Кожна особа, охоплена страхуванням на випадок хвороби в Польщі, може розраховувати на фінансову підтримку, якщо через хворобу не може працювати. Допомога з тимчасової непрацездатності (zasiłek chorobowy), яку виплачує ZUS (Управління соціального страхування), — важливий захист для працівників, але її розмір залежить від правильного визначення бази нарахування (podstawa wymiaru). Знання правил розрахунку цієї бази важливе і для роботодавців, і для працівників, бо безпосередньо впливає на розмір виплати.
Система страхування на випадок хвороби в Польщі ґрунтується на принципах солідарності: розмір допомоги пропорційний попереднім заробіткам. Цей механізм справедливо розподіляє фінансовий ризик тимчасової непрацездатності. Правильне визначення бази потребує врахування багатьох чинників, як-от строк працевлаштування, вид виплачуваних складників заробітної плати та особливі ситуації з неповними місяцями роботи.
У 2026 році спосіб розрахунку бази нарахування допомоги регулюють детальні правила — передусім статті 36–46 Закону від 25 червня 1999 року про грошові виплати із соціального страхування на випадок хвороби та материнства (єдиний текст Dz.U. (Вісник законів) 2026 позиція 854, далі — закон про допомоги (ustawa zasiłkowa)). Ключове значення тут має розрізнення між заробітною платою, виплаченою за період, і заробітною платою, виплаченою у періоді, що принципово важливо для правильного визначення бази. Крім того, система враховує різні сценарії працевлаштування — від стандартних випадків із повним 12-місячним періодом роботи до особливих ситуацій із новоприйнятими працівниками.
У 2026 році базою нарахування допомоги з тимчасової непрацездатності є середня місячна заробітна плата за 12 календарних місяців, що передують місяцю виникнення непрацездатності (стаття 36 частина 1). Цю заробітну плату зменшують на внески на соціальне страхування, утримані з працівника, — зазвичай разом 13,71 відсотка (стаття 3 пункт 3)
Основні правила визначення бази нарахування допомоги
Основний принцип визначення бази — взяти середню місячну заробітну плату за певний період перед виникненням непрацездатності. Так розмір виплати відображає фактичні заробітки працівника з урахуванням їхньої зміни в часі. Як правило, база охоплює всі складники заробітної плати, з яких сплачується внесок на страхування на випадок хвороби (стаття 3 пункт 3), за винятками, передбаченими статтею 41 закону про допомоги.
Ключовий елемент цієї системи — 12-місячний розрахунковий період, що передує місяцю виникнення непрацездатності. Такий період обрано не випадково: він дає змогу врахувати сезонні коливання заробітної плати, річні премії та інші змінні складники, які можуть з’являтися протягом року. Завдяки цьому база стабільніша й справедливіша, ніж якби спиралася на коротший період.
Важливе також розрізнення між заробітною платою, виплаченою за період, і виплаченою у періоді. Воно особливо важливе для роботодавців, які виплачують заробітну плату до 10-го числа наступного місяця. У таких випадках зарплату за січень можуть виплатити в лютому. Вирішальною є заробітна плата, виплачена за певний місяць (стаття 36 частина 1), а не дата її виплати.
Заробітну плату, яку беруть до бази нарахування допомоги, зменшують на внески на соціальне страхування, що їх фінансує працівник. Зазвичай вони становлять разом 13,71 відсотка: пенсійний 9,76%, рентний 1,5% і внесок на випадок хвороби 2,45% (стаття 3 пункт 3)
Застосування цих правил можна показати на конкретних прикладах. Працівник, якому заробітну плату виплачують в останній робочий день місяця і який захворів 2 січня 2026 року, матиме базу, визначену з заробітної плати, виплаченої за період із січня 2025 року по грудень 2025 року. Натомість працівник із виплатою до 10-го числа наступного місяця, який захворів 9 березня 2026 року, матиме базу, визначену з заробітної плати за період із березня 2025 року по лютий 2026 року.
Система враховує також ситуації, коли працівник не відпрацював повних 12 місяців до виникнення непрацездатності. У таких випадках базу визначають за повні календарні місяці страхування, без урахування неповних місяців (стаття 36 частина 2). Повним календарним місяцем вважається місяць, у якому працівника прийняли на роботу з першого робочого дня.
Правила визначення бази при працевлаштуванні посеред місяця
Ситуації, коли працівник починає роботу посеред календарного місяця, потребують особливого підходу до визначення бази. Правила передбачають різні сценарії залежно від того, коли саме виникла непрацездатність і скільки тривало працевлаштування до неї. Ці правила мають забезпечити справедливе ставлення до всіх працівників незалежно від дати початку роботи.
Якщо непрацездатність виникла до спливу 12 місяців працевлаштування, базу визначають лише за повні календарні місяці працевлаштування. Тобто неповні місяці не враховують у розрахунку, щоб база не була заниженою через неповну заробітну плату в першому місяці роботи. Такий підхід захищає інтереси працівника й забезпечує, що розмір допомоги відображатиме його реальні можливості заробітку.
Особливий випадок — коли трудовий договір укладено посеред місяця, а непрацездатність виникла вже в наступному місяці. Тоді базою є заробітна плата працівника за місяць, у якому він перебував на лікарняному. Цю базу потім доповнюють до повного місяця працевлаштування відповідно до статті 37 закону про допомоги.
Мінімальна база нарахування допомоги для працівника на повній ставці не може бути нижчою за мінімальну заробітну плату після вирахування 13,71% (стаття 45 частина 1). У 2026 році це 4147,10 zł (4806 zł − 13,71%), з 1 січня 2027 року — 4271,35 zł (4950 zł − 13,71%)
На практиці базою при короткому працевлаштуванні часто є заробітна плата, визначена в трудовому договорі (коли вона встановлена у фіксованому місячному розмірі — стаття 37 частина 2 пункт 1), зменшена на обов’язкові внески 13,71 відсотка. Таке рішення робить систему стабільною й передбачуваною і водночас захищає працівника від надмірного зменшення виплати через короткий строк працевлаштування.
Система враховує й ситуації, коли працівник у розрахунковому періоді не отримав повної заробітної плати з поважних причин. Тоді застосовують детальні правила щодо місяців, у яких працівник відпрацював менше половини належного йому робочого часу. Такі місяці не враховують у базі, а місяці, у яких відпрацьовано щонайменше половину часу, враховують після відповідного доповнення до повного розміру заробітної плати (стаття 38 частина 2).
Хвороба в першому місяці працевлаштування
Хвороба в першому місяці працевлаштування потребує особливої уваги, бо стосується працівників, які ще не мають історії заробітної плати в цього роботодавця. Правила передбачають для таких ситуацій спеціальні рішення, що мають забезпечити новим працівникам належний рівень фінансового захисту при збереженні справедливості системи соціального страхування.
Основна умова права на лікарняні від роботодавця (wynagrodzenie chorobowe) в першому місяці працевлаштування — виконання певних критеріїв, пов’язаних із попереднім страхуванням на випадок хвороби або стажем. До 30-денного періоду очікування зараховують попередні періоди страхування на випадок хвороби (також з іншої підстави), якщо перерва між ними не перевищила 30 днів або була спричинена відпусткою без збереження заробітної плати, відпусткою для догляду за дитиною (urlop wychowawczy) чи проходженням дійсної військової служби непрофесійним військовослужбовцем (стаття 4 частина 2). Якщо разом із цими періодами працівник має щонайменше 30 днів страхування, виплата належить йому з першого дня хвороби на новій роботі.
Другий спосіб отримати право на виплату в першому місяці працевлаштування — мати попередній щонайменше 10-річний період обов’язкового страхування на випадок хвороби (стаття 4 частина 3 пункт 3). Ця вимога відзначає тривалу участь у системі соціального страхування й захищає досвідчених працівників, які роками співфінансували систему виплат.
Базою нарахування допомоги в першому місяці працевлаштування є заробітна плата, яку працівник отримав би за повністю відпрацьований місяць. Якщо заробітна плата фіксована місячна, це сума брутто, визначена в трудовому договорі, зменшена на внески 13,71 відсотка (стаття 37 частина 2 пункт 1)
Існують також категорії застрахованих, яким право на допомогу належить з першого дня страхування, без періоду очікування (стаття 4 частина 3). До цієї групи належать депутати Сейму та сенатори, які приєдналися до страхування на випадок хвороби протягом 90 днів після завершення каденції. Подібні права мають випускники шкіл, зокрема вищих навчальних закладів і докторських шкіл, яких охопили страхуванням на випадок хвороби протягом 90 днів від дня закінчення навчання.
Особливі правила діють і тоді, коли непрацездатність спричинена нещасним випадком дорогою на роботу або з роботи (стаття 4 частина 3 пункт 2 закону про допомоги) чи нещасним випадком на виробництві або професійним захворюванням, — тоді допомога зі страхування від нещасних випадків належить незалежно від періоду страхування (стаття 8 частина 1 закону про страхування від нещасних випадків, єдиний текст Dz.U. 2025 позиція 1644). У таких ситуаціях право на виплату належить незалежно від строку працевлаштування.
Практичний приклад: працівник уклав трудовий договір з 1 червня, а 15 червня став непрацездатним через хворобу. Якщо до працевлаштування з 1 лютого по 15 травня він працював за договором доручення (umowa zlecenia) і за ним був добровільно застрахований на випадок хвороби, то загальний період страхування до і після перерви, що не перевищує 30 днів, становить понад 30 днів, що дає йому право на допомогу з першого дня непрацездатності.
Хвороба в другому місяці працевлаштування
Ситуація, коли непрацездатність виникає в другому місяці працевлаштування, — особливий випадок, що потребує індивідуального підходу до визначення бази. Правила враховують різні сценарії залежно від того, чи перший місяць працевлаштування відпрацьовано повністю, чи лише частково. Вони мають забезпечити справедливе ставлення до працівників, які лише починають роботу в цього роботодавця.
Якщо перший місяць працевлаштування не відпрацьовано повністю, базою є середня заробітна плата за повний місяць. На практиці базою стає заробітна плата за місяць виникнення непрацездатності, доповнена до суми, яку працівник отримав би, якби відпрацював повний календарний місяць. Цю суму потім зменшують на обов’язкові внески на соціальне страхування 13,71 відсотка (стаття 37).
Альтернативний сценарій — коли працівник відпрацював перший місяць повністю. Тоді цей місяць слід включити до бази (стаття 36 частина 2), що точніше відображає фактичні заробітки працівника. Такий підхід робить систему справедливішою і краще пристосовує розмір виплати до індивідуальної ситуації застрахованого.
У разі хвороби в другому місяці працевлаштування, якщо перший місяць не відпрацьовано повністю, базу доповнюють до повної місячної заробітної плати. Це означає, що працівник отримає виплату, розраховану на основі повної заробітної плати, визначеної в трудовому договорі
Особливі правила діють і тоді, коли в розрахунковому періоді заробітки застрахованого зменшилися через невиконання роботи під час отримання різних виплат. Це може стосуватися ситуацій, коли працівник отримував допомогу з тимчасової непрацездатності, реабілітаційну допомогу, допомогу по материнству, по догляду або проходив військові збори.
У таких випадках у працівника виключають заробітну плату за місяці, у яких він відпрацював менше половини належного робочого часу, а заробітну плату за місяці, у яких він відпрацював щонайменше половину, беруть після доповнення (стаття 38 частина 2). Під доповненням розуміють розмір заробітної плати за місяць, яку працівник отримав би, якби відпрацював повний робочий час. Для застрахованих, які не є працівниками (наприклад, виконавців за договором доручення), стаття 50 передбачає подібні правила для доходу: місяці з роботою менше половини місяця виключають, а решту беруть без доповнення.
Ці правила мають забезпечити, щоб база відображала реальні можливості заробітку працівника й не була штучно заниженою через періоди відсутності з поважних причин. Система захищає інтереси застрахованих і забезпечує справедливе ставлення до всіх працівників незалежно від їхньої індивідуальної ситуації.
Доповнення заробітної плати за неповні місяці
Механізм доповнення заробітної плати за неповні місяці — важливий елемент розрахунку бази нарахування допомоги. Він має забезпечити, щоб розмір виплати відображав реальні можливості заробітку працівника й не був штучно заниженим через періоди відсутності з поважних причин. Ці правила особливо важливі для справедливого ставлення до всіх застрахованих незалежно від їхньої індивідуальної ситуації.
Доповнення застосовують лише в певних ситуаціях, передбачених законом. По-перше, коли працівникові зменшили заробітну плату з поважних причин, як-от лікарняний, відпустка для догляду за дитиною (urlop wychowawczy), відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами (macierzyński) або відпустка без збереження заробітної плати. По-друге, коли непрацездатність виникла в першому місяці працевлаштування. В обох випадках мета — щоб працівник не зазнав фінансових втрат через обставини, які від нього не залежать.
Важливо розуміти, що доповнення стосується лише розрахунку бази: за дні відсутності з поважних причин додають суму, яку працівник заробив би, якби працював (стаття 37 частина 2). Це не означає, що працівник зберігає право на заробітну плату за дні відпустки для догляду за дитиною чи відпустки без збереження заробітної плати — за ці періоди заробітна плата йому не належить. Ці періоди не вважають перервами в працевлаштуванні — вони є невід’ємною частиною трудових відносин.
Якщо заробітна плата фіксована місячна, доповнення полягає в тому, що до бази беруть місячну заробітну плату, визначену в трудовому договорі або в іншому правовому акті, на якому ґрунтуються трудові відносини (стаття 37 частина 2 пункт 1); змінні складники доповнюють за відпрацьованими днями (пункт 2). Цю заробітну плату треба зменшити на внески на соціальне страхування, які фінансує працівник
Доповнення фіксованої місячної заробітної плати відносно просте: до бази беруть місячну заробітну плату, визначену в трудовому договорі. Її треба зменшити на внески на соціальне страхування в частині, яку фінансує працівник, тобто зазвичай на 13,71 відсотка. Проте це не сума нетто до виплати — з бази не вираховують авансу податку на доходи і внеску на медичне страхування.
Доповнення заробітної плати має встановити суму, яку працівник отримав би, якби відпрацював повний календарний місяць. Правила цього процесу детально визначені в законі про допомоги, що забезпечує однакове застосування по всій країні. Механізм особливо важливий для працівників, працевлаштованих на різних правових підставах, де заробітна плата може залежати від фактично відпрацьованого часу.
Доповнюють і зменшені за періоди хвороби постійні складники, як-от основний оклад, і змінні складники, що входять до бази, як-от премії чи надбавки. Такий комплексний підхід забезпечує, що база відображає повний обсяг заробітної плати працівника, а не лише її основні складники.
Складники заробітної плати, що враховуються в базі
Визначення складників заробітної плати, які входять до бази, має ключове значення для правильного розрахунку виплати. Система соціального страхування в Польщі ґрунтується на принципі, що до бази входять усі складники заробітної плати, з яких сплачується внесок на страхування на випадок хвороби (стаття 3 пункт 3). Винятком є складники, право на які працівник зберігає під час отримання допомоги, якщо їх виплачують за цей період (стаття 41 частина 1).
Основний і найважливіший складник бази — основний оклад. Він є фундаментом системи оплати праці й присутній практично в усіх формах працевлаштування. Основний оклад зазвичай постійний і передбачуваний, що робить його стабільним елементом бази. Його врахування в повному розмірі забезпечує, що база відображає щонайменше мінімальний рівень заробітної плати працівника.
Крім основного окладу, до бази входить також оплата щорічної відпустки. Цей складник особливо важливий, бо відображає право працівника на відпочинок зі збереженням заробітної плати. Врахування відпускних у базі забезпечує, що працівник не зазнає фінансових втрат через користування правом на відпочинок.
Складники заробітної плати, які виплачують за місячні періоди, враховують у базі в сумі, виплаченій за календарний місяць. Це стосується всіх форм заробітної плати, з яких сплачується внесок на страхування на випадок хвороби
Дискреційна премія — ще один важливий складник бази, якщо її зменшують за період хвороби. Місячну премію враховують у сумі, виплаченій працівникові (стаття 42 частина 1), а квартальну й річну — у розмірі 1/12 сум, виплачених за чотири попередні квартали або за попередній рік (стаття 42 частини 2–3), тож її розмір може відрізнятися в окремих місяцях. Така система забезпечує, що база відображає фактичну заробітну плату працівника, включно з мотиваційними й дискреційними елементами, які застосовує роботодавець. Розрахунок лікарняних і бази допомоги входить до послуги кадрове та зарплатне обслуговування.
Оплата понаднормової роботи також входить до бази й враховується в повному розмірі при обчисленні середньої виплаченої заробітної плати за 12 календарних місяців. Це особливо важливо для працівників, які регулярно працюють понаднормово, бо забезпечує врахування їхніх додаткових зусиль у розмірі допомоги.
Надбавка за нічну роботу та оплата часу простою також входять до бази. Ці складники відображають особливі умови праці й враховуються в повному розмірі. Натомість не входять виплати, з яких не сплачують внесків, — наприклад, добові та відшкодування витрат на службові відрядження в межах лімітів, установлених правилами про відрядження (§ 2 частина 1 пункт 15 розпорядження Міністра праці та соціальної політики від 18 грудня 1998 року про детальні правила визначення бази внесків).
| Складник заробітної плати | Спосіб урахування | Правова підстава | Примітки |
|---|---|---|---|
| Основний оклад | Повний розмір | Стаття 3 пункт 3, стаття 36 закону про допомоги | Основний складник |
| Відпускні | Повний розмір | Стаття 3 пункт 3 закону про допомоги | За період відпочинку |
| Дискреційна премія | Виплачена сума | Стаття 42 закону про допомоги | Якщо зменшується за час хвороби |
| Понаднормові години | Повний розмір | Стаття 3 пункт 3, стаття 38 закону про допомоги | Середнє за 12 місяців |
| Надбавка за нічну роботу | Повний розмір | Стаття 3 пункт 3 закону про допомоги | За роботу вночі |
| Оплата простою | Повний розмір | Стаття 3 пункт 3 закону про допомоги | Якщо є |
Практичні приклади розрахунку бази
Розуміння теоретичних правил визначення бази важливе, але не менш важливо знати, як їх застосовують на практиці. Конкретні приклади допомагають зрозуміти, як правила діють у реальних робочих ситуаціях і що різні сценарії працевлаштування означають для розміру виплати.
Перший практичний приклад стосується працівника, прийнятого на роботу 12 вересня 2025 року, який перебував на лікарняному з 25 січня 2026 року по 29 січня 2026 року. З першого дня непрацездатності він має право на виплату у зв’язку з хворобою (у цьому випадку лікарняні від роботодавця, розраховані так само, як допомога). Базу визначають за повні календарні місяці, відпрацьовані працівником, тобто з жовтня 2025 року по грудень 2025 року. Вересень виключено з розрахунку, бо це неповний відпрацьований місяць. Коли роботу вже припинено, варто перевірити, коли належить лікарняна допомога після припинення роботи.
Другий приклад показує ситуацію працівника, який уклав трудовий договір з 1 червня, а 15 червня став непрацездатним через хворобу. До працевлаштування з 1 лютого по 15 травня він працював за договором доручення і за ним був добровільно застрахований на випадок хвороби. Оскільки загальний період страхування до і після перерви, що не перевищує 30 днів, становить понад 30 днів, працівник має право на допомогу з першого дня непрацездатності.
Роботодавець зобов’язаний підвищити початково визначену базу працівника на повній ставці, якщо вона виявиться нижчою за мінімальну базу, чинну в цьому році. Мінімальна база не може бути нижчою за мінімальну заробітну плату після вирахування 13,71% — у 2026 році 4147,10 zł (стаття 45 частина 1)
Третій приклад стосується працівника, прийнятого на роботу 1 листопада 2025 року, якому виплачують основний оклад і місячні дискреційні премії, що зменшуються за період відсутності через хворобу. У лютому 2026 року працівник перебував на лікарняному. Базою є середня місячна заробітна плата за період із листопада 2025 року по січень 2026 року плюс місячні премії за цей час.
Ці практичні приклади показують, наскільки різними можуть бути ситуації, пов’язані з визначенням бази. Кожен випадок потребує індивідуального підходу та врахування конкретних обставин працевлаштування. Головне — правильно визначити період, з якого беруть заробітну плату, і правильно врахувати всі її складники.
Застосування правил на практиці потребує також урахування того, що за один день хвороби належить одна тридцята частина заробітної плати, яка становить базу. Тобто місячну базу ділять на 30 (стаття 36 частина 3), а допомога становить, як правило, 80% цієї денної бази, а 100% — зокрема під час вагітності та після нещасного випадку дорогою на роботу або з роботи (стаття 11). Такий підхід забезпечує пропорційність виплати періоду непрацездатності. Перші 33 дні хвороби на рік (14 днів для працівника, старшого за 50 років) працівник отримує від роботодавця лікарняні, розраховані з тієї самої бази (стаття 92 Трудового кодексу (Kodeks pracy)); допомога від ZUS належить з наступного дня. Як довго можна отримувати допомогу і з якого періоду обчислюють її базу, пояснює стаття період виплати допомоги і період бази.
Виробнича компанія прийняла нового працівника 15 жовтня 2025 року. Працівник захворів 20 лютого 2026 року і перебував на лікарняному 10 днів. Базу його виплати визначили з заробітної плати за повні календарні місяці з листопада 2025 року по січень 2026 року, без неповного жовтня. Денну ставку розрахували, поділивши середню місячну заробітну плату, зменшену на 13,71 відсотка, на 30 днів і взявши від результату 80%.
Умови отримання права на допомогу з тимчасової непрацездатності
Право на допомогу не належить автоматично кожному працівникові з першого дня працевлаштування. Система соціального страхування передбачає певні умови, які треба виконати, щоб застрахований міг отримати цю виплату. Ці вимоги мають забезпечити фінансову стабільність системи та справедливий розподіл навантаження між усіма учасниками страхування.
Основна умова права на лікарняні — сплив періоду очікування (okres wyczekiwania), що становить 30 днів безперервного обов’язкового страхування на випадок хвороби (при добровільному страхуванні, наприклад виконавця за договором доручення чи підприємця, — 90 днів; стаття 4 частина 1). Цей період має забезпечити, щоб працівник певний час брав участь у системі соціального страхування, перш ніж скористатися виплатою. До періоду очікування зараховують також попередні періоди страхування на випадок хвороби, якщо перерва між ними не перевищила 30 днів.
Однак бувають ситуації, коли права на лікарняні немає, навіть якщо формальні умови працевлаштування виконано. Найчастіше це випадки, коли немає потрібного періоду очікування, працівник під час лікарняного займається діяльністю, несумісною з його метою, або виконує оплачувану роботу в період встановленої непрацездатності (стаття 17 частина 1 у редакції з 13 квітня 2026 року). Ці обмеження мають запобігати зловживанням і забезпечувати використання виплати за призначенням.
Період очікування становить 30 днів безперервного обов’язкового страхування на випадок хвороби. До нього зараховують також попередні періоди страхування, якщо перерва між ними не перевищила 30 календарних днів
Особливі правила діють для певних категорій працівників, яким право на виплату належить без періоду очікування. Це стосується ситуацій, коли непрацездатність спричинена нещасним випадком дорогою на роботу або з роботи (стаття 4 частина 3 пункт 2) чи нещасним випадком на виробництві або професійним захворюванням (стаття 8 частина 1 закону про страхування від нещасних випадків). У таких випадках виплата належить з першого дня страхування, без періоду очікування.
Випускники шкіл, зокрема вищих навчальних закладів, також можуть скористатися особливими правами. Якщо їх охопили страхуванням на випадок хвороби або вони приєдналися до нього протягом 90 днів від дня закінчення навчання, вони мають право на допомогу з першого дня непрацездатності. Дату закінчення навчання визначають на підставі атестата або диплома про вищу освіту, тобто дня складання дипломного іспиту.
Депутати Сейму та сенатори, які приєдналися до страхування на випадок хвороби протягом 90 днів після завершення каденції, також мають право на допомогу з першого дня страхування. Ці особливі правила мають забезпечити безперервність страхового захисту для осіб, що обіймають важливі державні посади.
- Перевірте, чи виконано 30-денний період очікування (90 днів при добровільному страхуванні)
- Перевірте безперервність страхування на випадок хвороби
- Оцініть, чи немає обставин, що виключають право на виплату
- Перевірте, чи працівник не виконував оплачуваної роботи під час лікарняного
- Підтвердьте правильність використання лікарняного
База нарахування і різні форми працевлаштування
Сучасний ринок праці вирізняється різноманіттям форм працевлаштування, що безпосередньо впливає на спосіб визначення бази. Кожна форма може мати інші правила оплати праці, тож механізми розрахунку виплат треба відповідно пристосовувати. Розуміння цих відмінностей важливе для правильного застосування правил і справедливого ставлення до всіх застрахованих.
Працівники з безстроковим трудовим договором зазвичай мають найстабільнішу ситуацію щодо визначення бази. Їхня заробітна плата передбачувана й регулярна, що полегшує обчислення середньої місячної заробітної плати за 12 місяців перед непрацездатністю. У таких випадках база відображає реальні можливості заробітку працівника й забезпечує належний рівень фінансового захисту.
Інакше виглядає ситуація працівників зі строковими або сезонними договорами. Їхня заробітна плата може змінюватися залежно від періоду працевлаштування, що впливає на спосіб розрахунку бази. Тут особливо важливо врахувати всі періоди працевлаштування й правильно доповнити заробітну плату за неповні місяці, щоб забезпечити справедливе ставлення до цих працівників.
База не повинна враховувати складники заробітної плати, право на які працівник зберігає під час виплати допомоги в період страхування, якщо їх виплачують за період допомоги (стаття 41 частина 1). Коли договір припиняється і роботодавець перестає їх виплачувати, ці складники враховують у базі допомоги за період після припинення працевлаштування
Працівники на неповній ставці також потребують особливого підходу. Їхня заробітна плата пропорційна робочому часу, що треба враховувати при визначенні бази. Система передбачає відповідні механізми перерахунку, які забезпечують пропорційність виплати робочому часу та рівню заробітної плати; мінімальна база зі статті 45 стосується лише роботи на повну ставку. Якщо розмір ставки змінюється в місяці виникнення непрацездатності або в місяцях розрахункового періоду, беруть заробітну плату, визначену для нового робочого часу (стаття 40).
Особи, які працюють за цивільно-правовими договорами, підлягають страхуванню на випадок хвороби лише в певних випадках. Виконавець за договором доручення може приєднатися до добровільного страхування на випадок хвороби; базою допомоги тоді є його дохід, що становить базу внесків, зменшений на 13,71% (стаття 3 пункт 4, стаття 48). Договір підряду (umowa o dzieło) не є підставою для соціального страхування, тож не дає права на допомогу. На задекларованій сумі ґрунтується база допомоги підприємців (стаття 48a).
Особливі правила діють також для відряджених працівників, тих, хто працює дистанційно або в різних місцях. Їхня заробітна плата може містити додаткові складники, як-от надбавки за роботу у важких умовах, — ті, з яких сплачують внески, входять до бази. Добові та фіксовані виплати на покриття витрат на службові відрядження в межах лімітів не обкладаються внесками, тож до бази не входять.
- Безстроковий трудовий договір забезпечує стабільну базу
- Строкові договори потребують урахування всіх періодів працевлаштування
- Робота на неповну ставку потребує пропорційного перерахунку
- Договір доручення: дохід, обкладений внесками (добровільне страхування на випадок хвороби); договір підряду — без допомоги
- Добові та відшкодування витрат на службові відрядження (у межах лімітів) не входять до бази
Найпоширеніші помилки у визначенні бази
Практика застосування правил щодо бази показує, що деякі сфери особливо схильні до помилок. Знання найпоширеніших помилок важливе для роботодавців і працівників відділів кадрів, бо допомагає уникати дорогих помилок і забезпечує правильний розрахунок виплат. Помилки тут можуть призвести до неправильного визначення розміру допомоги, що погіршує фінансове становище працівника.
Одна з найпоширеніших помилок — неправильне визначення періоду, з якого беруть заробітну плату для бази. Особливо проблемні ситуації, коли роботодавець виплачує заробітну плату до 10-го числа наступного місяця. Тоді часто плутають заробітну плату, виплачену за період, із виплаченою у періоді, що може спричинити суттєві розбіжності в обчисленій базі.
Ще одна поширена помилка — неправильне врахування складників заробітної плати в базі. Буває, що деякі елементи пропускають або враховують у неправильному розмірі. Особливо проблемним може бути трактування дискреційних премій, доплат за понаднормову роботу чи змінних складників. Головне — розуміти, що до бази входять усі складники, з яких сплачується внесок на страхування на випадок хвороби, крім тих, які працівник зберігає за період допомоги (стаття 41).
Поширена помилка — неправильне доповнення заробітної плати за неповні місяці або ігнорування обов’язку підвищити базу до рівня мінімальної заробітної плати. Кожен випадок потребує індивідуального аналізу й урахування конкретних обставин працевлаштування
Проблеми часто виникають і при визначенні бази для новоприйнятих працівників. Помилки стосуються і неправильного визначення, які місяці враховувати, і неправильного застосування правил доповнення. Особливо складні ситуації, коли працівник був працевлаштований менше 12 місяців, що вимагає врахування лише повних календарних місяців.
Ще одна сфера, схильна до помилок, — неправильне застосування правил щодо місяців, у яких працівник відпрацював менше половини належного робочого часу. Буває, що такі місяці помилково враховують у базі без належного доповнення або повністю пропускають, хоча їх слід було врахувати після доповнення до повного розміру заробітної плати.
Помилки можуть стосуватися й неправильного зменшення заробітної плати на внески на соціальне страхування. З кожного складника вираховують фактично утримані з працівника внески (стаття 3 пункт 3): зазвичай 13,71 відсотка (9,76% + 1,5% + 2,45%), але після перевищення в році ліміту 30-кратної прогнозованої середньої заробітної плати (282 600 zł у 2026 році) працівник уже не сплачує пенсійного й рентного внесків, тож вираховують лише 2,45%. Помилки тут можуть спричинити суттєві розбіжності в обчисленому розмірі допомоги.
Відділ кадрів середньої компанії кілька місяців неправильно визначав базу допомоги для працівників на неповній ставці. Помилка полягала в непропорційному врахуванні змінних складників заробітної плати, що призводило до заниження виплат. Після виявлення проблеми компанія мусила провести коригування й доплатити різницю всім постраждалим працівникам, що спричинило додаткові адміністративні та фінансові витрати.
