Продаж послуг разом із подарунком у вигляді товару – поширена бізнес-практика, особливо в рекламних акціях і програмах лояльності. Проте такі дії породжують важливі запитання щодо належного документування та обов’язків, пов’язаних із касовим апаратом (kasa fiskalna). Перше запитання таке: чи є подарунок окремою безоплатною передачею товару, чи частиною оплатної послуги, за яку клієнт платить. Від відповіді залежить, чи потрібно нараховувати на подарунок окремий VAT (ПДВ) і чи потрібно його обліковувати. З касою пов’язане й питання, коли видавати чек при оплаті після робочого часу.
Питання стає особливо важливим, коли покупцем послуги є фізична особа, яка не веде господарської діяльності. У таких ситуаціях підприємець має ретельно проаналізувати характер подарунка, умови його видачі, його вартість і обставини операції, щоб правильно виконати податкові та документальні обов’язки.
Подарунок, який видають під час продажу послуги, можуть оцінювати двома способами: як безоплатну передачу товару (стаття 7 частина 2 Закону про VAT) або як елемент однієї оплатної операції, коли клієнт отримує його в ціні послуги. За першого підходу значення мають право на відрахування VAT під час придбання подарунка і ліміт подарунків незначної вартості
Згідно з першою позицією подарунок є окремим безоплатним постачанням товару, з якого – крім подарунків незначної вартості і зразків – нараховують VAT. Так вирішив Директор Національної податкової інформації (KIS) в індивідуальному податковому роз’ясненні від 19 серпня 2024 року (0114-KDIP4-2.4012.272.2024.2.AS): премія в натуральній формі, яку видавали після виконання додаткових умов акції (заявка, купівля визначеної кількості продуктів) і яку могли взагалі не видати, була не частиною ціни, а безоплатною передачею. Згідно з другою позицією, коли клієнт отримує подарунок автоматично, за ту саму ціну, що й послугу чи товар, він платить і за подарунок – отже, безоплатної передачі немає і окремий VAT з нього не нараховують. Так постановив Суд ЄС у рішенні від 5 жовтня 2023 року (C-505/22, Deco Proteste) щодо подарунка до передплати, а податковий орган – у роз’ясненні від 9 вересня 2016 року (IBPP1/4512-383/16-1/MS), коли вартість подарунка входила до калькуляції ціни основного товару.
Правила VAT щодо безоплатної передачі товарів
Підставою оподаткування безоплатної передачі товарів є стаття 7 частина 2 Закону про VAT, яка в певних випадках прирівнює безоплатне постачання до оплатного. Ця норма має засадниче значення для оцінки податкових обов’язків, пов’язаних із подарунками, що супроводжують продаж послуг.
Згідно з цією нормою постачанням товарів вважається також безоплатна передача платником товарів, що належать до його підприємства. Це стосується, зокрема, передачі або використання товарів для особистих потреб платника чи його працівників, у тому числі колишніх працівників, учасників, акціонерів, членів кооперативу та членів їхніх домогосподарств, членів органів юридичних осіб, членів об’єднань, а також усіх інших дарувань.
Ключова умова оподаткування безоплатної передачі – чи мав платник повністю або частково право зменшити податкове зобов’язання на суму вхідного VAT за придбання, імпорт або виготовлення цих товарів чи їхніх складових частин
Водночас законодавець передбачив важливі винятки з цього правила. Стаття 7 частина 3 Закону про VAT визначає, що зазначена норма не застосовується до переданих подарунків незначної вартості та зразків, якщо передача відбувається з метою, пов’язаною з господарською діяльністю платника.
Поняття подарунків незначної вартості точно визначено в правилах. Це товари, які платник передає одній особі, загальна вартість яких за податковий рік не перевищує 100 zł без податку, якщо платник веде облік, що дає змогу встановити особи цих людей. Альтернативно, якщо передачу не внесено до такого обліку, подарунками незначної вартості є товари, одинична ціна придбання яких без податку, а якщо ціни придбання немає, – одинична собівартість виготовлення, не перевищує 20 zł.
Не підлягають VAT подарунки незначної вартості до 100 zł на рік на одну особу за умови обліку отримувачів або до 20 zł за одиницю без обліку. Це стосується також зразків, переданих із метою, пов’язаною з господарською діяльністю
Якщо подарунок визнають безоплатною передачею, це означає, що VAT оподатковується безоплатна передача будь-яких товарів, безпосередньо пов’язаних із підприємством, які не є зразками чи подарунками незначної вартості, за умови, що платник мав право на відрахування VAT під час їх придбання.
Обов’язок обліку на касовому апараті
Питання, чи потрібно проводити подарунки через касовий апарат, регулює стаття 111 частина 1 Закону про VAT, яка зобов’язує платників, що продають фізичним особам, які не ведуть господарської діяльності, та фермерам на паушальному режимі VAT (rolnicy ryczałtowi), вести облік продажу за допомогою касових апаратів.
Ключове значення тут має визначення продажу у статті 2 пункті 22 Закону про VAT, яке охоплює оплатне постачання товарів і оплатне надання послуг. Проте оскільки стаття 7 частина 2 Закону про VAT прирівнює безоплатне постачання до оплатного, податкові органи вважають, що безоплатна передача подарунків може підлягати обов’язку обліку на касовому апараті. Якщо ж подарунок є елементом ціни послуги (друга позиція), на касовому апараті обліковують продаж за ціною, яку сплатив клієнт, без окремого обліку й окремого VAT для подарунка; коли подарунок є товаром, що оподатковується іншою ставкою, ніж послуга, податковий орган у роз’ясненні 2016 року зазначив, що кожен елемент набору оподатковується за ставкою, яка йому відповідає.
Згідно зі статтею 111 частиною 1 Закону про VAT платники, які продають товари фізичним особам, що не ведуть господарської діяльності, мають вести облік за допомогою касових апаратів. На думку податкових органів, це стосується також безоплатних постачань, прирівняних до оплатних на підставі статті 7 частини 2
Проте ситуацію суттєво змінює розпорядження про звільнення від обов’язку обліку продажу на касовому апараті (розпорядження Міністра фінансів від 17 грудня 2024 року, Dz.U. (Вісник законів) 2024, поз. 1902). Згідно з § 2 частиною 1 цього розпорядження від обов’язку вести облік у відповідному податковому році, але не довше ніж до 31 грудня 2027 року, звільняються операції, перелічені в додатку до розпорядження.
У позиції 46 додатка зазначено операції, передбачені статтею 7 частиною 1 пунктом 5 і частиною 2 та статтею 8 частиною 2 Закону про VAT. Це означає, що передачу подарунків, кваліфіковану як безоплатне постачання товарів, інших ніж подарунки незначної вартості та зразки, не потрібно проводити через касовий апарат завдяки цьому звільненню.
- Визначте, чи є подарунок елементом ціни послуги, чи безоплатною передачею – а в другому випадку, чи є він подарунком незначної вартості або зразком
- Оцініть, чи мали ви право на відрахування VAT під час придбання подарунка
- Визначте вид переданого товару за категоріями розпорядження
- Визначте, чи підпадає подарунок під звільнення від обліку на касі
- Ухваліть рішення щодо способу документування операції
Винятки зі звільнення від касових апаратів
Зазначене звільнення не є абсолютним і не застосовується до безоплатного постачання окремих категорій товарів, перелічених у § 4 частині 1 пункті 1 розпорядження про звільнення від обов’язку обліку продажу на касовому апараті.
Наприклад, у роз’ясненні Директора Податкової палати в Бидгощі від 28 жовтня 2008 року (№ ITPP1/443-673b/08/KM), виданому за тодішніми правилами, зазначено обов’язок проводити через касовий апарат безоплатну передачу речового призу у вигляді mp3-плеєра. Це показує, що характер переданого товару має вирішальне значення для оцінки обов’язків, пов’язаних із касовим апаратом. Вид товару має значення і тоді, коли фірма продає власне майно, — про це йдеться в статті продаж основних засобів і обов’язок мати касовий апарат.
Якщо подарунком є товари, перелічені в § 4 розпорядження, як-от електронна техніка, комп’ютери, парфуми чи оптичні вироби, безоплатну передачу обов’язково потрібно провести через касовий апарат попри загальне звільнення
Детальний перелік товарів, що підлягають обов’язковому обліку, охоплює, зокрема:
- Стаціонарні та портативні комп’ютери, у тому числі ноутбуки й планшети та периферійні пристрої до них, ігрові консолі, частини до комп’ютерів і консолей
- Електронні вироби, у тому числі телевізійні та радіоприймачі, програвачі платівок, гучномовці, телефони, зокрема смартфони, смарт-годинники, антени, дисплеї, монітори, апарати для запису або відтворення зображення та звуку, навігатори, пристрої постійної пам’яті, стрічки, диски, пристрої сигналізації
- Оптичні вироби, у тому числі біноклі, підзорні труби, проєктори
- Фототехніка, у тому числі цифрові та звичайні фотоапарати, лінзи, об’єктиви, камери, кінопроєктори
- Записані та незаписані носії цифрових і аналогових даних
- Парфуми й туалетні води
| Категорія товару | Обов’язок обліку | Правова підстава | Приклади |
|---|---|---|---|
| Подарунки незначної вартості | Немає | Ст. 7 ч. 3 Закону про VAT | Сувеніри до 20 zł |
| Загальні товари | Звільнення | § 2 ч. 1 розпорядження | Одяг, продукти харчування |
| Електронна техніка | Обов’язок | § 4 розпорядження | Смартфони, ноутбуки |
| Парфуми | Обов’язок | § 4 розпорядження | Туалетні води, парфуми |
У разі безоплатної передачі речових призів – операції, яка прирівнюється до оплатного оподатковуваного постачання на підставі статті 7 частини 2 Закону про VAT, якщо було право на відрахування вхідного VAT, – про неможливість застосувати звільнення від обліку обороту на касовому апараті вирішує характер переданих товарів. Фірмам, що користуються кількома пристроями, варто знати й правила, які діють при розрахунку VAT із продажу з кількох касових апаратів.
Якщо платник передає подарунок, зазначений у § 4 розпорядження, ця операція згідно з винятком, передбаченим цією нормою, підлягає обов’язковому обліку на касових апаратах незалежно від загального звільнення
Мета цього правила – особливий контроль обігу товарів високої вартості або особливого характеру, які часто бувають предметом податкових порушень. Тож підприємці мають дуже ретельно аналізувати вид переданих подарунків, щоб правильно визначити свої обов’язки.
Практичні аспекти документування подарунків
Безоплатна передача подарунків може підпадати під звільнення від обов’язку обліку на касовому апараті, проте це зовсім не виключає потреби сплатити VAT із такої безоплатної передачі на підставі статті 7 частини 2 Закону про VAT. Тому постає важливе питання правильного документування такої господарської операції.
Стаття 106b Закону про VAT зобов’язує документувати рахунком-фактурою (faktura) продаж, тобто оплатні операції. Отже, безоплатна передача подарунків не документується стандартним рахунком-фактурою, про який ідеться у статті 106e Закону про VAT, бо не має оплатного характеру в традиційному розумінні.
Видачу подарунків, які не є зразками й подарунками незначної вартості та є оподатковуваними операціями на підставі статті 7 частини 2 Закону про VAT, можна підтвердити внутрішнім документом, наприклад зведеним внутрішнім документом, що виставляється наприкінці місяця. Внутрішні рахунки-фактури скасовано з 1 січня 2014 року
Документування безоплатної передачі товарів вимагає від підприємців особливої уваги. Хоча обов’язку виставляти рахунок-фактуру VAT у розумінні правил про продаж немає, для розрахунку податкового зобов’язання з VAT операцію потрібно належно задокументувати.
Рішенням є виставлення внутрішніх документів, які слугують виключно для розрахунків і документування. Такі документи можна виставляти періодично, наприклад наприкінці місяця, як зведені документи, що охоплюють усі безоплатні передачі подарунків за цей період.
Підприємство, що має косметичний салон, провело рекламну акцію, у межах якої клієнти, які користувалися послугами вартістю понад 200 zł, могли отримати подарунок – набір косметики вартістю 80 zł – після вступу до програми лояльності. Фірма розглядала видачу набору як безоплатну передачу, не вела обліку отримувачів, а ціна придбання набору перевищувала 20 zł, тому вона виставляла наприкінці місяця внутрішній документ про безоплатну передачу косметики і сплачувала з неї VAT, оскільки мала право на відрахування під час її придбання. Якби правила акції передбачали, що кожен клієнт отримує набір автоматично в ціні послуги, без додаткових умов, салон міг би розглянути облік усього як однієї оплатної операції.
У файлі JPK_VAT (JPK_V7 – декларація VAT з реєстром, файл JPK) такий внутрішній документ, що є підставою для сплати податкового зобов’язання з VAT, платник має позначити символом WEW. Ця позначка дає податковим органам змогу правильно визначити характер документа і перевірити правильність розрахунків VAT.
- Внутрішні документи підтверджують безоплатну передачу подарунків для цілей VAT
- Документи можна виставляти зведено наприкінці розрахункового періоду
- У файлі JPK_VAT для внутрішніх документів використовуйте символ WEW
- Потрібно точно зазначати вартість і вид переданих товарів
- Документація має враховувати базу оподаткування відповідно до правил VAT
Оцінка подарунків для податкових цілей
Правильна оцінка подарунків – ключовий елемент правильного розрахунку VAT. Податкові правила вимагають визначити базу оподаткування для безоплатної передачі товарів, що на практиці означає потребу встановити ціну придбання або собівартість виготовлення переданих предметів.
Згідно зі статтею 29a частиною 2 Закону про VAT базою оподаткування для безоплатного постачання товарів є ціна придбання цих товарів або подібних товарів, а якщо ціни придбання немає, – собівартість виготовлення, без податку на товари та послуги. Обидва значення визначаються станом на момент передачі товару.
Базою оподаткування безоплатної передачі подарунків є ціна придбання товару або подібних товарів без VAT, а якщо її немає, – собівартість виготовлення, визначені на момент передачі. Норма не відсилає до ціни продажу чи ринкової вартості
На практиці це означає, що підприємці мають вести детальний облік витрат на придбання або виготовлення товарів, призначених для подарунків. Особливо важливо це для товарів, придбаних за різними цінами в різні періоди, коли може знадобитися відповідний метод оцінки запасів.
Крім того, підприємці мають пам’ятати про правильне застосування ставки VAT. Ставка податку для безоплатної передачі має відповідати ставці, яка застосовувалася б під час оплатного продажу цього товару. Це означає потребу правильно класифікувати товари з погляду ставок VAT.
Облік і контроль подарунків
Належний облік подарунків має ключове значення як для правильного розрахунку податків, так і для можливих перевірок податкових органів. Підприємцям варто розробити системи документування, які забезпечать повний контроль над процесом передачі подарунків.
Облік має охоплювати всю суттєву інформацію про подарунки, зокрема дату передачі, вид і вартість товару, дані особи, яка отримала подарунок, правову підставу передачі та спосіб податкового розрахунку. Особливо важливо вести облік, що дає змогу встановити особи отримувачів подарунків незначної вартості.
Облік подарунків має давати змогу встановити особи отримувачів подарунків незначної вартості, щоб скористатися лімітом 100 zł на рік на одну особу. Без такого обліку застосовується ліміт 20 zł за один подарунок
Підприємцям варто також враховувати питання захисту персональних даних під час ведення обліку отримувачів подарунків. Обробка персональних даних у цьому обсязі має відповідати GDPR (RODO), що може вимагати відповідних інформаційних застережень і згод на обробку даних.
- Визначте вартість подарунка на підставі ціни придбання або собівартості виготовлення
- Перевірте правильну ставку VAT для цього виду товару
- Визначте базу оподаткування відповідно до Закону про VAT
- Виставте внутрішній документ, що підтверджує операцію
- Внесіть відповідні записи до реєстру VAT і бухгалтерських книг
- Позначте документ символом WEW у файлі JPK_VAT
Наслідки неправильного документування
Неправильне документування подарунків може мати для підприємців серйозні фінансові та правові наслідки. Податкові органи дедалі частіше звертають увагу на правильність розрахунку безоплатних постачань товарів через потенціал зловживань у цій сфері.
Найпоширеніші помилки стосуються неправильної оцінки того, чи є подарунок подарунком незначної вартості, неправильної оцінки вартості переданих товарів, відсутності документування операції або неправильного позначення у файлах JPK_VAT. Кожна з цих помилок може призвести до визначення податкової заборгованості разом із відсотками та штрафами.
Неправильний розрахунок подарунків може призвести до визначення заборгованості з VAT разом із пенею за прострочення та накладення податкових санкцій. Особливо суворо розглядаються випадки свідомого заниження бази оподаткування або приховування безоплатних постачань
Податкові органи можуть також ставити під сумнів правомірність застосування звільнень від обов’язку обліку на касовому апараті, особливо щодо товарів високої вартості або таких, класифікація яких викликає сумніви. Тому підприємцям варто бути особливо обережними й у сумнівних випадках звертатися по допомогу до фахівців.
ІТ-компанія провела конкурс для клієнтів, призами в якому були ноутбуки вартістю 3 000 zł кожен. Підприємство не провело передачу призів через касовий апарат, вважаючи, що на неї поширюється звільнення. Під час перевірки з’ясувалося, що ноутбуки підлягають обов’язковому обліку згідно з § 4 розпорядження, що призвело до штрафу та визначення податкової заборгованості.
Податкове планування подарунків
Правильне податкове планування може суттєво зменшити навантаження, пов’язане з передачею подарунків. Підприємцям варто розглянути різні стратегії, які дадуть змогу зменшити податкові витрати й водночас дотриматися правил.
Одна з базових стратегій – свідомо визначати вартість подарунків так, щоб вони вкладалися в ліміти для подарунків незначної вартості. Це означає планування рекламних акцій із подарунками вартістю не більше 20 zł за одиницю або 100 zł на рік на одну особу за умови ведення відповідного обліку.
Коли подарунок видають лише під час купівлі послуги, автоматично і в її ціні, і це випливає з умов акції чи правил, можна розглянути облік усього як однієї оплатної операції – тоді варто задокументувати це правилами акції і калькуляцією ціни. Проте органи оцінюють кожну акцію з огляду на її умови, тому в разі сумнівів або великого масштабу акції безпечніше звернутися по власне індивідуальне податкове роз’яснення. Заміна товарних подарунків бонами, ваучерами чи знижкою також потребує індивідуального аналізу з погляду правил VAT та інших податків.
- Плануйте вартість подарунків у межах лімітів для подарунків незначної вартості
- Визначте в правилах акції, чи є подарунок частиною ціни послуги
- Ведіть облік отримувачів, щоб скористатися вищим лімітом 100 zł
- Аналізуйте вид товарів з погляду обов’язку обліку на касі
- Документуйте всі операції відповідно до податкових вимог
