Розрахунок бази нарахування допомог з тимчасової непрацездатності – один із найважливіших аспектів нарахування заробітної плати у фірмі. Особливо складні ситуації виникають, коли в робочому календарі працівника є відсутності без поважних причин. Тоді роботодавець має застосувати спеціальні процедури доповнення заробітної плати, які впливають на остаточний розмір допомог, що виплачує ZUS (Управління соціального страхування).
Відсутність працівників без поважних причин – проблема, з якою стикається багато фірм у Польщі. Вона впливає не лише на організацію роботи, а й на спосіб розрахунку бази нарахування допомог з тимчасової непрацездатності. Правильне розуміння механізмів доповнення заробітної плати в таких ситуаціях є ключовим для належної роботи відділу кадрів і зарплати.
База нарахування допомог – ключові правила
Закон від 25 червня 1999 року про грошові виплати із соціального страхування на випадок хвороби та материнства (закон про допомоги – ustawa zasiłkowa) детально регулює спосіб розрахунку бази нарахування допомоги з тимчасової непрацездатності (zasiłek chorobowy). Відповідно до чинних норм, базою нарахування такої допомоги для працівника є середня місячна заробітна плата, виплачена за 12 календарних місяців, що передують місяцю виникнення непрацездатності.
База нарахування допомоги з тимчасової непрацездатності розраховується на основі середньої місячної заробітної плати за 12 календарних місяців, що передують місяцю виникнення непрацездатності. Якщо період роботи коротший, ураховуються лише повні календарні місяці страхування на випадок хвороби
Якщо непрацездатність виникла до спливу 12 календарних місяців, базою нарахування допомоги є середня місячна заробітна плата за повні календарні місяці страхування. Це правило особливо важливе для нових працівників, які ще не відпрацювали повного року у фірмі. Якщо перший місяць роботи неповний, важливою стає також зарплата за відпрацьовану частину місяця.
Базою нарахування допомоги за один день непрацездатності є 1/30 заробітної плати, що становить базу нарахування. Закон про допомоги уточнює, що базу визначають з урахуванням заробітної плати, отриманої в платника внесків протягом безперервного періоду страхування на випадок хвороби, під час якого виникла непрацездатність.
Денна база нарахування допомоги становить 1/30 місячної бази. Це означає, що кожен місяць вважається таким, що має 30 днів, незалежно від фактичної кількості календарних днів у ньому
Механізм визначення бази нарахування допомог має забезпечити справедливу й пропорційну систему виплат, яка враховує фактичні заробітки працівника в період перед хворобою. Завдяки цьому розмір допомоги відображає фактичний рівень заробітної плати застрахованого.
Обов’язки працівника при відсутності на роботі
Трудовий кодекс (Kodeks pracy) покладає на працівників чітко визначені обов’язки щодо повідомлення роботодавця про відсутність на роботі. Працівник зобов’язаний повідомити роботодавця про причину відсутності та її очікувану тривалість не пізніше ніж у другий день відсутності на роботі.
Повідомити роботодавця про причину відсутності можна у спосіб, визначений внутрішніми трудовими правилами роботодавця. Якщо таких внутрішніх правил немає, повідомлення може бути зроблене особисто або через іншу особу такими способами:
- Телефоном
- За допомогою іншого засобу зв’язку
- Поштою
- Особисто працівником або уповноваженою особою
- За допомогою електронних месенджерів
Недотримання строку повідомлення може бути виправдане особливими обставинами, які унеможливили своєчасне виконання обов’язку. До таких обставин належать тяжка хвороба, що прикувала до ліжка, за відсутності членів домогосподарства, або інші випадкові події
Відсутність на роботі можна виправдати на підставі різних документів і заяв. Найважливішим способом є медичний висновок (лікарняний), який є основним документом, що підтверджує хворобу працівника. Крім того, працівник може надати рішення компетентного державного санітарного інспектора, видане згідно з правилами боротьби з інфекційними хворобами, у разі ізоляції з передбачених цими правилами причин.
В особливих випадках, що стосуються догляду за дітьми, працівник може подати заяву про необхідність особисто доглядати за здоровою дитиною віком до 8 років через непередбачене закриття ясел, дитячого клубу, дитячого садка або школи. Так само в разі хвороби няні або денного опікуна потрібна заява працівника разом із копією медичного висновку, засвідченою як відповідна оригіналу.
Працівник може також виправдати відсутність на підставі іменного виклику для явки до державних органів як сторона або свідок у провадженні. Виклик має містити відмітку, що підтверджує явку працівника
Види відсутності на роботі з поважних причин
Норми трудового права детально визначають, які періоди відсутності на роботі вважаються поважними. Ця класифікація має ключове значення для правильного розрахунку бази нарахування допомог і для визначення, чи потрібно доповнювати заробітну плату.
До поважних періодів відсутності належать насамперед періоди хвороби працівника, підтверджені відповідним медичним висновком. Не менш важливі періоди щорічної відпустки (urlop wypoczynkowy), яка за трудовим правом належить кожному працівникові та є його невід’ємним правом.
| Вид відсутності | Вплив на заробітну плату | Потрібні документи | Примітки |
|---|---|---|---|
| Хвороба | Оплата лікарняного роботодавцем, потім допомога з тимчасової непрацездатності | Медичний висновок | Допомога з 34-го дня хвороби в році (з 15-го дня після досягнення 50 років, ст. 92 Трудового кодексу) |
| Щорічна відпустка | Повна заробітна плата | Заява про відпустку | Доповнення не потрібне |
| Відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами | Допомога по материнству | Документи для платника допомоги | Виплата із соціального страхування |
| Відпустка з догляду (urlop opiekuńczy) | Без оплати | Заява працівника (ст. 173(1) § 4 Трудового кодексу) | Потрібне доповнення бази |
До поважних відсутностей належать також відпустки, пов’язані з батьківством, зокрема відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами (urlop macierzyński), батьківська відпустка для батька (urlop ojcowski), батьківська відпустка (urlop rodzicielski) і відпустка на умовах відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами. Ці періоди особливо захищені трудовим правом і мають свої особливі правила розрахунку.
- Звільнення від роботи для пошуку роботи в період попередження про звільнення
- Звільнення від роботи для догляду за дитиною віком до 14 років (2 дні або 16 годин на рік, ст. 188 Трудового кодексу)
- Відпустка з догляду (5 днів на рік) для догляду за членом сім’ї або особою з того самого домогосподарства, яка потребує догляду з серйозних медичних причин
- Звільнення від роботи через дію непереборної сили в термінових сімейних справах (2 дні або 16 годин на рік, ст. 148(1) Трудового кодексу)
- Періодичні та контрольні медичні огляди, призначені роботодавцем
- Навчання з охорони праці
- Участь у засіданні комісії з охорони праці
Щорічна відпустка прирівнюється до періоду роботи під час визначення бази нарахування допомоги з тимчасової непрацездатності. Це означає, що оплату щорічної відпустки не потрібно доповнювати в розрахунках допомог
Окрему категорію становлять відсутності, пов’язані з виконанням громадянських обов’язків, наприклад явка до суду, прокуратури чи інших державних органів. Такі відсутності вважаються поважними на підставі відповідних викликів, що містять підтвердження явки працівника.
Звільнення від роботи, які надає роботодавець
Постанова Міністра праці та соціальної політики від 15 травня 1996 року про спосіб підтвердження поважності відсутності на роботі та надання працівникам звільнень від роботи детально регулює ситуації, в яких роботодавець зобов’язаний звільнити працівника від роботи. Важливо розрізняти оплачувані й неоплачувані звільнення, оскільки це безпосередньо впливає на спосіб доповнення заробітної плати.
Звільнення від роботи належить у зв’язку з обов’язком явки працівника до органу, компетентного у справах загального обов’язку оборони. Це стосується ситуацій, пов’язаних з альтернативною військовою службою, військовою кваліфікацією чи іншими обов’язками за правилами про загальний обов’язок оборони.
- Звільнення у зв’язку з обов’язком явки до органу публічної адміністрації
- Звільнення для виконання функцій судового або позасудового експерта
- Звільнення для участі в засіданні примирної комісії як члена, сторони або свідка
- Звільнення для медичних оглядів і профілактичних щеплень
- Звільнення у зв’язку з провадженням Найвищої палати контролю (NIK)
- Звільнення для участі в рятувальних діях і операціях
Деякі звільнення від роботи дають працівникові змогу зберегти право на заробітну плату, а інші є неоплачуваними. Ця різниця має ключове значення під час визначення бази нарахування допомог з тимчасової непрацездатності
Особливе значення мають звільнення, пов’язані зі здачею крові працівником. Вони оплачувані (§ 12 і § 16 частина 1 постанови), а почесному донору крові належить звільнення від роботи в день здачі крові та наступного дня (стаття 9 частина 1 пункт 1 закону про публічну службу крові). Інакше врегульовані звільнення для проведення навчальних занять (до 6 годин на тиждень або 24 годин на місяць, § 13) – постанова не передбачає права на оплату за цей час.
Звільнення з особливих сімейних обставин охоплюють час, потрібний для участі в сімейних подіях, таких як шлюб працівника, народження дитини чи смерть члена сім’ї. Ці звільнення різняться залежно від ступеня спорідненості та конкретної життєвої ситуації.
Працівники, які є членами наглядової ради, що діє в їхнього роботодавця, мають право на звільнення від роботи на час, потрібний для участі в засіданнях цієї ради (§ 14). Постанова не передбачає права на оплату за цей час (§ 16 частина 1 його не згадує), якщо правила роботодавця не встановлюють інакше
Механізм доповнення заробітної плати для цілей допомог
Доповнення заробітної плати для визначення бази нарахування допомоги з тимчасової непрацездатності – складний процес, що вимагає ретельного розмежування різних видів відсутності. Ключове правило полягає в тому, що період щорічної відпустки слід прирівнювати до періоду, коли працівник фактично працює.
Якщо в певному місяці працівник лише працював і користувався щорічною відпусткою, заробітну плату не потрібно доповнювати. Щорічна відпустка прирівнюється до роботи, а оплата за цей період повністю враховується в базі нарахування допомог.
Доповнення заробітної плати стає необхідним, коли в будь-якому місяці, що враховується в базі нарахування, працівник не отримав повної заробітної плати через відсутність на роботі з поважних причин (наприклад, хворобу), але відпрацював щонайменше половину обов’язкового для нього робочого часу (стаття 38 частина 2 пункт 2 закону про допомоги). Місяці, в яких із поважних причин він відпрацював менше половини обов’язкового робочого часу, виключаються з бази (стаття 38 частина 2 пункт 1).
Наслідком відсутності без поважних причин є не лише невиплата заробітної плати за цей період, а й можливість застосування до працівника дисциплінарних стягнень, передбачених Трудовим кодексом
Якщо працівник не підтвердить поважності відсутності, для розрахунку бази нарахування допомоги береться заробітна плата, фактично отримана в цьому місяці, без доповнення за дні відсутності без поважних причин. Це означає, що під час розрахунку заробітної плати за повний місяць дні такої відсутності не враховуються.
Можливе також часткове доповнення заробітної плати, яке застосовують у змішаних ситуаціях. Якщо в місяці, що враховується в розрахунку бази, працівник мав як відсутності без поважних причин, так і з поважних причин, потрібно застосувати спеціальну процедуру розрахунку.
Виробнича компанія мала працівника, який у березні мав 3 дні щорічної відпустки, 2 дні лікарняного та 1 день відсутності без поважних причин. Під час визначення заробітної плати за повний місяць для бази нарахування допомоги дні відпустки прирівняли до днів роботи, заробітну плату доповнили за дні хвороби, а день відсутності без поважних причин не врахували в кількості днів, які працівник мав відпрацювати.
Особливі випадки доповнення заробітної плати
На практиці бухгалтерії трапляються різні ситуації, що потребують індивідуального підходу до доповнення заробітної плати. Особливо складними є випадки, коли відсутність без поважних причин триває значну частину робочого місяця.
Якщо працівник має в місяці відсутність без поважних причин, яка триває щонайменше половину його робочого часу, за цей місяць слід брати фактично виплачену заробітну плату без жодного доповнення. Це правило має запобігти ситуації, коли базу нарахування визначали б на основі заробітної плати, значно вищої за фактичні заробітки працівника.
Навіть у разі тривалих відсутностей без поважних причин працівника, зайнятого на повну ставку, база нарахування допомоги не може бути нижчою за мінімальну заробітну плату, зменшену на 13,71% (стаття 45 частина 1 закону про допомоги)
Постанова Ради Міністрів від 11 вересня 2025 року про розмір мінімальної заробітної плати та мінімальної погодинної ставки у 2026 році (Dz.U. (Вісник законів) 2025 поз. 1242) визначає, що у 2026 році мінімальна заробітна плата становить 4 806 zł, а мінімальна погодинна ставка – 31,40 zł; з 1 січня 2027 року це буде 4 950 zł і 32,30 zł (Dz.U. 2026 поз. 1213). Отже, нижньою межею бази нарахування допомоги з тимчасової непрацездатності при повній ставці у 2026 році є 4 147,10 zł (4 806 zł − 13,71%), а з 1 січня 2027 року – 4 271,35 zł.
Під час визначення складових бази нарахування допомоги потрібно врахувати всі елементи заробітної плати, з яких за правилами сплачуються внески. До найважливіших належать:
- Основна заробітна плата як базовий елемент оплати праці
- Оплата щорічної відпустки, прирівняна до оплати за роботу
- Дискреційна премія в сумі, фактично виплаченій працівникові
- Оплата понаднормової роботи в повному розмірі
- Доплата за роботу в нічний час, що входить до бази
- Оплата за час простою з причин, що не залежать від працівника
Усі складові заробітної плати, з яких сплачуються внески на соціальне страхування, враховуються в базі нарахування допомоги з тимчасової непрацездатності. Виняток становлять складові, право на які працівник зберігає в період отримання допомоги, якщо вони виплачуються за цей період (стаття 41 частина 1 закону про допомоги)
Практичний приклад розрахунку доповненої заробітної плати
Щоб краще зрозуміти механізм доповнення заробітної плати при відсутності без поважних причин, варто розглянути конкретний розрахунковий приклад. Розглянемо ситуацію пана Jakub, який у лютому 2026 року мав як поважні, так і неповажні відсутності на роботі.
Пан Jakub, зайнятий на повну ставку, перебував на лікарняному 5 робочих днів з 2 по 6 лютого 2026 року. Крім того, 13 лютого 2026 року він не з’явився на роботу без поважних причин. У лютому 2026 року працівник мав відпрацювати 20 робочих днів, але фактично відпрацював лише 14 днів.
За лютий пан Jakub отримав заробітну плату, зменшену на внески на соціальне страхування, у розмірі 4 100 zł. Ця сума, звісно, не охоплювала дня відсутності без поважних причин, за який роботодавець не платить. Цей день показують окремим кодом в іменному звіті ZUS RSA.
- Денна заробітна плата: 4 100 zł ÷ 14 днів = 292,86 zł
- Кількість днів для доповнення (без відсутності без поважних причин): 19 днів
- Доповнена заробітна плата: 292,86 zł × 19 днів = 5 564,34 zł
- Порівняння з мінімальною базою нарахування у 2026 році (застосовується до всієї бази, а не до окремого місяця): 5 564,34 zł > 4 147,10 zł
- Остаточна сума для бази нарахування: 5 564,34 zł
У наведеному прикладі заробітну плату доповнено за дні лікарняного, але день відсутності без поважних причин не враховано. Дні хвороби розглянуто як період, що потребує доповнення заробітної плати
Процедура доповнення заробітної плати вимагає особливої уваги до розмежування різних видів відсутності. Дні хвороби, хоча працівник не працював, розглядаються як періоди, що потребують доповнення заробітної плати для бази нарахування допомоги.
Наслідки відсутності без поважних причин
Відсутність працівників без поважних причин має низку наслідків, що виходять за межі самої невиплати заробітної плати за цей період. Трудовий кодекс дозволяє застосовувати до такого працівника різні дисциплінарні стягнення, суворість яких залежить від частоти й тривалості відсутностей.
До дисциплінарних стягнень за Трудовим кодексом належать зауваження (upomnienie), догана (nagana) та грошове стягнення (kara pieniężna). Зауваження – найм’якша форма стягнення, що має застережний характер. Догана – суворіше стягнення, яке може вплинути на оцінку працівника та його подальшу кар’єру.
Грошове стягнення за кожен день відсутності без поважних причин не може перевищувати одноденної заробітної плати, а загалом грошові стягнення не можуть перевищувати десятої частини заробітної плати, що належить працівникові до виплати після відрахувань, передбачених статтею 87 § 1 пункти 1–3 Трудового кодексу (стаття 108 § 3 Трудового кодексу). Це стягнення має прямий фінансовий вплив на працівника і є відчутним наслідком неналежної поведінки.
У найсерйозніших випадках систематичної відсутності без поважних причин роботодавець може розірвати трудовий договір із попередженням або застосувати дисциплінарне звільнення без попередження
Дисциплінарне звільнення є найсуворішим стягненням у трудовому праві й може бути застосоване в разі тяжкого порушення основних трудових обов’язків (стаття 52 § 1 пункт 1 Трудового кодексу). Трудовий кодекс не визначає кількості днів відсутності без поважних причин, з якої можна застосувати дисциплінарне звільнення, – вирішальною є оцінка, чи було тяжке порушення, а розірвати договір не можна після спливу 1 місяця від дня, коли роботодавець дізнався про цю обставину (стаття 52 § 2 Трудового кодексу).
Працівник логістичної компанії 5 днів не з’являвся на роботу без поважних причин і не виходив на зв’язок із роботодавцем. Після повернення він не надав жодних документів, що підтверджують поважність відсутності. Роботодавець застосував до нього грошове стягнення, а потім розпочав процедуру дисциплінарного звільнення через тяжке порушення трудових обов’язків.
Тривалі відсутності без поважних причин також знижують базу нарахування допомоги з тимчасової непрацездатності, що може мати довгострокові фінансові наслідки для працівника. Нижча база означає нижчі допомоги в майбутньому.
Вплив на систему соціального страхування
Відсутність на роботі без поважних причин суттєво впливає також на функціонування системи соціального страхування. Зниження бази нарахування допомог через такі відсутності може призвести до ситуації, коли розмір допомог не відповідатиме фактичному рівню життя працівника.
Систему соціального страхування побудовано так, щоб забезпечити працівникам належний фінансовий захист у разі непрацездатності через хворобу. Механізм доповнення заробітної плати має забезпечити, щоб база нарахування допомог відображала фактичний рівень заробітної плати працівника.
Роботодавці зобов’язані вести детальну документацію щодо всіх відсутностей працівників, що дає змогу правильно визначати базу нарахування допомог відповідно до чинних норм
Правильне застосування норм щодо доповнення заробітної плати при відсутності без поважних причин є ключовим для збереження рівноваги в системі соціального страхування. Надто ліберальний підхід міг би призвести до зловживань, а надто суворе тлумачення норм – порушувати права працівників.
Перевірки ZUS можуть охоплювати правильність визначення бази нарахування допомог, зокрема правильність процедур доповнення заробітної плати. Роботодавці мають бути готові надати детальну документацію, що обґрунтовує спосіб розрахунку бази.
