Інвентаризація дебіторської заборгованості — один із найважливіших обов’язків суб’єктів, які ведуть бухгалтерські книги (повна бухгалтерія). Цей процес потребує особливої уваги через свою складність і значення для правильності фінансової звітності. Належно проведена інвентаризація дебіторської заборгованості дає змогу перевірити реальність і можливість стягнення вимог, що безпосередньо впливає на достовірність балансу підприємства. Окремі формальні вимоги стосуються документування інвентаризації основних засобів.
Процедура інвентаризації дебіторської заборгованості охоплює низку дій, які потрібно виконати відповідно до Закону про бухгалтерський облік. Найважливіший елемент цього процесу — підтвердження сальдо з контрагентами, яке дає змогу перевірити відповідність облікових залишків економічній реальності. Процес потребує належної підготовки, правильної документації та системного підходу до узгодження можливих розбіжностей.
Інвентаризацію дебіторської заборгованості потрібно провести на останній день кожного фінансового року згідно зі ст. 26 Закону про бухгалтерський облік. Для суб’єктів, у яких фінансовий рік збігається з календарним, датою балансу є 31 грудня. Процес можна розпочати не раніше ніж за 3 місяці до кінця фінансового року, а завершити до 15-го числа наступного року (ст. 26 частина 3 пункт 1)
Строки інвентаризації дебіторської заборгованості
Закон про бухгалтерський облік чітко визначає строки інвентаризації дебіторської та кредиторської заборгованості. Згідно зі ст. 3 частиною 1 пунктом 10 Закону про бухгалтерський облік, датою балансу є день, на який суб’єкт складає фінансову звітність. Для суб’єктів, у яких фінансовий рік збігається з календарним, датою балансу є 31 грудня. Інші правила діють щодо строків інвентаризації основних засобів.
Правила передбачають певну гнучкість щодо строків інвентаризації. Суб’єкти можуть розпочати інвентаризацію дебіторської заборгованості не раніше ніж за 3 місяці до кінця фінансового року, а завершити її до 15-го числа наступного року. Це означає, що для фінансового року, який збігається з календарним, інвентаризацію можна розпочати вже 1 жовтня, а завершити не пізніше 15 січня наступного року.
Строк і періодичність інвентаризації вважаються дотриманими, якщо інвентаризацію розпочато не раніше ніж за 3 місяці до кінця фінансового року, а завершено до 15-го числа наступного року. Якщо інвентаризацію проведено раніше, потрібно встановити стан на дату балансу шляхом додавання або віднімання змін, що відбулися між датою підтвердження і датою балансу
Важливо, що стан за бухгалтерськими книгами не може бути встановлений після дати балансу. Це означає, що облікове сальдо, з яким порівнюють підтверджене сальдо, встановлюють не пізніше ніж на дату балансу (наприклад, 31 грудня), а не на дату в новому році. Якщо інвентаризацію проведено раніше дати балансу, потрібно врахувати всі збільшення та зменшення дебіторської заборгованості між датою підтвердження сальдо і датою балансу.
Плануючи строки інвентаризації дебіторської заборгованості, врахуйте час, потрібний на:
- Підготовку документів для підтвердження сальдо
- Надсилання запитів контрагентам
- Очікування відповідей від боржників
- З’ясування можливих розбіжностей
- Застосування альтернативних методів інвентаризації для непідтверджених сальдо
Процедура підтвердження сальдо дебіторської заборгованості
Основний метод інвентаризації дебіторської заборгованості — підтвердження сальдо з контрагентами. Згідно зі ст. 26 частиною 1 пунктом 2 Закону про бухгалтерський облік, дебіторську заборгованість, зокрема надані позики, інвентаризують шляхом отримання від контрагентів підтверджень правильності відображеного в бухгалтерських книгах суб’єкта стану цих активів, а також з’ясування й урегулювання можливих розбіжностей. Цей припис не охоплює кредиторської заборгованості — закон не вимагає її підтвердження, її інвентаризують шляхом перевірки (ст. 26 частина 1 пункт 3). Розрахунки з контрагентами ми відображаємо в обліку клієнтів, для яких ведемо повну бухгалтерію.
На практиці процедура підтвердження сальдо починається з того, що суб’єкт-кредитор готує відповідні документи. Кредитор ініціює узгодження сальдо дебіторської заборгованості — на практиці надсилає боржнику лист із підтвердженням сальдо у 2 примірниках. Боржник не має законодавчого обов’язку відповідати; якщо відповідає, він підтверджує правильність суми до сплати, наведеної кредитором, або вказує на розбіжності.
Лист для підтвердження сальдо має містити перелік неоплачених вимог і прохання підтвердити їх, повернувши суб’єкту 1 примірник листа, підписаний особою, уповноваженою контрагентом. Якщо боржник виявить розбіжності в сумі сальдо, він зазначає їх на примірнику, який повертає суб’єкту
Процес підтвердження сальдо складається з таких етапів:
- Підготовка переліку дебіторської заборгованості для підтвердження на визначену дату
- Складання листа контрагенту у двох примірниках
- Надсилання документів усім боржникам
- Очікування відповідей у встановлений строк
- Аналіз отриманих підтверджень і з’ясування розбіжностей
- Застосування альтернативних методів інвентаризації для непідтверджених сальдо
Сальдо вважається підтвердженим, коли боржник додає відповідну позначку, підписує лист і повертає його кредитору. Важливо, що підтвердження сальдо стосується не лише основної суми, а й відображених у книгах відсотків, договірних штрафів і присуджених судових витрат.
Обсяг підтвердження сальдо дебіторської заборгованості
Підтвердження сальдо дебіторської заборгованості охоплює значно ширший обсяг, ніж лише основна сума боргу. У межах цього процесу з контрагентом підтверджують загальну суму до сплати, яка складається з усіх елементів заборгованості, нарахованих на дату узгодження.
Детальний обсяг підтвердження сальдо охоплює:
- Основну суму, що випливає з укладених договорів
- Договірні відсотки, нараховані згідно з умовами договору
- Законні відсотки, що випливають із приписів права
- Відсотки за прострочення платежу
- Договірні штрафи за невиконання зобов’язань
- Присуджені судові витрати
Підтвердження сальдо дебіторської заборгованості охоплює не лише основну суму, а й усі нараховані відсотки, договірні штрафи та присуджені судові витрати. Усі ці елементи мають бути нараховані на дату узгодження та подані контрагенту для підтвердження
Зверніть увагу: якщо сальдо підтверджують раніше дати балансу, а між датою підтвердження і датою балансу нараховуються додаткові відсотки, немає обов’язку повторно підтверджувати сальдо. Це випливає з можливості попереднього проведення інвентаризації, передбаченої ст. 26 частиною 3 пунктом 1 Закону про бухгалтерський облік.
Особливої уваги потребує питання узгодження нульових сальдо дебіторської заборгованості. Закон прямо про них не згадує, але на практиці узгоджують також нульові сальдо, якщо протягом фінансового року з цим контрагентом були суттєві за частотою або сумами обороти. Це означає, що навіть якщо на дату балансу заборгованості немає, але протягом року відбувалися значні операції, варто підтвердити сальдо.
Електронне підтвердження сальдо
Сучасні технології дають змогу підтверджувати сальдо дебіторської заборгованості в електронній формі. Немає перешкод для того, щоб сальдо підтверджували електронно, наприклад електронним листом, за умови дотримання певних вимог.
Закон про бухгалтерський облік не визначає форми підтвердження сальдо. На практиці основна умова застосування електронної форми — її погодження контрагентами: сторони мають заздалегідь домовитися, що використовуватимуть електронні засоби зв’язку для узгодження взаємних розрахунків. Крім того, передана інформація має бути належно автентифікована, щоб забезпечити її достовірність і можливість ідентифікувати відправника.
Електронне підтвердження сальдо дебіторської заборгованості допускається — закон не вимагає письмової форми. Варто заздалегідь погодити таку форму зв’язку з контрагентом і подбати, щоб передана інформація була належно автентифікована, що забезпечує її достовірність і можливість перевірити відправника
Переваги електронного підтвердження сальдо:
- Швидкість передавання інформації
- Можливість автоматичного архівування листування
- Простота управління процесом інвентаризації
- Економія на витратах на звичайне листування
- Можливість використання електронного підпису
Проте пам’ятайте про належні заходи безпеки під час електронного підтвердження сальдо. Суб’єкт має забезпечити цілісність переданих даних, конфіденційність інформації та можливість довести, що конкретна особа, уповноважена контрагентом, підтвердила визначене сальдо.
Альтернативні методи інвентаризації дебіторської заборгованості
Не всю дебіторську заборгованість можна інвентаризувати шляхом підтвердження сальдо. Закон про бухгалтерський облік передбачає альтернативний метод інвентаризації для вимог, які з обґрунтованих причин не можна інвентаризувати шляхом підтвердження сальдо. Таку заборгованість інвентаризують шляхом порівняння її стану з відповідними первинними документами.
Згідно зі ст. 26 частиною 1 пунктом 3 Закону про бухгалтерський облік, такі категорії дебіторської заборгованості інвентаризують шляхом перевірки, а не підтвердження сальдо:
| Категорія заборгованості | Причина виключення | Метод інвентаризації |
|---|---|---|
| Публічно-правова заборгованість | Специфіка розрахунків із бюджетом | Порівняння з документами |
| Спірна та сумнівна заборгованість | Контрагент оспорює вимогу або її оплата непевна | Перевірка документів |
| Заборгованість осіб, які не ведуть бухгалтерських книг | Відсутність облікового обов’язку | Аналіз первинних документів |
| Заборгованість працівників | Працівники — особи, які не ведуть бухгалтерських книг | Порівняння з документами (наприклад, звіти про аванси) |
Публічно-правову, спірну та сумнівну заборгованість, а також заборгованість осіб, які не ведуть бухгалтерських книг, закон вимагає інвентаризувати шляхом перевірки, а не підтвердження сальдо. Таку заборгованість інвентаризують шляхом порівняння даних бухгалтерських книг із відповідними первинними документами та перевірки її вартості
Заборгованість осіб, які не ведуть бухгалтерських книг, охоплює, зокрема, вимоги до контрагентів, які провадять господарську діяльність, але не ведуть бухгалтерських книг, а також вимоги до працівників, як-от аванси чи надані позики. Для такої заборгованості інвентаризація полягає в детальній перевірці первинних документів і реальності її вартості.
Процес інвентаризації альтернативним методом охоплює:
- Визначення заборгованості, виключеної з підтвердження сальдо
- Збирання всіх первинних документів щодо цієї заборгованості
- Порівняння облікового стану з документацією
- Перевірку вартості заборгованості
- Складання документації проведеної інвентаризації
Що робити з непідтвердженим сальдо
Закон про бухгалтерський облік не передбачає мовчазного підтвердження сальдо. Це означає, що в запиті на підтвердження сальдо не слід зазначати, що відсутність відповіді контрагента у визначений строк буде вважатися підтвердженням суми вимоги, наведеної в запиті.
Якщо суб’єкт не отримає від контрагента підтвердження сальдо у встановлений строк, це означає, що сальдо розрахунків не підтверджене. У такому разі суб’єкт має вжити подальших заходів, щоб провести інвентаризацію непідтвердженої заборгованості.
Відсутність відповіді контрагента на запит про підтвердження сальдо не можна тлумачити як мовчазне підтвердження. Якщо суб’єкт не отримає підтвердження сальдо, він має провести інвентаризацію альтернативним методом — порівнянням облікових даних із первинними документами
Якщо контрагент не відповів на запит про підтвердження сальдо, суб’єкт має:
- Повторно зв’язатися з контрагентом, щоб отримати підтвердження
- Перевірити правильність контактних даних і способу вручення запиту
- Задокументувати спроби отримати підтвердження сальдо
- Провести інвентаризацію методом порівняння з первинними документами
- Скласти відповідну документацію проведеної інвентаризації
Якщо суб’єкт вирішить, що сальдо не можна підтвердити з обґрунтованих причин, він інвентаризує непідтверджене сальдо методом порівняння даних бухгалтерських книг із відповідними документами та перевірки їх вартості згідно зі ст. 26 частиною 1 пунктом 3 Закону про бухгалтерський облік.
Торговельна компанія надіслала запити на підтвердження сальдо 50 контрагентам. Після спливу встановленого строку вона отримала відповіді від 35 контрагентів, з яких 30 підтвердили відповідність сальдо, а 5 вказали на розбіжності. Щодо решти 15 контрагентів, які не відповіли, компанія провела інвентаризацію методом порівняння з первинними документами, перевіривши рахунки-фактури, дебетові ноти та платіжні документи.
Облік інвентаризаційних різниць
Суб’єкти, які ведуть бухгалтерські книги, мають пам’ятати, що щодо дебіторської та кредиторської заборгованості інвентаризаційних різниць у класичному розумінні не виникає. Це означає, що якщо внаслідок узгодження сальдо з контрагентами виявляться розбіжності між сумами в бухгалтерських книгах суб’єкта і сумами, зазначеними контрагентом, усі невідповідності потрібно з’ясувати.
З’ясування розбіжностей вимагає встановити причини їх виникнення та спосіб урегулювання. Найчастіші причини розбіжностей у сальдо дебіторської заборгованості:
- Різниця в часі відображення господарських операцій
- Рахунки-фактури в дорозі, яких контрагент ще не отримав
- Платежі в дорозі, які ще не відображені в обліку
- Помилки в обліку в однієї зі сторін
- Різне тлумачення умов договору
- Нараховані відсотки або договірні штрафи
Щодо дебіторської та кредиторської заборгованості інвентаризаційних різниць у класичному розумінні не виникає. Усі невідповідності, виявлені під час узгодження сальдо, потрібно з’ясувати, встановити причини їх виникнення та належно врегулювати в бухгалтерських книгах
Після з’ясування причин розбіжностей і визначення способу їх урегулювання, у разі виявлення помилок у бухгалтерських книгах того фінансового року, якого стосується інвентаризація, потрібно внести відповідні коригувальні записи в книгах того фінансового року, на який припадав строк інвентаризації (ст. 27 частина 2). Ці записи слід зробити до закриття книг і складання фінансової звітності.
Прикладові коригувальні записи можуть стосуватися:
- Відображення заборгованості, яку не було внесено до книг
- Виправлення помилково відображених сум
- Нарахування відсотків за прострочення
- Створення або сторнування уцінки дебіторської заборгованості (ст. 35b і 35c)
- Оцінки заборгованості в іноземних валютах за середнім курсом NBP на дату балансу (ст. 30 частина 1)
Документування процесу інвентаризації
Належне документування інвентаризації дебіторської заборгованості — ключовий елемент усієї процедури. Суб’єкт має вести детальну документацію всіх дій у межах інвентаризації, щоб мати змогу довести правильність проведеного процесу.
Документація інвентаризації дебіторської заборгованості має охоплювати:
- Перелік інвентаризованої заборгованості
- Копії надісланих запитів на підтвердження сальдо
- Отримані від контрагентів підтвердження сальдо
- Документацію з’ясування розбіжностей
- Протоколи проведеної альтернативної інвентаризації
- Коригувальні записи, внесені за результатами інвентаризації
Суб’єкт має вести детальну документацію всього процесу інвентаризації дебіторської заборгованості, яка охоплює всі надіслані запити, отримані підтвердження, пояснення розбіжностей і внесені бухгалтерські коригування. Цю документацію можна вести в електронній формі за умови належного захисту
Документацію можна вести в електронній формі за умови належного захисту від несанкціонованого доступу та випадкової втрати даних. Пам’ятайте також про обов’язок зберігати інвентаризаційну документацію щонайменше 5 років, рахуючи від початку року, наступного за фінансовим роком, якого вона стосується (ст. 74 частина 2 пункт 7 і частина 3 Закону про бухгалтерський облік).
Належно оформлена документація інвентаризації дебіторської заборгованості дає змогу:
- Довести правильність проведеного процесу
- Полегшити перевірку наглядовими органами
- Забезпечити безперервність процесів у разі зміни персоналу
- Використати досвід попередніх років
- Удосконалити інвентаризаційні процедури
