користувався. Це може статися, наприклад, унаслідок зміни законодавства в певній державі або зміни характеру діяльності платника.
Третя підстава стосується ситуації, коли звільнення перестало застосовуватися в усіх державах-членах, у яких платник ним користувався. Це може бути наслідком законодавчих змін, запроваджених цими державами-членами.
Остання підстава стосується припинення господарської діяльності платника – коли платник повідомив про її припинення або є обґрунтоване припущення, що діяльність припинено. Приклади підстав для такого припущення вказує відсилання до статті 96 частини 4a пунктів 3, 4 або 6 Закону про VAT; вони охоплюють ситуації, коли:
- Попри задокументовані спроби, зв’язатися з платником або його представником неможливо
- Платник або його представник не з’являються на виклики начальника податкової
- Суд на підставі окремих норм заборонив платникові вести господарську діяльність
У всіх цих випадках компетентний начальник податкової невідкладно видає постанову про деактивацію польського ідентифікаційного номера EX. Ця постанова підлягає негайному виконанню, але на неї можна подати скаргу.
Звітні обов’язки в процедурі SME
Підприємці з Польщі, які користуються процедурою SME, мають певні звітні обов’язки, які треба регулярно виконувати, щоб зберегти право на звільнення. Основний обов’язок — подавати квартальні звіти начальнику Другої податкової Варшава-Середмістя протягом місяця після закінчення кожного кварталу.
Строк подання квартального звіту спливає також тоді, коли останній день строку припадає на суботу чи вихідний день (стаття 113b частина 14 пункт 1 Закону про VAT). У таких випадках строк не переноситься на найближчий робочий день.
Квартальний звіт має містити дані платника, інформацію про польський ідентифікаційний номер EX, дані про обороти в кожній з держав-членів за квартал, а також про вартість продажів на території Польщі
Якщо дані в квартальному звіті змінилися, платник зобов’язаний невідкладно подати коригування. Цей обов’язок забезпечує актуальність даних у системі податкової адміністрації та належний моніторинг користування процедурою SME.
Особлива ситуація — перевищення річної вартості продажів на території ЄС у розмірі 100 000 євро. У такому разі платник зобов’язаний подати квартальний звіт протягом 15 робочих днів від дня, коли сталося перевищення. Цей звіт охоплює період від початку кварталу до дня перевищення ліміту.
- Регулярне подання квартальних звітів протягом місяця
- Невідкладне коригування помилкових даних
- Особлива звітність при перевищенні ліміту 100 000 євро
- Електронне подання всіх документів через e-Urząd Skarbowy
- Зберігання документації щодо оборотів в окремих країнах
- Стеження за загальним лімітом продажів на території ЄС
Практичні приклади застосування процедури SME
Аналіз практичних прикладів допомагає краще зрозуміти, як працює система лімітів і які наслідки має їх перевищення. Різні сценарії показують складність системи й потребу точно стежити за оборотами в окремих країнах і за загальним лімітом на території ЄС.
Обидва наведені нижче приклади базуються на сумах 2025 року, коли національний ліміт звільнення в Польщі становив 200 000 zł (з 1 січня 2026 року — 240 000 zł). У першому прикладі звільнений від VAT платник з місцем діяльності в Польщі за період із січня по червень 2025 року здійснив продажі в країні на суму 230 000 zł (близько 53 905 євро). Крім того, він отримав дохід від продажів в Естонії на суму 41 000 євро. У цій ситуації підприємець перевищив і польський ліміт 200 000 zł, і естонський ліміт 40 000 євро, втративши право на звільнення від VAT в обох країнах.
Попри втрату звільнення в Польщі та Естонії, платник ще не перевищив річного ліміту продажів у всьому ЄС у розмірі 100 000 євро. У нього залишилося ще 5 095 євро ліміту, які він може використати для продажів в інших державах ЄС
Другий приклад показує ситуацію, коли платник з Польщі за період із січня по квітень 2025 року здійснив продажі в країні на суму 90 000 zł (близько 21 093 євро) і сукупні продажі до п’яти держав ЄС на суму 95 000 євро, при цьому в жодній державі не перевищив національного ліміту звільнення від VAT.
У цьому випадку платник перевищив річний ліміт звільнення від VAT у розмірі 100 000 євро, тобто більше не може користуватися звільненням від VAT щодо продажів в ЄС. Проте він і далі може користуватися звільненням від VAT для продажів у Польщі, бо не перевищив національного ліміту 200 000 zł.
Практичний сценарій: IT-фірма з Гданська надає послуги програмування в трьох країнах ЄС. У першому кварталі її обороти становили: Польща — 45 000 zł, Німеччина — 20 000 євро, Чехія — 15 000 євро, Австрія — 25 000 євро. Загальний оборот в ЄС становить близько 70 500 євро (45 000 zł — це близько 10 500 євро), тож фірма може й далі користуватися процедурою SME в усіх цих країнах, стежачи, однак, за наближенням до ліміту 100 000 євро.
Документація й виставлення рахунків-фактур у процедурі SME
Документування операцій і обов’язки щодо рахунків-фактур у процедурі SME потребують особливої уваги підприємців. Згідно зі статтею 106b Закону про VAT, звільнений від VAT платник не зобов’язаний виставляти рахунок-фактуру (faktura) на продаж, звільнений від VAT на підставі предметного звільнення чи звільнення для малого бізнесу (стаття 106b частина 2), хіба що покупець вимагатиме рахунок-фактуру протягом 3 місяців (стаття 106b частина 3).
Проте підприємцю з Польщі, який користується процедурою SME, треба перевірити правила країни, де здійснюється продаж. Різні країни ЄС можуть мати різні вимоги щодо рахунків-фактур, навіть для операцій, звільнених від VAT.
У багатьох державах ЄС, як і в Польщі, платник, який здійснює продаж зі звільненням у межах SME, не зобов’язаний виставляти рахунок-фактуру. Проте варто перевірити особливі випадки, коли рахунок-фактура потрібна
Підприємець з Польщі має право добровільно виставити рахунок-фактуру на продаж зі звільненням від VAT у межах SME. У такому рахунку-фактурі він мусить зазначити індивідуальний ідентифікаційний номер звільнення від VAT, присвоєний начальником Другої податкової Варшава-Середмістя. Цей номер варто також повідомити покупцю, навіть якщо рахунок-фактура не виставляється.
Ідентифікаційний номер EX дає змогу перевірити чинність і обґрунтованість застосування звільнення до конкретної операції. Він дозволяє покупцю перевірити, чи підприємець справді має право користуватися процедурою SME в певній країні й періоді.
Крім обов’язків щодо рахунків-фактур, підприємець з Польщі, який користується процедурою SME, має вести облік продажів (у Польщі платники зі звільненням для малого бізнесу ведуть облік продажів за кожен день — стаття 109 частина 1 Закону про VAT; в інших країнах діють їхні правила). Цей облік потрібен, щоб встановити вартість продажів і порівняти її з лімітом звільнення від VAT у розмірі 100 000 євро та національними лімітами окремих держав.
На практиці дуже допомагає облік із розподілом за окремими державами, у яких ведуться продажі. Це має ключове значення, бо для квартального звіту потрібно сформувати дані окремо щодо кожної держави. Без належного розподілу можуть виникнути проблеми під час підготовки звітів і помилки в розрахунках.
Наслідки неправильного ведення обліку чи несвоєчасного подання звітів можуть бути серйозними. Без достовірного обліку важко довести, що ліміти не перевищено, а коли платник перестає відповідати умовам звільнення, він його втрачає, а польський номер EX деактивують (стаття 113b частина 12). У Польщі за відсутності або недостовірності обліку орган може оцінити обсяг оподатковуваних продажів (стаття 109 частина 2). Тому особливо важливо розуміти всі обов’язки й системно їх виконувати з моменту, коли ви почали користуватися процедурою SME.
Рахунки-фактури платників з інших держав ЄС, які користуються SME у Польщі
Разом зі змінами щодо звільнення від VAT для малих підприємців міністр фінансів змінив розпорядження про виставлення рахунків-фактур (розпорядження від 29.10.2021, Dz.U. (Вісник законів) 2021 поз. 1979 — § 3 пункт 3a додано з 1.01.2025 розпорядженням Dz.U. 2024 поз. 1938, у чинній редакції з 1.02.2026 — Dz.U. 2025 поз. 1742), пристосувавши правила до процедури SME.
Іноземні платники, які користуються в Польщі звільненням від VAT у межах процедури SME, можуть, так само як польські платники зі звільненням для малого бізнесу, виставляти спрощені рахунки-фактури (faktura) з вужчим обсягом даних (§ 3 пункт 3a розпорядження). Вони не виставляють рахунків-фактур у KSeF (Національна система електронних рахунків-фактур) (стаття 106ga частина 2 пункт 6 Закону про VAT). Це спрощення звільняє від потреби зазначати в рахунках-фактурах інформацію про VAT, яка не застосовується у разі звільнення.
Спрощений рахунок-фактура, виставлений у Польщі в межах процедури SME, має містити дату виставлення, номер рахунку-фактури, повні дані продавця й покупця з адресами, ідентифікаційний номер покупця (з 1.02.2026), опис товару чи послуг, кількість, ціну за одиницю, загальну суму до сплати та індивідуальний ідентифікаційний номер EX (§ 3 пункт 3a розпорядження). Ставку VAT у такому рахунку-фактурі не зазначають
Ключова зміна — обов’язок зазначати в рахунку-фактурі індивідуальний ідентифікаційний номер EX, який однозначно ідентифікує підприємця, що користується процедурою SME (стаття 106e частина 1 пункт 25 Закону про VAT). Цей номер замінює звичну інформацію про VAT і підтверджує користування звільненням. Ставку VAT у рахунку-фактурі не зазначають, бо продаж охоплено звільненням.
Рахунки-фактури для іноземних покупців також не повинні містити ні суми VAT, ні ставки. На практиці рекомендують додати примітку про звільнення від VAT у зв’язку з процедурою SME — так покупцям легше зрозуміти правову підставу відсутності VAT у рахунку-фактурі. Варто також ознайомитися з детальними вимогами до рахунків-фактур в окремих країнах, бо деякі держави-члени можуть запровадити власні правила щодо елементів, які має містити рахунок-фактура.
| Елемент рахунку-фактури | Обов’язковість | Примітки | Приклад |
|---|---|---|---|
| Дата виставлення | Обов’язкова | День, місяць і рік | 15-01-2026 |
| Номер рахунку-фактури | Обов’язковий | Унікальний номер | FV/2026/001 |
| Дані продавця | Обов’язкові | Назва й адреса | ABC Sp. z o.o., ul. Główna 1 |
| Номер EX | Обов’язковий | Номер із кодом EX (польський: з префіксом PL) | напр. DE…EX |
| Ставка VAT | Не застосовується | Відсутня в рахунку-фактурі SME | - |
Перевищення лімітів — наслідки та процедури
Перевищення ліміту 100 000 євро в межах процедури SME має суттєві правові наслідки й вимагає від підприємця негайних дій. Систему побудовано так, щоб автоматично виключати зі звільнення фірми, які перевищили встановлені пороги, і таким чином забезпечити, що переваги отримують лише справді малі підприємства.
Звільнення втрачає силу, починаючи з операції, якою перевищено ліміт (у Польщі для платників з інших держав ЄС — стаття 113a частина 7). Відтоді продажі в державах, де підприємець користувався звільненням, оподатковуються за їхніми правилами, що зазвичай означає реєстрацію для VAT у цих державах. У Польщі реєстраційну заяву VAT-R подають до дня, з якого платник втрачає право на звільнення (стаття 96 частина 5 пункт 2 і частина 5a пункт 1 Закону про VAT), — на практиці її потрібно підготувати ще до перевищення ліміту. Польський підприємець, який перевищив ліміт 100 000 євро, але й далі вкладається в національний ліміт 240 000 zł, може й надалі користуватися звільненням у Польщі (стаття 113 частина 1). Активний платник VAT має нараховувати VAT на кожен продаж за чинними ставками.
Повернення до розрахунків VAT означає також можливість знову відраховувати VAT із закупівель. Підприємець може знову відраховувати VAT із бізнес-витрат і тим самим зменшувати свої податкові зобов’язання. Як правило, VAT із закупівель можна відраховувати з моменту втрати звільнення, а з попередніх закупівель — лише в межах коригування, описаного нижче
Як правило, VAT із закупівель, уже здійснених і використаних під час звільнення, повернути не можна. Проте в Польщі, коли товари й послуги змінюють призначення зі звільнених продажів на оподатковувані, можна скоригувати вхідний податок: щодо товарів для перепродажу, матеріалів та інших товарів, ще не використаних на день втрати звільнення, а також — пропорційно за решту періоду коригування — щодо основних засобів (стаття 91 частини 7–7d Закону про VAT); в інших державах вирішують їхні правила. Попри це, обмеження може мати суттєвий фінансовий вплив, особливо для фірм, які зробили значні інвестиції під час звільнення.
Моніторинг наближення до лімітів — ключ до уникнення непередбачених наслідків. Підприємцям варто постійно контролювати свої обороти й планувати дії на випадок перевищення порогів. У деяких випадках може бути вигідно свідомо перейти до статусу активного платника VAT ще до перевищення ліміту, щоб краще контролювати момент зміни й підготуватися до нових обов’язків.
Періоди очікування й повернення до звільнення
Система процедури SME враховує різні підходи окремих країн ЄС до періодів очікування, тобто часу, після якого можна знову користуватися звільненням після його втрати. Ці відмінності важливі для довгострокового планування підприємців, які користуються процедурою SME.
Директива передбачає, що платник, який перевищив поріг у попередньому році, не користується звільненням у поточному році, а держава-член може продовжити цей період до двох років (стаття 288a частина 1 Директиви 2006/112/ЄС). Країни відрізняються передусім допуском перевищення в поточному році. Приклад — Німеччина, де ліміт за попередній рік становить 25 000 євро, а в поточному році звільнення діє до обороту 100 000 євро.
Чехія застосовує перехідний період у разі перевищення ліміту обороту, тобто підприємець мусить почекати певний час, перш ніж знову скористатися звільненням. Австрія застосовує перехідний період із допуском перевищення на 10 відсотків до кінця календарного року
Через різноманітність систем періодів очікування підприємцям з Польщі потрібно детально ознайомитися з правилами кожної країни, де вони планують працювати. Ця інформація доступна на сайтах Європейської комісії в базі даних TEDB (Taxes in Europe Database) і на порталі Комісії, присвяченому процедурі SME.
Планування бізнесу має враховувати не лише поточні можливості користування звільненням, а й можливі сценарії перевищення лімітів і пов’язані з ними періоди очікування на повернення до звільнення. Це особливо важливо для підприємців із сезонною діяльністю або мінливими оборотами.
- Німеччина: 25 000 євро в попередньому році й до 100 000 євро в поточному році
- Чехія: діє стандартний перехідний період
- Австрія: допуск 10% із можливістю користуватися звільненням до кінця року
- Польща: без допуску — знову скористатися звільненням можна не раніше ніж через рік, рахуючи від кінця року втрати звільнення (стаття 113 частина 11 Закону про VAT)
- Естонія: без допуску перевищення ліміту
- Словенія: допуск 10%
Спрощення й винятки в процедурі SME
Країни ЄС можуть запроваджувати різні спрощення для іноземних платників, які застосовують процедуру SME, щоб полегшити транскордонну діяльність і зменшити адміністративне навантаження. Ці спрощення можуть стосуватися різних аспектів процедури — від звільнення від певних формальних обов’язків до особливого режиму в разі перевищення лімітів.
Держави-члени можуть самостійно визначати звільнення від певних формальних обов’язків, тобто іноземні підприємці, які користуються процедурою SME, можуть бути звільнені від деяких дій, обов’язкових для місцевих платників. Це може охоплювати спрощені процедури звітності або зменшені вимоги до документації.
Країни ЄС можуть також встановлювати особливі обов’язки, які платник мусить виконати в разі перевищення національного ліміту звільнення від VAT. Це можуть бути додаткові повідомлення, особливі перехідні процедури або спеціальні вимоги до звітності
Деякі держави запроваджують винятки щодо застосування процедури SME, які можуть стосуватися певних секторів економіки, видів діяльності чи категорій платників. Ці винятки мають забезпечити належне функціонування податкової системи й запобігти зловживанням.
Спрощення можуть стосуватися також процедур перевірки й контролю. Іноземні платники, які користуються процедурою SME, можуть підлягати спрощеним процедурам контролю або мати право користуватися спеціальними каналами зв’язку з податковою адміністрацією.
Приклад спрощень: Підприємець з Польщі, який веде інтернет-продажі в Австрії, може скористатися спрощеною процедурою звітності, подаючи звіти щокварталу замість щомісяця, а також може бути звільнений від обов’язку вести детальний облік деяких категорій операцій за умови, що не перевищує певних порогів обороту.
Моніторинг і контроль процедури SME
Система моніторингу й контролю процедури SME ґрунтується на адміністративній співпраці між державами — членами ЄС та обміні інформацією, необхідною для правильного застосування процедури. Регламент (ЄС) № 904/2010 було змінено, щоб забезпечити відповідні механізми контролю.
Основою системи контролю є обмін інформацією між податковими адміністраціями окремих країн ЄС. Ця інформація охоплює дані про платників, які користуються процедурою SME, їхні обороти в окремих країнах і випадки перевищення лімітів, що дають право на звільнення.
Польська податкова співпрацює з податковими адміністраціями інших країн ЄС у перевірці права платників користуватися процедурою SME. Ця співпраця охоплює обмін даними про обороти й перевірку виконання умов звільнення
Система моніторингу дає змогу також відстежувати загальні обороти платників на території всього ЄС, що необхідно для дотримання ліміту 100 000 євро. Податкові адміністрації мають доступ до інформації про діяльність платників в інших державах-членах, що дозволяє ефективно контролювати дотримання правил.
Контроль процедури SME може охоплювати також перевірку правильності поданих квартальних звітів, відповідності задекларованих оборотів фактичній господарській діяльності та дотримання умов звільнення в окремих країнах. Розрахунки VAT і файли JPK ми готуємо для клієнтів, які користуються нашими бухгалтерськими послугами.
Підприємцям, які користуються процедурою SME, варто бути готовими до перевірок з боку податкових адміністрацій різних країн ЄС. Це вимагає ведення достовірної документації господарської діяльності й забезпечення доступності всіх документів, які підтверджують правильність користування процедурою.
Переваги й обмеження процедури SME
Зміни приносять малим підприємцям суттєві переваги, але пов’язані також з певними обмеженнями та новими обов’язками. Найважливіша перевага — відсутність формальностей, пов’язаних із реєстрацією як платник VAT у країнах ЄС, де підприємець користується звільненням. Досі підприємці мусили проходити складні процедури реєстрації, які часто вимагали знання місцевого законодавства й мови, що було суттєвим бар’єром для виходу за кордон.
Фінансові переваги не менш важливі. Звільнення від VAT означає, що не потрібно нараховувати й сплачувати VAT із продажів, а це може суттєво підвищити конкурентоспроможність малих підприємців на зарубіжних ринках. Кращі ціни на товари й послуги можуть зробити пропозицію привабливішою та прискорити розвиток бізнесу. Крім того, простіший доступ до ринків інших держав-членів відкриває нові перспективи розвитку та диверсифікації джерел доходу.
- Не потрібно реєструватися як платник VAT у країнах ЄС, де використовується звільнення
- Вища конкурентоспроможність завдяки кращим цінам на товари й послуги
- Спрощення адміністративних процедур, пов’язаних із транскордонними продажами
- Простіший доступ до ринків інших держав — членів ЄС
- Менші витрати на податкове обслуговування в різних країнах
Найважливіше обмеження — неможливість відрахувати вхідний VAT із закупівель: звільнений продаж, як правило, не дає права на відрахування вхідного VAT за пов’язаними з ним закупівлями (стаття 86 частина 1 Закону про VAT). Для фірм із високими витратами на закупівлю товарів, матеріалів чи послуг ця втрата може переважити вигоди від звільнення від VAT із продажів. Кожен підприємець має індивідуально проаналізувати свою структуру витрат і доходів, щоб оцінити реальну вигідність процедури SME.
Аналіз вигідності процедури SME
Ключовий чинник вигідності — структура витрат підприємства. Фірми з високими витратами на закупівлю товарів, матеріалів чи послуг можуть втратити більше через неможливість відрахувати вхідний VAT, ніж виграють від звільнення від VAT із продажів. Натомість фірми, що надають послуги з високою маржею та низькими матеріальними витратами, можуть суттєво виграти від процедури SME.
- Аналіз структури доходів і витрат з погляду VAT
- Оцінка впливу на цінову конкурентоспроможність на зарубіжних ринках
- Розрахунок адміністративних витрат, пов’язаних із процедурою SME
- Порівняння з витратами на традиційну реєстрацію для VAT у країнах ЄС
- Аналіз перспектив розвитку бізнесу та ризику перевищення лімітів
Приклад розрахунку: ІТ-фірма, яка продає споживачам у кількох країнах ЄС ліцензії на програмне забезпечення, має річний дохід 80 000 євро, з яких 60% — зарубіжні продажі. Матеріальні витрати становлять лише 5% доходу. Якщо для спрощення прийняти одну ставку VAT 21%, фірма не нараховує з продажів близько 16 800 євро VAT на рік і втрачає лише близько 840 євро через неможливість відрахувати VAT із закупівель. Різниця на користь звільнення становить близько 15 960 євро на рік — за умови, що фірма збереже свої поточні ціни.
Аспект конкурентоспроможності на зарубіжних ринках також потребує уваги. Звільнення від VAT може дати змогу пропонувати привабливіші ціни, що особливо важливо в конкуренції з місцевими постачальниками. Однак пам’ятайте, що в деяких ситуаціях покупці можуть віддавати перевагу рахункам-фактурам із VAT, які дають їм змогу робити податкові відрахування.
Іноді може виявитися, що бути активним платником VAT і розраховувати податок для підприємця фінансово вигідніше. Особливо це стосується фірм із високими витратами на закупівлю або тих, що планують значні інвестиції. У таких випадках можливість відраховувати VAT із закупівель може переважити вигоди від звільнення продажів.
Довгострокова перспектива розвитку бізнесу не менш важлива. Підприємцям, які планують динамічний розвиток і швидке зростання оборотів, варто зважити, чи не буде процедура SME лише тимчасовим рішенням. Часті зміни податкового статусу можуть спричиняти додаткові витрати й операційні ускладнення.
