Ліквідація господарської діяльності – це процес, що вимагає виконання багатьох формальностей перед різними державними установами. Один із ключових обов’язків підприємця, який був зареєстрований як платник VAT (ПДВ) – активний або звільнений, – повідомити про припинення операцій, що оподатковуються податком на товари та послуги. Цей обов’язок виконують, подаючи відповідний формуляр до податкової (urząd skarbowy). Утім, податкова – не єдиний адресат формальностей: фірми подають і статистичні звіти, про що йдеться в посібнику про те, як заповнити форму SP-3 для GUS.
Виключення з реєстру платників VAT має фундаментальне значення для підприємця, який завершує господарську діяльність. Неправильне або несвоєчасне виконання цього обов’язку може мати серйозні правові та фінансові наслідки. Тому так важливо розуміти всі аспекти цього процесу й правильно підготувати потрібні документи.
Платник, зареєстрований як платник VAT, який припинив оподатковувані операції, зобов’язаний повідомити про це начальника податкової. Це повідомлення є правовою підставою для виключення платника з реєстру платників VAT (стаття 96 частина 6 Закону про VAT). З 1 січня 2027 року цей обов’язок не стосуватиметься підприємця, який подав заяву про виключення з CEIDG (Центральний реєстр та інформація про господарську діяльність) і не веде іншої оподатковуваної діяльності, а також товариства, щодо якого запис про виключення з KRS (Національний судовий реєстр) передано до Центрального реєстру суб’єктів – Національного реєстру платників (стаття 96 частина 6a, додана Законом від 4 вересня 2026 року, Dz.U. (Вісник законів) 2026 поз. 1270)
Що таке формуляр VAT-Z і коли його подавати
Формуляр VAT-Z – це офіційний документ, який використовують для повідомлення про припинення операцій, що оподатковуються податком на товари та послуги. Це ключовий елемент процедури ліквідації будь-якої господарської діяльності, зареєстрованої в системі VAT.
Стаття 96 частина 6 Закону про VAT прямо не визначає строку подання цього формуляра. Міністерство фінансів (відповідь на петицію від 11 березня 2022 року, PT5.056.1.2022) вказує, що на підставі статті 96 частина 12 повідомлення слід подати протягом 7 днів від припинення оподатковуваних операцій. Такий короткий строк означає, що документ треба підготувати й подати дуже швидко після фактичного завершення діяльності.
Основна інформація про формуляр VAT-Z
- Офіційний документ для повідомлення про припинення операцій з VAT
- Обов’язковий для зареєстрованих платників VAT, які припинили оподатковувані операції
- Правова підстава для виключення з реєстру платників VAT
- Доступний у паперовій та електронній формі
- Безкоштовно доступний у податкових і на сайті Міністерства фінансів
Формуляр VAT-Z слід подати до податкової протягом 7 днів від припинення оподатковуваних операцій – саме так Міністерство фінансів виводить цей строк зі статті 96 частина 12 Закону про VAT. Якщо про припинення не повідомлено, начальник податкової виключає платника з реєстру з власної ініціативи (стаття 96 частина 8). Повідомлення є підставою для виключення платника з реєстру платників VAT
Компетентною для прийняття повідомлення є податкова, яка була компетентною в останній день здійснення операцій, що оподатковуються податком на товари та послуги. Це означає, що навіть якщо підприємець змінив адресу після завершення діяльності, формуляр подають до податкової, яка була компетентною під час ведення господарської діяльності.
Формуляр можна завантажити з сайту Міністерства фінансів або отримати безпосередньо в податковій. Він доступний в електронній формі, що полегшує його заповнення й подання. Проте пам’ятайте, що документ треба заповнити дуже точно, бо будь-які помилки можуть означати потребу подати його повторно.
Детальний аналіз частини A формуляра VAT-Z
Частина A формуляра VAT-Z визначає місце подання повідомлення і має фундаментальне значення для правильного проходження всієї процедури. Цей розділ потребує особливої уваги, бо якщо документ подано до некомпетентної податкової, вона мусить передати повідомлення до компетентної (стаття 170 § 1 Податкового кодексу (Ordynacja podatkowa)), що може затримати виключення з реєстру VAT.
Компетентною для прийняття повідомлення є податкова, яка була компетентною в останній день здійснення операцій, що оподатковуються податком на товари та послуги. Це ключове розмежування означає, що враховується не поточна адреса підприємця після завершення діяльності, а адреса, актуальна на момент здійснення останніх господарських операцій.
Компетентну податкову визначають за станом на останній день здійснення операцій, що оподатковуються VAT. Навіть якщо підприємець змінив адресу після завершення діяльності, формуляр VAT-Z подають до податкової, яка була компетентною в цей день. Повідомлення, подане до некомпетентної податкової, буде передано до компетентної, що подовжує процедуру
На практиці це означає потребу точно встановити, яка податкова була компетентною для конкретного підприємця. Для фізичних осіб, які ведуть JDG (одноосібна господарська діяльність, аналог ФОП), компетенцію визначають за місцем проживання, а для суб’єктів, що не є фізичними особами, – за адресою місцезнаходження (стаття 17 § 1 Податкового кодексу).
Будьте особливо уважні під час заповнення цієї частини формуляра, зокрема якщо в останній період діяльності змінювалися адреса чи організація. Якщо ви сумніваєтеся щодо компетентної податкової, варто звернутися безпосередньо до податкової або скористатися допомогою податкового консультанта.
Заповнення частини B – ідентифікаційні дані платника
Частина B формуляра VAT-Z містить детальні ідентифікаційні дані платника, і всі обов’язкові поля потрібно заповнити точно. Цей розділ поділено на кілька підрозділів, кожен з яких має власні вимоги залежно від виду платника.
У частині B.1 містяться основні ідентифікаційні дані платника. Особа, яка веде одноосібну господарську діяльність, у полі 5 позначає квадрат із цифрою 2 – «osoba fizyczna» (фізична особа). Після цього підприємець має вписати своє прізвище, перше ім’я та дату народження у відповідні поля формуляра.
Платник, що не є фізичною особою, наприклад sp. z o.o. (товариство з обмеженою відповідальністю, аналог ТОВ), акціонерне товариство чи інші організаційно-правові форми, у полі 5 позначає квадрат із цифрою 1 – «podatnik niebędący osobą fizyczną» (платник, що не є фізичною особою). У полі 6 такий платник вписує свою повну офіційну назву відповідно до реєстраційних документів.
Порівняння вимог для різних видів платників
| Вид платника | Поле 5 | Дані, потрібні в частині B.1 | Адреса в частині B.2 |
|---|---|---|---|
| Фізична особа | Квадрат 2 | Прізвище, ім’я, дата народження | Адреса проживання |
| Sp. z o.o. | Квадрат 1 | Повна назва товариства | Адреса місцезнаходження |
| Акціонерне товариство | Квадрат 1 | Повна назва товариства | Адреса місцезнаходження |
| Повне товариство | Квадрат 1 | Повна назва товариства | Адреса місцезнаходження |
Вибір правильної категорії платника в полі 5 має ключове значення для подальшого заповнення формуляра. Фізичні особи, які ведуть одноосібну господарську діяльність, позначають квадрат 2, а всі інші організаційно-правові форми – квадрат 1. Помилковий вибір може означати потребу подати документ повторно
Частина B.2 стосується адресних даних платника і теж різниться залежно від правового статусу. Підприємець – фізична особа вказує в цьому розділі адресу проживання, тобто адресу постійного перебування відповідно до документів, що посвідчують особу. Потрібно вказати повну адресу: назву вулиці, номер будинку й квартири, поштовий індекс і населений пункт.
Платники, що не є фізичними особами, у частині B.2 вказують адресу свого офіційного місцезнаходження відповідно до запису у відповідному реєстрі, наприклад у KRS. Ця адреса має бути ідентичною адресі в реєстраційних документах суб’єкта.
Крім того, у частині D (поля 20 і 21) можна за бажанням указати контактні дані, наприклад номер телефону чи адресу електронної пошти. Хоча ця інформація не обов’язкова, вона може полегшити податковій зв’язок із вами, якщо щось у повідомленні потребуватиме з’ясування.
Частина C – деталі повідомлення про припинення операцій з VAT
Частина C формуляра VAT-Z – це серцевина всього документа, бо вона містить ключову інформацію про фактичне припинення операцій, що оподатковуються VAT. Цей розділ потребує особливої точності, адже вказана в ньому інформація стане підставою для виключення платника з реєстру.
Перший і найважливіший елемент цієї частини – точна дата припинення оподатковуваних операцій. У разі ліквідації господарської діяльності це день, коли підприємець фактично завершив господарську діяльність. Ця дата має узгоджуватися з датою в інших ліквідаційних документах, зокрема у формулярі CEIDG-1 для одноосібної діяльності.
Дату припинення оподатковуваних операцій треба вказати якнайточніше, і вона має відповідати фактичному моменту завершення господарської діяльності. Та сама дата має бути в усіх документах, пов’язаних із ліквідацією діяльності, зокрема у формулярі CEIDG-1. Розбіжності в датах можуть викликати додаткові запитання з боку податкової
Другий важливий елемент частини C – зазначення причини припинення господарської діяльності. Формуляр VAT-Z(6) у полі 17 пропонує три варіанти, а в разі смерті платника повідомлення не подають. Підприємець може вибрати один із таких варіантів:
- Likwidacja (ліквідація) – причина, що стосується добровільного завершення господарської діяльності підприємцем
- Upadłość (банкрутство) – коли діяльність завершено внаслідок процедури банкрутства
- Смерть платника – формуляр не передбачає такого варіанта: начальник податкової виключає померлого платника з реєстру з власної ініціативи (стаття 96 частина 7 Закону про VAT), хіба що податкова отримала з CEIDG дані спадкового управителя (стаття 96 частина 8a)
- Inna (інша) – для нестандартних ситуацій, які не підпадають під наведені категорії
Вибір правильної причини має не лише формальне значення, а й може впливати на подальші процедури, пов’язані з податковими розрахунками. У разі добровільної ліквідації процес зазвичай найпростіший і найшвидший. Ситуації, пов’язані з банкрутством, можуть потребувати додаткових документів і процедур.
Під час заповнення цієї частини формуляра пам’ятайте також про узгодженість з іншими документами, що подаються в межах ліквідаційної процедури. Будь-які розбіжності в датах чи причинах можуть спричинити додаткові запитання з боку податкової та затримку виключення з реєстру.
Процедура подання та потрібні документи
Подання формуляра VAT-Z потребує належної підготовки й дотримання визначеної процедури. Підприємець може вибрати один із кількох способів подання документа, кожен з яких має свої вимоги та процедури.
Формуляр можна подати особисто в податковій, звичайною поштою або електронно. Вибір способу залежить від уподобань підприємця, але пам’ятайте про 7-денний строк від припинення операцій, на який вказує Міністерство фінансів, – незалежно від способу доставки документа.
Формуляр VAT-Z можна подати кількома способами – особисто в податковій, звичайною поштою або електронно через інтернет. Незалежно від способу, варто вкластися в 7-денний строк від припинення операцій. У разі подання поштою враховується дата відправлення у відділенні призначеного оператора, тобто Poczta Polska (стаття 12 § 6 пункт 2 Податкового кодексу), а в разі електронного подання – надсилання повідомлення до закінчення строку, підтверджене офіційним підтвердженням отримання
У разі особистого подання підприємцю слід прийти до компетентної податкової із заповненим формуляром. Рекомендується заздалегідь записатися на прийом або перевірити години прийому відвідувачів. Під час особистого подання варто мати при собі документ, що посвідчує особу, а також довіреність, якщо формуляр подає представник платника.
Подання поштою вимагає особливої уважності щодо строку. Враховується дата відправлення у відділенні Poczta Polska як призначеного оператора, тому варто надіслати документ рекомендованим листом із повідомленням про вручення. Це захищає від можливих проблем із доведенням своєчасного подання документа.
Електронне подання документів стає дедалі популярнішим. Проте воно вимагає відповідних засобів електронного підпису та знання процедур електронного документообігу в публічній адміністрації.
Ключові кроки процедури подання:
- Перевірте компетентну податкову за останнім днем ведення діяльності
- Завантажте актуальну версію формуляра VAT-Z з офіційних джерел
- Заповніть усі обов’язкові розділи формуляра якнайточніше
- Перевірте правильність усіх даних, особливо дат і персональних даних
- Виберіть спосіб подання документа, який вам підходить
- Подайте формуляр протягом 7 днів від припинення оподатковуваних операцій
- Збережіть підтвердження подання документа для власної документації
Частина D – підпис і завершення документа
Частина D формуляра VAT-Z стосується підпису платника або особи, яка представляє платника, і є необхідним елементом оформлення всього документа. Відсутність підпису – це формальний недолік повідомлення, який потрібно усунути, перш ніж податкова його розгляне.
Формуляр VAT-Z, поданий на папері, підписує платник або особа, уповноважена його представляти (стаття 168 § 3 Податкового кодексу). У разі електронного подання власноручний підпис замінює спосіб автентифікації, потрібний для електронного надсилання, наприклад кваліфікований електронний підпис.
Повідомлення без підпису платника або особи, уповноваженої представляти платника, не відповідає формальним вимогам. Це стосується й формуляра VAT-Z, тому підприємець, який ліквідує господарську діяльність, не повинен забувати про підпис у частині D. Податкова тоді вимагає усунути недолік протягом 7 днів, а якщо його не усунуто, залишає повідомлення без розгляду (стаття 169 § 1 Податкового кодексу)
Якщо формуляр подає особа, яка представляє платника, наприклад на підставі довіреності, саме вона ставить підпис у частині D. Проте в такому разі до формуляра потрібно також додати відповідну довіреність або інший документ, що дає право представляти платника.
У частині D також вписують ім’я та прізвище особи, яка підписує (поля 18 і 19). Для суб’єктів, що не є фізичними особами, формуляр підписує особа, уповноважена представляти суб’єкт відповідно до реєстраційних документів, наприклад голова правління товариства з обмеженою відповідальністю.
Перед підписанням варто ще раз перевірити правильність усіх даних у формулярі. Після підписання документа будь-які зміни вимагають заповнення нового формуляра, що може затримати процедуру і призвести до пропуску потрібного строку.
У частині D є також місце для дати заповнення формуляра (поле 22). Ця дата має відповідати фактичному дню заповнення і підписання документа та вкладатися в потрібний 7-денний строк від припинення оподатковуваних операцій.
Правові наслідки виключення з реєстру VAT
Виключення з реєстру платників VAT після подання формуляра VAT-Z має низку важливих правових і практичних наслідків, які кожен підприємець має добре розуміти, перш ніж ухвалити рішення про ліквідацію діяльності.
Основний наслідок виключення з реєстру VAT – втрата статусу активного платника VAT. Це означає, що підприємець втрачає право на відрахування вхідного податку з покупок, пов’язаних із господарською діяльністю, і не повинен виставляти рахунки-фактури (faktura) із зазначеним VAT – податок, зазначений у такому рахунку-фактурі, довелося б сплатити (стаття 108 частина 1 Закону про VAT). Ця зміна діє з дати виключення з реєстру.
Ще один важливий наслідок – обов’язок розрахуватися за всіма заборгованими зобов’язаннями з VAT. Підприємець має подати всі потрібні декларації VAT (файли JPK_V7 – декларація VAT з реєстром, файл JPK) за періоди, у яких вів діяльність, і погасити всі податкові борги. Активний платник VAT – фізична особа або товариство без статусу юридичної особи – складає також інвентаризаційний опис (spis z natury) товарів, щодо яких було право на відрахування VAT, на день припинення операцій або розпуску товариства і подає інформацію про нього не пізніше дня подання декларації за період, що охоплює цей день (стаття 14 частини 1, 4 і 5 Закону про VAT; з 1 січня 2027 року суму податку з опису зазначають у цій декларації). Податкова може перевірити розрахунки VAT – також після виключення з реєстру, до спливу строку давності.
Виключення з реєстру VAT призводить до втрати статусу платника VAT з дати, визначеної податковою. Підприємець втрачає право на відрахування вхідного податку і не повинен виставляти рахунки-фактури із зазначеним VAT. Саме виключення не звільняє від розрахунку податкових зобов’язань і подання заборгованих декларацій VAT
Якщо в підприємця є перевищення вхідного податку над вихідним, він може звернутися по його повернення відповідно до чинних процедур. Проте цей процес може бути тривалим і потребувати додаткових документів, що підтверджують правильність розрахунків.
Пам’ятайте також, що виключення з реєстру VAT не означає автоматичного завершення всіх обов’язків перед податковою. Підприємець і далі зобов’язаний зберігати бухгалтерську документацію до спливу строку давності, тобто, як правило, 5 років від кінця календарного року, у якому сплив строк сплати податку (стаття 70 § 1 і стаття 86 § 1 Податкового кодексу, стаття 112 Закону про VAT). Облік VAT і файли JPK ми готуємо для клієнтів, яким забезпечуємо бухгалтерське обслуговування.
Основні наслідки виключення з реєстру VAT:
- Відсутність підстав для виставлення рахунків-фактур із зазначеним VAT з дати виключення
- Неможливість відрахування вхідного податку з покупок
- Обов’язок розрахуватися за всіма заборгованими зобов’язаннями з VAT
- Можливість звернутися по повернення перевищення вхідного податку
- Збереження обов’язку зберігати бухгалтерську документацію
- Можливість податкової або митно-податкової перевірки розрахунків за період ведення діяльності
Найчастіші помилки під час заповнення формуляра VAT-Z
Під час заповнення формуляра VAT-Z підприємці роблять низку типових помилок, які можуть призвести до вимоги надати пояснення чи доповнити повідомлення або до затримки виключення з реєстру VAT. Знання цих помилок допомагає їх уникнути й без проблем пройти всю процедуру.
Одна з найчастіших помилок – неправильне визначення компетентної податкової. Підприємці часто помилково вважають, що формуляр слід подати до податкової за поточним місцем проживання, тоді як компетентною є податкова за станом на останній день оподатковуваної VAT діяльності.
Ще одна часта помилка – розбіжності в датах між формуляром VAT-Z та іншими ліквідаційними документами. Дата припинення операцій у формулярі VAT-Z має узгоджуватися з датою у формулярі CEIDG-1 та інших документах, пов’язаних із завершенням діяльності.
Найчастіші помилки під час заповнення формуляра VAT-Z – неправильне визначення компетентної податкової та розбіжності в датах припинення діяльності. Ці помилки можуть затримати виключення і потребувати пояснень або повторного подання документів. Особливу увагу слід приділити узгодженості дат в усіх ліквідаційних документах
Проблеми спричиняють також помилки в персональних чи фірмових даних. Усі дані мають бути ідентичними даним в офіційних реєстрах. Особливо часто трапляються помилки в написанні прізвищ, назв фірм чи ідентифікаційних номерів.
Ще одна часта помилка – неправильний вибір причини припинення діяльності. Підприємці іноді вибирають варіант «inna» (інша) замість правильного варіанта «likwidacja» (ліквідація), що може викликати додаткові запитання з боку податкової.
Формальні помилки, як-от відсутність підпису, неправильна дата підпису чи неповне заповнення обов’язкових полів, теж трапляються часто і призводять до потреби подати формуляр повторно.
Ось перелік найчастіших помилок, яких слід уникати:
- Подання формуляра до некомпетентної податкової
- Розбіжності дат між різними ліквідаційними документами
- Помилки в персональних чи фірмових даних
- Неправильний вибір причини припинення діяльності
- Відсутність підпису або неправильна дата підпису
- Неповне заповнення обов’язкових полів формуляра
- Пропуск 7-денного строку від припинення операцій
Альтернативні сценарії та особливі ситуації
Хоча більшість випадків подання формуляра VAT-Z стосується стандартної ліквідації господарської діяльності, існують і особливі ситуації, що потребують іншого підходу й додаткових процедур.
Одна з них – тимчасове зупинення господарської діяльності. У деяких випадках підприємець може захотіти тимчасово припинити оподатковувану VAT діяльність, зберігши можливість відновити її в майбутньому. У такій ситуації слід дуже уважно зважити, чи подання формуляра VAT-Z є правильним рішенням, бо виключення з реєстру є остаточним. Якщо діяльність зупинено щонайменше на 6 місяців поспіль, начальник податкової виключає платника з власної ініціативи, а з дня відновлення діяльності платника знову реєструють без подання реєстраційної заяви (стаття 96 частина 9a пункт 1 і частина 9g Закону про VAT). Ще одне повідомлення, про яке платники часто забувають, – повідомлення про тимчасовий склад на формі NIP-8.
Інша особлива ситуація стосується організаційних перетворень підприємства. Коли діяльність фактично не ліквідують, а змінюється її організаційно-правова форма, наприклад з одноосібної діяльності на товариство, процедури можуть бути іншими і не завжди вимагають подання формуляра VAT-Z.
У разі тимчасового зупинення діяльності чи організаційних перетворень підприємства подання формуляра VAT-Z може бути неправильним рішенням. Виключення з реєстру VAT має остаточний характер, а повторна реєстрація вимагає пройти всю процедуру спочатку. У таких ситуаціях варто проконсультуватися з податковим консультантом
Особливої уваги потребують випадки, пов’язані зі смертю платника. Коли помирає підприємець – фізична особа, спадкоємці не подають формуляр VAT-Z – начальник податкової виключає померлого платника з реєстру з власної ініціативи (стаття 96 частина 7 Закону про VAT). Так не відбувається, якщо податкова отримала з CEIDG дані спадкового управителя (стаття 96 частина 8a) – тоді діяльність може продовжувати підприємство в спадщині, а реєстраційні обов’язки виконує спадковий управитель.
Ситуації, пов’язані з процедурою банкрутства, теж потребують особливого підходу. Формуляр VAT-Z зазвичай подає арбітражний керуючий (syndyk), а процедура може бути складнішою через потребу координації з судом у справах про банкрутство та іншими учасниками провадження.
Для підприємців, що ведуть діяльність у межах груп компаній чи інших складних організаційних структур, ліквідація одного із суб’єктів може потребувати додаткового аналізу та процедур, особливо якщо існують зв’язки в розрахунках VAT.
Підприємець, який 15 років вів торговельну діяльність, вирішив її ліквідувати у зв’язку з виходом на пенсію. Після припинення останніх продажів 15 березня він мав час до 22 березня, щоб подати формуляр VAT-Z. Він заповнив усі розділи формуляра, указавши причиною «likwidacja» (ліквідація) і точну дату 15 березня як день припинення операцій. Формуляр він подав особисто в податковій 20 березня й отримав підтвердження прийняття документа.
