Дедалі більше підприємців фінансують автомобілі через договори операційного лізингу. Така форма фінансування має багато переваг, але водночас створює певні бухгалтерські труднощі, особливо в непередбачених ситуаціях. Одна з найпоширеніших проблем, з якими стикаються підприємці, — потреба користуватися підмінним автомобілем під час ремонту лізингового авто після аварії чи дорожньо-транспортної пригоди.
Користування підмінним автомобілем створює додаткові витрати, які можна враховувати по-різному залежно від характеру витрат і способу використання авто. Правильний облік цих витрат має ключове значення для правильного розміру податкового навантаження підприємства та дотримання чинного податкового законодавства.
Витрати на користування підмінним автомобілем можуть бути витратами, що враховуються в оподаткуванні, за умови, що їх понесено для отримання доходу або збереження джерела доходу. Спосіб обліку залежить від виду витрати та способу використання авто в господарській діяльності
Правові підстави обліку витрат на підмінний автомобіль
Облік витрат, пов’язаних із користуванням підмінним автомобілем, ґрунтується на польському Законі про PIT (податок на доходи фізичних осіб) і Законі про VAT (ПДВ). Згідно з ч. 1 ст. 22 Закону про PIT, витратами, що враховуються в оподаткуванні (KUP), є витрати, понесені для отримання доходу або збереження чи забезпечення джерела доходу, за винятком витрат, перелічених у ст. 23.
Ключове значення має те, що витрати на користування підмінним автомобілем не включено до переліку витрат, які не визнаються, у ст. 23 Закону про PIT. Це означає, що, як правило, вони можуть бути податковими витратами, однак їх облік підлягає певним обмеженням і відсотковим лімітам.
Усі витрати, пов’язані з підмінним автомобілем, мають бути належно задокументовані, як правило, рахунками-фактурами (faktura) або рахунками з реквізитами фірми підприємця. Без належної документації важко довести, що витрата належить до KUP
Спосіб обліку витрат на підмінний автомобіль залежить насамперед від характеру понесених витрат. Можна виділити дві основні категорії витрат:
- Експлуатаційні витрати, пов’язані з поточним користуванням авто
- Плата за оренду підмінного автомобіля
Кожна з цих категорій підлягає різним правилам податкового обліку.
Експлуатаційні витрати на підмінний автомобіль
Експлуатаційні витрати — найпоширеніша категорія витрат, пов’язаних із користуванням підмінним автомобілем. До цієї групи належать:
- Купівля пального
- Витратні матеріали
- Плата за паркування
- Плата за проїзд автомагістраллю
- Дрібний ремонт і технічне обслуговування
Спосіб обліку цих витрат залежить від способу використання авто в господарській діяльності.
| Спосіб використання авто | Ліміт обліку витрат | Відрахування VAT |
|---|---|---|
| Змішаний (для фірми + приватно) | 75% у KUP | 50% VAT |
| Виключно в діяльності (без повідомлення) | 75% у KUP | 50% VAT |
| Виключно в діяльності (з повідомленням) | 100% у KUP | 100% VAT |
Якщо легковий автомобіль використовується змішано, тобто і приватно, і в господарській діяльності, експлуатаційні витрати враховуються в межах ліміту 75% KUP. Це означає, що підприємець може віднести до податкових витрат лише три чверті понесених експлуатаційних витрат.
Легкові автомобілі, які використовуються виключно в господарській діяльності, можна враховувати на 100% у KUP. Однак для цього потрібно повідомити про це податкову (urząd skarbowy) і вести належну документацію використання авто
Порядок обліку експлуатаційних витрат на 100%
Щоб скористатися можливістю врахувати експлуатаційні витрати на 100%, підприємець має виконати такі кроки:
- Подати форму VAT-26 (повідомлення про використання авто виключно в діяльності) до 25-го числа місяця, що настає за місяцем, у якому понесено першу витрату
- Встановити правила користування автомобілем, що виключають його використання в особистих цілях (найчастіше у формі регламенту)
- Вести детальний облік пробігу авто (kilometrówka)
- Документувати всі випадки використання авто
- Зберігати всю документацію до закінчення строку давності податкового зобов’язання (як правило, 5 років від кінця року, в якому сплив строк сплати податку)
Практичний приклад обліку експлуатаційних витрат
Розгляньмо ситуацію підприємця — платника VAT, який отримав рахунок-фактуру за пальне для підмінного легкового автомобіля, що використовується змішано. Рахунок-фактура була на суму 100 zł нетто, 23 zł VAT і 123 zł брутто.
Підприємець, який надає консалтингові послуги, після ДТП отримав підмінний автомобіль на 2 тижні. Авто використовувалося і для зустрічей із клієнтами, і для приватних цілей. За пальне він заплатив 500 zł брутто (406,50 zł нетто + 93,50 zł VAT). До податкових витрат він міг віднести: 406,50 zł + 46,75 zł (50% VAT) = 453,25 zł × 75% = 339,94 zł.
Розрахунок витрати:
- Перший крок — визначити суму VAT, що підлягає відрахуванню
- Для автомобіля, що використовується змішано, можна відрахувати 50% VAT
- Податок до відрахування становить: 50% від 23 zł = 11,50 zł
- Сума витрати до застосування ліміту: 100 zł (нетто) + 11,50 zł (50% VAT) = 111,50 zł
- Застосування ліміту 75%: 111,50 zł × 75% = 83,63 zł
Остаточну суму 83,63 zł буде відображено в KUP. Решту витрати не можна віднести до податкових витрат через чинні обмеження
Плата за оренду підмінного автомобіля
Облік плати за оренду підмінного автомобіля підлягає іншим правилам, ніж експлуатаційні витрати. Згідно з п. 47a ч. 1 ст. 23 Закону про PIT, у разі оренди авто платники податків можуть віднести до витрат плату за оренду легкового автомобіля в такій пропорції, в якій ліміт співвідноситься з вартістю автомобіля. З 1 січня 2026 року ліміт становить 150 000 zł для автомобіля з двигуном внутрішнього згоряння з викидами CO2 менше 50 г/км, 100 000 zł за викидів 50 г/км і більше (п. 4 ч. 1 ст. 23, літери b і c) та 225 000 zł для електромобіля або автомобіля на водні (ч. 5e ст. 23). Як визначити цю вартість за договором лізингу, показуємо в статті про вартість авто та ліміт витрат.
Ключове значення має спосіб визначення ліміту. Для договорів довгострокової оренди ліміт визначається на основі вартості автомобіля, зазначеної в укладеному договорі оренди. Інакше виглядає ситуація з короткостроковою орендою, тобто орендою, що триває менше ніж 6 місяців.
Для короткострокової оренди, згідно з ч. 5d ст. 23 Закону про PIT, вартість автомобіля визначається на основі вартості, зазначеної для цілей страхування. Ця вартість є підставою для розрахунку пропорційного ліміту витрат
Важлива особливість обліку плати за оренду полягає в тому, що ліміт за п. 47a ч. 1 ст. 23 діє незалежно від способу використання авто. Тобто незалежно від того, чи підмінний автомобіль використовується виключно в господарській діяльності, чи змішано, плата за оренду підлягає тому самому ліміту суми.
Приклад обліку плати за короткострокову оренду
Підприємець, який не є платником VAT, використовує виключно в господарській діяльності підмінний легковий автомобіль у межах короткострокової оренди. Вартість автомобіля в страховому полісі становить 180 000 zł, а щомісячна плата за оренду — 2 000 zł брутто. Це автомобіль із двигуном внутрішнього згоряння з викидами CO2 менше 50 г/км, тому ліміт становить 150 000 zł.
Розрахунок пропорційного ліміту:
- Співвідношення ліміту до вартості авто: 150 000 zł ÷ 180 000 zł = 0,8333 (83,33%)
- Застосування пропорції до плати за оренду: 2 000 zł × 150 000 / 180 000 = 1 666,67 zł
Суму 1 666,67 zł буде відображено в податкових витратах у KPiR (книга доходів і витрат). Решту плати за оренду не можна віднести до витрат через перевищення ліміту суми. За викидів CO2 50 г/км і більше (ліміт 100 000 zł) витратою було б 1 111,11 zł
Облік VAT від витрат на підмінний автомобіль
Облік VAT від витрат на підмінний автомобіль ґрунтується на тих самих правилах, що й для авто, які є власністю підприємця. Основне правило — можливість відрахувати 50% VAT від витрат на легкові автомобілі, задокументованих рахунками-фактурами VAT.
Згідно з ч. 1 ст. 86a Закону про VAT, підприємець має право відрахувати 50% VAT від витрат, пов’язаних із підмінним легковим автомобілем. Невідрахована сума VAT (решта 50%) водночас може бути податковою витратою, що враховується в розрахунку KUP.
Підприємець може скористатися можливістю відраховувати 100% VAT від витрат на підмінний автомобіль, але для цього потрібно виконати додаткові формальні й документальні обов’язки, визначені законодавством
Умови відрахування 100% VAT
Щоб відраховувати 100% VAT, підприємець має виконати такі умови:
- Подати форму VAT-26 до 25-го числа місяця, що настає за місяцем, у якому понесено першу витрату, але не пізніше дня надсилання файлу JPK_V7 (декларація VAT з реєстром, файл JPK) за цей період
- Вести детальний облік пробігу авто (kilometrówka)
- Встановити правила користування автомобілем, що виключають його використання в особистих цілях (найчастіше у формі регламенту)
Варто підкреслити, що якщо форму VAT-26 не подано вчасно, для цілей VAT автомобіль вважається таким, що використовується виключно в діяльності, лише з першого дня місяця, в якому платник її подасть. Для податку на доходи, якщо платник не веде облік пробігу авто, вважається, що автомобіль використовується також в особистих цілях. Статус авто у VAT і PIT треба враховувати й при продажу фірмового автомобіля.
Документація, потрібна для обліку VAT
Правильний облік VAT від витрат на підмінний автомобіль вимагає ведення відповідної документації:
- Рахунки-фактури за пальне мають містити реквізити фірми підприємця
- Рахунки за паркування мають бути виставлені на фірму
- Документи щодо плати за автомагістраль мають дозволяти ідентифікувати платника
- Рахунки-фактури за оренду підмінного авто потребують повних даних контрагента
Усі бухгалтерські документи, пов’язані з підмінним автомобілем, слід зберігати до закінчення строку давності податкового зобов’язання, тобто, як правило, 5 років від кінця календарного року, в якому сплив строк сплати податку. Це стосується як рахунків-фактур VAT, так і документів, що підтверджують пробіг авто
Вплив страхового відшкодування на облік витрат
Облік витрат на користування підмінним автомобілем може додатково ускладнитися, якщо ці витрати фінансуються з отриманого страхового відшкодування. Облік і витрат, і відшкодування залежить від обсягу страхування автомобіля, що потрапив в аварію.
| Вид страхування | Облік відшкодування | Облік витрат на підмінний автомобіль |
|---|---|---|
| Лише OC | Дохід = надлишок понад витрати | Не включаються до податкових витрат |
| OC + AC | Уся сума як дохід | Можна віднести до податкових витрат |
| AC | Уся сума як дохід | Можна віднести до податкових витрат |
Якщо автомобіль має лише страхування OC (обов’язкове страхування цивільної відповідальності), податковим доходом є лише сума надлишку отриманого відшкодування понад понесені витрати. Рахунки-фактури за ремонт авто та витрати на підмінний автомобіль не включаються до податкових витрат, однак VAT від них можна відрахувати.
Якщо пошкоджений автомобіль має страхування OC і AC (AC — добровільне страхування власного авто від пошкоджень), отримане відшкодування є податковим доходом, а рахунки-фактури, що документують витрати на користування підмінним автомобілем, можна віднести до податкових витрат за описаними правилами
Практичні аспекти обліку з відшкодуванням
Розгляньмо ситуацію підприємця — платника VAT, який після ДТП отримав підмінний автомобіль. Авто використовується змішано і має страхування OC та AC. Підприємець отримав:
- Рахунок-фактуру за ремонт авто
- Рахунок-фактуру за витрати на користування підмінним автомобілем
- Відшкодування від страховика
Облік слід провести так:
- Рахунок-фактура за ремонт авто — облік у витратах з урахуванням ліміту 75% і відрахування 50% VAT
- Витрати на підмінний автомобіль — облік за правилами для експлуатаційних витрат або оренди
- Отримане відшкодування — відображення в повній сумі як податкового доходу
Транспортна компанія після ДТП отримала підмінний автомобіль на 3 тижні. Експлуатаційні витрати становили 1 500 zł, а відшкодування від страховика — 8 000 zł. Авто мало страхування OC і AC та використовувалося виключно в діяльності, компанія вела для нього облік пробігу і вчасно подала форму VAT-26. Завдяки цьому вона могла віднести до витрат повну суму експлуатаційних витрат (1 500 zł), а відшкодування (8 000 zł) показала як податковий дохід.
Облік витрат на підмінний автомобіль
Правильний облік витрат на підмінний автомобіль вимагає застосування відповідних бухгалтерських і податкових правил. Ці витрати слід відображати в обліку в момент їх понесення з урахуванням відповідних лімітів та обмежень.
У KPiR витрати на підмінний автомобіль записують у колонці 15 – Інші витрати (зразок книги, чинний з 1 січня 2026 року). Суми, що вносяться до обліку, мають бути вже перераховані з урахуванням відповідних відсоткових і сумових лімітів. Такі записи в KPiR з урахуванням лімітів для легкових авто ми робимо в межах наших бухгалтерських послуг.
Під час обліку витрат на підмінний автомобіль слід вести детальні допоміжні відомості, які дозволять перевірити правильність застосованих лімітів і полегшать можливі податкові перевірки
Порядок обліку витрат
Облік витрат на підмінний автомобіль має відбуватися за такими кроками:
- Отримання рахунку-фактури або рахунку за витрати, пов’язані з підмінним автомобілем
- Перевірка правильності оформлення документа (реквізити фірми, обов’язкові елементи)
- Розрахунок суми, що відноситься до витрат, з урахуванням лімітів
- Визначення суми VAT, що підлягає відрахуванню
- Внесення даних до бухгалтерського обліку
- Архівування первинних документів і допоміжних розрахунків
Допоміжна документація
Ведення відповідної допоміжної документації має ключове значення для правильного обліку витрат на підмінний автомобіль:
- Копії всіх рахунків-фактур і рахунків, пов’язаних із підмінним автомобілем
- Розрахункові відомості, що показують спосіб обчислення лімітів
- Документи, що підтверджують спосіб використання авто (виключно для фірми/змішано)
- Облік пробігу авто в разі відрахування 100% VAT
- Копії страхових документів і документів про відшкодування
Допоміжну документацію слід постійно оновлювати й зберігати до закінчення строку давності податкового зобов’язання (як правило, 5 років від кінця року, в якому сплив строк сплати податку). Її відсутність може призвести до того, що податковий орган не визнає витрати
Відмінності в обліку для різних форм оподаткування
Спосіб обліку витрат на підмінний автомобіль може відрізнятися залежно від форми оподаткування, яку застосовує підприємець. Найважливіші відмінності стосуються підприємців, які сплачують податок на загальних засадах, і тих, хто обрав лінійний податок.
Підприємці, які сплачують податок на загальних засадах за прогресивною податковою шкалою (12% і 32%), застосовують описані вище правила обліку витрат з урахуванням відсоткових і сумових лімітів. Ці витрати зменшують базу оподаткування і можуть знизити податок за відповідною прогресивною ставкою.
Підприємці, які сплачують лінійний податок 19%, застосовують ті самі правила обліку витрат на підмінний автомобіль. Різниця стосується лише ставки податку, за якою обчислюється остаточний податок
Особливості обліку за кількох джерел доходу
Підприємці, які ведуть господарську діяльність і мають інші джерела доходу (наприклад, за трудовим договором), мають звернути особливу увагу на правильне віднесення витрат на підмінний автомобіль. Ці витрати можна віднести лише до KUP від господарської діяльності.
Якщо підмінний автомобіль використовується також для приватних цілей, потрібно застосовувати відповідні відсоткові ліміти. Натомість не можна відносити витрати на підмінний автомобіль до KUP з інших джерел, наприклад за трудовим договором.
Найпоширеніші помилки в обліку витрат
Практика обліку витрат на підмінний автомобіль показує, що підприємці роблять низку типових помилок, через які податкові органи можуть не визнати витрати. Знання цих помилок допомагає їх уникнути й правильно врахувати витрати.
Найпоширеніші помилки:
- Неправильне застосування відсоткових лімітів
- Відсутність належної документації, що підтверджує спосіб використання авто
- Неподання форми VAT-26
- Неведення обов’язкового обліку пробігу авто
- Неправильний облік страхового відшкодування
Ще одна поширена помилка — відсутність належної документації, що підтверджує спосіб використання підмінного автомобіля. Без належної документації податковий орган може не визнати застосування вигідніших лімітів
Помилки в обліку з відшкодуванням
Особливо проблемним є облік витрат на підмінний автомобіль разом з отриманим страховим відшкодуванням. Підприємці часто неправильно тлумачать вплив відшкодування на можливість віднести витрати до податкових.
Найпоширеніші помилки в цій сфері:
- Неправильний облік відшкодування зі страхування OC
- Помилкове трактування відшкодування зі страхування AC як звільненого від податку доходу
- Пропуск витрат на підмінний автомобіль у разі отримання відшкодування
- Неправильний облік VAT від витрат, фінансованих з відшкодування
Щоб уникнути помилок в обліку з відшкодуванням, варто проконсультуватися з податковим консультантом або бухгалтером, особливо в разі значних сум відшкодування чи складних обставин аварії
Податкова перевірка витрат на підмінний автомобіль
Витрати, пов’язані з автомобілями, належать до сфер, які органи часто перевіряють під час податкових перевірок. Податкові органи звертають особливу увагу на правильність обліку витрат на авто, зокрема витрат на підмінні автомобілі.
Під час податкової перевірки насамперед перевіряють:
- Правильність документації витрат на підмінний автомобіль
- Відповідність застосованих лімітів чинному законодавству
- Реальність понесення витрат та їхній зв’язок із господарською діяльністю
- Правильність обліку VAT
- Відповідність бухгалтерського обліку первинним документам
Особливу увагу перевіряльники звертають на витрати на підмінний автомобіль, враховані на 100%, а також на ситуації, коли витрати фінансуються зі страхового відшкодування. Ці сфери потребують особливо ретельної документації
Найчастіші претензії податкових перевірок
Типові претензії щодо витрат на підмінний автомобіль стосуються:
- Відсутності документації, що підтверджує використання авто виключно в діяльності
- Неправильного застосування відсоткових або сумових лімітів
- Віднесення до витрат видатків приватного характеру
- Помилок в обліку VAT
- Неправильного обліку страхового відшкодування
Під час податкової перевірки в консалтинговій фірмі не визнали витрати на підмінний автомобіль, враховані на 100%, оскільки підприємець не подав форму VAT-26 і не вів облік пробігу авто. Це призвело до необхідності доплатити податок і до накладення податкових санкцій. Фірма також мусила повернути частину відрахованого VAT.
